Najważniejsze nowości w Google Workspace wprowadzone w kwietniu 2022

Kwiecień przyniósł w Google Workspace kolejne nowości ułatwiające komunikację i pracę w zespole. Najwięcej zmian pojawiło się w Meet oraz Dokumentach, ale nowe funkcje zostały też wprowadzone w Arkuszach i Prezentacjach. Administratorzy zyskali między innymi nowe narzędzie do kontroli nad wykorzystaniem przestrzeni dyskowej w instancji oraz łącznik AppSheet i Apps Script. 

Dołączanie do spotkania przez Meet z poziomu Dokumentów, Arkuszy lub Prezentacji

Wprowadzenie tej zmiany było tylko kwestią czasu. Od kwietnia osoby korzystające z Dokumentów, Arkuszy i Prezentacji zobaczą w tych programach dodatkową ikonkę kamery, która umożliwi im łączenie się przez Meet z poziomu pliku, nad którym właśnie pracują.

Kliknięcie piktogramu kamery rozwija menu. Tu wyświetlają się wszystkie spotkania, które użytkownik ma zaplanowane na dany dzień w Kalendarzu. Oprócz tego z listy można też wybrać opcję rozpoczęcia nowej rozmowy. 

Po dołączeniu do wybranego spotkania, ekran podzieli się na dwie części. Po lewej stronie wciąż będzie wyświetlać się plik, nad którym pracuje dana osoba, a po prawej pojawią się twarze osób uczestniczących w wideorozmowie.

Integracja Dokumentów, Arkuszy i Prezentacji z Meet jest kolejnym przykładem na to, jak dużą uwagę Google przywiązuje do rozwijania narzędzi ułatwiających komunikację w zespole. Teraz osoby pracujące nad jednym dokumentem, arkuszem czy prezentacją mogą w kilka sekund się ze sobą połączyć i wymienić opinie na temat pliku – bez konieczności przełączania się do innej aplikacji. 

Zmiana jest wprowadzana na kolejnych kontach Google Workspace od połowy kwietnia. Najpóźniej do końca maja wszyscy użytkownicy powinni mieć już dostęp do nowego narzędzia.

Kolejne usprawnienia Meet

Ale to nie koniec zmian dotyczących Google Meet. Oprócz integracji z Dokumentami, Arkuszami i Slajdami w kwietniu wprowadzono w Meet jeszcze dwie ważne zmiany dla użytkowników.

Przypomnienie o niewyłączonym połączeniu

Czasem zdarza się tak, że po zakończonym spotkaniu uczestnik zapomni się rozłączyć. Taka sytuacja niesie za sobą zagrożenia związane z bezpieczeństwem – w praktyce oznacza to bowiem, że kamera i mikrofon pozostają włączone, a użytkownik nie jest tego świadomy.

Od kwietnia Meet ma nową funkcję, w ramach której uczestnikowi rozmowy wyskakuje na ekranie powiadomienie, jeśli od pięciu minut jest jedyną osobą na spotkaniu. Jeśli nie odpowie on w ciągu dwóch minut, automatycznie zostanie rozłączony.

Obecnie funkcja ta dostępna jest na komputerach oraz telefonach z systemem iOS. Na urządzeniach z Androidem monity pojawią się nieco później.

Panel Ustawienia gospodarza

Dotychczas funkcje dostępne dla gospodarzy i współgospodarzy spotkania były rozproszone w wielu miejscach Meet. Google postanowiło jednak zadbać o wygodę użytkownika i zebrało wszystkie te dodatkowe opcje w jednym panelu nazwanym Ustawienia gospodarza. Rozwiązanie dostępne jest dla użytkowników komputerów, a ikona panelu znajduje się w prawym dolnym rogu aplikacji.

Inteligentne poprawki formuł w Arkuszach

W zeszłym miesiącu informowaliśmy o kolejnych inteligentnych funkcjach w Dokumentach – tym razem przyszedł czas na usprawnienia w Arkuszach. Od teraz tworzenie formuł w tej aplikacji będzie jeszcze szybsze i przyjemniejsze. A wszystko za sprawą funkcji Poprawki formuł. 

