Najważniejsze nowości Google Workspace w maju 2023

Maj był w zespole Google Workspace niezwykle intensywnym miesiącem, dzięki czemu do pakietu zostało wprowadzonych sporo przydatnych nowości. Wyraźnie widać, że producent postawił na rozwój Chatu i konsekwentnie wprowadza w tej aplikacji kolejne usprawnienia. W ostatnich tygodniach zmienił się również sposób zarządzania przestrzenią dyskową w planie Business Starter. Miłośnicy nowinek technologicznych mogą zaś zacząć testować narzędzie eksperymentalne oparte na generatywnej AI, jakim jest Bard.

Wspólne miejsce na dane i dyski współdzielone teraz dostępne w planie Business Starter

Zaczynamy od wiadomości, z której ucieszą się przede wszystkim wszyscy użytkownicy planu Google Workspace Business Starter. Od maja Google wprowadza do tego pakietu system wspólnego miejsca na firmowe dane, który był wykorzystywany wcześniej w innych planach. Oznacza to, że teraz ilość pamięci oferowana w ramach każdego pojedynczego konta będzie dodawana do wspólnej puli, o której administrator będzie mógł dowolnie decydować. Dzięki temu zarządzanie przestrzenią dyskową w organizacji stanie się prostsze i bardziej elastyczne. 

Nowych klientów pakietu Business Starter zmiana ta będzie dotyczyć od początku obowiązywania umowy. Zaś osoby korzystające już z tego planu będą musiały jeszcze poczekać. Nowy system będzie wprowadzany stopniowo na przestrzeni kilku najbliższych miesięcy.

Drugą ważną zmianą jeśli chodzi o zarządzanie dyskami w planie Business Starter jest to, że użytkownicy zyskają możliwość tworzenia dysków współdzielonych. Niestety w najniższym planie Google Workspace wciąż nie będą dostępne niektóre opcje związane z administrowaniem tą usługą, takie jak na przykład kontrola nad dostępem do dysków współdzielonych. 

Nowości w Google Chat

Do wygaszenia platformy Currents Google przygotowywało się już od dłuższego czasu – 5 lipca 2023 roku aplikacja przestanie być dostępna. W wyniku tej decyzji od kilku miesięcy intensywnie rozwijane są możliwości Chatu Google. Również w maju w aplikacji pojawiło się sporo nowości, które mają za zadanie ułatwić użytkownikom korzystanie z tego komunikatora.

Odpowiadanie na wiadomość na chacie

Rozmowy na chacie często przebiegają dynamicznie, a użytkownicy nie zawsze widzą, do czego w swojej wypowiedzi odnosi się inna osoba. Teraz to się zmieni. Z początkiem maja Google ogłosiło, że wprowadza do swojego komunikatora funkcję bezpośredniej odpowiedzi na konkretną wiadomość.

Opcja ta będzie dostępna zarówno w chatach indywidualnych jak i grupowych oraz w pokojach. Użytkownicy zyskają w ten sposób kontekst, dzięki któremu łatwiej będzie im prowadzić rozmowę. Teoretycznie jest to niewielka zmiana, jednak znacznie usprawni ona prowadzenie służbowych rozmów.

Szybkie reagowanie na wiadomości

A skoro już jesteśmy przy temacie odpowiadania na wiadomości, to w maju w Chacie pojawiła się też funkcja szybkiego reagowania na daną wypowiedź. Teraz, kiedy najedziesz na daną wiadomość, w menu kontekstowym pojawią się emotikony, których używasz najczęściej. Dzięki temu nie będziesz musiał szukać ich w bibliotece. Obok tej opcji widoczna będzie też możliwość odpowiedzenia w wątku czy cytowania wypowiedzi.

Możliwość zgłaszania nieodpowiednich wiadomości przez użytkowników

W planach Google Workspace Enterprise Plus, Education Standard oraz Education Plus pojawiła się niedawno możliwość zgłaszania nieodpowiednich wiadomości. 

