Spis treści
Nieważne, czy zakładasz startup, rozkręcasz biznes jako wolny strzelec czy przewodzisz dojrzałej organizacji, która jeszcze nie wkroczyła w cyfrową transformację – prędzej czy później staniesz przed wyborem dostawcy usług pocztowych. Na co warto zwrócić uwagę? Nie tylko na cenę. Owszem, ta decyzja ma znaczenie dla budżetu, ale przede wszystkim wpłynie na jakość współpracy i komunikacji w firmie w najbliższych latach.
Mnogość ofert od różnych producentów internetowych usług pocztowych może przyprawić o ból głowy. Dlatego przedstawiamy najważniejsze zalety i kryteria wyboru płatnej poczty dla firm, które pomogą przedsiębiorcom podjąć świadome decyzje.
Dlaczego warto mieć mail z własną domeną?
Mail w firmowej domenie to podstawowe narzędzie pracy biurowej, które pracodawcy zapewniają podwładnym. Dlaczego mail z własną domeną jest lepszy niż darmowa skrzynka pocztowa?
Marka pracodawcy
Firmy muszą dbać o swój wizerunek nie tylko na zewnątrz. Część wysiłków związanych z brandingiem powinna być skierowana do obecnych i potencjalnych pracowników. Pracodawca z renomą może liczyć na dużą liczbę aplikacji na nowe stanowiska oraz lojalność i zaangażowanie pracowników. Dobra strategia employer brandingu to przede wszystkim transparencja, wysoka kultura organizacji i płynna komunikacja, ale nie tylko. Na renomę firmy jako pracodawcy mają też wpływ narzędzia pracy.
Czy poleciłbyś przyjaciołom pracodawcę, który wymaga od Ciebie wykorzystywania prywatnej skrzynki email do obowiązków służbowych? Każdy kontakt z klientem musisz zaczynać od wytłumaczenia, że piszesz w imieniu firmy, chociaż ta informacja powinna być zawarta w adresie mailowym. Jesteś na straconej pozycji wobec konkurencji i wiesz, że wyniki Twojej pracy są częściowo zaniżone przez to, że firma oszczędza na poczcie. Ponadto w głębi duszy czujesz, że skoro profesjonalne narzędzia pracy nie mieszczą się w budżecie, to nie masz co liczyć na znaczące podwyżki lub premie. To nie jest środowisko pracy, które sprzyja rozwojowi.
Wiarygodność
Adres mailowy jest cyfrową wizytówką firmy, zwłaszcza w warunkach pracy zdalnej, gdy większość komunikacji odbywa się przez internet. Dobre pierwsze wrażenie jest istotne nie tylko dla dużych firm, ale także dla freelancerów.
Wyobraź sobie, że po wystawianiu zlecenia na tłumaczenia znajdujesz w swojej skrzynce odbiorczej dwie oferty – jedną z adresu [email protected], a drugą z [email protected]. Oferta Anny jest równie dobra jak oferta Janka, ale jej przewaga polega na tym, że od razu eksponuje domenę swojej strony internetowej. Dzięki temu możesz szybko poznać jej specjalizację, przejrzeć portfolio i poczytać opinie klientów, przez co od razu nabierasz do niej zaufania.
Reklamy i spam
Większość darmowych skrzynek jest darmowa tylko dlatego, że producenci monetyzują uwagę użytkowników, sprzedając przestrzeń reklamową marketerom. Płatna poczta email to nie tylko adres w firmowej domenie, ale także gwarancja, że natrętne reklamy, spam, czy nawet próby podszycia i wyłudzeń, nie będą rozpraszać pracowników.