Wprowadzone w tym miesiącu inteligentne, kontekstowe podpowiedzi, pozwolą użytkownikom rozwiązywać problemy z różnymi rodzajami formuł. Poniżej kilka przykładów zmian: 

• błędy formuły WYSZUKAJ.PIONOWO (VLOOKUP), 
• brakujące komórki we wprowadzanych zakresach,
• blokowanie zakresów podczas stosowania formuł w komórkach.

Za każdym razem, gdy użytkownik będzie wstawiać formułę, która według Arkuszy może zostać poprawiona, pojawi się okno z sugestiami i szczegółowymi informacjami na temat nowej wersji formuły, która może zastąpić bieżącą. Podpowiedź tę będzie można zaakceptować lub odrzucić.

Wydajniejsza praca i lepsza komunikacja w Dokumentach

Dokumenty to w Google Workspace jeden z najczęściej używanych programów do prac biurowych. Teraz obsługiwanie go będzie przebiegać jeszcze sprawniej, a komunikacja w obrębie plików będzie skuteczniejsza. 

Nowy układ menu

W kwietniu ogłoszono zmiany w układzie oraz wyglądzie menu aplikacji. Czego dotyczą wprowadzane usprawnienia?

• Menu zostanie skrócone.
• Funkcje zostaną przeorganizowane w taki sposób, aby dostęp do nich był bardziej intuicyjny.
• Przy nazwach funkcji pojawią się ikony, które ułatwią rozpoznawanie narzędzi.

Choć użytkownicy, którzy już przyzwyczaili się do obecnego układu mogą na początku czuć się nieco zagubieni, to pamiętajmy, że zmiana została wprowadzona po to, aby ułatwić wyszukiwanie kluczowych funkcji. To z kolei ma sprawić, że nawigacja w Dokumentach będzie szybsza i łatwiejsza.

Reakcje emoji alternatywą dla komentarzy

Reorganizacja menu to nie koniec nowości, które w kwietniu pojawiły się w Docsach. Aby ułatwić komunikację w zespole, szczególnie wyrażanie nastroju, Google wprowadziło możliwość komentowania dokumentów przy pomocy reakcji emoji. To mniej formalna alternatywa dla komentarzy, która pozwoli uczestnikom rozmowy szybciej i łatwiej wyrażać opinie na temat zawartości dokumentu.

Aby uzyskać dostęp do reakcji emoji w Dokumentach, wystarczy zaznaczyć dany tekst i kliknąć ikonę Dodaj reakcję. Preferencje emoji są zsynchronizowane z Chatem, więc wszystkie zmiany w ustawieniach (np. dotyczące płci czy koloru skóry) w jednej z tych aplikacji, zostaną automatycznie wdrożone również w tej drugiej.

Nowy łącznik dla AppSheet i Apps Script

Google wprowadza nowy łącznik danych AppSheet i Apps Script, który umożliwia rozszerzenie możliwości niestandardowych aplikacji powstałych w modelu no-code, w celu zintegrowania i zautomatyzowania przepływów pracy w całej przestrzeni roboczej Google Workspace. Łącznik Apps Script będzie dostępny dla użytkowników w planie AppSheet Core i wyższym (dostępnym dla użytkowników planu Google Workspace Enterprise).

AppSheet to narzędzie pozwalające tworzyć aplikacje automatyzujące procesy biznesowe bez konieczności znajomości kodowania. Aplikacja dobrze sobie radzi z wykorzystaniem różnych źródeł danych, nawet jeśli klienci przechowują je w Arkuszach, CloudSQL czy w lokalnych bazach danych.

Apps Script jest zaś hostowaną przez Google platformą do obsługi JavaScript. Ułatwia ona tworzenie rozwiązań integrujących, automatyzujących i poszerzających możliwości narzędzi wchodzących w skład Google Workspace. Apps Script jest zintegrowane z API Google Workspace i zawiera natywne integracje z takimi usługami Google jak YouTube, Google Analytics i BigQuery. 

