Nowości w Google Workspace z grudnia 2021

Dla wielu firm grudzień to czas dopinania na ostatni guzik projektów zaplanowanych na początku roku – nie inaczej jest w Google Cloud. Dzięki najnowszym aktualizacjom użytkownicy odczują jeszcze lepszą integrację narzędzi codziennej pracy oraz zyskają więcej kontroli nad jej wynikami. Przełoży się to na wyższy komfort współpracy w środowisku Google Workspace, które przez cały rok ewoluowało w odpowiedzi na potrzeby zespołów zdalnych i hybrydowych.

Etykiety na Dysku Google

Na początku 2021 roku Google rozpoczęło testy beta trzech funkcji, które pomogą użytkownikom kategoryzować pliki w chmurze i lepiej je chronić. Teraz, po pomyślnym pozytywnym feedbacku od użytkowników wersji beta, etykiety Dysku zostaną udostępnione szerokiemu gronu klientów Google Workspace, a w najbliższych tygodniach pojawi się także automatyczna klasyfikacja treści z DLP oraz ograniczenia udostępnienie na podstawie etykiet. 

Etykiety Dysku to ulepszony wariant ogłoszonej wcześniej funkcji metadanych Dysku. Administratorzy zyskają możliwość konfigurowania niestandardowych etykiet w domenie, a użytkownicy będą mogli przypisywać te etykiety do plików na swoich kontach, aby łatwiej odnajdywać potrzebne treści. 

Funkcje, które pojawią się wkrótce, jeszcze mocniej rozbudują wachlarz zastosowań etykiet: 

• Zautomatyzowana klasyfikacja połączona z mechanizmami zapobiegania utracie danych (DLP) pomoże administratorom masowo etykietować pliki na podstawie ustalonych przez nich reguł, a także zgodnie ze wstępnie zdefiniowanymi wzorcami wykrywania treści. Ułatwi to skalowanie wykorzystywania etykiet w organizacji i zmniejszy liczbę błędów, które mogłyby wystąpić podczas manualnej klasyfikacji. Administratorzy mogą zdecydować, czy pozwolą użytkownikom zmieniać automatycznie utworzone etykiety plików. 
• Ograniczenia udostępniania na podstawie etykiet zintegrowane z DLP pomogą administratorom zarządzać udostępnianiem plików opatrzonych wybranymi etykietami, aby zapewnić większe bezpieczeństwo kluczowych danych. Przykładowo, można ustawić regułę, która ostrzeże użytkowników przed udostępnianiem poza domenę wszystkich plików oznaczonych jako “wewnętrzny” lub zablokuje opcję udostępniania, pobierania i drukowania plików z etykietą “tajne”. 

Z etykiet mogą korzystać klienci wszystkich pakietów Google Workspace z wyłączeniem Business Starter, Education Fundamentals, Frontline, oraz G Suite Basic i Business.

Nowe opcje formatowania tabel w Dokumentach Google

Dzięki nowościom w Dokumentach Google jeszcze precyzyjniej dostosujesz wygląd oraz układ tabel. Możesz teraz:

• Przypinać jeden lub więcej wierszy i góry tabeli, aby ten sam nagłówek pojawiał się na każdej stronie

• Zapobiegać dzieleniu wybranego wiersza na strony. Dzięki temu ważne treści w tabelach zawsze będą widoczne na jednej stronie, przez co zmniejszy się ryzyko przeoczenia części zawartości wiersza. 

• Szybciej dodawać i układać kolumny i wiersze dzięki intuicyjnemu przyciskowi tworzenia i funkcji przeciągania elementów przy pomocy kursora myszy.

• Sortować tabele, aby szybko zwizualizować i lepiej uporządkować dane. 

• Zarządzać właściwościami tabeli przy pomocy panelu bocznego i obserwować zmiany na bieżąco.

Sprawdź, z jakiego konta korzystasz w Kalendarzu Google na telefonie

W górnym rogu mobilnego widoku aplikacji Kalendarz Google pojawi się miniaturka zdjęcia profilowego. Dzięki niej możesz sprawdzić, czy dodajesz wydarzenia do swojego służbowego, czy prywatnego kalendarza na urządzeniach z Androidem i iOS. Kliknięcie kółka ze zdjęciem pozwoli Ci wygodnie przełączać się między kontami Google. 

Pamiętaj, że w aplikacji mobilnej nadal będziesz widzieć wydarzenia ze wszystkich kont, na które jesteś zalogowany, a także z zewnętrznych kalendarzy, które zostały przez Ciebie zaimportowane.

Brak niechcianych zaproszeń w Kalendarzu Google

Ustawienia dodawania zaproszeń w Kalendarzu Google zostały rozbudowane tak, aby łatwiej było zapobiegać pojawianiu się w harmonogramie dnia wydarzeń, w których nie planujesz uczestniczyć. 

