Najważniejsze nowości w Google Workspace z czerwca 2022

Choć czerwiec stanowi dla wielu początek wakacyjnego rozprężenia, to warto poświęcić kilka chwil, aby dowiedzieć się, jakie nowości pojawiły się w tym miesiącu w pakiecie Google Workspace. Informacjami tymi powinni być szczególnie zainteresowani administratorzy, gdyż Google przygotowało dla nich sporo usprawnień. Jeśli chodzi o zmiany w aplikacjach, to wygląda na to, że zespoły projektowe skupiły się przede wszystkim na Meet, ale nowe funkcje pojawiły się również w innych narzędziach.

Usprawnienia w Google Meet

Czerwiec przyniósł aż cztery nowości w Meet. Dzięki nim prowadzenie spotkań przez Internet stało się jeszcze wygodniejsze.

Wprowadzenie listy nieobecnych

Pierwsza ze zmian wprowadzonych przez Google ułatwia kontrolowanie obecności wszystkich uczestników spotkania. Od teraz po kliknięciu w prawym dolnym rogu ekranu ikony „Pokaż wszystkich” pod listą osób, które już dołączyły do rozmowy, pojawi się druga, o nazwie „Nieobecne zaproszone osoby”. Tu, oprócz imienia i nazwiska każdego zaproszonego uczestnika, pojawi się również informacja o tym, czy dany członek zespołu deklarował obecność na spotkaniu oraz jego ewentualna notatka dołączona do takiej odpowiedzi.

Ale to nie wszystko. Z każdą z nieobecnych osób można się teraz szybko skontaktować na czacie, pisząc do niej wiadomość z poziomu Meet. Aby dopytać kogoś, czy dołączy do spotkania, nie trzeba już otwierać nowej karty przeglądarki, a wystarczy kliknąć ikonkę czatu, która pojawi się przy każdym nazwisku na liście nieobecnych zaproszonych osób. Funkcja ta niewątpliwie pomoże zespołom sprawniej i wygodniej rozpoczynać spotkania.

Większe możliwości przy usuwaniu uczestników rozmowy

Czasem zdarza się jednak tak, że na spotkaniu ktoś zachowuje się w nieodpowiedni sposób. Jeśli pomimo kilku prób zwrócenia takiej osobie uwagi, ta wciąż nie reaguje, gospodarzowi nie pozostaje nic innego, jak wyprosić ją ze spotkania. W czerwcu w Meet pojawiły się w tym zakresie trzy nowe możliwości. Gospodarz może zadecydować, czy chce:

• Po prostu usunąć uczestnika z rozmowy.
• Wypełnić dodatkowe zgłoszenie nadużycia.
• I/lub zablokować usuniętej osobie możliwość ponownego dołączenia do spotkania.

Pamiętajmy jednak o tym, aby funkcji „Blokuj” używać tylko wtedy, kiedy jest to naprawdę konieczne. Zablokowanych użytkowników można ręcznie przywrócić do rozmowy z poziomu panelu „Osoby”.

Obraz wideokonferencji w osobnym oknie

To zmiana, na którą czekało wielu. I wreszcie jest. Google wprowadziło ostatnio możliwość przeniesienia rozmowy prowadzonej przez Meet do osobnego okna przeglądarki. Funkcja ta dostępna jest w Chrome i pozwala jednocześnie brać udział w spotkaniu oraz robić inne rzeczy. Na przykład odpisywać na maile, czy zapisać na szybko myśl, która właśnie przyszła nam do głowy.

Aby przełączyć rozmowę do innego okna, wystarczy wejść w menu i kliknąć opcję „Otwórz obraz w obrazie”. Wówczas wideokonferencja zacznie się wyświetlać w mniejszym oknie, które pojawi się na tle innych aplikacji. Kiedy podgląd rozmowy nie będzie już potrzebny, wystarczy wrócić w Chrome do karty prowadzonego spotkania i kliknąć przycisk „Przenieś rozmowę tutaj”.

Lepsza jakość dźwięku

Ostatnia z nowości wprowadzonych w Meet dotyczy tylko osób korzystających z planów Google Workspace Business Standard, Business Plus, Enterprise Essentials, Enterprise Standard, Enterprise Plus, Education Plus, uaktualnienia Teaching and Learning oraz Frontline.

Od czerwca oprócz odfiltrowywania dźwięków tła, takich jak pisanie na klawiaturze, Google Meet zyskało możliwość usuwania pogłosu z dźwięku rejestrowanego przez mikrofon. Funkcja usuwania pogłosu automatycznie odfiltruje echa wytwarzane przez duże czy puste pomieszczenia, pomagając w zapewnieniu optymalnej jakości dźwięku.

