Spis treści
Jeśli już zdecydowaliście, że chcecie korzystać z biznesowego Gmaila i zestawu chmurowych aplikacji Google w swoim zespole, to musicie jeszcze zmierzyć się z ważnym pytaniem – który spośród czterech wariantów Google Workspace wybrać? Aby podjąć trafną decyzję, wystarczy zrozumieć podobieństwa i różnice między pakietami, a następnie wybrać ten, który najlepiej wpisuje się w potrzeby firmy.
Dostępne pakiety Google Workspace
Cztery podstawowe warianty Google Workspace, to:
- Business Starter
- Business Standard
- Business Plus
- oraz Enterprise, który również dzieli się jeszcze na dwie wersje: Standard i Plus.
Kto powinien wybrać jeden z wariantów Business?
Edycje Business są przeznaczone dla firm, które mają mniej niż trzystu pracowników. Niezależnie od tego, czy prowadzisz jednoosobową działalność, czy nabierający rozpędu startup – spośród trzech wariantów biznesowych na pewno uda Ci się wybrać ten, który spełni Twoje oczekiwania i nie nadwyręży budżetu.
Pakiety Google Workspace możesz bardzo łatwo skalować na dwóch płaszczyznach:
- poziomo – dodając nowe licencje w ramach obecnego pakietu za każdym razem, gdy do Twojego zespołu dołączą nowi pracownicy,
- pionowo – przenosząc całą instancję na wyższy pakiet (np. z planu Google Workspace Business Starter na Google Workspace Business Standard), gdy będziecie gotowi na to, by zacząć używać bardziej zaawansowanych możliwości chmury Google.
Poza tym zawsze istnieje możliwość poszerzenia pojemności Dysku Google dla kont pracowników, którzy w ramach obowiązków służbowych generują szczególnie dużo plików (na przykład projektantów graficznych). Pełny cennik licencji zwiększających limity na Dysku Google znajdziesz w tym artykule.
Dla kogo przeznaczony jest pakiet Enterprise?
Jeśli Twoja firma ma trzystu lub więcej pracowników, to właśnie dla Ciebie Google stworzyło pakiety Enterprise Standard i Plus. Aby poznać ich ceny i szczegółową zawartość skontaktuj się z polskim partnerem Google Cloud, takim jak FOTC – nie tylko przedstawimy Ci pełną ofertę Enterprise i pomożemy wybrać odpowiedni pakiet, ale także przygotujemy dla Ciebie strategię change management, aby wdrożenie nowych narzędzi w Twojej organizacji poszło gładko.
Google Workspace Essentials – aplikacje Google bez poczty
Pakiet Essentials to odrębny wariant Google Workspace przeznaczony dla firm, które:
- mają już system pocztowy, którego nie chcą zmieniać,
- chcą korzystać z webowych aplikacji Google, aby wygodnie zarządzać wewnętrznym przepływem dokumentów.
Ile kosztuje i co w praktyce zapewnia pracownikom pakiet Essentials? Podstawowa licencja kosztuje 8 USD miesięcznie i zawiera:
- Rozmowy wideo i głosowe w Google Meet do 150 uczestników równocześnie
- Nagrywanie wideokonferencji i zapisywanie ich na Dysku
- Aplikację Jamboard w Meet do wizualizacji burzy mózgów podczas spotkań
- Komunikator Google Chat do błyskawicznej wymiany informacji ze współpracownikami
- Dysk Google o pojemności 100 GB na użytkownika, łącznie 2 TB miejsca w chmurze
- Dyski współdzielone, czyli wspólna przestrzeń na pliki i multimedia całego zespołu
- Webowe edytory dokumentów, arkuszy, prezentacji i formularzy z możliwością udostępniania oraz współpracy w czasie rzeczywistym.
- Planowanie w Kalendarzu Google lub Outlook
- Konsolę administracyjną do konfiguracji zabezpieczeń i zarządzania użytkownikami
- Szyfrowanie danych w ruchu i w spoczynku
Dla dużych firm powstał pakiet rozszerzony – Google Workspace Enterprise Essentials, który zawiera bardziej zaawansowane metody kontroli komunikacji i obiegu plików w zespołach liczących ponad 300 osób.
Łączenie pakietów Google Workspace
A co zrobić, jeśli chcesz kupić, przykładowo, 100 licencji Business Standard i 30 licencji Business Plus? W tym też pomoże Ci lokalny partner Google Cloud. W jednej domenie możesz zmieszać licencje z dwóch lub nawet trzech edycji Google Workspace Business.
