Najważniejsze nowości Google Workspace z sierpnia 2023

To był wyjątkowy miesiąc. Pod koniec sierpnia odbyła się coroczna konferencja Google Cloud Next, podczas której firma przedstawiła swoją wizję przyszłości dla chmury obliczeniowej. Nie zabrakło też ogłoszeń dotyczących zmian w narzędziach składających się na Google Cloud oraz aplikacjach Google Workspace. My oczywiście nie ograniczamy się do trzech konferencyjnych dni i przedstawiamy najważniejsze zmiany w pakiecie z całego miesiąca. Jakie funkcje pojawiły się w Google Workspace w sierpniu?

Duet AI dla Google Workspace stał się ogólnodostępny

To informacja, na którą wielu czekało już od dawna. Zaawansowane narzędzie, które wykorzystuje generatywną sztuczną inteligencję w aplikacjach Google Workspace właśnie wyszło z fazy testów. Duet AI został wprowadzony do pakietu jako dodatek, co oznacza, że aby móc z niego korzystać, należy wykupić dodatkową licencję. 

Nowość ta jest tak ważna, że poświęciliśmy jej osobny artykuł. Jeśli więc chcesz dowiedzieć się, jakie możliwości Duet AI ma już dziś, i jakie są plany jego rozwoju, koniecznie zapoznaj się z poświęconym mu tekstem na naszym blogu. 

Podpis elektroniczny w Dokumentach i na Dysku Google wchodzi w fazę beta testów

W czerwcu 2022 roku Google zaczęło testy alpha nad narzędziem umożliwiającym elektroniczne podpisywanie dokumentów w Googele Docs. Kilka tygodni temu podpis elektroniczny stał się dostępny jako open beta dla użytkowników większości planów Google Workspace.

Dzięki natywnej integracji z Dokumentami Google zdalne podpisywanie umów i dokumentów stanie się o wiele prostsze, szczególnie dla niewielkich firm. 

Podpis elektroniczny pozwala:

• Szybko prosić o podpis klientów i kontrahentów, a także sprawdzać status wysłanych do podpisu dokumentów.
• Podpisywać oficjalne dokumenty bezpośrednio z poziomu Dysku Google, bez konieczności przełączania się do innej aplikacji.
• Kopiować prośbę o podpis dokumentu i używać jej jako szablonu dla późniejszych umów.

Jeszcze w tym roku do narzędzia mają zostać wprowadzone nowe funkcje, takie jak np. prośba o podpisanie dokumentu wysyłana jednocześnie do wielu osób; dostępność podpisu dla użytkowników, którzy nie korzystają z Gmaila czy składanie podpisów w plikach PDF. 

Moderacja sekcji Q&A w Google Meet

W sierpniu do Google Meet wprowadzona została funkcja, dzięki której gospodarze spotkania mogą weryfikować i zatwierdzić pytanie, zanim wyświetli się ono wszystkim uczestnikom rozmowy. Moderacja pytań będzie możliwa podczas prowadzonych w domenie transmisji na żywo (zarówno w przeglądarkowej jak i mobilnej wersji aplikacji). Dzięki tej zmianie zyskasz pewność, że pytania pojawiające się podczas rozmowy będą reprezentowały odpowiedni poziom kultury wypowiedzi i będą związane z tematem rozmowy. 

Nowości w Arkuszach

Import i konwertowanie plików Excela na Arkusze Google przy użyciu szyfrowania po stronie klienta

W planach Google Workspace Enterprise Plus, Education Standard oraz Education Plus jako open beta pojawiła się możliwość importowania i konwertowania wrażliwych plików Excela na Arkusze Google przy użyciu szyfrowania po stronie klienta. Zaszyfrowany plik Excela nie będzie w żaden sposób edytowany, nawet po zmianach wprowadzonych w pliku Arkuszy.

W ramach tej zmiany:

• Można importować tylko zaszyfrowane typy plików Excela (.xslx). 
• Dodatkowe typy plików Excela i pliki tabelaryczne nie są obsługiwane. 
• Podczas importu nieobsługiwane w Arkuszach funkcje programu Excel będą ignorowane. 
• Maksymalny rozmiar pliku to 20 MB. 
• Maksymalna liczba komórek, które można zaimportować, wynosi 5 milionów.