Kiedy użytkownik oznaczy wiadomość, administrator będzie mógł ocenić jej treść w narzędziu do analizy zagrożeń. Na tej podstawie zdecyduje, czy konieczne jest podjęcie dalszych działań. Funkcja ta jest dostępna zarówno na Chacie w przeglądarce jak i w aplikacji na urządzenia mobilne.

Administratorzy mogą włączyć raportowanie treści dla wiadomości bezpośrednich, grupowych lub wiadomości w pokojach. Mają też możliwość określenia kategorii, jakie podczas wysyłania zgłoszenia będą mieli do wyboru użytkownicy, takie jak na przykład nękanie, niegrzeczne zachowanie, poufne informacje i inne. 

Funkcja ta szczególnie przyda się w dużych organizacjach, w których użytkowników jest wiele, co sprawia, że trudniej zapanować nad potencjalnymi nadużyciami i niewłaściwym wykorzystaniem czatu w obrębie przedsiębiorstwa.

Aplikacje oparte na AppSheet w Chacie Google

Dla wszystkich klientów Google Workspace, którzy wykorzystują też w swoich organizacjach AppSheet w planie Starter, Core lub Enterprise, udostępniona została możliwość tworzenia w tym narzędziu skryptów do Google Chat. W ten sposób możesz tworzyć integracje wspomagające przepływy pracy, które będą dostosowane do potrzeb Twojej organizacji. Więcej na ten temat dowiesz się z oficjalnej strony wsparcia Google.

Zarządzanie pokojami z poziomu konsoli administracyjnej

Kilka tygodni temu w konsoli administracyjnej wprowadzona została nowa sekcja, poświęcona zarządzaniu pokojami na Chacie Google. Administratorzy będą mogli zobaczyć tu listę wszystkich pokoi w ich domenie oraz listę ich członków. Będą też mieli możliwość zarządzania pokojami, dodając do nich nowych użytkowników czy zmieniając rolę dotychczasowych członków. Pokoje można wyszukiwać na podstawie ich identyfikatora lub nazwy.

Ponadto narzędzie do zarządzania pokojami dostarcza administratorom informacje, dzięki którym łatwiej będzie im zrozumieć, w jaki sposób rozmowy te są wykorzystywane w ich organizacji. Mowa tu o takich danych, jak:

• liczba członków w pokoju;
• informacja, czy w pokoju włączona lub wyłączona jest historia rozmów;
• uprawnienia do udostępniania pokoju;
• aktywne i dawno nieużywane pokoje.

Ta funkcja jest domyślnie dostępna dla wszystkich superadministratorów. Aby inni administratorzy mogli zyskać dostęp do zarządzania pokojami, należy nadać im rolę Zarządzanie rozmowami na chacie i w pokojach.

Usprawnienia w Dokumentach

Zwijanie i rozwijanie elementów

W Dokumentach pojawiła się nowa funkcja, która pozwala zwijać i rozwijać treść wstawionych w pliku sekcji. Możliwość ta szczególnie przyda się użytkownikom tworzącym dłuższe dokumenty – ukrycie treści, przy jednoczesnym wyświetlaniu samych nagłówków, ułatwi i przyspieszy nawigację po dokumencie. 

Edytorzy dokumentu będą mogli ustawić domyślny stan nagłówków jako rozwinięty lub zwinięty. Komentujący oraz przeglądający dla wygodniejszej  pracy w dokumencie będą mogli wyświetlać i ukrywać poszczególne elementy, ale po zamknięciu pliku wprowadzone przez nich w tym zakresie zmiany nie zostaną zapisane.

Zapisywanie niestandardowych elementów składowych

Kolejnym narzędziem, które wprowadzono do dokumentów w maju jest funkcja umożliwiająca zapisanie niestandardowych bloków tekstu, tabel czy elementów inteligentnych w celu utworzenia komponentów wielokrotnego użytku. 

Możesz na przykład utworzyć szablon rozpoczęcia projektu, listę zadań do wykonania przed wprowadzeniem produktu na rynek czy bloki kodu, których często używasz w swojej organizacji. Dzięki temu zamiast korzystać z elementów składowych, które przygotował producent, możesz stworzyć własne, predefiniowane elementy, które będą dostosowane do Twoich konkretnych potrzeb.

