Nowości w Google Workspace z maja 2021

Przedstawiamy dwanaście najciekawszych nowości w usłudze Google Workspace ogłoszonych przez Google w maju 2021. Sprawdź, które z nich powinny być już dostępne na Twoim koncie i kiedy możesz spodziewać się pozostałych. 

Lista redaktorów wybranego fragmentu Dokumentu Google

Kontrola wyników wspólnej pracy wielu osób w jednym pliku Google Docs stanie się jeszcze prostsza dzięki funkcji przeglądania listy redaktorów wybranych linijek tekstu. Jeśli chcesz sprawdzić, kto wprowadzał zmiany w danym fragmencie dokumentu, to zaznacz odpowiedni akapit, kliknij prawym przyciskiem myszy i wybierz z menu kontekstowego „Pokaż historię zmian”. Zobaczysz listę wszystkich osób, które edytowały zaznaczony tekst oraz czas wprowadzenia ostatniej zmiany. Z tego miejsca jednym kliknięciem możesz przenieść się do pełnej historii edycji dokumentu, by przejrzeć szczegóły wszystkich zapisanych wersji.

Ta funkcja jest dostępna tylko dla klientów korzystających z Google Workspace Business Standard, Business Plus, Enterprise Standard, Enterprise Plus i Education Plus.

Kontrola udostępniania danych z kont firmowych na osobiste w urządzeniach z iOS 

Administratorzy Google Workspace zyskają nowe ustawienie, które pozwoli im ograniczyć udostępnianie danych z Gmaila, Dysku, Dokumentów, Prezentacji i Arkuszy między kontami Google Workspace a osobistymi kontami Gmail na iPhone’ach.

Aplikacje Google na iOS umożliwiają korzystanie z wielu kont Google, przez co użytkownicy mogą łatwo zapisywać wiadomości oraz pliki z kont służbowych na prywatnych. Teraz administratorzy będą mogli ograniczyć udostępnianie na iOS-ie tylko do kont Google Workspace, aby zminimalizować ryzyko wycieku firmowych danych. 

Ta opcja jest dostępna w konsolach Google Workspace Enterprise Standard, Enterprise Plus i Education Plus, ale jest domyślnie wyłączona. Administrator może uruchomić ją dla całej organizacji lub dla wybranej jednostki organizacyjnej.

Ustaw rodzaj świąt, które chcesz widzieć w Kalendarzu Google

Obecnie Kalendarz Google wyświetla informację o wszystkich świętach w wybranych w ustawieniach, nie tylko o tych państwowych (ustawowo wolnych od pracy), ale też nieoficjalnych, takich jak Walentynki czy Dzień Matki. Teraz użytkownicy zyskali dodatkowe ustawienie, dzięki któremu mogą wybrać, czy chcą widzieć: 

• Dni ustawowo wolne od pracy oraz inne święta – czyli widok domyślny, 
• Tylko dni ustawowo wolne od pracy w wybranym regionie

Zmiany można dokonać w Ustawieniach, wchodząc w Dodaj kalendarz> Przeglądaj pomocne kalendarze > Święta regionalne

Prezentuj z Dokumentów, Arkuszy i Prezentacji Google bezpośrednio w Google Meet

W ubiegłym miesiącu Google ogłosiło całą listę nadchodzących zmian, które sprawią, że współpraca online będzie bardziej elastyczna i interaktywna. Ten program rozwoju usług Google Workspace został nazwany Smart Canvas – listę nowości, które przewiduje, znajdziesz w tym artykule na naszym blogu.

Pierwszym usprawnieniem, z którego możemy korzystać, jest wygodniejsze prezentowanie treści plików z aplikacji Google na spotkaniach w Google Meet. W prawym górnym rogu Dokumentów, Arkuszy i Prezentacji pojawił się przycisk, który służy do udostępniania karty w trwającej wideokonferencji. Dzięki temu możesz pokazywać swoim rozmówcom pliki na żywo bez przełączania zakładek i nie tracić ich przy tym z oczu. 

Część użytkowników już może się cieszyć sprawniejszym prezentowaniem treści z aplikacji Google. Ci, którzy jeszcze tej opcji u siebie nie mają, zobaczą ją najpóźniej do 22 czerwca.

Smart chips i inteligentne listy kontrolne w Dokumentach Google

Kolejne nowości ogłoszone jako element Smart Canvas podczas konferencji Google I/O to inteligentne bloki do konstrukcji Dokumentów Google. Od teraz będziemy mogli wstawiać w tekście:

• Smart chips – interaktywne odnośniki do rekomendowanych użytkowników, dokumentów, arkuszy, prezentacji i innych plików z Dysku Google czy wydarzeń z Kalendarza.

• Checklisty – listy kontrolne, których pozycje będziemy mogli wkrótce przypisywać współpracownikom i tym samym dodawać je do ich zadań w Google Tasks.

• Linki z inteligentnymi sugestiami na podstawie podświetlonego fragmentu tekstu. Sugestie w oknie dialogowym wstawiania linków wyświetlają nie tylko pomocne strony internetowe, ale także powiązane pliki z Dysku oraz nagłówki z edytowanego dokumentu. 

Te zmiany dotyczą użytkowników Google Docs we wszystkich pakietach Google Workspace i G Suite, a pełne wdrożenie powinno zakończyć się przed 22 czerwca.

