O kliencie
Hand2Band Group to zespół ekspertów prowadzących wiele informatycznych projektów w ramach trzech marek:
- Hand2Band.media – to software house oferujący development i audyty serwisów webowych oraz outsourcing specjalistów IT.
- LabControl System – oprogramowanie dedykowane obsłudze laboratoriów, które umożliwia wygodne planowanie i prowadzenie codziennych operacji, a także generowanie raportów.
- Do sport now – internetowa platforma, która agreguje obiekty sportowe i trenerów, aby ułatwić fanom aktywności fizycznej odnajdywanie odpowiednich usług w swojej okolicy.
Wyzwanie
Firma Hand2Band przechodziła zmiany organizacyjne, w których trakcie stary system pocztowy okazał się za mało elastyczny. Osoby realizujące równocześnie kilka projektów miały oddzielne skrzynki pocztowe – @hand2band.media, @labcontrolsystem.com oraz @dosportnow.com. Niektórzy integrowali korespondencję z trzech adresów w kliencie pocztowym, a inni obsługiwali trzy skrzynki osobno, ale żaden z pracowników nie był zadowolony z konieczności stosowania niewygodnych obejść.
Na migrację zdecydowaliśmy się w czerwcu 2021. Przez długi czas używaliśmy poczty i hostingu mniej znanego producenta, ale mieliśmy z tą firmą niemałe problemy. Gdy nasz zespół urósł, stare rozwiązanie okazało się niewystarczające i nie tak elastyczne jak byśmy chcieli. Stąd decyzja o wdrożeniu Google Workspace.
Rozwiązanie
Przedstawiciele Hand2Band dowiedzieli się o Google Workspace podczas własnego researchu w internecie. Następnie skontaktował się z nimi Mateusz Jankowski z FOTC, aby pokazać im potencjał wykorzystywania chmury Google w pracy biurowej.
Pan Mateusz przekonał nas do tej platformy. Przedstawił wszystkie wyliczenia związane z licencjami i hybrydowym trybem pracy. Jego prędkość reakcji i wyczerpujące odpowiedzi na pytania pozwoliły nam sprawnie podjąć decyzję. Bardzo sprawna obsługa – 5/5.
Zalety Google Workspace, które przekonały zarząd Hand2band do wdrożenia tej usługi, to m.in:
- Niski próg wejścia – znane aplikacje, z którymi wielu pracowników miało już styczność.
- Dobre opinie innych renomowanych firm IT, które zarząd Hand2Band traktuje jako wyznaczniki standardów w branży.
- Możliwość ustawienia aliasów domenowych, które pozwalają obsługiwać korespondencję z wielu adresów w jednej skrzynce Gmail.
- Wsparcie techniczne i szkolenia realizowane przez partnera Google – FOTC.
Szkolenia dla pracowników i administratorów pomogły wdrożyć Google Workspace w Hand2Band małymi krokami. Dzięki przemyślanej strategii adopcja nowej usługi nie zakłóciła codziennej pracy w Hand2Band i nie kolidowała z innymi zmianami organizacyjnymi, które równolegle toczyły się w zespołach.
Współpraca z partnerem to oszczędność czasu, bo Google Workspace jest dla nas nowym narzędziem. Mamy teraz kogoś, kto nas wspiera i kogo możemy, na zasadzie “100 pytań do…”, zawsze się poradzić. Sam z tego często korzystam. To jest komfort, który przeważył podczas podejmowania decyzji.
Rezultaty
Rozsądne tempo zmian
Stopniowe wprowadzenie nowych narzędzi pracy w Hand2Band okazało się dobrą decyzją, bo żaden pracownik nie poczuł się przytłoczony zmianami. Na początek do codziennej komunikacji zostały wdrożone podstawowe aplikacje – Gmail, Grupy, Kalendarz i Google Meet. Użytkownicy dowiedzieli się, jak korzystać z nich efektywnie i bezpiecznie podczas warsztatów z obsługi Google Workspace przeprowadzonych przez FOTC.
Dokumentacja w chmurze
Zespół Hand2Band coraz intensywniej wykorzystuje możliwości współpracy w edytorach plików Google. Arkusze i Dokumenty Google przydają się do:
- prowadzenia raportowania,
- zbierania informacji sprzedażowych,
- zarządzania danymi związanymi z zasobami firmy,
- tworzenia kontraktów,
- pozostawiania feedbacku i sugerowania zmian.
Łatwe udostępnianie i wspólne edytowanie plików oszczędza czas, który wcześniej był przeznaczany na przesyłanie kolejnych wersji dokumentów między skrzynkami pracowników.
Wygodne zarządzanie usługami Google
W pierwszych tygodniach po wdrożeniu Google Workspace administrator Hand2Band poświęcał sporo czasu na konfigurację usług, ale szkolenia i wsparcie techniczne FOTC znacznie przyspieszyły naukę konsoli administracyjnej. Z czasem zarządzanie chmurą Google stało się proste – teraz interwencja administratora jest niezbędna tylko wtedy, gdy pojawiają się kolejne zmiany organizacyjne lub podczas onboardingu i offboardingu pracowników.
Google Workspace daje znacznie więcej możliwości administracyjnych i pełną elastyczność. Jeśli czegoś nie mogliśmy zrobić, to wystarczyło kilka pytań na support, aby to jakoś obejść, więc zawsze da się znaleźć rozwiązanie. W poprzednim systemie wszystko kończyło się na betonowej ścianie.