Nowości w Google Workspace z lipca 2021

W lipcu klienci Google Workspace mogli zauważyć pojawienie się wielu nowych funkcji związanych z bezpieczeństwem, ale nie zabrakło też usprawnień dla użytkowników końcowych. Przedstawiamy podsumowanie dwunastu najciekawszych nowości, które Google ogłosiło w ubiegłym miesiącu.

Więcej klientów zyska wybór regionu danych

Dane klientów biznesowych są lepiej chronione i szybciej przesyłane dzięki globalnie rozproszonej infrastrukturze chmurowej Google Workspace, więc większość firm nie decyduje się na wyznaczanie ograniczeń geograficznych. Są jednak organizacje z sektora SMB, którym zależy na przechowywaniu swoich danych w spoczynku na określonym obszarze. Teraz Google im to ułatwi.

Od kiedy Google Workspace zastąpiło G Suite wybór regionów przechowywania danych był uwzględniony tylko w pakietach Enterprise Plus oraz Education Plus. Teraz Google wprowadza podstawowe regiony danych do pakietów: 

• Google Workspace Business Standard,
• Google Workspace Business Plus,
• Google Workspace Enterprise Standard,
• i Google Workspace Frontline.

Podstawowe regiony danych to okrojony wariant usługi regiony danych, który różni się tym, że:

• Administrator może wybrać tylko jeden region danych dla swojej organizacji, a w pełnej wersji można wybrać ich wiele.
• Można ustawić tylko jedną zasadę dla głównej jednostki organizacyjnej, podczas gdy pełna wersja zapewnia możliwość dostosowywania zasad do wielu grup i jednostek organizacyjnych.
• Brak raportów dotyczących postępu przenoszenia danych objętych usługą – taki raport otrzymują tylko klienci Enterprise Plus i Education Plus.

Jeśli chcesz poszerzyć swój pakiet Google Workspace, aby korzystać z podstawowych regionów danych, to skontaktuj się z FOTC. 

Zobacz też:

• Region Google Cloud w Warszawie – co to oznacza dla Europy Środkowo-Wschodniej?

Wyłączanie przesyłania plików w Google Chat

Niektóre firmy, szczególnie w branżach regulowanych, muszą kontrolować przepływ poufnych informacji w plikach w ramach organizacji i poza nią.  

Administrator Google Workspace może teraz ograniczyć lub zupełnie wyłączyć przesyłanie plików przez Google Chat. Dla zewnętrznych i wewnętrznych udostępnień w dowolnej jednostce organizacyjnej można ustawić:

• Zezwolenie na wszystkie pliki
• Tylko obrazy
• Zakaz przesyłania wszystkich plików 

Te zasady nie będą miały wpływu na linki. Nadal będzie możliwe udostępnianie linków do plików na Dysku Google lub linków Giphy. Zmiany nie dotyczą także emotikon w czacie.

Nowe ustawienia pojawią się w konsolach klientów Google Workspace Business Plus, Enterprise Standard, Enterprise Plus, Education Plus i Enterprise Essentials. Ta funkcja jest domyślnie wyłączona, a kiedy administrator ją uruchomi, to użytkownicy zobaczą powiadomienia w Google Chat podczas próby wysłania pliku.

Szerszy kontekst zagrożeń w Centrum alertów dzięki VirusTotal

Centrum alertów Google Workspace wysyła powiadomienia w czasie rzeczywistym i gromadzi statystyki dotyczące aktywności związanej z bezpieczeństwem w domenie. Integracja Centrum alertów z VirusTotal zapewnia dodatkowe informacje na temat zagrożeń i umożliwia administratorom utrzymanie ścisłej ochrony danych dzięki pełniejszej diagnozie problemów czy potencjalnych nadużyć. 

