Nowości w Google Workspace z lutego 2021

Google Workspace nie zwalnia tempa rozwoju – w lutym ogłoszono mnóstwo nowości związanych z bezpieczeństwem i wygodą komunikacji na odległość. Zarówno administratorzy, jak i użytkownicy znajdą wśród aktualności z ubiegłego miesiąca coś dla siebie.

Test jakości audio i wideo przed wejściem do pokoju Meet

W aplikacji Google Meet pojawiło się narzędzie do sprawdzania, czy urządzenia peryferyjne niezbędne do przeprowadzenia rozmowy wideo (mikrofon, kamera, głośniki, słuchawki) działają prawidłowo. Dzięki temu za każdym razem, gdy przygotowujesz się do spotkania wideo, możesz upewnić się, że już od pierwszych sekund zaprezentujesz się tak, jak chcesz. Znika ryzyko dołączenia do wideokonferencji z wyciszonym mikrofonem, niedziałającą kamerą, lub szumami otoczenia, które zakłócałyby rozmowę. Jeśli aplikacja wykryje problem, to pojawi się powiadomienie wraz z proponowanymi rozwiązaniami. 

Przycisk do testowania sprzętu przed rozmową znajdziesz w “poczekalni” spotkania pod podglądem obrazu ze swojej kamery. 

Pojawi się nowe okno, w którym możesz dostosować konfigurację swoich urządzeń oraz wykonać testowe nagranie. 

Wyszukiwanie aliasów w Gmailu

Od teraz po wpisaniu adresu email w polu wyszukiwania w Gmailu zobaczysz wyniki nie tylko powiązane z tym adresem, ale wyniki wszystkich jego aliasów. Rezultaty wyszukiwanie będą trafne niezależnie od tego, gdzie pojawił się alias – obejmują pola od, do, DW, UDW, a także samą treść maila. 

Ta zmiana powoduje, że wyniki będą dużo bardziej miarodajne, a użytkownicy nie będą musieli pamiętać i wyszukiwać osobno wszystkich aliasów adresów swoich korespondentów. 

Dowiedz się jak ustawić aliasy kont w swojej domenie Google Workspace z filmu Kacpra na naszym kanale YouTube: 

Oznaczenie “security” dla grup wychodzi z bety

Niektóre grupy mailowe są tak istotne dla bezpieczeństwa danych firmy, że powinny być specjalnie chronione. Dlatego we wrześniu ubiegłego roku Google dało administratorom dostęp do testów beta nowej funkcji oznaczenia tych grup etykietą “security”. 

Teraz ta funkcja jest dostępna dla administratorów wszystkich instancji Google Workspace, a dzięki niej:

• Grupy o podwyższonym bezpieczeństwie zostaną wyróżnione specjalną etykietą na tle innych grup z listą mailingową;
• Jeśli istniejąca grupa zostanie oznaczona etykietą “security”, to nie będzie można tego zmienić w przyszłości, 
• Grupy zewnętrzne i inne grupy w organizacji nie będą mogły być dodane do grupy oznaczonej taką etykietą.

Czasowe ograniczenia członkostwa w grupie 

Kolejną funkcją związaną z grupami mailowymi, która wychodzi z fazy testów beta, to ustawianie członkostwa w grupie na określony czas przy pomocy Cloud Identity Group API.

Administrator może teraz dodać konta użytkowników do grupy z ograniczeniem czasowym – gdy minie określony czas, to konto zostanie automatycznie usunięte z grupy. Dzięki temu administratorzy nie będą musieli pamiętać o usuwaniu kont z grup i zyskają więcej czasu na wykonywanie innych obowiązków. 

Ta funkcja dostępna jest wyłącznie w domenach Google Workspace Enterprise Standard i Plus oraz dla klientów Cloud Identity Premium.

Unifikacja klientów do synchronizacji urządzeń z Dyskiem Google 

Google ogłasza, że w najbliższych tygodniach nastąpią istotne zmiany, na które muszą przygotować się użytkownicy usług, takich jak: 

• Backup and Sync
• Drive File Stream

Pierwsza z wymienionych usług została stworzona z myślą o prywatnych konsumentach, natomiast druga jest przeznaczona dla klientów biznesowych. Pomimo tego wiele firm wykorzystuje w swoich domenach oba rozwiązania do synchronizacji danych równocześnie. Dlatego Google zaczęło pracować nad połączeniem dwóch klientów Dysku w jeden – taki, który będzie zawierał wszystkie najlepiej oceniane i najczęściej używane funkcje obu poprzedników. 

Chcesz, aby Twoja firma była jedną z pierwszych, które przetestują to nowe rozwiązanie? Zapisz się do testów beta poprzez ten formularz.

