Nowości w Google Workspace (wcześniej G Suite) z maja 2020

Pomimo stopniowego znoszenia obostrzeń większość firm nie spieszy się z powrotem do rzeczywistości sprzed epidemii, dlatego Google nadal udoskonala opcje, które pomagają użytkownikom pracować z domu. Przedstawiamy porcję najnowszych usprawnień w aplikacjach i opcjach kontroli G Suite, które ułatwią pracę zdalną oraz komunikację w aplikacjach Google.

Zaproś osoby spoza swojej domeny do Google Chat

Od 26 maja 2020 możemy rozmawiać przez Google Chat (do niedawna Google Hangouts) z osobami spoza naszej domeny. Można to zrobić poprzez bezpośrednie wysłanie wiadomości lub po dodaniu wybranej osoby do pokoju czatu grupowego. 

Niezależnie od tego, czy utrzymujesz stały pisemny kontakt z klientami lub dostawcami, czy też chcesz porozmawiać z rodzicami swoich uczniów, od teraz możesz to zrobić w aplikacji, której na co dzień używasz do komunikacji wewnętrznej w firmie. Dzięki temu możesz mieć wszystkie swoje konwersacje pod kontrolą w jednym miejscu.

Żeby uzyskać dostęp do Google Chat w obcej domenie trzeba mieć konto Google – firmowe, szkolne lub prywatne (czyli takie z domeną @gmail.com). Przy zewnętrznych użytkownikach czatu wyświetli się żółte oznaczenie z napisem external, aby łatwiej było ich rozpoznać. 

Jeśli chcesz zaprosić kogoś z zewnątrz do pokoju grupowego, to konieczne jest stworzenie nowego pokoju z opcją external. Obecnie nie można dodawać zewnętrznych użytkowników do pokojów utworzonych przed 26 maja. 

Dystrybucja certyfikatów dla urządzeń mobilnych poza firmową siecią

Od teraz administratorzy domen z usługą G Suite Enterprise, G Suite Enterprise for Edu oraz Cloud Identity Premium mogą wystawiać cyfrowe certyfikaty dla urządzeń z systemami Android i iOS, nawet gdy urządzenia nie są połączone z firmową siecią. Dzięki certyfikatom łatwiej będzie zidentyfikować i autoryzować połączenia z urządzeń mobilnych, co ułatwi pracownikom dostęp do G Suite i innych służbowych zasobów.

Certyfikat to ważny krok podczas identyfikacji urządzenia mobilnego, które ma dostęp do danych firmy. Niektóre korporacje wymagają, aby urządzenie znajdowało się w biurze i w sieci zabezpieczonej firewallem, zanim zatwierdzą  jego dostęp. W obecnej sytuacji jednak wciąż nie wszyscy pracownicy mogą pracować w firmowej sieci z biura. Teraz będą mogli uzyskać autoryzację swojego urządzenia również podczas pracy zdalnej.

Ustawienia Gmaila pozwalają ukryć lub pokazać Google Meet

W zeszłym miesiącu informowaliśmy, że w Gmailu pojawił się panel pozwalający na tworzenie i dołączanie do spotkań w Google Meet. Teraz Google daje nam możliwość schowania lub pokazywania tej sekcji na pasku bocznym. Pojawiła się w tym celu nowa opcja ustawień w zakładce “Chat i Meet”:

Zmiany w panelu admina dotyczące weryfikacji dwustopniowej

Administratorzy G Suite zauważą niedługo kilka istotnych zmian w głównym panelu zarządzania. 

• Nowa sekcja „Ustawienia weryfikacji dwustopniowej (2FA)” na stronie Bezpieczeństwo, w której można włączyć lub wyłączyć 2FA i kontrolować inne powiązane ustawienia.
• Możliwość włączenia i wyłączenia 2FA dla dowolnej jednostki organizacyjnej.
• Nowy interfejs, który zapobiega przypadkowemu zablokowaniu konta administratora (np. przez wymuszenie 2FA bez uprzedniej rejestracji metody 2FA).
• Unowocześniony i usprawniony wygląd tej sekcji. 