Łącznik może zostać wykorzystany do tworzenia rozszerzeń niestandardowych aplikacji stworzonych w AppSheet, pozwalających na lepszą integrację i automatyzację pracy w Google Workspace. 

Nowe narzędzia w konsoli administratora do zarządzania przestrzenią dyskową instancji 

W kwietniu w Google Workspace pojawiło się również wiele usprawnień dla administratorów. Jedną z nich jest pojawienie się w konsoli nowych narzędzi do zarządzania przestrzenią dyskową instancji. Zmiana ułatwi administratorom zachować kontrolę nad wykorzystaniem pamięci przez użytkowników, grupy czy całą organizację. 

Dzięki wprowadzonym narzędziom administratorzy mogą teraz szybko i łatwo:

• Wyświetlać szczegółowe raporty wykorzystania pamięci masowej dla całej organizacji.
• Przeglądać, jaka część pamięci jest wykorzystywana przez określone aplikacje, takie jak na przykład Dysk czy Gmail. 
• Wyświetlać użytkowników, którzy wykorzystują najwięcej  pamięci w organizacji.
• Wyświetlać dyski współdzielone wykorzystujące najwięcej pamięci w organizacji.
• Zarządzać dyskami współdzielonymi na podstawie wykorzystania pamięci, w tym sortować i usuwać pojedyncze dyski lub wiele dysków współdzielonych.
• Wyświetlać ostrzeżenia o limitach pamięci masowej.
• Określać limity wykorzystania przestrzeni dyskowej przez użytkowników.

W chwili wprowadzenia zmiany dostęp do narzędzia będą mieli tylko superadministratorzy. Z czasem zostanie on rozszerzony na administratorów o innych rolach. Narzędzie dostępne jest z poziomu zakładki Pamięć w menu po lewej stronie ekranu, karty Pamięć na stronie głównej po zalogowaniu w konsoli oraz ścieżki Konto > Ustawienia > Pamięć. 

Zobacz osobny wpis na blogu, w którym dowiesz się jak zwiększyć miejsce na Dysku Google.

Łatwiejsze przenoszenie folderów z My Drive na dyski współdzielone

To nie koniec wprowadzonych w kwietniu ulepszeń związanych z przechowywaniem danych. Zapowiedziane w grudniu, podczas beta testów, zmiany ujrzały wreszcie światło dzienne. Od teraz administratorzy mogą łatwiej przenosić foldery z usługi My Drive na dyski współdzielone. A czego konkretnie dotyczą zmiany? Otóż obejmują one:

• Zachowanie ID folderów w celu zmniejszenia problemów spowodowanych przenoszeniem.
• Zapobieganie przenoszeniu elementów, które spowodowałyby przekroczenie limitów nałożonych na dysku współdzielone.
• Tworzenie skrótów dla elementów, których nie można przenieść, z zachowaniem istniejącej hierarchii jako punktu odniesienia.

Wprowadzone ulepszenia zostały póki co udostępnione tylko dla administratorów, jednak w nadchodzących miesiącach Google planuje wprowadzić podobne wsparcie dla użytkowników końcowych. 

Funkcja jest niedostępna dla klientów Google Workspace Business Starter i G Suite Basic, a także użytkowników posiadających osobiste konta Google.

Co ważne, Google zaleca, aby przed przeniesieniem folderów zaktualizować swoją przeglądarkę. 

Przenieś swój pakiet do FOTC i zyskaj dodatkowe zniżki

Skoro interesujesz się nowościami w Google Workspace, to zapewne korzystasz już z tego pakietu. A czy wiesz, że dzięki współpracy z FOTC prawdopodobnie będziesz mógł płacić za swój plan mniej niż obecnie? Skontaktuj się z nami i sprawdź, czy możemy wynegocjować dla Ciebie dodatkowe zniżki. 

A jeśli chcesz być zawsze na bieżąco z nowościami, dołącz do naszej grupy na Facebooku. To miejsce, w którym pasjonaci rozwiązań chmurowych dzielą się ze sobą wiedzą na temat Google Workspace. Z radością powitamy Cię jako nowego członka naszej społeczności.