Szczegółowe warunki oraz ofertę rabatów na mieszane pakiety poznasz kontaktując się z FOTC.
Podobieństwa między planami Google Workspace
Wszystkie pakiety Google Workspace Business i Enterprise zapewniają:
- Konta Gmail w firmowej domenie,
- Zestaw biurowych aplikacji – Google Docs, Sheets, Slides, Forms oraz notatnik Keep,
- Kalendarz,
- Komunikator tekstowy Google Chat,
- Rozmowy wideo z Google Meet,
- Dysk w Chmurze,
- Panel administracyjny do kontroli bezpieczeństwa i zarządzania kontami.
Choć większość aplikacji nie zmienia się w zależności od pakietu, to warto zwrócić uwagę na różnice w funkcjonalności Google Meet, Dysku Google i opcji administracyjnych – to one zazwyczaj przeważają o wyborze niższego lub wyższego planu.
Google Workspace Business Starter vs Standard vs Plus – różnice
Pojemność Dysku Google
W Google Workspace każdy użytkownik ma określoną pojemność na przechowywanie plików, multimediów i historii korespondencji.
- Business Starter – 30 GB na użytkownika
- Business Standard – 2 TB na użytkownika
- Business Plus – 5 TB na użytkownika
- Jeśli chcesz, aby każdy pracownik firmy miał nieograniczoną pojemność Dysku, to wybierz Google Workspace Enterprise.
Jeśli na kontach pracowników kończy się miejsce, to możesz ten problem rozwiązać, przechodząc na wyższy pakiet albo kupując licencje rozszerzające pojemność dla pojedynczych użytkowników.
Wszystkiego, co najważniejsze na temat Dysku Google dowiesz się z tego artykułu:
Dyski Współdzielone
Dyski współdzielone o przestrzeń dla zespołów do wspólnego zapisywania plików. Wszystko, co umieścisz na takim dysku, staje się własnością jego użytkowników – nie musisz przejmować się udostępnianiem pliku każdemu z osobna. Dysków Współdzielonych nie ma tylko w najniższym pakiecie (Business Starter), za to są dostępne od pakietu Business Standard w górę.
Liczba uczestników wideokonferencji
Pokoje w Meet mieszczą w sobie określoną liczbę użytkowników równocześnie. Liczby te jednak są tak wysokie, że mało który zespół mógłby je przekroczyć:
- Business Starter – maksymalnie 100 osób
- Business Standard – maksymalnie 150 osób
- Business Plus oraz Enterprise – maksymalnie 250 osób
Nagrania spotkań zapisywane na dysku
Funkcja nagrywania spotkania jest wbudowana w Google Meet – wystarczy jedno kliknięcie, a w rogu ekranu pojawi się czerwona kropka i wszyscy uczestnicy zostaną poinformowani o nagrywaniu. Dzięki współdziałaniu Meet z Dyskiem Google nie musisz przejmować się eksportem nagrania, bo już kilka minut po zakończeniu rozmowy pojawi się ono w dedykowanym folderze na koncie organizatora spotkania.
Jeśli chcesz, aby wybrane rozmowy Waszego zespołu były uwiecznione jako film, to potrzebujesz pakietu Google Workspace Business Standard lub wyższego.
Zobacz też:
Cloud Search
To inteligentna wyszukiwarka wszystkich plików i informacji czy danych kontaktowych, która działa wewnątrz domeny Google Workspace. To narzędzie pozwala użytkownikom Business Standard i Business Plus przeszukiwać dane wewnętrzne, a firmy korzystające z Enterprise mogą dodatkowo wykorzystać Cloud Search do zaawansowanego wyszukiwania poza domeną.
Kontrola zabezpieczeń
Bezpieczeństwo klientów to priorytet, dlatego już pakiety Business Starter i Standard zapewniają:
- Możliwość wymuszenia weryfikacji dwustopniowej podczas logowania na służbowe konta
- Konfigurację zasad udostępniania opartych na strukturze wewnętrznych grup w organizacji
- Program ochrony zaawansowanej
- Podstawowe zarządzanie punktami dostępu – czyli urządzeniami, na których przetwarzane są dane firmy.
Klienci Business Plus mogą korzystać z zaawansowanego zarządzania punktami dostępu oraz z usługi Google Vault. Vault pozwala archiwizować wszystkie pliki, korespondencję i inne dane z kont użytkowników według zasad określonych przez administratora.