Co więcej, możesz zapisać potrzebny Ci komponent (a nawet cały dokument) jako element składowy, a następnie łatwo i wygodnie wstawiać go do innych plików. 

Aby utworzyć niestandardowy blok konstrukcyjny, zaznacz dowolną część dokumentu, kliknij prawym przyciskiem myszy, a następnie z menu kontekstowego wybierz opcję Zapisz jako niestandardowy element składowy.

Współpraca nad zaproszeniami Kalendarza Google w Dokumentach

Możliwość wspólnego tworzenia wiadomości e-mail z poziomu Dokumentów dostępna jest już od dawana. Teraz program do tworzenia treści został zintegrowany z kolejną aplikacją Google Workspace. Od maja w obrębie dokumentu można wspólnie pracować nad zaproszeniami na wydarzenia, które następnie zostaną wykorzystane w Kalendarzu.

Funkcja ta może być przydatna dla osób, które chcą wspólnie ustalić datę i czas spotkania, czy stworzyć dla wydarzenia bardziej rozbudowany opis. Szablon dostępny jest w menu Wstaw > Elementy inteligentne > Wydarzenie w kalendarzu. Kiedy wszystko będzie gotowe, kliknij w ikonę kalendarza po lewej stronie elementu, a wydarzenie przeniesie się do Kalendarza Google.

Usprawnienie przepływów pracy dzięki zmiennym

To jeden z tych elementów inteligentnych, na które wiele osób czekało już od dawna. A mowa o zmiennych, dzięki którym o wiele łatwiejsze stanie się teraz tworzenie takich dokumentów jak faktury czy umowy.

Aby zacząć korzystać z tej funkcji, wstaw w odpowiednim miejscu dokumentu pole, zastępujące np. nazwę firmy klienta, numer umowy czy adres. Następnie zdefiniuj wartości, które mają się wyświetlać w tych miejscach. 

Funkcja jest dostępna w planach Google Workspace Business Standard, Business Plus, Enterprise Standard, Enterprise Plus, Education Plus oraz pakietach dla organizacji pozarządowych.

Najnowsze funkcje Arkuszy

Nowy element służący do wyodrębniania danych

Podobnie jak w poprzednich miesiącach, w maju w Arkuszach pojawił się kolejny element inteligentny. Dzięki niemu będziesz w stanie w prosty sposób wyciągnąć informacje z innych komponentów opartych na smart canva. To z kolei ułatwi Ci sortowanie, filtrowanie czy zaawansowane analizy.

Funkcja ta pozwala na wyodrębnienie metadanych ze wskazanego elementu inteligentnego do osobnej komórki przy jednoczesnym zachowaniu połączenia z tym elementem.

Na przykład, jeśli chcesz śledzić zestaw dokumentów, ich właścicieli i inne informacje na ich temat – takie jak czas utworzenia lub dane osoby, która ostatnio zmodyfikowała plik – zrobisz to, wyodrębniając te dane z elementu inteligentnego. Następnie możesz aktualizować te dane, poprzez użycie sekcji Odśwież i zarządzaj w panelu bocznym tej funkcji.

Nowe funkcje w widoku osi czasu

W zeszłym roku Google wprowadziło w Arkuszach interaktywny widok osi czasu, który umożliwia wygodne śledzenie postępów realizacji projektów. W maju funkcje tego narzędzia zostały rozszerzone o następujące możliwości:

• ulepszone opcje formatowania, w tym obcinanie tekstu karty i opcja cofania/ponawiania;
• zwinięty widok kart, który umożliwia łączenie ich w jednym rzędzie dla każdej grupy;
• pomoc w zakresie drukowania i pobierania.

Usprawnienia na Dysku Google

Zwiększenie ochrony przed spamem na Dysku Google

Gmail słynie z doskonałych filtrów antyspamowych. W maju narzędzie do zwalczania tego typu treści pojawiło się również na Dysku Google. Od teraz będzie tam dostępny specjalny folder, gdzie możesz przechowywać niechciane pliki, które zostały Ci udostępnione choć zawierają spam lub obraźliwe treści. 