Sprawdź, kiedy wygasają kody spotkań Google Meet

Wideokonferencje można planować nie tylko w aplikacji Google Meet, ale też w wielu innych usługach Google, m.in.  w Gmailu, oknach Chatu, czy podczas tworzenia wydarzeń w Kalendarzu. Każde utworzenie spotkania generuje unikalny kod, ale czas jego ważności nie zawsze jest taki sam. Data wygaśnięcia kodu spotkania zależy od usługi, w której został wygenerowany. 

Większość kodów spotkań zachowuje ważność 365 dni po ostatnim użyciu, ale są przypadki, w których kod wygaśnie natychmiast po zakończeniu spotkania. Dlatego Google opublikowało pełne zestawienie terminów wygaśnięcia kodu w zależności od produktu, przez który zostały wygenerowane. Warto korzystać z tej tabeli, aby upewnić się, że kod wygenerowany z wyprzedzeniem będzie aktywny w momencie rozpoczęcia spotkania.

Nowe opcje przechowywania historii czatów w pokojach Google Chat bez wątków

Od kilku miesięcy użytkownicy Google Chat mogą tworzyć pokoje grupowych rozmów, w których nie ma podziału na wątki. Teraz administratorzy Google Workspace zyskali większą kontrolę nad historią rozmów z takich pokojów: mogą ustawić przechowywanie danych pokojów bezwątkowych oddzielnie od pokojów z wątkami i rozmów 1:1. Nowe opcje w konsoli admina pozwalają też wyłączyć możliwość zmiany domyślnych ustawień przechowywania historii z poziomu użytkownika. Zmiany dotyczą tylko Google Chat (nie uwzględniają Google Meet) i nie wpłyną na zasady retencji danych z pokojów z wątkami. 

Więcej opcji stylów wykresów w Arkuszach Google

W Arkuszach Google pojawiły się nowe możliwości dostosowania wyglądu wykresów, dzięki którym możemy zmieniać:

• Kolor wypełnienia i linii
• Przezroczystość wypełnienia i linii
• Styl linii przerywanych
• Grubość linii 

W wykresach kolumnowych znajdziemy też opcję dodawania i stylizowania obramowań. Nowe ustawienia stylów nie dotyczą wykresów kołowych. 

OCR w Cloud Search przeszuka pliki PDF zawierające obrazy

Cloud Search dostarczy trafniejsze wyniki wyszukiwań dzięki nowo dodanej funkcji wyodrębniania tekstu opartej na optycznym rozpoznawaniu znaków (OCR). Dzięki temu łatwiej będzie odnaleźć w chmurze pliki PDF z obrazami, takie jak: 

• Skany fizycznych umów
• Dokumentacja techniczna zawierające plany i rysunki z adnotacjami 
• Fizyczne faktury klientów, etc. 

Administratorzy będą mogli łatwiej zaindeksować skany w Cloud Search, by użytkownicy wyszukiwarki mogli szybciej odnaleźć wszystkie ważne dokumenty. Szczegóły korzystania z rozszerzonego wyszukiwania plików PDF zawierających obrazy znajdziesz w tym przewodniku.

Ta nowość jest dostępna tylko dla domen Google Workspace Enterprise Plus i klientów Google Cloud Search.

Zapisuj zdjęcia z wiadomości Gmaila bezpośrednio w Google Photos

Dotychczas przesyłanie zdjęć ze skrzynki do Google Photos wiązało się z koniecznością pobrania obrazu – teraz będziemy mogli to załatwić szybciej. Nowy przycisk “Zapisz w Zdjęciach” pozwoli użytkownikom błyskawicznie przenieść obrazy z załączników Gmaila do aplikacji Google Photos, zarówno z poziomu wiadomości, jak i z widoku podglądu zdjęcia. Ten przycisk na razie będzie widoczny tylko przy zdjęciach w formacie JPEG.

„Wzorzec” w Prezentacjach Google to teraz „Kreator motywów”

Widok „Wzorzec” w Prezentacjach Google zostanie przemianowany na „Kreator motywów”. Nowa nazwa lepiej komunikuje korzyści z używania tej funkcji, czyli możliwości tworzenia szablonów slajdów z ujednoliconą kolorystyką, fontami oraz układem dla zapewnienia spójnego stylu całej prezentacji. 

Drugim powodem wprowadzenia tej zmiany jest potrzeba stosowania bardziej inkluzywnego języka. Google stara się usuwać ze swoich aplikacji wykluczające terminy, które mogą wywoływać złe skojarzenia, dlatego w anglojęzycznej wersji interfejsu nazwa „Master” zostanie podmieniona na „Theme builder”. 

Dodaj obrazy nad lub za tekstem w Dokumentach Google  

Nowa opcja umieszczania obrazów nad tekstem lub za nim to mała rewolucja w wyglądzie cyfrowych dokumentów tworzonych w Google Docs. Teraz możemy wstawiać grafiki jako tło, nagłówki lub transparentne warstwy nad tekstem. Nowe przyciski znajdziesz bezpośrednio po kliknięciu obrazka w tekście lub uruchamiając pełny pasek boczny “Opcje obrazów”.

Co ważne, nowe opcje formatowania zdjęć zostaną zachowane podczas importowania lub eksportowania dokumentów z programu Microsoft Word. Nie musisz się obawiać, że plik udostępniony klientowi w innym formacie straci swoje właściwości.