Najważniejsze nowości w Google Workspace z marca 2023

Marzec 2023 roku z pewnością zostanie przez entuzjastów Google zapamiętany jako miesiąc, w którym firma ta zapowiedziała wprowadzenie do narzędzi Google Workspace wspomagania użytkowników przez sztuczną inteligencję. Póki co poszczególne funkcje są w fazie testów, a dla szerokiego grona odbiorców będą udostępniane w kolejnych miesiącach roku. 

Już dziś jednak wiemy, że wspomaganie AI zostanie wprowadzone w Gmailu, Dokumentach, Prezentacjach, Arkuszach, Meet i na Chacie. Google zaczęło od swojej poczty i od Docsów, przedstawiając funkcje, jakie pojawią się w nich w niedalekiej przyszłości. 

AI w Dokumentach i Gmailu

W Dokumentach już niedługo Twoją pracę będzie wspomagał asystent AI, który stworzy dla Ciebie szkic pisanego tekstu. Wystarczy, że wskażesz temat, a w kilka chwil powstanie propozycja ujęcia go w treści. Tę możesz dowolnie poprawiać i udoskonalać, a w razie potrzeby – korzystać z kolejnych podpowiedzi asystenta. 

Jeśli chodzi o Gmail, to Google w pierwszej kolejności postawiło na nadanie wypowiedziom odpowiedniego tonu. Po wprowadzeniu wspomagania AI do Twojej skrzynki możliwe będzie „przepisanie” już istniejącego tekstu w bardziej formalny sposób. Sztuczna inteligencja będzie też wytrenowana do tego, aby na przykład dopracować hasłowe wypunktowania i stworzyć z nich pełniejsze komunikaty.

Kiedy możemy spodziewać się dwóch powyższych zmian? Na pewno niedługo, Google nie podało jednak oficjalnych dat udostępnienia tych funkcji w swoich aplikacjach. Wróćmy więc do nowości, które już pojawiły się w Google Workspace. Wprawdzie nie są one tak rewolucyjne, jak sztuczna inteligencja, ale na pewno usprawniają pracę, więc warto się z nimi zapoznać.

Odświeżony interfejs Dysku, Dokumentów, Arkuszy i Prezentacji

Część osób mogła już zauważyć zmiany, jakie pojawiły się w wyglądzie Dysku, Dokumentów, Arkuszy i Slajdów. Google właśnie odświeżyło w tych aplikacjach interfejs, który jest teraz bardziej funkcjonalny, co przyspieszy pracę użytkowników.

W programach do tworzenia uproszczone zostało górne menu i wprowadzone zostały dodatkowe wizualne usprawnienia, wpływające na wygląd komentarzy, tła, linijki i linii siatki.

Do narzędzi nie zostały wprowadzone żadne nowe funkcje, ale niektóre z nich zostały przeniesione. Przykładowo informacje o stanie dokumentu, takie jak historia edycji i dostęp do wcześniejszych wersji, znajdują się teraz w jednym miejscu – pod ikoną zegara w prawym górny rogu ekranu.

Na Dysku wprowadzono możliwość zaznaczania wielu plików jednocześnie i przeprowadzania na nich zbiorczych operacji. Zmiany pojawiły się też w menu kontekstowym plików i w filtrach. W przypadku tych ostatnich, wprowadzono nowe elementy – takie jak typ, właściciel czy ostatnio zmodyfikowane – które pozwolą Ci szybciej odnaleźć potrzebny dokument. 

Nowości w Arkuszach

Nowe, dopracowane filtry

Bardziej dopracowane filtry pojawiły się też w Arkuszach. Aktualizacja tej funkcji dotyczy dwóch elementów. Po pierwsze, w arkuszu będzie teraz pojawiać się informacja o liczbie wierszy pozostałych po zastosowaniu filtra. Liczba wyświetlanych wierszy będzie widoczna na dole po prawej stronie, dzięki czemu od razu będziesz wiedzieć, czy przeglądasz pełen zestaw danych, czy tylko jego podzbiór. 

Po drugie, filtry można teraz stosować bezpośrednio z poziomu menu kontekstowego, dzięki czemu dostęp do nich jest szybszy. Możesz więc zaznaczyć komórki i kliknąć prawym przyciskiem myszy, aby zastosować filtry bezpośrednio dla wskazanych danych, jak również usunąć te filtry lub filtrować według bieżącej wartości komórki z poziomu tego samego menu. 

Połączone arkusze dostępne dla instancji Lookera hostowanych w innych chmurach

W zeszłym miesiącu pisaliśmy o możliwości eksportu danych Lookera za pomocą połączonych arkuszy (Connected Sheets). Dzięki tej funkcji możesz łatwiej analizować, wizualizować i udostępniać miliardy wierszy danych z poziomu arkuszy kalkulacyjnych. W marcu funkcja ta została rozszerzona o instancje Lookera hostowane w chmurach innych niż Google Cloud, takich jak AWS i Azure.