Gdy przeniesiesz jakiś plik do folderu ze spamem, automatycznie przestaniesz być informowany o dokonywanych w nich zmianach. Nie będziesz mieć też możliwości znalezienia pliku na Dysku (chyba że wejdziesz do folderu ze spamem).

Podobnie jak w przypadku folderu spamu w Gmailu, automatyczne klasyfikatory będą przekierowywać do tego folderu pliki, co do których Dysk ma poważne podejrzenia, że są niechciane. Będziesz mieć także możliwość ręcznego przenoszenia plików z Dysku, Dokumentów, Arkuszy, Prezentacji, Witryn i Formularzy do i z folderu ze spamem. Po 30 dniach pliki zostaną trwale usunięte.

Ustaw daty wygaśnięcia plików na dyskach współdzielonych za pomocą Google Drive API

W zeszłym roku na Dysku Google została dodana funkcja udostępniania plików na określony czas. Od maja, datę wygaśnięcia dostępu do plików przechowywanych na dyskach współdzielonych będzie można określać przy użyciu API. 

Programiści będą teraz mogli za pośrednictwem API w pełni kontrolować czas wygaśnięcia udostępnianych plików, zaś użytkownicy zobaczą z góry ustaloną datę, ale nie będą mogli jej zmienić.

Poprawa spójności danych Gmaila w narzędziu do analizy zagrożeń i BigQuery

W sierpniu 2022 roku Google ogłosiło przeniesienie istniejących logów Gmaila w BigQuery do logów i raportów Google Workspace w tym samym narzędziu. W ten sposób powstało jedno miejsce, z którego możliwy jest dostęp do wszystkich zdarzeń kontrolnych w Google Workspace.

Aby jeszcze bardziej udoskonalić to środowisko, w dziennikach i raportach Google Workspace w BigQuery zobaczysz teraz wszystkie zdarzenia z dziennika Gmaila, które pojawiły się w narzędziu do analizy zagrożeń. Informacje te obejmują typy urządzeń oraz działania wykonane po dostarczeniu wiadomości (np. otwarcie lub usunięcie maila, kliknięcie w link czy pobranie załącznika). Ta zmiana zapewni administratorom pełniejszy obraz tego, jaką aktywność podejmują użytkownicy Gmaila w ich domenie i zapewni spójność narzędzi do raportowania.

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej na temat schematów dzienników Gmaila w BigQuery, odwiedź Centrum pomocy Google.

Bard jako aplikacja z wczesnym dostępem dla użytkowników

Bard to usługa eksperymentalna Google, która umożliwia użytkownikom współpracę przy użyciu generatywnej AI. Jako kreatywny i pomocny współpracownik Bard może pobudzić Twoją wyobraźnię, zwiększyć produktywność i pomóc urzeczywistnić Twoje pomysły.

Usługa początkowo dostępna była dla osób korzystających z Google Workspace prywatnie, a teraz została uruchomiona również dla użytkowników biznesowych, w ramach aplikacji z wczesnym dostępem. Niestety użytkownicy z Polski muszą na nią jeszcze poczekać – póki co Bard nie został wprowadzony do naszego regionu, ale miejmy nadzieję, że szybko się to zmieni.

Domyślnie narzędzie to jest wyłączone. Można je włączyć na poziomie całej firmy, jednostki organizacyjnej lub grupy. W tym celu przejdź w konsoli ścieżkę Aplikacje > Dodatkowe usługi Google > Aplikacje wcześniejszego dostępu.

Warto pamiętać, że Bard to nie to samo, co innowacje Google Workspace oparte na sztucznej inteligencji, nad którymi pracuje producent. Jeśli chcesz pozostawać na bieżąco z nowościami, obserwuj nasz blog. Możesz też dołączyć do naszej grupy na Facebooku, gdzie jako pasjonaci rozwiązań chmurowych dzielimy się ze sobą wiedzą i informujemy o nowościach.