Nowości w Google Workspace (wcześniej G Suite) z lutego 2020

Wiele zmieniło się w G Suite w ciągu ostatnich 30 dni. Wybieramy i podsumowujemy dla Was wszystkie najważniejsze aktualizacje usługi G Suite, które Google wprowadziło w minionym miesiącu. Dowiedz się, jakie cztery istotne opcje zyskali administratorzy oraz jak użytkownicy mogą wykorzystać 8 nowych, ogólnodostępnych funkcji.

1. Kontrola administracyjna nad kopiami zapasowymi zewnętrznych aplikacji

Administratorzy G Suite stopniowo zyskują więcej władzy nad swoimi instancjami. Tym razem Google dało im możliwość kontroli procesu tworzenia kopii zapasowych aplikacji na system Android na firmowym Dysku, które pochodzą od firm trzecich. 

Do tej pory użytkownicy G Suite bez ograniczeń tworzyli kopie zapasowe danych ze wszystkich aplikacji na swoich prywatnych i służbowych urządzeniach mobilnych. Już niedługo administratorzy będą mogli sami ocenić związane z tym ryzyko, a następnie włączyć lub wyłączyć tę opcję dla wszystkich użytkowników. W chwili implementacji nowa funkcja blokuje tylko tworzenie backupu z komunikatora WhatsApp, ale do kolekcji będą stopniowo dołączać aplikacje innych producentów. 

Implementacja rozpocznie się 4 marca i potrwa kilka tygodni. 

2. Zmiana w funkcji „Wiele skrzynek odbiorczych”

Wiele skrzynek odbiorczych to bardzo przydatna funkcja, która pozwala nam dowolnie posegregować maile widoczne w głównym oknie poczty Gmail. Wcześniej mogliśmy znaleźć tę funkcję w zakładce Zaawansowane w ustawieniach. Nowy update przeniósł ją w tam, gdzie więcej użytkowników odruchowo zagląda, gdy jej szuka – czyli do zakładki ustawień Odebranych. 

Ta funkcja nie ma teraz osobnej pozycji na liście ustawień, bo znajdziemy ją, klikając wybór Typu skrzynki odbiorczej. Zapobiega to wybraniu równocześnie dwóch opcji, które pozostają ze sobą w konflikcie – np. wielu skrzynek (w zaawansowanych) i priorytetów (w odebranych). 

Możemy ustawić maksymalnie pięć spersonalizowanych skrzynek odbiorczych, nadać im nazwy oraz zdefiniować kryteria przydziału wiadomości do każdej z nich. 

O zastosowaniu wielu skrzynek odbiorczych pisaliśmy niedawno w artykule Jak wprowadzić i utrzymać Inbox Zero w Gmailu.

3. Grupy organizacyjne zależne od kontekstu

Do tej pory konta użytkowników można było przyporządkowywać do jednostek administracyjnych, które różniły się przywilejami i ograniczeniami. Wykorzystywano ją do tworzenia grup pracowników stałych i tymczasowych, czy grup dla poszczególnych departamentów. Ułatwia to znacznie zachowanie kontroli nad wrażliwymi danymi. Przykładowo, administrator może wyłączyć możliwość wysyłania plików poza domenę dla osób z HRu lub księgowości, które przetwarzają informacje związane z finansami firmy i pracowników.

Teraz administratorzy Enterprise zyskali możliwość kontekstowego zarządzania uprawnieniami – za pomocą konfigurowalnych grup, które mogą zrzeszać pracowników z różnych jednostek organizacyjnych. Dzięki temu możemy dać im uprawnienia na podstawie m.in.:

• adresu IP,
• tożsamości,
• poziomu zabezpieczenia urządzenia,
• lokalizacji.

Ta administracyjna funkcja dotyczy na razie wyłącznie instancji G Suite w wariancie Enterprise. 

4. Większe pole wyboru regionu przechowywania danych.

Selekcja regionu przechowywania danych z Gmaila oraz Kalendarza od teraz  nie będzie dotyczyć wyłącznie zawartości, ale także wskaźników aktywności użytkownika (ang. indices). 

Do 10 pozostałych aplikacji podlegających archiwizacji według regionu dodano jeszcze jedną – Google Keep. Zawartość notatek użytkowników również będzie archiwizowana w miejscu, które sami wybierzemy. 

Grupy zależne od kontekstu (opisane w poprzednim punkcie) również zostały uwzględnione w panelu wyboru regionów danych. Dzięki temu możemy wybrać miejsce przechowywania danych z kont konkretnych użytkowników. 

5. Uproszczony interfejs aplikacji w konsoli administracyjnej

Aby uprościć pracę administratorów, Google wprowadziło UX-ową zmianę w interfejsie konsoli. Teraz opcje dodawania zewnętrznych aplikacji oraz zarządzanie nimi znajdziemy w jednym kafelku zatytułowanym Aplikacje G Suite Marketplace. 

