W codziennej pracy dokumenty przeważnie tworzymy na komputerach, mimo to czasem wymagają one podpisania – zwykle ręcznego. Sam proces bywa problematyczny, dokument trzeba drukować, ręcznie podpisać, zeskanować, a następnie ponownie przesłać. Na szczęście ten proces można to znacznie uprościć dzięki Google eSignature.
Odkryj, jak rozwiązanie do e-podpisu Google eSignature przyspiesza pracę z dokumentami, wprowadzając płynne i bezpieczne podpisywanie dokumentów bezpośrednio do aplikacji Google.
Czym jest Google eSignature i co robi?
eSignature oferuje płynną integrację, pozwalając na tworzenie i wysyłanie dokumentów do podpisu bezpośrednio z Dokumentów Google lub wysyłanie próśb o e-podpis dla plików PDF przechowywanych bezpośrednio na Dysku Google.
Eliminuje to przeskakiwanie między różnymi aplikacjami i platformami. Proces jest również łatwy w użyciu – po prostu przeciągnij i upuść pola podpisu, daty i tekstowe dokładnie tam, gdzie ich potrzebujesz w swoim dokumencie.
Co ważne, podpisy uzyskane za pomocą e-podpisu Google są prawnie wiążące w wielu krajach i regionach, w tym w USA i UE. A także posiadają certyfikaty zgodne ze standardami takimi jak Adobe Approved Trust List (AATL).
Dodatkowej wygody użytkowania eSignature dodaje monitorowanie statusu oczekujących podpisów i przeglądanie podpisanych umów. Dzięki temu masz pełen wgląd w przepływ dokumentów bezpośrednio w Google.
Aspekty prawne i zgodność regionalna
Jedną z kwestii, która budzi największe wątpliwości jest status prawny podpisu elektronicznego. Google eSignature rozwiązuje ten problem, zapewniając prawnie wiążące podpisy, które są szeroko akceptowane w różnych regionach.
Stany Zjednoczone: Jest zgodny z ustawą ESIGN (Electronic Signatures in Global and National Commerce Act), która zapewnia, że podpisy elektroniczne mają taką samą wagę prawną jak tradycyjne podpisy.
Unia Europejska: W UE e-podpis Google spełnia wymagania dla prostych podpisów elektronicznych (SeS) określone w rozporządzeniu eIDAS (electronic Identification, Authentication and Trust Services).
Globalna Wiarygodność: Aby jeszcze bardziej wzmocnić swoją wiarygodność, e-podpis Google wykorzystuje certyfikaty Adobe Approved Trust List (AATL), standardu uznawanego globalnie za bezpieczne dokumenty cyfrowe.
Ta zgodność w głównych blokach gospodarczych zapewnia, że dokumenty podpisane za pomocą Google eSignature są prawnie wiążące i wiarygodne dla firm działających na arenie międzynarodowej. Warto jednak pamiętać, aby zawsze upewnić się o aktualnych apektach prawnych dla danego kraju, ponieważ niektóre rodzaje umów mogą mieć inne wymogi prawne dotyczące podpisu.
Dodatkowo, infrastruktura Google Workspace została zaprojektowana tak, aby była zgodna z wieloma ogólnymi przepisami i standardami dotyczącymi bezpieczeństwa i danych, takimi jak SOC 2 Type II, autoryzacja Departamentu Obrony IL4, ISO/IEC 27001 i (RODO) GDPR.
Praktyczne zastosowania e-podpisu Google
Wielu użytkowników nie zdaje sobie sprawy z istnienia Google eSignature. Teraz, gdy o nim wiesz, przyjrzyjmy się praktycznym zastosowaniom w twojej codziennej pracy.
W przypadku umów z dostawcami, szybko wdrożysz nowych partnerów lub dostawców i łatwo ponownie wykorzystasz gotowe szablony umów do bieżących potrzeb, oszczędzając czas.
W przypadku umów z klientami, uzyskasz podpisy klientów na umowach sprzedaży i innych ważnych dokumentach w mgnieniu oka, z natychmiastowymi aktualizacjami postępu pomagającymi szybciej finalizować transakcje.
Na koniec, w przypadku zatwierdzeń interesariuszy, usprawnisz podpisy od zespołu i partnerów na projektach, nowych politykach lub decyzjach, zapewniając, że projekty posuwają się naprzód bez opóźnień.
Zaleta epodpisu Google
Obecnie na rynku istnieje wiele rozwiązań do e-podpisów – to często platformy bogate w funkcje, zaprojektowane dla bardzo złożonych potrzeb biznesowych.
Ale dla wielu Google eSignature oferuje potężną, prostszą i często wygodniejszą alternatywę, zwłaszcza ze względu na jego kluczowe zalety.
Jest opłacalny – jeśli już korzystasz z planu Google Workspace (takiego jak Business Standard, Plus lub Enterprise), e-podpis jest już wliczony bez dodatkowych kosztów.
Jest również dostępny dla kont Google Workspace Individual i edycji Google Workspace Nonprofits.