Kontrola i bezpieczeństwo
Pracodawca powinien zawsze mieć nadzór nad danymi firmy i klientów, które pracownicy przetwarzają w ramach codziennych obowiązków. Jedyną metodą zachowania kontroli nad służbową korespondencją jest wyposażenie pracownika w mail z własną domeną. Wybierając płatną pocztę email dla firm zyskujesz dostęp do panelu administracyjnego, w którym możesz m.in.:
- Dodawać i usuwać konta użytkowników,
- Zarządzać domenami firmy,
- Tworzyć aliasy adresów email,
- Ustawić grupy mailowe,
- Zarządzać podłączonymi urządzeniami,
- Uruchomić weryfikację dwuetapową,
- Ustawić alerty bezpieczeństwa,
- Zdefiniować zasady archiwizacji korespondencji,
- Odzyskiwać dane usunięte przez użytkowników.
Pobierz ebook: Gmail w profesjonalnej odsłonie. Najważniejsze cechy poczty dla firm od Google
Jakie funkcje powinna mieć płatna poczta email?
Już wiemy, jak ważny jest mail z własną domeną dla wizerunku i prawidłowego funkcjonowania firmy. Pora zatem omówić najważniejsze funkcje i dodatkowe korzyści, które powinien oferować dostawca poczty:
- System płatności oparty na subskrypcji – brak inwestycji z góry, płacisz tylko za tyle kont, ile potrzebujesz i możesz wycofać się w każdej chwili.
- Łatwe skalowanie – pocztę wybierasz zaraz po założeniu firmy, ale pamiętaj, że to decyzja na wiele lat. Zwiększanie liczby kont i rozbudowywanie pakietów powinno być proste, bo system pocztowy będzie rósł wraz z Twoim biznesem.
- Pakiet aplikacji biurowych – edytory plików często są dostępne razem z firmową pocztą. W nowoczesnej firmie najlepiej sprawdzą się takie narzędzia, które są zawsze dostępne przez internet (poznaj różnice między aplikacjami webowymi a lokalnymi programami).
- Kalendarz i dodatkowe narzędzia do komunikacji – korespondencja mailowa to nadal główny kanał komunikacji w wielu firmach, ale potrzebne są też aplikacje, które umożliwiają synchroniczną wymianę informacji – np. czat oraz wideokonferencje.
- Odpowiednio dużą przestrzeń na pliki w chmurze – wygodne miejsce do przechowywania archiwum korespondencji oraz służbowych plików.
- Dostępność wszystkich funkcji z dowolnego miejsca na świecie – ta cecha oprogramowania biurowego jest szczególnie w erze pracy zdalnej.
- Zaawansowane opcje kontroli bezpieczeństwa – ochrona danych w firmie powinna zawsze stać na pierwszym miejscu, dlatego warto wybrać usługę, która zapewnia administratorom rozbudowane, ale proste w obsłudze narzędzie kontroli systemu pocztowego.
- Wsparcie techniczne – przed podjęciem decyzji upewnij się, że masz bezpośredni kontakt do osoby, która będzie gotowa Ci pomóc, gdyby coś poszło nie tak. Wielu producentów, na przykład Google, ma sieć lokalnych firm partnerskich, które wspierają klientów. Oficjalnym partnerem Google w Polsce jest FOTC.
Jaki email dla firm wybrać?
Niedawno na blogu opublikowaliśmy krótki ranking płatnych serwisów pocztowych, którego zwycięzcą okazał się Gmail. Płatna poczta email od Google to usługa o nazwie Google Workspace – Gmail w firmowej domenie, to tylko jedno z dziesiątek niezawodnych narzędzi, dostępnych w każdym pakiecie.
Poznaj więcej szczegółów na temat Google Workspace z artykułów na naszym blogu:
A jeśli już masz Gmail we własnej domenie lub w darmowej wersji, to poznaj najlepszą metodę zachowania porządku w korespondencji:
Jako oficjalny partner Google, FOTC przeprowadza wdrożenia Google Workspace, konfiguruje system pocztowy na życzenie klienta i oferuje pełne wsparcie techniczne w języku polskim. Skontaktuj się z nami, aby poznać wszystkie pakiety i dostępne rabaty.