Zobacz też:
Google Workspace Business – ceny pakietów
Jedną z podstawowych różnic branych pod uwagę podczas wyboru pakietu jest cena. Cennik Google Workspace wygląda następująco:
- Business Starter 20,70 zł za użytkownika
- Business Standard 41,40 zł za użytkownika
- Business Plus 62,10 zł za użytkownika
- Ceny pakietów Enterprise możesz poznać kontaktując się z FOTC – polskim partnerem Google Cloud
Google Workspace Business vs Enterprise
Zaawansowane zabezpieczenia
Duże firmy potrzebują dodatkowych warstw bezpieczeństwa i zazwyczaj mają w swoich szeregach doświadczonych specjalistów od zarządzania zabezpieczeniami. Nic więc dziwnego, że to właśnie administratorzy domen Google Workspace Enterprise mają najwięcej możliwości kontroli bezpieczeństwa z funkcjami, takimi jak:
- System zapobiegania utraty danych
- Cloud Identity Premium
- Kontekstowe przyznawanie dostępów
- Centrum bezpieczeństwa
- Szyfrowanie S/MIME
Wybór regionu przechowywania danych
Region danych to obszar geograficzny, na którym znajdują się centra danych – potężna infrastruktura zapewniająca idealne warunki do obsługi serwerów, na kórych opiera się cała chmura Google. Administratorzy instancji Enterprise mogą stosować zasady przechowywania określownych danych na wybranych obszarach.
Reguły dotyczące regionów danych obejmują podstawowe dane w spoczynku (w tym także kopie zapasowe) dla aplikacji: Dysk, Kalendarz, Formularze, Gmail, Arkusze, Dokumenty, Prezentacje, notatki Keep, Chat, Meet, Witryn (tylko dla nowej wersji aplikacji) oraz dla Google Vault.
Ustawienia regionów danych w planie Enterprise Essentials obejmują Dysk, Dokumenty, Arkusze, Prezentacje i Vault.
Nieograniczona pojemność Dysku Google
Klienci pakietów Business muszą brać pod uwagę pewne ograniczenia dotyczące objętości plików przechowywanych w chmurze. Jednak, gdy tylko zabraknie im miejsca, to dokupienie licencji rozszerzającej pojemność dla wybranego konta nie stanowi żadnego problemu. Takie rozwiązanie nie zdałoby egzaminu u największych klientów Google Workspace – gdy firma ma 974 pracowników, to rozszerzanie pojemności zajmowałoby administratorom mnóstwo czasu. Dlatego właśnie właściciel każdego konta w instancji Enterprise może cieszyć się zupełną swobodą przechowywania ogromnych ilości służbowych plików i multimediów na Dysku Google.
Tworzenie aplikacji bez kodowania w AppSheet
AppSheet to platforma do budowy dynamicznych aplikacji webowych lub mobilnych bez znajomości języków programowania. Aplikacja aciąga niezbędne dane z arkuszy kalkulacyjnych, baz danych i formularzy. Szkieletem aplikacji stają się zazwyczaj nazwy pól lub kolumn Arkusza Google, ale AppSheet współdziała nie tylko z aplikacjami Google Workspace – można tworzyć aplikacje także z wykorzystaniem platform: AWS DynamoDB, Office 365, Box czy Salesforce.
Transmisje na żywo w domenie
Transmisja w Google Meet różni się od tradycyjnej wideokonferencji tym, że tylko jedna strona (organizator) nadaje obraz i dźwięk, a wszyscy uczestnicy pozostają biernymi widzami. To świetna metoda na przekazanie istotnych wiadomości lub wyświetlenie przebiegu wydarzenia online. To najczęściej duże firmy wykorzystują transmisje wideo jako element komunikacji wewnętrznej, dlatego ta funkcja Google Meet dostępna jest tylko w wariancie Enterprise.
Który plan Google Workspace wybrać?
Pamiętaj jednak, że inwestycja w chmurę Google zwraca się dużo szybciej, jeśli adopcja usługi jest pełna. Google Workspace to ekosystem zaprojektowany w taki sposób, aby spełnić wszystkie potrzeby pracowników biurowych – dlatego wykorzystując wszystkie narzędzia w pełni, eliminujesz potrzebę inwestowania w zewnętrzne komunikatory, aplikacje i zabezpieczenia. Warto wziąć to pod uwagę podczas podejmowania decyzji – wybierz ten pakiet, który jesteś w stanie wykorzystać w 100%.
Przeczytaj nasz artykuł i dowiedz się, co zrobić, jeśli dotychczas korzystałeś z G Suite Legacy, a w Twojej konsoli pojawił się komunikat „konto Google Workspace twojej organizacji zostało zawieszone”.