Integracja VirusTotal z narzędziem do analizy zagrożeń

Czerwiec przyniósł też sporo zmian dla administratorów. Jedną z nich jest integracja VirusTotal z narzędziem do analizy zagrożeń. Dzięki tej nowości osoby zarządzające konsolą zyskały lepszy wgląd w analizę zdarzeń dziennika Google Chrome. W szczególności mogą one łatwiej określić, czy za pomocą przeglądarki przesyłane były złośliwe dane.

VirusTotal zapewnia warstwę ochronną, która pozwala na analizę alertów, ale nie jest to narzędzie, które samodzielnie wykrywa lub informuje o zagrożeniach. Dane (hasze załączników) są udostępniane przez VirusTotal dopiero wtedy, gdy administrator postanowi wyświetlić raport generowany przez to narzędzie. 

Raport VirusTotal ma dwie wersje: standardową oraz rozszerzoną. Informacje w wersji Standard są wyświetlane administratorom o odpowiednich uprawnieniach w zakładce Centrum Bezpieczeństwa > VirusTotal > Zobacz raport. Funkcja ta dostępna jest jedynie w planach Google Workspace Enterprise Plus, Education Standard oraz Education Plus.

Wersja rozszerzona jest automatycznie wyświetlana osobom, które zdecydowały się na płatną subskrypcję programu. Wówczas mogą oni przeglądać raporty mając aktywną sesję logowania w serwisie virustotal.com na kontach VT Enterprise.

Większe możliwości w ustawieniach dostępu zależnego od kontekstu

Administratorzy, którzy korzystają w swoich organizacjach z dostępu zależnego od kontekstu, mogą teraz wyświetlać użytkownikom końcowym więcej informacji na temat tego, dlaczego ich dostęp został zablokowany. Ta funkcja pomoże zrozumieć osobie logującej się na swoje konto, co musi zrobić, aby uzyskać dostęp do Google Workspace.

Przypomnijmy, że dostęp zależny od kontekstu umożliwia administratorom przypisywanie szczegółowych zasad logowania się na konta w danej instancji Google Workspace. Przykładowo administratorzy mogą ustalić, że użytkownicy mogą logować się na swoje konta tylko korzystając z firmowej sieci Wi-Fi. Innymi przykładem może być zablokowanie dostępu do kont na urządzeniach mobilnych czy wymaganie podczas logowania dwuetapowej weryfikacji.

Dotychczas, kiedy użytkownik nie był w stanie zalogować się na swoje konto, jedyne, co mógł zrobić, to skontaktować się z administratorem, w celu uzyskania szerszych informacji o tym, co się stało. Od czerwca komunikacja w tym zakresie stała się o wiele bardziej efektywna. Administratorzy mogą teraz wyświetlać użytkownikom szczegółowe informacje o przyczynach odmowy dostępu do konta oraz informować ich, jakie kroki muszą podjąć, aby odzyskali dostęp do swoich kont.

Funkcja dostępna jest dla użytkowników Google Workspace Enterprise Plus, Education Plus oraz Cloud Identity Premium. 

Nowe alerty bezpieczeństwa

Bezpieczeństwo jest w Google Cloud jednym z priorytetów. Nic więc dziwnego, że w każdym miesiącu pojawiają się w tym zakresie kolejne usprawnienia. Od czerwca administratorzy będą powiadamiani o wybranych krytycznych i wrażliwych zmianach wprowadzonych w ich konsolach Google Workspace. 

Informacje na ten temat będą pojawiały się w Centrum alertów. Administratorzy będą informowani o zmianach przede wszystkim wtedy, gdy w dzienniku kontrolnym pojawi się którekolwiek z następujących zdarzeń:

• Zmiana głównego administratora.
• Dodanie profilu SSO – kiedy do konsoli w Twojej organizacji podmiot trzeci doda profil SSO.
• Aktualizacja profilu SSO – kiedy w Twojej organizacji jakiś profil SSO zostanie zaktualizowany.
• Usunięcie profilu SSO –  kiedy w Twojej organizacji jakiś profil SSO zostanie usunięty.
• Reset hasła dla superadministratora – kiedy hasło do konta superadministratora zostanie ustawione na nowo.

W przypadku każdego alertu administratorzy i superadministratorzy otrzymają mailowe powiadomienie z kluczowymi informacjami dotyczącymi zdarzenia. Po otrzymaniu alertu administratorzy mogą użyć narzędzia do analizy zagrożeń, aby dokładniej zbadać incydent. Z czasem inżynierowie Google Cloud będą dodawać kolejne alerty informujące o potencjalnym ryzyku. 

Nowe reguły DLP dla Google Drive

Od czerwca ogólnodostępna stała się testowana wcześniej w wersji beta funkcja polegająca na zdefiniowaniu reguły DLP dla przesyłania przez użytkowników plików z Dysku Google. Zmiana dotyczy sytuacji, gdy ktoś chce przesłać jakiś dokument podczas wypełniania Formularza udostępnionego przez podmioty trzecie. Funkcja ta stanowi dodatkowe zabezpieczenie przed wyciekiem danych poza organizację.