Teraz poza opcją automatycznego dodawania wszystkich zaproszeń, możesz ustawić dodawanie tylko tych wydarzeń, w których zadeklarujesz swój udział przy pomocy kliknięcia RSVP w powiadomieniu mailowym. To usprawnienie pomoże szybciej zarządzać codziennym planem dnia, bo eliminuje potrzebę ręcznego usuwania zbędnych zaproszeń – dzięki temu widzisz tylko te wydarzenia, które są dla Ciebie istotne. 

Szybszy dostęp do integracji w Google Chat

Nowy przycisk przy polu tekstowym w Google Chat daje użytkownikom dostęp do funkcji innych aplikacji Google Workspace podczas prowadzenia pisemnych rozmów 1:1 lub w pokojach. Kliknięcie ikonki z plusem rozwija menu dodatkowych opcji, które różnią się w zależności od kontekstu i obejmują m.in. funkcje Dysku Google, Kalendarza, Dokumentów, Arkuszy, Prezentacji czy Zdjęć Google.

Pogłębienie integracji między aplikacjami Google usprawni codzienną pracę i przyspieszy przepływ danych między kontami pracowników stacjonarnych oraz zdalnych. W pierwszych tygodniach 2022 roku z tej funkcji będzie można korzystać jedynie w przeglądarce oraz na urządzeniach mobilnych z Androidem, ale użytkownicy iPhone’ów również wkrótce dostaną do niej dostęp. 

Administracyjna instalacja aplikacji z Google Workspace Marketplace dla grup

Nowa funkcja admin-install (znana wcześniej jako install-in-domain) w konsoli zarządzania pozwoli administratorom uruchamiać dodatki z Google Workspace Marketplace dla określonych grup użytkowników w organizacji. To duże udogodnienie w sytuacji, gdy tylko część pracowników powinna mieć dostęp do specjalistycznej aplikacji. Do tej pory odgórna instalacja była możliwa wyłącznie dla całych jednostek organizacyjnych lub dla wszystkich kont w domenie. 

Ukrywanie taśmy z podglądem slajdów w Prezentacjach Google

Edytorzy plików w Prezentacjach Google mogą teraz w razie potrzeby zwijać lub rozwijać panel boczny z przeglądem wszystkich dostępnych slajdów. Ukrycie taśmy slajdów rozszerza obszar roboczy i pozwala lepiej skupić się na edycji bieżącego slajdu. Taśmę można ponownie rozwinąć przy pomocy przycisku strzałki w lewym dolnym rogu ekranu, aby zobaczyć podgląd wszystkich slajdów w prezentacji i wygodnie się po nich przemieszczać. 

Nowe powiadomienia o tym, że plik na Dysku narusza warunki korzystania z usługi

Ograniczenia nakładane na pliki, które naruszają regulamin Dysku Google, nie są niczym nowym. Jeśli jeden z Twoich plików łamie zasady wykorzystywania usług Google, to obok jego nazwy zobaczysz flagę, stracisz możliwość udostępnienia go innym, a osoby, które już wcześniej miały do niego dostęp, nie będą mogły go otworzyć. Od teraz, jako właściciel takiego pliku, zostaniesz powiadomiony(-a) mailowo o blokadzie danego elementu z Dysku. Mail będzie zawierał informacje o nałożonych ograniczeniach oraz przycisk do odwołania się od tej decyzji – możesz dzięki niemu złożyć prośbę o ponowną inspekcję pliku, jeśli uważasz, że zaszła pomyłka.

Automatyczny powrót z pokojów podgrup do głównego pokoju w Meet

W 2020 roku w Google Meet pojawiła się funkcja tworzenia wielu mniejszych pokojów, dzięki której organizator i wyznaczeni współorganizatorzy mogą dzielić uczestników na grupy. Teraz gospodarze spotkań zyskają więcej opcji zarządzania tym narzędziem do dyskusji w grupach. Obejmuje to:

• Automatyczne przenoszenie uczestników z pokojów podgrup do głównego pokoju rozmów, gdy gospodarz zakończy pracę z podziałem na mniejsze zespoły.  
• Wyraźne wskaźniki informacyjne dla osób w pokojach podgrup.

Organizator decyduje o zakończeniu rozmów w grupach z 30-sekundowym wyprzedzeniem. 

Członkowie grupy zobaczą u góry ekranu baner z odliczaniem pokazującym, kiedy zostaną przeniesieni z powrotem do głównego pokoju konferencyjnego. 

Gdy wszyscy uczestnicy pojawią się ponownie w głównym pokoju spotkania, to zobaczą powiadomienie pop-up, a ich kamery i mikrofony zostaną automatycznie wyłączone. Mogą włączyć je manualnie, gdy tylko będą gotowi.