Nowości w Google Workspace (wcześniej G Suite) z lipca 2020

Pomimo tego, że konferencja Google Cloud Next trwa przez kilka tygodni i absorbuje mnóstwo uwagi, to G Suite nie przestaje w tym czasie rozwijać się w dobrym kierunku. Zobacz spis nowych funkcji, których wprowadzenie ogłoszono w tym miesiącu.

Ciemny motyw aplikacji Docs, Sheets i Slides na Androidzie

Obsługa ciemnego motywu, który jest ulubionym wariantem kolorystycznym wielu osób, zostanie wdrożona do aplikacji Dokumentów, Arkuszy i Prezentacji Google na smartfonach z systemem Android. Ciemny motyw dostosuje interfejs i treści generowane przez użytkowników do słabszych warunków oświetleniowych oraz trybu oszczędzania baterii. 

Ustawienia Dokumentów, Arkuszy i Prezentacji zostaną zmienione automatycznie, gdy system Android jest ustawiony na korzystanie z ciemnego motywu. Niezależnie od tego, użytkownik może włączać i wyłączać tryb ciemny w aplikacjach Google samodzielnie. 

Google testuje IRM dla DLP, aby chronić poufne dokumenty 

Administratorzy instancji G Suite w wariancie Enterprise mogą uruchomić testy beta funkcji zarządzania prawami dostępu do informacji (Information Rights Management) w systemie zapobiegania utracie danych (Data Loss Prevention). 

Dzięki temu, administrator może utworzyć reguły DLP, które automatycznie ograniczą możliwość pobierania, drukowania i kopiowania poufnych dokumentów. 

Jak to działa?

Reguły DLP do tej pory ograniczały dostęp do dokumentów, ale nie mogły powstrzymać użytkowników od wykonania kopii lub wydruku pliku. Kopie nie podlegają takiej samej kontroli udostępniania, dlatego mogło zaistnieć ryzyko wycieku tych treści. 

Właściciel pliku może ręcznie odebrać przeglądającym i komentującym prawo do kopiowania, pobierania i drukowania. Jednak jeśli administratorzy nie chcą, by odpowiedzialność za ochronę plików spadała na użytkowników końcowych, to teraz będą mogli narzucić odgórne ograniczenia. 

Mechanizmy IRM zapewniają, że istnieją tylko oryginalne wersja poufnych dokumentów i tym samym uszczelniają działanie reguł DLP, którym te pliki podlegają. Ten skalowalny i zautomatyzowany proces ochrony treści pomoże zmniejszyć ryzyko przypadkowego lub celowego ujawnienia wrażliwych informacji. 

Nowa funkcja jest już dostępna ale pozostaje domyślnie wyłączona. Można ją włączyć jako część nowej lub istniejące reguły DLP.

Nowe opcje formatowania tekstu i liczb na wykresach w Arkuszach Google

Nowe funkcje pomogą zadbać o wygląd tekstu i liczb na wykresach w Arkuszach Google. Od teraz użytkownicy mogą:

• Bezpośrednio kliknąć dowolny element tekstowy wykresu (np. etykietę danych, element legendy) i zaktualizować jego zawartość lub styl.

• Ustawić zaawansowane opcje formatowania liczb dla etykiet danych oraz etykiet osi, a także ustawić formatowanie warunkowe według koloru. 

• Użyć kontekstowego paska bocznego, który ułatwi formatowanie etykiet danych, elementów legendy i pojedynczych punktów danych.

Ulepszone tworzenie wydarzeń Kalendarza Google w przeglądarce

W Kalendarzu Google pojawi się teraz więcej edytowalnych pól w oknie dialogowym ustawień wydarzenia: 

• Uprawnienia gości – przyznaj uczestnikom uprawnienia do przeglądania listy gości, zapraszania innych lub edytowania wydarzenia.
• Załączniki – dodaj załączniki bezpośrednio obok opisu wydarzenia.
• Podgląd kalendarza – wybierz kolor wydarzenia, dostosuj powiadomienia, ustaw status “wolny” lub “zajęty” i zmień widoczność wydarzenia.
• Funkcja Znajdź czas zyskała też znaczące usprawnienie – nałoży na siebie kalendarze wszystkich gości, aby wybranie terminy było jeszcze prostsze.
• 

Dzięki tym zmianom możesz dodać do wydarzenia wszystkie niezbędne informacje z jednego okna, bez konieczności klikania „Więcej opcji”. Zaoszczędzi to jeszcze więcej czasu podczas planowania spotkania.