Standardowa wersja raportów VirusTotal obejmuje następujące elementy:

• Obserwowalna identyfikacja – cechy umożliwiające odniesienie się do zagrożenia i udostępnienie go innym analitykom (na przykład skróty plików).
• Reputacja zagrożeń – oceny złośliwości przeprowadzone przez ponad 70 dostawców zabezpieczeń.
• Czas zagrożenia – kluczowe daty, które pozwalają zrozumieć, kiedy dane zagrożenie zostało po raz pierwszy zaobserwowane i jak długo było aktywne.
• domeny / IP Whois – Wyszukiwanie danych rejestratora i rejestrującego dla domen, a także informacje o własności i zakresie sieci dla adresów IP.
• Metadane związane z bezpieczeństwem domeny i serwera – certyfikaty HTTPS dla serwerów WWW, rekordy DNS i nagłówki HTTP serwera WWW.

Usługa jest dostępna w pakietach Google Workspace Business Plus, Enterprise Standard, Enterprise Plus, Education Fundamentals i Education Plus. Klienci mogą rozszerzyć pakiet VirusTotal wykupując osobną subskrypcję VT Enterprise.

Pola zastępcze obrazów w szablonach Prezentacji

Pole zastępcze to nowe narzędzie w aplikacji Google Slides, które pomaga sygnalizować odpowiednie wymiary i umiejscowienie obrazu w układzie prezentacji. Od teraz gdy grafik przygotowuje szablon dla swojego zespołu, może także wskazać miejsce na slajdzie, w którym powinno znaleźć się zdjęcie, logo lub grafika. Wystarczy, że użytkownik kliknie pole zastępcze i wybierze źródło pliku, a obraz pojawi się dopasowany do kształtu pola. Dzięki tej funkcji wydajność współpracy będzie lepsza, bo pracownicy zaoszczędzą czas na formatowaniu obrazów metodą prób i błędów.

Narzędzia do wstawiania pól zastępczych obrazów możesz użyć w widoku kreatora szablonów poprzez menu Wstaw.

Otwieraj prezentacje w oknie konwersacji Google Chat

Prezentacje Google to kolejna aplikacja, z której pliki można teraz wygodnie otwierać i edytować w oknie Google Czat w Gmailu. Dzięki temu, gdy podzielisz się pokazem slajdów ze współpracownikami, to będą mogli przejrzeć go bez opuszczania czatu, by na bieżąco przekazać sugestie i przedyskutować pomysły. 

Zaznaczaj wiele zakładek w Google Sheets i wykonuj na nich proste operacje

W Arkuszach Google pojawiła się możliwość zaznaczania kilku zakładek z arkuszami u dołu ekranu. Dzięki zaznaczeniu możesz je grupowo:

• przenosić, 
• usuwać, 
• duplikować, 
• kolorować 
• czy ukrywać.

Wszystkie dostępne operacje na zaznaczonych kartach znajdziesz w menu rozwijanym po kliknięciu prawym przyciskiem myszy. 

Blokowanie użytkowników na Dysku Google

Dysk Google jest używany zarówno przez firmy, jak i osoby prywatne do przechowywania plików oraz wygodnego dzielenia się nimi przez internet. Google wprowadza teraz możliwość blokowania konkretnych użytkowników, aby zapobiec sytuacji, w której ktoś wykorzystuje opcje udostępniania na Dysku do wysyłania spamu lub obraźliwych treści. 

Blokowanie użytkownika usuwa z Twojego Dysku wszystkie udostępnione przez niego pliki i uniemożliwia mu wysyłanie Ci jakichkolwiek treści w przyszłości. 

Warto pamiętać o tym, że: 

• Nie możesz blokować adresów w domenie swojej organizacji.
• Twoje pliki nie będą dostępne dla zablokowanego użytkownika, nawet jeśli wcześniej mu je udostępniono.
• Zablokowanie wybranej osoby na Dysku uniemożliwi jej także interakcję z Tobą w innych aplikacjach Google.

Zmiana tła w Google Meet na iOS

Opcja uruchomienia rozmycia tła lub zastąpienia go dowolnym obrazem jest już dobrze znana użytkownikom Google Meet w przeglądarce i na Androidzie, a teraz pojawiła się także w aplikacji na iOS. Możesz używać własnych obrazów lub wybierać tła spośród gotowych grafik, wśród których są krajobrazy, przestrzenie biurowe i abstrakcyjne kompozycje.