Zmiany w Dokumentach

Większe możliwość edycji spisu treści

W marcu Google wprowadziło w Dokumentach większe możliwości w zakresie edytowania wyglądu spisu treści. Teraz, tworząc ten element, możesz:

• przełączać się między trzema domyślnymi stylami; 
• przełączać numery stron;
• dodawać linie między nazwą rozdziału/nagłówka a numerem strony; 
• włączać i wyłączać widok poziomu poszczególnych nagłówków.

Funkcja ta pozwoli Ci dostosować wygląd spisu treści w taki sposób, aby był on możliwie najbardziej czytelny dla Twoich odbiorców.

Nowe funkcje formatowania tabel

Kilka tygodni temu w Dokumentach pojawiły się też nowe funkcje zarządzania wyglądem tabeli. Zmiany widoczne są w panelu, po włączeniu menu Właściwości tabeli. W bocznym pasku pojawiły się dwie nowe sekcje – Tabela oraz Komórka. W pierwszej z nich znajdziesz możliwość określenia układu tabeli względem tekstu dokumentu, zaś w drugiej opcje formatowania konkretnej komórki, takie jak wewnętrzny margines czy wyrównanie zawartości w pionie. 

Włączanie i wyłączanie szyfrowania po stronie klienta

W planach Google Workspace Enterprise Plus, Education Standard oraz Education Plus pojawiła się możliwość dodawania lub usuwania szyfrowania po stronie klienta w istniejącym pliku Dokumentów. Aby wprowadzić/usunąć dodatkowe zabezpieczenie, w górnym menu wybierz kolejno: Plik > Utwórz kopię > Dodaj/Usuń dodatkowe szyfrowanie.

Usprawnienia w Meet

Wgrywanie spersonalizowanych grafik tła

Zmiana tła podczas spotkania w Meet dostępna jest od dawna. Jednak wiele firm zgłaszało potrzebę ich personalizacji tej funkcji w taki sposób, aby wstawianie grafiki były zgodne z identyfikacją wizualną ich marki. Google postanowiło wyjść im naprzeciw. Od marca administratorzy Twojej instancji mogą wgrać w Google Meet zestaw obrazów, który pracownicy będą mogli wykorzystywać do podmiany tła. Pomoże im to szybko i sprawnie wybrać obraz, który będzie korespondował ze stylem Twojej marki.

Etykiety oznaczające osoby spoza organizacji

W marcu w Meet pojawiła się też funkcja, która pomoże Ci zachować poufność wewnątrzfirmowych danych podczas wideorozmów. Od teraz za każdym razem, kiedy w rozmowie będzie uczestniczyć osoba spoza domeny Twojej organizacji, aplikacja będzie Cię o tym informować, wyświetlając odpowiednią ikonę w lewym górnym rogu ekranu. W panelu Osoby ta sama ikona będzie wyświetlać się przy imionach i nazwiskach uczestników spoza Twojej firmy. 

Nowe możliwości menedżerów pokoi na Chacie

W zeszłym roku w Google Workspace wprowadzono wiele zmian, których celem było ułatwienie komunikacji między członkami zespołów. Jednym z takich usprawnień było stworzenie roli menedżera pokoju. Obecnie możliwości tych osób zostały rozszerzone. 

Dotychczas użytkownicy pełniący tę funkcję mogli:

• usuwać i dodawać uczestników pokoju;
• przypisywać lub usuwać menedżera pokoju;
• usuwać pokoje;
• usuwać wiadomości;
• edytować opis pokoju;
• zmieniać status pokoju z otwartego na taki z ograniczonym dostępem i odwrotnie.

Od marca w do ich kompetencji zostały dodane takie działania jak:

Konfiguracja pokoju – pozwala menedżerom decydować, czy użytkownicy mają mieć prawo do edytowania informacji o pokoju (takich jak nazwa, ikona, opis i wytyczne) oraz czy mogą włączać/wyłączać historię prowadzonej rozmowy.

Zarządzanie członkami – pozwala menedżerom decydować, czy użytkownicy mają mieć prawo do dodawania/usuwania członków lub grup do/z pokoju.

Moderowanie rozmowy – upoważnia menedżerów do określenia, czy w danym pokoju członkowie mają mieć prawo do używania znacznika @all.

Zwiększone bezpieczeństwo dzięki krótszym sesjom logowania

Aby jeszcze bardziej poprawić bezpieczeństwo danych swoich klientów Google zmieniło domyślną długość sesji w swojej chmurze do 16 godzin.  Od marca to ustawienie ulegnie automatycznej zmianie dla wszystkich użytkowników, których dotychczasowa długość sesji ustawiona była na Nigdy nie wygasa.

Zarządzanie długością sesji ma fundamentalne znaczenie dla bezpieczeństwa chmury i zgodności z obowiązującymi przepisami. Taka zmiana sprawi, że dostęp do platformy Google Cloud będą miały jedynie te osoby, które regularnie dokonują uwierzytelnienia. 

Jeśli chcesz być zawsze na bieżąco z nowościami w aplikacjach od Google, dołącz do naszej grupy na Facebooku. To miejsce, w którym wielu pasjonatów rozwiązań chmurowych dzieli się swoją wiedzą na temat Google Workspace. Z radością powitamy Cię jako nowego członka naszej społeczności.