Anonimowi użytkownicy domyślnie zablokowani na wideorozmowach w G Suite for Edu

Aby zwiększyć prywatność lekcji, wykładów i konsultacji prowadzonych przez Google Meet, anonimowi użytkownicy (czyli użytkownicy niezalogowani na konto Google) nie mogą już dołączać do spotkań wideo w domenach przeznaczonych dla Szkół i Uczelni. Uniemożliwia to uczniom publiczne udostępnianie łącza, aby zachęcić anonimowe osoby z zewnątrz do żądania dostępu. Nie zniknie jednak możliwość dołączania do spotkań przez telefon. 

Zintegrowane środowisko robocze w G Suite

Wkrótce wszyscy użytkownicy będą mogli korzystać z wielu narzędzi G Suite w jednym oknie. Gmail w przeglądarce i na urządzeniach przenośnych przestanie służyć wyłącznie do obsługi poczty.

Nowy Gmail będzie składał się z:

• Poczty, której funkcjonalność pozostanie bez zmian,
• Czatu indywidualnego i grupowego,
• Pokojów czatu, które mogą zrzeszać wielu użytkowników i przechowywać wyniki wspólnej pracy,
• Panelu tworzenia i dołączania do wideokonferencji w Google Meet,

Dodatkowo pojawi się też możliwość otwierania plików z innych aplikacji Google bezpośrednio w Gmailu. Zespoły będą mogły na bieżąco w nich współpracować bez tracenia z oczu kontekstu. 

Zmiany w Gmailu docelowo stworzą z niego centrum dowodzenia, w którym będzie można wykonać większość służbowych zadań. Współpracownicy, kontrahenci, treści, załączniki i zadania będą zgromadzone w jednej, wygodnej aplikacji. Jak to wpłynie na naszą pracę?

• Nie będziemy tracić czasu na przełączanie się między oknami przeglądarki lub uruchamianie osobnych aplikacji na smartfonach. 
• Wszystkie kanały kontaktu będą w zasięgu wzroku, więc zawsze będziemy na bieżąco. 
• Edycja plików i równoczesne rozmawianie na czacie ułatwią współpracę nad projektami.
• Będziemy mogli przeszukać swoją korespondencję mailową, czat i pokoje w jednym miejscu. 

W najbliższych tygodniach te funkcje zostaną uruchomione we wszystkich domenach, które mają ustawioną aplikację Google Chat jako czat preferowany.

Ustaw domyślną długość spotkania dla wydarzeń Kalendarza Google w Twojej domenie

Administratorzy G Suite zyskają możliwość zdefiniowania domyślnej długości spotkania Kalendarza dla użytkowników ze swojej organizacji. Wcześniej każde spotkanie domyślnie rezerwowało 60 minut w planie dnia i można było dostosować ten czas tylko na swoim indywidualnym koncie. Teraz osoby decyzyjne mogą zwiększyć wydajność firmy, wybierając domyślną długość spotkania, która jest najbardziej odpowiednia dla stylu pracy zespołów.

Kosz w Kontaktach Google

Aby zminimalizować ryzyko przypadkowego usunięcia kontaktu, w Kontaktach Google pojawi się kosz. Będzie działał podobnie jak ten w skrzynce Gmail – gdy usuniesz kontakt, trafi do kosza, gdzie pozostanie przez 30 dni, zanim zostanie trwale usunięty. Kosz będzie zawierał kontakty usunięte z dowolnego urządzenia, ale przeglądanie i zarządzanie zawartością kosza będzie możliwe tylko w przeglądarce.