O kliencie
BinarApps to firma programistyczna opracowująca niestandardowe rozwiązania internetowe i aplikacje mobilne dla międzynarodowych klientów. Blisko 70 osobowy zespół programistów zrealizował już ponad 100 projektów dla firm z różnych branż.
Główne wyzwanie
Decyzja przejścia na pakiet Google Workspace była umotywowana kilkoma czynnikami. Pierwszym z nich była awaryjność poczty. Dotychczas firma korzystała z usług jednej z firm hostingowych. Zdarzało się, że poczta nie działała przez kilka lub nawet kilkanaście minut, co utrudniało bieżące działania firmy. Potrzebne było także miejsce, w którym pracownicy mogliby przechowywać swoje dane oraz wspólnie pracować na dokumentach i arkuszach. Zależało im również na skutecznych zabezpieczeniach antyspamowych. Ze względu na pracę z klientami z różnych kontynentów, istotne było także znalezienie prostego i skutecznego sposobu na planowanie spotkań oraz przeprowadzania wideokonferencji z klientami.
Google Meet bardzo nam pomógł podczas umawiania się na spotkania z klientami oraz usprawnił pracę zdalną. Sądzę, że ciężko byłoby go zastąpić.
Rozwiązanie problemu
Standardowe, firmowe konta pocztowe zostały zastąpione kontami w usłudze Gmail. To oprócz poprawy niezawodności oraz bezpieczeństwa poczty (dwuskładnikowe uwierzytelnienie) dało możliwość uniwersalnego logowania do wielu zintegrowanych usług (np. Slack).
Bazę wiedzy oraz bieżące dokumenty operacyjne zostały przeniesione do Google Docs i Google Sheets. Firma powszechnie zaczęła również korzystać z Google Slides do prezentowania podsumowań wewnątrz firmy oraz podczas prelekcji branżowych. Dysk Google wspomógł zasoby współdzielone w sieci lokalnej umożliwiając również jednoczesną pracę wielu osób na danym dokumencie.
W końcowym etapie firma wdrożyła usługę Kalendarz, która oprócz wsparcia w umawianiu spotkań służy również do rezerwowania sal konferencyjnych oraz dzięki kalendarzom ogólnofirmowym przypomina pracownikom o ważnych wydarzeniach. Zintegrowane z kalendarzem narzędzie Google Meet usprawniło komunikację z klientami i partnerami oraz pozwala w łatwy sposób utrzymać kontrolę nad “spotkaniami” w wielu strefach czasowych.
Rezultaty
Po zapoznaniu się z wyzwaniami, z którymi mierzyli się pracownicy BinarApps firma FOTC przeprowadziła analizę dostępnych możliwości oraz zarekomendowała odpowiednie rozwiązania. Support pomógł firmie w osiągnięciu optymalnych rezultatów rzetelnie informując o możliwościach proponowanych pakietów.
Na tej podstawie dobrane zostały usługi, które pozwoliły z sukcesem usprawnić pracę biurową oraz kontakt z kontrahentami. Obecnie FOTC nadal służy radą oraz wsparciem. Dla firmy istotne było także szybkie komunikowanie ewentualnych zmian warunków świadczonych usług oraz polska faktura VAT.
Zarówno pracownicy, jak i kierownictwo pozytywnie przyjęli zmianę i byli z niej bardzo zadowoleni. Ułatwiła im ona przede wszystkim codzienną współpracę. Po przejściu na pakiet Google Workspace administratorzy mogą w sprawny sposób zarządzać użytkownikami oraz nadawać pracownikom dostęp do danych plików. Ważną zmianą było również to, że posiadanie konta firmowego ułatwiło pracownikom logowanie się do różnych usług z poziomu konta Google.