Kończenie spotkania w Google Meet dla wszystkich

Gospodarze wideokonferencji Google Meet w domenach Google Workspace for Education Fundamentals i Education Plus zyskują możliwość kończenia spotkania dla wszystkich uczestników. Oznacza to, że połączenie wideo wszystkich użytkowników, nawet tych w pokojach podgrup, zostanie przerwane równocześnie, gdy tylko organizator opuści spotkanie. Ze strony organizatora korzystanie z tej funkcji jest opcjonalne. Jeśli chce, to może też wyjść z wideokonferencji i pozwolić reszcie użytkowników na kontynuowanie dyskusji. 

Domeny Edu mają dostęp do tej funkcji jako pierwsze, aby nauczyciele mogli zapobiegać sytuacji, w której uczniowie po lekcji zostają w pokoju rozmów bez nadzoru. Jednak inni użytkownicy Meet nie będą musieli długo na to czekać – Google zapowiada wdrożenie tej funkcji dla wszystkich klientów Google Workspace w najbliższych miesiącach.

Nowe opcje ustawiania godzin pracy i nieobecności w Kalendarzu Google

Wiele firm nadal pracuje zdalnie, przez co stopniowo zmieniają się zwyczaje pracowników – u wielu z nich życie prywatne przeplata się z obowiązkami służbowymi, dlatego nie pracują już w stałych, ośmiogodzinnych blokach czasu. Aby odzwierciedlić te tendencje w swojej aplikacji do zarządzania czasem, Google wprowadza: 

• Podział godzin pracy na segmenty

• Cyklicznie powtarzalne statusy “Poza biurem”

Na razie z tych funkcji będą mogli korzystać użytkownicy Kalendarza w przeglądarce oraz w aplikacji na system Android.

Usprawnienia komentarzy w Dokumentach Google 

Gdy nad jednym dokumentem pracuje zdalnie wiele osób, to nietrudno pogubić się w wielu wątkach komentarzy i sugestii. Google wprowadza drobne nowości, które znacznie ułatwią Ci odnajdywanie komentarzy, które wymagają Twojej uwagi. 

Wszystkie komentarze, które pojawiły się od Twoich ostatnich odwiedzin w pliku, zostaną wyróżnione niebieską odznaką “nowy”.

Nowe filtry w okienku historii wszystkich komentarzy pozwolą Ci też łatwo sprawdzić, czy któryś z zamkniętych wątków dyskusji dotyczył bezpośrednio Ciebie. 

Nowe powiadomienia w centrum alertów 

Centrum alertów to narzędzie administracyjne dostępne we wszystkich domenach Google Workspace. Służy przede wszystkim do monitorowania podejrzanej aktywności na kontach użytkowników – dzięki powiadomieniom o nagłych, nietypowych zmianach administrator może szybko podjąć kroki w celu zabezpieczenia konta. Co się zmieni? 

• Kontrola reguł raportowania jest teraz możliwa bezpośrednio w centrum alertów.
• Administratorzy mają do dyspozycji 11 nowych zdarzeń, które spowodują wysłanie powiadomienia:
  • Zmiany ustawień kalendarza
  • Zmiany ustawień Dysku
  • Zmiany ustawień Gmaila
  • Zmiany ustawień aplikacji mobilnych
  • Dodanie nowego użytkownika
  • Aktywowanie zawieszonego użytkownika
  • Usunięcie użytkownika
  • Nadanie uprawnień administratora
  • Zawieszenie użytkownika
  • Wycofanie uprawnień administratora
  • Zmiana hasła użytkownika

Wszystkie nowe powiadomienia są domyślnie wyłączone – administratorzy mogą włączyć te, z których chcą korzystać. 

Wyciszanie wszystkich uczestników spotkania

Kolejną funkcją Google Meet, która pojawia się w domenach Edu, jest grupowe wyciszanie mikrofonów uczestników. Dzięki temu nauczyciel, jako organizator spotkania, będzie mógł zabrać głos w dowolnym momencie lekcji, nawet jeśli uczniowie są pochłonięci dyskusją. 

Wprowadzenie tej funkcji w pozostałych domenach Google Workspace zostało zapowiedziane na najbliższe miesiące. 

Ograniczenia udostępniania plików dla określonych publiczności docelowych

Dotychczas w panelu zarządzania Google Workspace można było ustawić udostępniane plików przy pomocy linku na dwa sposoby: wyłącznie dla użytkowników w domenie firmy lub dla każdego, kto otrzyma link. Teraz administratorzy zyskali możliwość zdefiniowania do 5 różnych publiczności docelowych, które użytkownik będzie mógł wybrać w oknie udostępniania pliku. 

Ta funkcja ograniczy ryzyko przypadkowego udostępnienia firmowych plików niepowołanym osobom i tym samym zwiększy bezpieczeństwo danych firmy. Z nowych ustawień w konsoli mogą korzystać administratorzy domen w pakietach Business Standard lub wyższych.