Nowości w Google Workspace z marca 2021

Marzec tego roku dla większości pracowników biurowych i uczniów wiązał się z powrotem do ścisłej samoizolacji przez wzbierającą falę zakażeń COVID-19. Warto zatem poznać wszystkie udogodnienia zdalnej pracy i nauki, które ostatnio wdrożyło Google w swoich aplikacjach webowych. Przedstawiamy 10 najciekawszych nowości w Google Workspace ogłoszonych w ubiegłym miesiącu.

Google Workspace Frontline – licencje dla pracowników pierwszoliniowych

Zapowiadany od pewnego czasu wariant Google Workspace stworzony specjalnie na potrzeby firm zatrudniających pracowników pierwszej linii jest już dostępny w sprzedaży.

 Google Workspace Frontline pomaga usprawnić komunikację między pracownikami terenowymi i bezpośrednio obsługującymi klientów a biurowym zespołem w firmie. To rozwiązanie zostało przygotowane z myślą o potrzebach pracy mobilnej – poza komunikatorami zapewnia także zaawansowane zarządzanie punktami dostępu, co pomoże administratorom systemu dodatkowo zabezpieczyć dane firmy przetwarzane na przenośnych urządzeniach. 

Aplikacje wchodzące w skład edycji Frontline, to:

• Gmail
• Kalendarz Google
• Google Chat
• Google Meet
• Dokumenty Google
• Arkusze Google
• Prezentacje Google
• Witryny Google

Każdy pracownik pierwszoliniowy ma też do dyspozycji 2 GB przestrzeni na chmurowym dysku oraz może otrzymać dostęp do firmowych dysków współdzielonych.

Ulepszone operatory wyszukiwania na Dysku Google

Do tej pory wyszukiwanie udostępnionych plików było trudniejsze niż znajdowanie tych utworzonych na Twoim koncie. Niedawno wprowadzona aktualizacja operatorów wyszukiwarki na Dysku Google ułatwia wyszukiwanie plików udostępnionych przez kogoś innego. Zmiany dotyczą operatorów:

• “from” – wyszukuje pliki udostępnione dla Ciebie przez użytkownika konkretnego adresu email. Wcześniej wyszukiwało tylko pliki, których ta osoba była właścicielem.
• “to” – wyszukuje pliki, które Ty udostępniasz użytkownikowi konkretnego adresu email. Wcześniej wyniki pokazywały wszystkie pliki, które właściciel danego adresu mógł komentować, edytować lub przeglądać. 
• “sharedwith” – to zupełnie nowy operator wyszukiwania zwracający wszystkie pliki, do których przyznano adresowi uprawnienia do oglądania, komentowania lub edycji.
• “owner” – wyszukuje pliki, których właścicielem jest konkretny użytkownik. Działanie tego operatora się nie zmienia, ale pokazuje od teraz wyniki, które wcześniej znajdywał operator “od” / “from”.

Spersonalizuj częstotliwość powiadomień w pokojach Chatu

Nowe opcje ustawień powiadomień w aplikacji Google Chat (w Gmailu, w osobnym oknie przeglądarki oraz na urządzeniach mobilnych) pozwolą Ci zminimalizować rozproszenia podczas pracy. Do wyboru mamy:

• Powiadamiaj zawsze – to domyślne ustawienie każdego pokoju. Dostajesz powiadomienie o wszystkich nowych wiadomościach.
• Powiadamiaj o niektórych wiadomościach – włącz tę opcję, jeśli chcesz widzieć tylko powiadomienia o wiadomościach, w których jesteś imiennie oznaczony. 
• Wyłącz powiadomienia – żadna wiadomość w tym pokoju nie będzie sygnalizowana wyskakującym powiadomieniem, ale jeśli ktoś Cię oznaczy, to zobaczysz na czacie plakietkę z powiadomieniem. 

Podziel uczestników na grupy przed spotkaniem w Meet

W zaproszeniach do wideokonferencji Google Meet w Kalendarzu Google pojawiło się dodatkowe ustawienia – możesz teraz stworzyć pokoje podgrup jeszcze przed rozpoczęciem spotkania i przyporządkować do nich osoby uwzględnione na liście gości w kalendarzu. 

Użytkownicy, dołączając do spotkania, znajdą się od razu w pokoju, w którym umieścił ich wcześniej organizator. To zaoszczędzi mnóstwo czasu podczas służbowych spotkań w szerokim gronie oraz zdalnych lekcji wymagających pracy w grupach.

Aby ustawić pokoje podgrup w kalendarzu, wejdź w wydarzenie i kliknij ikonkę ustawień przy przycisku “dołącz do spotkania”. W nowym oknie zobaczysz ustawienia pokojów i listę uczestników, których możesz pogrupować, przeciągając ich do odpowiedniego pokoju. 

Dowiesz się, gdy ktoś włączy mailowe powiadomienia o zmianach w Twoim kalendarzu

Kalendarz Google umożliwia subskrybowanie udostępnionych kalendarzy współpracowników, aby mieć wgląd w ich codzienny harmonogram i lepiej dobierać czas spotkań. Dodatkową opcją podczas dodawania subskrypcji jest ustawienie powiadomień mailowych – subskrybent, który zaznaczył tę opcję, otrzymuje maila za każdym razem, gdy zajdą jakieś zmiany w Twoim publicznym kalendarzu.