Automatyczne tworzenie rozwijanego menu na postawie już uzupełnionych komórek

W Arkuszach pojawiło się też kolejne usprawnienie związane ze smart chips. Jeśli wybierzesz w pliku zakres komórek, a następnie wstawisz gdzieś element inteligentny z rozwijanym menu, wszystkie dane z zaznaczonych komórek automatycznie zostaną wstawione jako elementy tego menu. Oczywiście za pomocą bocznego panelu możesz dowolnie dostosować zawartość wstępnie uzupełnionej w ten sposób listy. 

Zbiorcza konwersja linków na elementy inteligentne z oznaczeniem miejsca

W lutym tego roku pojawiła się możliwość wstawiania do arkuszy elementów inteligentnych z odniesieniem do konkretnego miejsca zaznaczonego na Mapach Google. Od sierpnia użytkownicy mogą zbiorczo konwertować linki na elementy inteligentne z oznaczeniem miejsca. Ta zmiana będzie szczególnie przydatna dla osób, które pracują z listami dostawców i potencjalnymi miejsca podróży czy też zajmują się organizacją wydarzeń. 

Tworzenie linków do nagłówków w Dokumentach

To może niewielka zmiana, ale na pewno usprawni pracę osób, które często opracowują szczególnie długie pliki tekstowe. W sierpniu w Dokumentach pojawiła się możliwość tworzenia linków, które będą prowadzić do konkretnego nagłówka w tekście. 

Aby skorzystać z nowej opcji umieść kursor w nagłówku, kliknij prawy przycisk myszy, a następnie z menu kontekstowego wybierz Skopiuj link nagłówka. W kolejnym kroku zaznacz tekst, który ma się odnosić do tego nagłówka i podlinkuj go w ten sam sposób, jak w przypadku zwykłych adresów URL.

Zmiany w Prezentacjach

Prezentacje i formularze zgodne z identyfikacją wizualną Twojej marki

Od teraz tworzenie prezentacji i formularzy, które będą odpowiadały identyfikacji wizualnej Twojej firmy stanie się o wiele łatwiejsze. Google udostępniło bowiem możliwość ustawienia w konsoli szablonów wizualnych dla aplikacji Google Slides oraz Google Forms. Administrator może to zrobić, przechodząc ścieżkę Aplikacje > Google Workspace > Dysk i Dokumenty > Szablony >Marka organizacji. 

Kiedy wszystko zostanie skonfigurowane:

• W Prezentacjach pojawi się zgodny z identyfikacją wizualną firmy szablon, gdzie dostępne będą typowe slajdy, układy, obrazy, kolory czy kroje pisma. 
• W Formularzach pojawi się zaś analogiczny motyw – użytkownicy będą mogli korzystać z firmowych krojów pisma, związanych z marką kolorów oraz obrazów nagłówków. 

Dodawaj notatki do swojej prezentacji

Kilka tygodni temu w Prezentacjach pojawiło się pióro, za pomocą którego możesz wyróżnić kluczowe treści podczas prowadzenia pokazu slajdów. Nowe narzędzie pozwala zakreślać, podkreślać, rysować połączenia lub tworzyć szybkie notatki bezpośrednio w prezentacji.

Niezależnie więc od tego, czy prowadzisz spotkanie zarządu czy burzę mózgów, adnotacje dodane do prezentacji mogą sprawić, że uczestnicy lepiej zrozumieją to, co chcesz im przekazać, a co za tym idzie – będą bardziej aktywnie uczestniczyć w spotkaniu. Nową funkcję znajdziesz w menu, które znajduje się w lewym dolnym rogu ekranu podczas pokazu slajdów. 

Podgląd notatek przez współprowadzących prezentację w Google Meet

W kwietniu w Google Workspace pojawiła się możliwość wspólnego prowadzenia prezentacji za pośrednictwem Google Meet przez kilka osób. W sierpniu funkcja ta została rozbudowana – od teraz współprowadzący również mają możliwość podglądania notatek prowadzącego. 

Usprawnienia w Keep

Integracja Google Keep z Asystentem Google

Jeśli na swoim urządzeniu mobilnym korzystasz z Asystenta Google, teraz możesz ustawić w nim Google Keep jako domyślną aplikację do tworzenia notatek i list. Będziesz mógł poprosić asystenta o stworzenie nowej listy, dodanie lub usunięcie elementów z już istniejącej czy odczytanie dla Ciebie punktów, które się na takiej liście znajdują. Funkcja dostępna jest dla wszystkich użytkowników Google Workspace.