Jego największą siłą jest integracja z Dokumentami Google i Dyskiem. Nie przełączasz się między aplikacjami, a to oznacza mniej czasu spędzonego na nauce kolejnych narzędzi i znacznie płynniejsze procesy dla zespołów już pracujących w Workspace.
Dla większości małych i średnich firm lub zespołów wewnętrznych e-podpis Google jest idealny dla typowych potrzeb, zapewniając wszystko, co potrzebne, od obsługi wielu sygnatariuszy i spełniania wymogów prawnych, po szablony.
Jak uzyskać dostęp do e-podpisu Google
Jeśli jesteś użytkownikiem Google Workspace, uzyskasz dostęp do eSignature bezpośrednio z Dokumentów Google lub Dysku.
- Dla plików PDF na Dysku Google: Przejdź do drive.google.com, otwórz swój PDF w trybie przeglądania, a następnie kliknij ikonę Menu (trzy kropki) w prawym górnym rogu i wybierz eSignature.
- Dla Dokumentów Google: Przejdź do drive.google.com, otwórz swój Dokument, a następnie kliknij Narzędzia na górze i wybierz eSignature. Możesz również zarządzać wieloma sygnatariuszami stąd.
Jak w FOTC używamy e-podpisu?
Aby pokazać przykład, użyjmy sytuacji z FOTC. Niedawno dział HR przygotował aneks do mojej umowy do podpisania.
Dokument pojawił się w mojej skrzynce e-mail z prośbą o podpisanie. Kliknąłem link, otworzyłem plik i zobaczyłem gotowy dokument PDF z wyraźnie zaznaczonymi miejscami na podpis i datę. Kliknąłem „Podpisz,” w moim przypadku wpisałem swoje imię, a Google automatycznie nadało mu wygląd odręcznego podpisu.
Potwierdziłem i kliknąłem „Zaakceptuj i podpisz.”
Gotowe. Cały proces zajął dosłownie kilka sekund.
Ale zanim ten dokument do mnie dotarł, dział HR musiał wykonać kilka kroków.
Oczywiście, ktoś utworzył lub przesłał dokument do Dokumentów Google. Gdy treść była gotowa, członek działu HR wszedł do menu „Narzędzia” i wybrał opcję „eSignature„.
Panel otworzył się po prawej stronie, umożliwiając dodanie sygnatariuszy – w tym przypadku mnie. HR wybrał pola podpisu, a następnie przeciągnął je w odpowiednie miejsce w dokumencie.
Ostatnim krokiem było kliknięcie „Poproś o e-podpis” – wtedy dokument został automatycznie przekonwertowany do PDF i bezpiecznie wysłany. Dla mnie, jako odbiorcy, wszystko wyglądało jak standardowa prośba o podpis elektroniczny:
Klikam link, podpisuję i kończę.
To właśnie dlatego funkcja e-podpisu w Dokumentach Google coraz częściej zastępuje dla nas zewnętrzne rozwiązania – zwłaszcza w przypadku prostych dokumentów, które trzeba podpisać szybko, sprawnie i zgodnie z przepisami.
Najczęściej zadawane pytania o e-podpis Google
Co to jest Google eSignature?
Google eSignature to funkcja w ekosystemie Google Workspace, która umożliwia elektroniczne podpisywanie dokumentów bezpośrednio w środowisku Google, takim jak Google Docs i Google Drive.
W jaki sposób Google eSignature integruje się z istniejącymi aplikacjami Google?
Google eSignature oferuje płynną integrację. Możesz tworzyć i wysyłać dokumenty do podpisu bezpośrednio z Google Docs lub inicjować prośby o e-podpis dla plików PDF przechowywanych w Google Drive, eliminując potrzebę przełączania się między różnymi aplikacjami lub platformami.
Z jakimi przepisami prawnymi jest zgodny Google eSignature?
W Stanach Zjednoczonych jest zgodny z ustawą ESIGN Act (Electronic Signatures in Global and National Commerce Act). W Unii Europejskiej spełnia wymogi dotyczące prostych podpisów elektronicznych (SeS), zgodnie z rozporządzeniem eIDAS (electronic Identification, Authentication and Trust Services). Dodatkowo, swoją wiarygodność wzmacnia, wykorzystując certyfikaty od członka listy Adobe Approved Trust List (AATL), globalnie uznawanego standardu dla bezpiecznych dokumentów cyfrowych. Ponadto, podstawowa infrastruktura Google Workspace jest zaprojektowana tak, aby spełniać szereg ogólnych przepisów i standardów bezpieczeństwa i danych, takich jak SOC 2 Type II, autoryzacja Department of Defense IL4, ISO/IEC 27001 oraz RODO.
Czy Google eSignature jest funkcją bezpłatną?
Google eSignature jest dostępny bez dodatkowych kosztów dla użytkowników kwalifikujących się planów Google Workspace, w tym Business Standard i Plus, Enterprise Starter, Standard i Plus, Enterprise Essentials i Enterprise Essentials Plus oraz Education Plus. Jest również dostępny dla kont Google Workspace Individual i edycji Google Workspace dla organizacji non-profit.