Udostępnianie folderów na Dyskach Współdzielonych – beta

Dyski Współdzielone pomagają organizacjom i zespołom wygodnie przechowywać pliki oraz współpracować przy ich edycji. Do tej pory wszystkie pozwolenia dostępu były ustalane na poziomie całego dysku lub indywidualnych plików. Teraz zyskujemy możliwość regulowania dostępu współpracowników do całych folderów. Na razie ta opcja jest dostępna w trybie testów beta. Przedstawiamy kilka przykładów zastosowania tej funkcji: 

• Dział marketingu ma Dysk Współdzielony, do którego dostęp mają wszyscy członkowie zespołu. Teraz będzie można stworzyć w nim folder z plikami graficznymi, który zostanie udostępniony zewnętrznej agencji reklamowej, z którą współpracują.
• Jeśli zespoły działu sprzedaży podzielone są według regionów, to managerowie mogą mieć na wspólnym dysku wgląd do tego, co pojawia się we wszystkich folderach, natomiast szeregowi członkowie zespołów będą korzystać tylko z folderów przeznaczonych dla ich regionu. 
• Po utworzeniu dysku współdzielonego na potrzeby zorganizowania branżowej konferencji możesz dać dostęp do plików wszystkim organizatorom oraz dodać specjalny folder z dokumentami przydatnymi dla konkretnych osób. 

Dostęp do folderów na Dyskach Współdzielonych może przyznać tylko manager danego dysku. Jeśli Twoja organizacja chce uzyskać dostęp do tej funkcji jak najszybciej, to zapisz swoją domenę do testów beta, wypełniając ten formularz.

Nowe Grupy Google wychodzą z testów beta 

Po ostatniej fazie testowania nowej odsłony Grup Google z wybranymi klientami, Google udostępnia je teraz wszystkim użytkownikom G Suite. 26 maja rozpoczęło się stopniowe wdrożenie, które potrwa około dwóch tygodni. Niedługo więc wszyscy administratorzy instancji G Suite znajdą w konsoli ustawienie nowych grup (które będzie domyślnie włączone, choć można je manualnie wyłączyć). 

Nowe Grupy Google wyróżniają się przede wszystkim: 

• nowocześniejszym interfejsem (wzorowanym na Gmailu), który zwiększy wydajność korzystania z tego narzędzia do komunikacji,
• przejrzystymi opcjami utrzymywania kontroli nad grupowymi rozmowami, 
• ulepszoną nawigacją,
• nowymi opcjami wyszukiwania i filtrowania,
• łatwiejszym zarządzaniem członkami grupy.

Nowe ustawienia layoutu Gmaila

Dostosowanie Gmaila do swoich preferencji będzie jeszcze prostsze niż dotychczas. Pojawi się nowe menu szybkich ustawień, dzięki któremu łatwiej będzie odnaleźć dostępne układy layoutu i motywy.

Kliknięcie ikonki ustawień wywoła panel boczny Szybkich ustawień, który pokaże dostępne opcje ustawień interfejsu i wyświetlania. Nie tracimy przy tym z pola widzenia obecnego wyglądu skrzynki odbiorczej, więc każda zmiana może być wprowadzona w życie w czasie rzeczywistym i porównana z innymi opcjami. Aby przejść do widoku ustawień zaawansowanych, wystarczy kliknąć Zobacz wszystkie ustawienia u góry nowego panelu.

Od teraz będziemy mogli wygodniej dostosować opcje, takie jak: 

• gęstość tekstu i ilość wyświetlanych informacji,
• wybór typu skrzynki pocztowej, który ma wpływ na możliwości priorytetyzacji i porządkowania wiadomości,
• dodawanie panelu wyświetlania wiadomości dla łatwiejszego podglądu treści, 
• ustawiania motywów, które spersonalizują wygląd skrzynki odbiorczej. 

Zarówno użytkownicy G Suite jak i posiadacze prywatnych kont Gmail powinni zauważyć zmiany w ustawieniach najpóźniej na początku lipca 2020. 

Nowy wariant usług Google dla firm – G Suite Essentials

W tym miesiącu pojawiła się też nowość dla organizacji, które jeszcze nie korzystały z G Suite. Nowemu wariantowi usługi poświęciliśmy osobny post na naszym blogu: