Najważniejsze nowości Google Workspace z kwietnia 2023

W kwietniu nowości zostały wprowadzone m.in. w Meet, Witrynach i na Chacie. Ta ostatnia aplikacja jest zresztą konsekwentnie rozwijana od czasu, gdy w zeszłym roku pojawiła się informacja o stopniowym wygaszaniu platformy Currents – wszystko wskazuje na to, że proces ten właśnie się dopełnia. Ostatnie tygodnie to również czas, w którym Google ogłosiło wprowadzenie dwóch nowych narzędzi – zaawansowanej wyszukiwarki w programach biurowych oraz menu do zarządzania lokalizacją plików na Dysku.

Pamiętaj, że jeśli chcesz być zawsze na bieżąco z premierami, możesz dołączyć do naszej grupy na Facebooku. To przestrzeń, w której ludzie zainteresowani rozwiązaniami chmurowymi dzielą się ze sobą wiedzą i spostrzeżeniami. Z radością powitamy Cię jako nowego członka naszej społeczności.

Usprawnienia w Meet

Wyłączanie przesyłania wideo w wybranych kafelkach podczas rozmowy przez Meet

Od teraz w Meet możesz wyłączyć widok pozostałych uczestników rozmowy, co może być przydatne, gdy chcesz skupić się wyłącznie na wyświetlanej prezentacji lub udostępnianym ekranie. Funkcja ta dobrze sprawdzi się też w sytuacji, kiedy ktoś z włączoną kamerą zachowuje się w rozpraszający sposób. Przejście na niestandardowy tryb zmieni jedynie Twój odbiór spotkania – pozostali uczestnicy nie zostaną powiadomieni o tym, że korzystasz z tej funkcji. 

Opcja wyłączenia widoku rozmówców będzie dostępna zarówno w przeglądarkowej wersji Meet jak i w aplikacji na urządzenia mobilne. Na tych ostatnich możesz też teraz korzystać z funkcji „Tylko dźwięk”, która powoduje wyłączenie wszystkich kanałów wideo, poza kafelkami, które prezentują treść.

Wspólna obsługa prezentacji w Meet

W ostatnich miesiącach w Meet pojawiło się kilka funkcji ułatwiających obsługę pokazu slajdów podczas spotkania online. W kwietniu Google dodało do aplikacji kolejną nowość w tym zakresie, która pozwala kilku osobom prowadzić wspólną prezentację przez Meet.

Główny prezenter może przypisać innych uczestników do wspólnego prezentowania slajdów. Jako osoba współprezentująca możesz: 

• ustawić widok publiczności, prezentacji i menu nawigującego w jednym oknie, 
• przełączać slajdy,
• włączać i wyłączać elementy multimedialne zamieszczone w prezentacji.

Zmiana ta wyeliminuje niewygodne sytuacje, w których podczas prezentacji musisz prosić współpracownika o przełączenie slajdu na kolejny.

Funkcja ta nie będzie dostępna w planach Google Workspace Essentials, Business Starter, Education Fundamentals, Education Standard, Frontline, a także w usługach G Suite Basic i Business, ani na kontach użytkowników prywatnych.

Rozmowy przez Meet w full HD

Od teraz w wybranych edycjach Google Workspace podczas wideorozmowy możesz ustawić rozdzielczość na 1080p. Ustawienie to będzie dostępne podczas spotkań, w których uczestniczą dwie osoby. Oczywiście potrzebny będzie też komputer z kamerą 1080p i wystarczającą mocą obliczeniową. Nowa dostępna rozdzielczość jest domyślnie włączona – przed wejściem na spotkanie użytkownicy otrzymają powiadomienie o opcji wyświetlania w full HD.  Rozdzielczość będzie można też włączyć lub wyłączyć w ustawieniach aplikacji.

Pamiętaj, że aby móc wysłać wideo w rozdzielczości 1080p, wymagana jest dodatkowa przepustowość łącza. Meet automatycznie dostosuje rozdzielczość, jeśli urządzenie będzie miało ograniczony przesył.

Koniec Currents

W zeszłym roku Google ogłosiło stopniowe wygaszanie platformy Currents. Wygląda na to, że proces ten właśnie dobiega końca. Od 5 lipca 2023 roku aplikacja Currents nie będzie już dostępna. Administratorzy instancji Google Workspace do 8 sierpnia 2023 roku wciąż będą mogli jednak wyeksportować dane z tej platformy przy użyciu narzędzia Takeout. Od tego samego dnia dane z Currents nie będą już dłużej możliwe do pobrania.

