Spis treści
Google wyposażyło każdego z nas w zestaw darmowych narzędzi, z których możemy swobodnie korzystać. Jedyne, czego potrzebujemy, to świadomość możliwości jakie przed nami otwierają.
Aplikacje Google to intuicyjny, bezpieczny i dostępny z każdego miejsca na świecie zestaw chmurowych programów do pracy biurowej. Coraz więcej firm zaczyna go oceniać i eksploatować, ale Google nie spoczywa na laurach – usługi są stale rozwijane, więc w każdym miesiącu pojawia się co najmniej kilkanaście aktualizacji.
Liczby mówią same za siebie
Według badań BetterCloud, aż 59% administratorów Google Workspace potwierdza, że usługi Google odgrywają ogromną rolę w ich firmach, a 29% przyznaje, że to rdzeń ich biznesu. Statystyki częstotliwości użytkowania Dokumentów Google w firmach z ponad tysiącem kont Gmail wzrosły o 10,6% w porównaniu do danych z zeszłego roku.
Bezpłatne źródło wiedzy
Aplikacje Google zyskują na popularności. Nie wszyscy jednak wiedzą jak w pełni wykorzystać ich potencjał, bowiem pomimo przejrzystego interfejsu, edytory Google kryją w sobie zaskakująco dużo funkcji, o których istnieniu nie wiemy bądź zapominamy. Jako specjaliści od chmurowych usług Google chcemy dzielić się wiedzą ze wszystkimi obecnymi i potencjalnymi użytkownikami. Dlatego już po raz drugi przygotowaliśmy dla czytelników naszego bloga zbiór najciekawszych funkcji aplikacji Google w formie darmowego ebooka.
Nasza pierwsza publikacja była w całości poświęcona Arkuszom Google. W tej natomiast zebraliśmy praktyczne zastosowania:
- Dokumentów Google
- Gmaila
- Prezentacji Google
- Formularzy Google
- Dysku Google
- Google Cloud Search
- Konsoli administracyjnej
Zobacz, czego możesz się nauczyć.
Tricki w Gmailu
Okazuje się, że najpopularniejszy serwis mailowy ma kilka mało popularnych funkcji. Pora je poznać! Wykorzystywanie ich pozwala zaoszczędzić mnóstwo czasu na codziennym, monotonnym wysyłaniu maili. Ustawiając gotowe szablony odpowiedzi, możesz zyskać nawet kilka godzin tygodniowo.
Niewiele osób wie, że gdy znajdziemy błąd w mailu, który właśnie wysłaliśmy w pośpiechu, to wciąż możemy go cofnąć. Pozwoli to poprawić literówki i dołączyć zapomniany plik.
Planujesz urlop? Nie pozwól, żeby sprawy firmy utknęły w martwym punkcie, a rozmówcy pozostali bez odpowiedzi. Pokażemy Ci jak wybrać tymczasowego zastępcę, który będzie miał ograniczone uprawnienia do zarządzania wiadomościami oraz jak ustawić automatyczną odpowiedź zwrotną, która poinformuje innych o Twojej nieobecności.
Dodatkowo poznasz mało znane możliwości konfiguracji takie jak przekazywanie maili na inny adres, zaawansowane filtrowanie i kontrola widoku wątku.
Tricki w Google Docs
Dokumenty Google to najlepiej przystosowany do współpracy edytor tekstowy na rynku. To sprawia, że doskonale sprawdza się w marketingu, redakcjach, wydawnictwach, na uczelniach i we wszystkich innych obszarach działalności twórczej, które wymagają pracy z tekstem. Jego zaletami są przede wszystkim wszechstronność, ogólnodostępność i szybkość. Przykładowo, stworzenie czystego dokumentu w przeglądarce trwa kilka sekund, jeśli znamy odpowiedni skrót. Ten i wiele innych skrótów znajdziecie w naszym ebooku – zebraliśmy aż 11 najciekawszych tricków z tej aplikacji.
Dokumenty dają też użytkownikom możliwość bieżącego wyszukiwania informacji w Google Explore, dodawanie odręcznych notatek i podpisów, dyktowanie tekstu czy tworzenie natychmiastowego tłumaczenia.
Tricki w Google Slides
Podobnie jak Dokumenty Google, Prezentacje wyposażone są w opcję przekształcania mowy na treść. Formatowanie prezentacji ułatwią też slajdy wzorcowe – pozwalają nam na utworzenie szablonu powtarzalnych układów i na edytowanie ich we wszystkich slajdach prezentacji równocześnie.
Prezentacje prowadzi się z dużo większą swobodą i pewnością siebie, gdy w zasięgu wzroku mamy notatki, które pomogą nam uporządkować wypowiedź – w opcjach tej aplikacji znajdziemy funkcję Widok prowadzącego, która pozwoli nam na jednym urządzeniu widzieć równocześnie slajdy i notatki.
Dzięki temu, że Prezentacje to narzędzie online, możemy za jego pośrednictwem wchodzić w interakcję z innymi użytkownikami prowadząc na żywo sesję Q&A. Możemy też kilkoma kliknięciami opublikować naszą prezentację w internecie, aby dotarła do szerszej grupy odbiorców. Istnieje też sprytny sposób na dodanie do prezentacji podkładu dźwiękowego lub narracji – jeśli dzielimy się plikiem online, to jest to bardzo przydatna funkcje.
Tricki w Google Forms
Nie wszyscy zdają sobie sprawę z tego, że ankiety stworzone w Formularzach Google można nie tylko rozsyłać, ale też umieścić bezpośrednio na stronie, by zbierać feedback od wszystkich użytkowników. Opcje formatowania, rozgałęziania i generowania wstępnie wypełnionych formularzy też znajdą zastosowanie w pracy wielu osób. Funkcje wbudowane w aplikację to tylko początek – każda z usług Google może zostać rozszerzona przy pomocy dodatków. W naszym ebooku przeczytasz między innymi instrukcje konfiguracji dodatków do zaawansowanych opcji kontroli powiadomień, czy rozsyłania certyfikatów osobom, które pomyślnie wypełniły formularz w formie testu.
Tricki na Dysku Google
Okazuje się, że Dysk Google to nie tylko ogromna przestrzeń do przechowywania plików w dowolnym formacie, ale też podręczne narzędzie do optycznego rozpoznawania znaków na obrazach. Jeśli uruchomimy dodatkowe rozszerzenie, to możemy zapisywać całe strony w formie obrazów. Te dwie opcje można połączyć, by uzyskać dokładne transkrypcje witryn internetowych.
Funkcje administracyjne i Cloud Search
Tricki w aplikacjach to jednak nie wszystko! Jeszcze więcej możemy osiągnąć przy pomocy narzędzia do prowadzenia zaawansowanych wyszukiwań w całej instancji Google Workspace, czyli Google Cloud Search. Oczywiście największe możliwości zyskają osoby, które mają dostęp do konsoli administracyjnej – za jej pośrednictwem można wpływać na kształtowanie grup, wymuszać bezpieczne hasła, by chronić dane organizacji, czy zarządzać urządzeniami, na których logują się użytkownicy. Dowiedz się więcej, pobierając naszego darmowego ebooka.
