Spis treści
Administratorzy Google Workspace są odpowiedzialni za szereg działań, które ułatwiają pracę wszystkim użytkownikom i zapewniają bezpieczeństwo danych organizacji. Do ich zadań należy: dodawanie kont i urządzeń, by nowe osoby mogły płynnie wejść w obieg informacji w firmie, autoryzowanie dostępu aplikacji, które poszerzają możliwości usług Google o specjalistyczne funkcje oraz zabezpieczanie informacji, dbanie o siłę haseł czy archiwizowanie najistotniejszych danych.
Funkcja administratora Google Workspace rzadko bywa pracą w pełnym wymiarze godzin, ponieważ jedna osoba może bez problemu obsłużyć całą organizację w bardzo krótkim czasie. Dlatego adminem Google zostaje zazwyczaj ktoś, kto zajmuje jeszcze inne techniczne stanowisko w firmie. Jeśli administrator jest poza biurem, lub pochłaniają go inne pilne obowiązki, to te podstawowe zadania mogą zostać przeoczone. Zdarza się, że urządzenie, konto lub aplikacja pozostają aktywne w domenie Google Workspace dłużej niż powinny.
Admin powinien wypracować sobie zwyczaj okresowego kontrolowania ustawień w konsoli. Dobrą praktyką jest planowanie pełnych przeglądów na czas mniejszego obciążenia innymi obowiązkami, czyli na przykład na sezon urlopowy lub świąteczny. Dokładna kontrola może zająć sporo czasu, zwłaszcza jeśli w organizacji jest wiele kont, urządzeń, domen i aplikacji.
1. Kontrola listy kont użytkowników
Regularnie sprawdzaj listę kont, by upewnić się, że ich liczba odpowiada liczbie aktywnych użytkowników w firmie. Uruchom konsolę administracyjną Google i wybierz Users – w tym miejscu zobaczysz spis wszystkich kont w organizacji. W rzędzie z wybranym kontem, które jest zbędne, kliknij More, aby móc wykonać operację zawieszenia lub permanentnego usunięcia użytkownika. Pamiętaj, że po usunięciu konta wszystkie powiązane z nim dane z Dysku Google przepadną – warto przed usunięciem przenieść własność plików na użytkownika, który pozostanie aktywny.
W organizacji, w której są setki lub nawet tysiące kont, łatwiej będzie wyeksportować listę użytkowników do arkusza kalkulacyjnego – w ten sposób można porównać ją z innym listą pracowników uzyskaną od działu HR lub księgowości. Wystarczy kliknąć Download Users ponad listą kont. Pojawi się możliwość wyboru eksportu wszystkich lub wybranych kolumn do Arkusza Google albo pliku .csv.
2. Przegląd urządzeń połączonych z Google Workspace
Dzięki regularnym kontrolom urządzeń połączonych z kontami użytkowników administrator Google ma pełną wiedzę o tym, kto i skąd ma dostęp do firmowych danych. W zakładce Devices wybieramy Mobile Devices, by przejrzeć listę wszystkich smartfonów i tabletów opartych na systemie Android lub iOS. Po posortowaniu listy pod względem najnowszych synchronizacji danych możemy z łatwością zidentyfikować urządzenia, które nie są już wykorzystywane.
Z poziomu konsoli możemy podjąć różne akcje, których skutki natychmiast pojawią się na urządzeniu. Możemy usunąć z niego dane organizacji, zablokować całe urządzenie, a nawet usunąć z niego wszystkie dane – w zależności od tego, z jakiego wariantu usługi Google Workspace korzysta firma.
3. Audyt aplikacji połączonych z Google
Do instancji Google Workspace w Twojej firmy może mieć dostęp mnóstwo aplikacji bezpośrednio od Google, ale też od zewnętrznych producentów. Warto regularnie sprawdzać, czy część z aplikacji pobranych z App Marketplace lub połączonych przez SAML (ang. Security Assertion Markup Language) nie może zostać odłączona – im mniej potencjalnych punktów zapalnych dla ataku czy wycieku danych, tym lepiej dla Twojej organizacji. Kliknij obszar Apps w konsoli administracyjnej i przejrzyj po kolei każdą z grup połączonych aplikacji – Google Workspace, Additional Google Services, Marketplace i SAML apps.
4. Sprawdzanie ustawień aplikacji Google Workspace
Aby aplikacje Google zawsze były dopasowane do potrzeb Twojej organizacji, należy regularnie kontrolować ich konfiguracje. Google Workspace to usługa, która jest stale rozwijana – nowe opcje w aplikacji często wiążą się też z nowymi ustawieniami w konsoli administracyjnej. W każdej z grup aplikacji (Google Workspace, Additional Google Services, Marketplace Apps, and SAML Apps) możesz dopasować ustawienia do organizacyjnych standardów. Zwróć szczególną uwagę na opcje, które wiążą się z udostępnianiem istotnych danych, takich jak tych z Dysku Google, Kalendarza czy Gmaila – warto zablokować te opcje tak, by domyślnie były przeznaczone do używania tylko w obrębie organizacji.
5. Reakcje na aktualizacje Google
Nowe aktualizacje oprogramowania Google pojawiają się codziennie, a o tych najważniejszych zawsze na bieżąco informujemy na naszym blogu. W niektórych przypadkach, aby nowości mogły wejść w życie w danej organizacji, konieczna jest uprzednia zgoda admina lub użytkowników. Przykładowo, niektóre aplikacje Google są wygaszane, a w ich miejsce pojawiają się nowe – nigdy jednak nie dzieje się to z dnia na dzień. Firmy mają czas na dostosowanie się do zmian i zaplanowanie ich na dogodny termin.
Śledź nasz odświeżony kanał na YouTube i dołącz do grupy Google Workspace Polska na Facebooku, by zawsze pozostać na bieżąco z nowościami w usługach Google.