Nowości w Google Chat

Tryb ogłoszeń w pokojach

W marcu pisaliśmy na naszym blogu o nowych uprawnieniach, jakie zostały wprowadzone dla menedżerów pokojów na chacie. W kwietniu dodatkowo zyskali oni możliwość skonfigurowania pokoju w taki sposób, aby można było publikować w nich ogłoszenia organizacyjne. 

Podczas korzystania z ustawień pozwalających wyłącznie na wysyłanie ogłoszeń, wysyłanie wiadomości i inne funkcje dostępne są jedynie dla wyznaczonych menedżerów pokojów, którzy mogą:

• tworzyć pokoje z ograniczonymi ustawieniami dotyczącymi wysyłania wiadomości,
• wysyłać wiadomości,
• odpowiadać w wątku,
• dodawać pliki,
• wyznaczać innych użytkowników jako menedżerów pokoju,
• zmieniać ustawienia pokoju.

Funkcja ta ułatwia jednokierunkową, kontrolowaną komunikację za pośrednictwem aplikacji Google Chat. Może się ona przydać w sytuacji, kiedy członek zespołu chce wykorzystać pokoje jako cyfrową tablicę ogłoszeń, nie zaś do prowadzenia rozmów. Aby pokój działał w tym trybie, należy skonfigurować go w odpowiedni sposób już przy jego tworzeniu.

Co ważne, wszyscy członkowie pokoju wciąż będą mogli reagować na publikowane treści, co pomoże menedżerom upewnić się, że przekazywane przez nich wiadomości docierają do odbiorców.

Nowy wygląd Chatu

Kwiecień to miesiąc, w którym odświeżony został też interfejs Chatu. Zmiany pojawią się między innymi w wyglądzie kroju pisma, układzie i rozmiarach paneli. Najbardziej widoczne będą usprawnienia w:

• górnym pasku aplikacji, 
• lewym panelu nawigacji, 
• głównym widoku wiadomości, 
• ustawieniach tworzenia treści, 
• w panelu wątku w obrębie wiadomości bezpośrednich oraz w pokojach. 

Wszystkie te zmiany mają za zadanie usprawnienie współpracy i ułatwienie przepływu informacji pomiędzy członkami danej organizacji.

Kolejne elementy inteligentne w Arkuszach Google

W lutym Google wprowadziło do Arkuszy takie elementy inteligentne jak: miejsce, łatwiejsze dodawanie dat i rynek finansowy. Teraz przyszedł czas na kolejne usprawnienia w tym zakresie. 

W Arkuszach pojawiły się – dostępne już od jakiegoś czasu w Dokumentach – elementy inteligentne pozwalające na osadzenie w komórce filmów z serwisu YouTube. Funkcja działa w taki sposób, że po wklejeniu linku do komórki arkusza i najechaniu na adres, użytkownik zostanie zapytany Czy zastąpić URL jego tytułem?. Kiedy kliknie odpowiedź Tak, w komórce pojawi się adres wklejonego wideo. Po najechaniu na tak sformatowaną komórkę, na ekranie wyświetli się niewielki panel, w którym widoczny będzie podgląd filmu.

Drugim wprowadzonym usprawnieniem związanym z elementami inteligentnymi jest to, że od teraz można je osadzać w arkuszu z poziomu menu wywołanego wpisaniem w komórce znaku @, co znacznie ułatwia pracę.

Wyszukiwarka w Dokumentach, Arkuszach i Prezentacjach

Kilka dni temu Google ogłosiło wprowadzenie do Dokumentów, Arkuszy i Prezentacji zaawansowanej wyszukiwarki, dzięki której użytkownicy będą mogli szybciej odnaleźć najczęściej wykorzystywane przez siebie funkcje. Narzędzie zostanie umieszczone w górnym menu, a jego założenie jest takie, że poszczególne opcje będzie można wyszukiwać przy użyciu samodzielnie wymyślonych haseł. Na przykład, kiedy użytkownik wpisze w nim frazę „kto jako ostatni przeszukiwał dokument”, na ekranie pojawi się panel prezentujący historię wyświetlania pliku. Google nie podało jednak, czy wyszukiwarka od początku będzie reagować na frazy stworzone w języku polskim, czy będzie ograniczona jedynie do haseł wpisywanych po angielsku.