Nowa reguła DLP pojawiła się automatycznie w zasadach udostępniania plików z Dysku i aby ją aktywować nie trzeba tworzyć nowych reguł, ani aktualizować tych, które już obowiązują. Funkcja dostępna jest jednak jedynie w pakietach Google Workspace Enterprise Standard, Enterprise Plus, Education Fundamentals, Education Standard oraz Education Plus. 

Predefiniowane grupy odbiorców w Spaces

Niedawno w Spaces pojawiła się możliwość zapraszania do pokojów uczestników za pośrednictwem udostępnionego im linku. Pisaliśmy o tym w artykule o nowościach z marca. W czerwcu aplikacja zyskała nowe usprawnienie.

Mianowicie administratorzy mogą teraz stworzyć w konsoli predefiniowane grupy odbiorców, które następnie będą pojawiały się na ekranach uczestników przy tworzeniu nowego pokoju. Oznacza to, że zamiast ręcznie dodawać wszystkie osoby po kolei, możemy kliknąć w nazwę grupy i dodać wszystkich jej członków jednocześnie. Funkcję tę można wykorzystać na przykład do stworzenia grup, których uczestnicy przynależą do poszczególnych działów w organizacji (np. Księgowość, HR, IT itp.). 

Co więcej, administrator może też określić, komu taka predefiniowana grupa ma wyświetlać się w podpowiedziach, a komu nie, określając w ten sposób odpowiednich odbiorców docelowych.

Efektywniejsze działanie na Dysku

Niewielkie, choć znacznie przyspieszające pracę zmiany zostały wprowadzone też w Google Drive. Od teraz przy wyszukiwaniu plików w wynikach pojawi się informacja o lokalizacji danego dokumentu na Dysku. Wystarczy że użytkownik kliknie w tę informację, a natychmiast zostanie przeniesiony do miejsca, w którym zapisany jest interesujący go element. Nowość ta po pierwsze ułatwia przemieszczanie się po firmowym dysku, po drugie zaś pozwala szybciej znaleźć właściwy dokument, nawet jeśli w chmurowej pamięci zostało zapisanych kilka plików o podobnych nazwach.

Druga nowość dotyczy udostępniania plików. Teraz po kliknięciu w plik prawym klawiszem myszy i wejściu w opcję „Udostępnij” w menu kontekstowym, na ekranie pojawi się bardziej dopracowany panel. Użytkownik może w nim łatwo wskazać, komu udostępnić plik i jaką rolę przypisać danej osobie (przeglądający/ komentujący/ edytujący). 

Można też ustawić dostęp ogólny dla grup (np. dla wszystkich członków organizacji) i zadecydować, czy członkowie tej grupy będą widzieć dokument w wynikach wyszukiwania lub czy dostęp do niego mają mieć wyłącznie członkowie grupy posiadającej odpowiedni link.

Zaktualizowany panel pojawia się również po kliknięciu przycisku udostępniania w prawym górnym rogu aplikacji Dokumenty, Arkusze i Prezentacje.

Nowe kroje pisma i formatowanie tekstu w Formularzach

Z tej zmiany najbardziej ucieszą osoby, którym zależy na wyjątkowej przejrzystości tworzonych przez siebie ankiet. W Formularzach pojawiły się nowe kroje pisma oraz możliwość oddzielnej edycji tytułu, podtytułu oraz głównego tekstu.

Co więcej, użytkownicy mogą też teraz formatować treść swoich ankiet. Dostępne opcje to tekst pogrubiony, podkreślony, kursywa oraz wstawianie linków.

Łatwiejsze korzystanie z Listy zadań

Lista zadań pozwala w szybki i prosty sposób zorganizować sobie pracę i o niczym nie zapomnieć. W czerwcu Google wprowadziło w tym narzędziu dwie zmiany, dzięki którym będzie to jeszcze łatwiejsze. Po pierwsze, od teraz użytkownicy mogą oznaczać gwiazdką najważniejsze zadania, a następnie przeglądać je i sortować w ramach różnych list. 

Po drugie swoją listę można teraz wydrukować i mieć ją zawsze pod ręką w chwilach gdy obok zabraknie komputera czy telefonu.

Pamiętaj, że nowości w Google Workspace pojawiają się kilka razy w tygodniu. Jeśli o wszystkich najważniejszych zmianach, chcesz dowiadywać się zaraz po ich premierze, dołącz do naszej grupy na Facebooku. Jest to miejsce, w którym dbamy o to, aby wszyscy entuzjaści nowych technologii zawsze byli na bieżąco z tym, co w chmurze piszczy.