Klienci Business Starter i Frontline mogą teraz współpracować z osobami, które nie używają konta Google

Udostępnianie plików gościom umożliwia użytkownikom, którzy nie korzystają z konta Google, wyświetlanie, komentowanie oraz edytowanie treści na Dysku Google, w Dokumentach, Arkuszach, Prezentacjach i Witrynach przy użyciu bezpiecznego kodu PIN. Ta funkcja pojawiła się teraz w pakietach Google Workspace Business Starter oraz Google Workspace Frontline, ale z ograniczeniem – jeden użytkownik może udostępnić gościom nie więcej niż pięć plików na miesiąc.

Udostępnianie plików gościom będzie domyślnie włączone w domenach, które dotąd zezwalały na dzielenie się plikami z użytkownikami spoza organizacji. Jeśli administrator obecnie nie zezwala na udostępnianie poza organizację, to funkcja będzie domyślnie wyłączona. 

Lepsze bezpieczeństwo poczty dzięki BIMI

Pilotaż BIMI (ang. Brand Indicators for Message Identification) w Gmailu rozpoczął się rok temu i przebiegł pomyślnie. Teraz ta usługa będzie dostępna dla wszystkich klientów Google Workspace.

BIMI analizuje znaki markowe dla kont pocztowych, które używają uwierzytelniania, raportowania i zgodności opartego na domenie (DMARC). Jeśli firma nadawcy korzysta z rekordu DMARC i zweryfikowała swoje obrazy, Gmail wyświetli jej logo w polu awatara, co zwiększy zaufanie odbiorców wiadomości. 

BIMI to kolejna warstwa zabezpieczeń Gmaila. Wymaga silnego uwierzytelniania i weryfikacji firmowego loga, zanim zostanie ono wyświetlone w boksie awatara Gmaila. Dodatkowo BIMI pomaga systemom bezpieczeństwa poczty w filtrowaniu fałszywych wiadomości phishingowych. 

Użytkownicy Backup and Sync powinni rozpocząć przechodzenie do Drive for desktop

Google pracuje nad połączeniem dwóch istniejących klientów do synchronizacji Dysku Google – Backup and Sync i Drive File Stream zostaną zastąpione przez Drive for desktop. Nowa, ujednolicona usługa synchronizacji będzie łączyć w sobie wszystkie najlepsze funkcje poprzedników.

Drive for desktop umożliwia synchronizację i dostęp do treści bezpośrednio z komputera Mac lub Windows, oszczędzając czas poświęcony na szukanie plików w przeglądarce. Program automatycznie synchronizuje pliki lokalne z chmurą w tle, co skraca czas oczekiwania na synchronizację, jednocześnie zwalniając miejsce na dysku i oszczędzając przepustowość sieci. 

Firmy, których pracownicy używają teraz Backup and Sync powinny rozpocząć przenoszenie tych kont do Drive for Desktop. Harmonogram zmian wygląda następująco: 

• Od 19 lipca 2021 w Backup and Sync pojawił się kreator, który pomoże użytkownikom przenieść się do Drive for desktop. 
• 18 sierpnia 2021 wszyscy użytkownicy korzystający z Backup and Sync zaczną otrzymywać powiadomienia z prośbą o przejście na Drive for Desktop.
• Od 1 października 2021 logowanie do usługi Backup and Sync będzie niemożliwe.

Więcej informacji na temat tych zmian znajdziesz tutaj.

Zaznacz w Kalendarzu Google sposób dołączenia do spotkania 

W odpowiedzi na zaproszenie w kalendarzu możesz teraz wskazać, jak planujesz dołączyć do spotkania – osobiście czy wirtualnie przez Google Meet. Zarówno organizator, jak i goście będą mogli zobaczyć Twój wybór w szczegółach wydarzenia, co pomoże im odpowiednio przygotować się do rozmowy. Dzięki tej nowości Kalendarz Google stanie się jeszcze lepszym narzędziem do organizacji hybrydowej współpracy w firmie.

Nowe opcje RSVP są na razie dostępne tylko w Kalendarzu, ale Google zapowiada, że wkrótce pojawią się też w powiadamianiach o zaproszeniach w Gmailu.