Większe możliwości formatowania notatek w Keep na urządzeniach z Androidem

Google od pewnego czasu rozwija aplikację Keep na urządzenia z Androidem. Idąc za ciosem producent dodał do narzędzia większe możliwości formatowania tekstu. Od sierpnia użytkownicy mogą wyróżniać fragmenty notatek za pomocą pogrubienia i podkreślenia tekstu, a także zastosowania kursywy i stylów nagłówków.

Nowe narzędzie do szybszego rozwiązywania konfliktów kont

I na koniec garść nowości dla administratorów. Zaczynamy narzędziem, które pomaga szybciej znaleźć w konsoli użytkowników niezarządzanych, czyli takich, którzy sami utworzyli swoje konto, korzystając przy tym z jednej z domen Twojej organizacji.

Nowe narzędzie dostępne jest w konsoli po przebyciu następującej ścieżki: Konto > Ustawienia konta > Zarządzanie kontami będącymi w konflikcie. Tutaj administratorzy mogą określić, co ma się dziać z niezarządzanymi użytkownikami przy przenoszeniu ich do danej domeny. Możliwości, jakie mają do wyboru w tym zakresie to:

• automatyczne zapraszanie użytkowników do przeniesienia niezarządzanych kont;
• zastąpienie niezarządzanych kont takimi, które są zarządzane;
• blokowanie możliwości stworzenia nowego konta, jeśli istnieje konto niezarządzane.

Zwiększone zabezpieczenia w Gmailu

W zeszłym roku Google wprowadziło silniejszą ochronę przed niebezpiecznymi zachowaniami w Google Workspace. Teraz została ona rozszerzona w Gmailu o zdarzenia, które są związane z:

• Filtrami – tworzenie nowego filtra, edytowanie istniejącego lub importowanie.
• Przekazywaniem wiadomości – ustawienia wpisywania nowego adresu przy przesyłaniu wiadomości oraz ustawienia POP/IMAP.
• Dostępem IMAP – określenie statusu dostępu IMAP z poziomu ustawień (to administrator będzie decydował o tym, czy to ustawienie będzie widoczne dla użytkowników).

Za każdym razem, kiedy użytkownik będzie chciał wykonać jedną z powyższych czynności, Google określi, czy to zdarzenie jest ryzykowne, a następnie wyświetli użytkownikowi prośbę o weryfikację jego tożsamości. Jeśli ten nie przejdzie dodatkowej weryfikacji, na zaufane urządzenia użytkownika wysłany zostanie krytyczny alert bezpieczeństwa. 

Rozszerzenie ustawień dostępu zależnego od kontekstu na API

Administratorzy mogą teraz używać dostępu zależnego od kontekstu do blokowania użytkownikom dostępu do aplikacji Google Workspace za pośrednictwem innych aplikacji Google oraz aplikacji podmiotów trzecich. Rozszerzenie na API możliwości ochrony, jakie daje dostęp zależny od kontekstu, daje administratorom kolejną warstwę kontroli i pomaga chronić dane przed wyciekiem.

Większe możliwości eksportu danych organizacji

W sierpniu pojawiły się też zmiany związane z eksportem – użytkownicy wszystkich planów Google Workspace zyskali możliwość eksportu danych konkretnego użytkownika. Oprócz tego dopracowany został interfejs narzędzia do eksportu, dzięki czemu administratorzy mogą analizować bardziej szczegółowe informacje, przeglądać dłuższą historię eksportu oraz korzystać z nowych funkcji. 

Dodatkowo użytkownicy planów Google Workspace Enterprise Plus, Education Standard, Education Plus oraz Teaching and Learning Upgrade zyskali możliwość zbiorczego eksportowania danych całej jednostki organizacyjnej lub grupy. 

W FOTC możesz zyskać więcej

Jeśli jesteś użytkownikiem Google Workspace to pewnie wiesz, jak dobrze pakiet ten sprawdza się w codziennym użytkowaniu. Czego jednak możesz nie wiedzieć, to to, że dzięki współpracy z FOTC możesz zyskać dodatkowe korzyści. A należą do nich m.in. polskie wsparcie w trybie 24/7, usługa audytu bezpieczeństwa Google Workspace czy niższe ceny pakietów. Skontaktuj się z nami i sprawdź, jak możemy Ci pomóc.