Od teraz jeśli ktoś zacznie śledzić Twój kalendarz wraz z powiadomieniami o zmianach, to zostaniesz o tym poinformowany mailowo. Dzięki temu zyskasz więcej kontroli nad prywatnością i będziesz mógł zawczasu ukryć szczegóły wydarzeń, którymi nie chcesz się dzielić z subskrybentami swojego kalendarza. 

Uśpij powiadomienia na pulpicie z Kalendarza Google

Od teraz za każdym razem, gdy zobaczysz na pulpicie powiadomienie o nadchodzącym wydarzeniu, możesz przesunąć je na później klikając przycisk “uśpij”. Dzięki temu informacja o spotkaniu nie wyleci Ci z głowy – otrzymasz to samo powiadomienie ponownie minutę przed rozpoczęciem wydarzenia.

Powiadomienie może być usypiane wielokrotnie o kolejne 5 minut aż do czasu, gdy wydarzenie w kalendarzu dobiegnie końca. 

Aby korzystać z „drzemki” w powiadomieniach, musisz:

• korzystać z Google Chrome
• mieć otwartą zakładkę Kalendarza Google i włączyć opcję pokazywania powiadomień na pulpicie

Możesz wyłączyć powiadomienia lub zmienić swoje preferencje w panelu ustawień Kalendarza.

Przegląd wszystkich powiadomień z plików w mobilnej aplikacji Google Drive na Androida

Dla użytkowników Google Drive na Androidzie powiadomienia mailowe przestaną być jedynym źródłem informacji o wszystkich zmianach w plikach. Od teraz aplikacji Dysk Google pojawi się zakładka, w której jeszcze szybciej przejrzysz wszystkie ostatnie zmiany w swoich plikach oraz w tych, które udostępnili Ci współpracownicy. 

Centrum powiadomień w aplikacji Google Drive pozwala:

• Zobaczyć wszystkie nowości w jednym miejscu, nawet jeśli wyskakujące powiadomienia na urządzeniu są wyłączone,
• Ustawić filtry, aby lepiej kontrolować napływające powiadomienia,
• Usunąć powiadomienia, które nie są Ci potrzebne,
• Podejmować działania, takie jak udostępnianie plików bezpośrednio z poziomu powiadomienia,
• Przeglądać informacje o pliku bezpośrednio w powiadomieniu.

Zakładka “Notifications” będzie widoczna w widoku “Priority” dla kont Google Workspace lub “Home” w przypadku prywatnych użytkowników Gmaila.

Sugerowane konwersacje 1:1 w Chacie na podstawie wydarzeń w Kalendarzu

Jeśli w swoim Kalendarzu Google masz zaplanowane spotkanie z osobą, która jest z Tobą połączona także na czacie, to teraz dużo szybciej się z nią skontaktujesz – przed, w trakcie oraz po spotkaniu. 

Konwersacja 1:1 z użytkownikiem, z którym planujesz się spotkać, będzie automatycznie przesunięta na górę listy rozmów w Google Chat i wyróżniona ikonką kalendarza oraz nazwą wydarzenia. Dzięki temu przez 10 minut przed i 10 minut po spotkaniu masz czat ze swoim rozmówcą na wyciągnięcie ręki – możesz szybko poinformować go o spóźnieniu, przesłać omawiane materiały w trakcie czy pisemnie podsumować rozmowę po zakończeniu spotkania. 

Ulepszony pasek prowadzenia pokazu w Google Slides

Pasek narzędzi, który służy prowadzącemu prezentację do zmiany slajdów, będzie teraz wygodniejszy w obsłudze i mniej widoczny. Na pasku będą teraz tylko trzy przyciski: 

• Następny slajd
• Poprzedni slajd
• 3 kropki – menu dodatkowych narzędzi. Tu znajdziesz m.in. opcje związane z notatkami prowadzącego, napisami czy automatycznym przesuwaniem slajdów. 

Zmniejszony też został obszar, w którym poruszanie kursorem myszy wywołuje pasek – dzięki temu pasek rzadziej będzie uruchamiany nieumyślnie, więc nie będzie zasłaniał treści prezentacji. 

Historia zmian na tablicach Jamboard w przeglądarce

Użytkownicy aplikacji Jamboard w przeglądarce zyskali dostęp do funkcji, która jest im dobrze znana z innych webowych aplikacji Google Workspace, czyli historii zmian. Mogą dzięki temu: 

• przeglądać historię edycji w pliku Jam,
• zapisywać starsze wersje na stałe, nadając im nazwę, 
• przywracać starsze wersje pliku.

Ta nowość szczególnie przyda się nauczycielom i uczniom podczas zdalnych lekcji – wyniki grupowej pracy oraz burzy mózgów podczas zajęć nie znikną, nawet jeśli jeden z uczestników przypadkowo usunie kluczowe elementy.