6. Pełny zakresu funkcji Google Meet dla przeglądarki Safari

Do tej pory użytkownicy urządzeń Apple trochę mieli pod górkę podczas używania desktopowej wersji aplikacji Google Meet w natywnej przeglądarce iOS – Safari. Teraz zyskali możliwość współdzielenia ekranu, więc Meet aplikacja funkcjonuje w Safari równie dobrze, co w Chrome. Warto jednak dodać, że wyrównanie funkcjonalności obowiązuje tylko użytkowników iOS od wersji 13.0.

7. Dodawanie załączników w mobilnym Gmailu na iOS

Wchodzi w życie długo wyczekiwana opcja dodawania załączników bezpośrednio do wiadomości w mobilnym Gmailu dla użytkowników iOS. Google wypracowało w końcu pełną integrację z aplikacją Files, która jest domyślnym magazynem plików na mobilnych urządzeniach Apple. 

8. Nowe narzędzie Meet Quality Tool dla Google Meet

Jakość połączeń i aktywność uczestników konferencji organizowanych przez Google Meet jest kluczowa dla prawidłowego przebiegu procesów komunikacji wewnętrznej oraz zewnętrznej w firmie. Dlatego Google wyposażyło administratorów G Suite w nowe narzędzie analityczne – Meet Quality Tool. Znajdziemy w nim pełne raporty dotyczące przebiegu i jakości każdej konferencji, w tym między innymi:

• obszerny zestaw mierzonych parametrów,
• informacje o błędach,
• obciążenie komputera prowadzącego,
• jakość dźwięku i połączenia internetowego,
• dzielenie ekranu, 
• czas dołączenia użytkowników, etc. 

Każdy z parametrów w raporcie można przeanalizować na osobnej osi czasu.

9. Funkcja Smart Compose w Dokumentach Google

Smart Compose wychodzi z wersji beta i niedługo wszyscy użytkownicy Dokumentów Google w G Suite zobaczą kontekstowe podpowiedzi, które przyspieszają tworzenie tekstów. Ta funkcja przyda się szczególnie osobom piszącym w języku angielskim, które mają dosyć wpisywania repetytywnych fraz – Docsy wyłapią i uzupełnią je za nas. 

Nie jest to nowa funkcja – nawet jeśli nie mieliście okazji skorzystać z niej w Docsach w wersji beta, to na pewno zauważyliście automatyczne podpowiedzi w okienkach tworzenia maili. Więcej o Smart Compose w Gmailu dowiesz się z tego artykułu.

Z niecierpliwością czekamy wsparcia Smart Compose dla języków innych niż angielski – wkrótce się pojawi. Z tej funkcji nie skorzystają też niestety jeszcze użytkownicy Gmaila i Dokumentów spoza pakietu G Suite. 

10. Autokorekta w Dokumentach Google.

Kolejną nowością w Dokumentach Google jest autokorekta – ta funkcja działa już w większości języków, nie tylko w angielskim. Nasze teksty są od teraz na bieżąco skanowane i porównywane z obszernym słownikiem Google. W przypadku wykrycia niezgodności bądź literówek wyraz zostaje podkreślony na czerwono. Możemy wtedy go kliknąć by zobaczyć sugerowaną pisownię lub dodać nazwę własną do słownika. W ten sposób, po czasie, stworzymy bazę wyrazów specyficznych dla naszej pracy i przystosujemy autokorektę do swoich potrzeb. 

11. Dodatkowe umiejscowienia statusu Out Of Office

Teraz gdy wprowadzanie do Kalendarza godzin pracy i dłuższych przerw weszło użytkownikom G Suite w nawyk, Google dąży do wyświetlania statusu Out Of Office w jak największej liczbie miejsc. Pozwoli to uniknąć nieporozumień i zaoszczędzi nam nerwowego czekania na odpowiedź współpracownika, który akurat wyskoczył z biura na wizytę u dentysty. 

Adnotację Out Of Office zobaczymy teraz nie tylko w kalendarzu, ale także gdy podświetlimy nazwę kontaktu w Google Chat czy najedziemy kursorem na adres danej osoby w poczcie Gmail. 

12. Podpowiedzi wyszukiwania w Gmailu.

Trudno uwierzyć, że wyszukiwarka wiadomości w Gmailu może działać jeszcze sprawniej – ale tak właśnie będzie. Google postanowiło udoskonalić precyzję przeszukiwania skrzynki poprzez wprowadzenie dodatkowych podpowiedzi, które zawężą wyniki. Za każdym razem, gdy wprowadzimy jakieś hasło na pasku wyszukiwania, to pojawią się pod nim okienka z sugestiami, takimi jak:

• adres nadawcy,
• nazwisko,
• czas otrzymania maila,
• załączniki,
• i status odczytania.

Kliknięcie wybranej podpowiedź sprawi, że zostanie ona uwzględniona w filtrowaniu.