Co więcej, jeśli otworzysz wyszukiwarkę zaraz po stworzeniu nowego pliku, narzędzie wyświetli sugestie, dotyczące typowych działań, podejmowanych przez użytkowników podczas przygotowywania nowego dokumentu, arkusza kalkulacyjnego czy prezentacji, takich jak:

• Ustawienia strony, Rozwijane menu, Notatki ze spotkań w Dokumentach.
• Wstawianie wierszy/kolumn, Łączenie komórek i zamrażanie wierszy/kolumn w Arkuszach
• Ustawienia strony, Sprawdzanie pisowni, Edycja motywu w Prezentacjach

Kiedy już rozpoczniesz edycję pliku, po kliknięciu w zaawansowaną wyszukiwarkę wyświetlą Ci się narzędzia, z których korzystałeś ostatnio. Dzięki temu zyskasz do nich szybszy dostęp.

Dotychczas podobną funkcję można było znaleźć, klikając w Pomoc > Szukaj w menu. Od teraz przy korzystaniu z tej opcji aplikacje będą przekierowywać do nowej, ulepszonej wyszukiwarki narzędzi. Po krótkim okresie przejściowym przekierowanie zostanie usunięte, a zaawansowana wyszukiwarka stanie się na stałe dostępna na pasku narzędzi.

Nowe narzędzia w Witrynach

W ostatnim czasie zmian doczekały się także Witryny. W aplikacji pojawiły się nowości, które dają użytkownikom większe możliwości jeśli chodzi o współpracę w plikach i tworzenie layoutu strony.

Kursor

Od teraz kursor Twoich współpracowników będzie widoczny zawsze, gdy któryś z nich będzie edytować treść w kafelku tekstowym. Pomoże to członkom zespołu ustalić, kto i nad czym pracuje w danej chwili.

Opcje szerokości strony

Usprawnienia zostały zapowiedziane również w zakresie projektowania układu strony. Po bokach witryny pojawią się ramki, których kolor będzie można zmieniać. Drugą nowością dotyczącą layoutu jest opcja określenia, w jaki sposób Twoja strona ma dostosowywać swój widok na niestandardowych ekranach. Zyskasz w tym zakresie trzy możliwości:

• Tryb normaly (zalecany) – zaprojektowany z myślą o szerszych stronach z mniejszą ilością treści.
• Tryb pełny – powstały dla witryn z dużą ilością treści.
• Tryb szeroki – stworzony dla stron, które można określić jako znajdujące się gdzieś pomiędzy trybem pełnym a normalnym. 

Automatyczne dopasowanie przycisków

Ostatnią z wprowadzonych funkcji są przyciski, które automatycznie dostosowują swoją wielkość do pojemnika, w którym zostały umieszczone. Przyciski można teraz wyrównywać do lewej, prawej i do środka. Opcja wyjustowania sprawi, że przycisk wypełni całą szerokość pojemnika.

Nowe narzędzie do zmiany lokalizacji na Dysku Google

W przeglądarkowej wersji Google Drive wprowadzone zostaje narzędzie do łatwiejszego wybierania lokalizacji plików i folderów na dysku. Usprawnienia dotyczą zmian w interfejsie oraz wprowadzenia sugestii, które będą pojawiać się podczas przenoszenia plików i folderów oraz przy tworzeniu skrótów do elementów zapisanych w chmurze.

Wśród nowości znajdą się:

• Wprowadzenie zakładek „Sugerowane”, „Z gwiazdką”  oraz „Wszystkie lokalizacje”. Po przejściu do wybranego folderu karty te będą zastępowane przez przycisk powrotu i nazwę lokalizacji.
• Informacje dotyczące ścieżek prowadzących do folderów, opcja tworzenia nowego folderu oraz powiadomienie, które będzie wyświetlać się w przypadku przenoszenia czegoś do pustego folderu.
• Sugerowane lokalizacje i opcja ich odrzucenia, która natychmiast usuwa podpowiedź z listy.
• Uproszczone menu nawigacji, które pomoże przenieść plik jednym kliknięciem.
• Etykieta dla folderów „tylko do wglądu”. 
• Podpowiedzi o tym, że możesz napotkać błąd podczas przenoszenia pliku (taki jak na przykład to, że nie jesteś jego właścicielem). 

Przypisywanie ról administratora do grup

Jak co miesiąc, i tym razem nie zabrakło nowości w konsoli Google Workspace. Jedną z ważnych zmian wprowadzonych w kwietniu jest możliwość przypisywania ról administratorów dla grup użytkowników, a nie tylko pojedynczych osób. Teraz możesz na przykład przypisać rolę administratora serwisu do istniejącej grupy, która zawiera wszystkich administratorów IT w organizacji. 

Obecnie istnieje limit przypisania do grupy maksymalnie 500 osób. Grupy mogą zawierać nieograniczoną liczbę członków, co daje większą elastyczność w zarządzaniu rolami w zależności od potrzeb. Będzie to szczególnie pomocne w większych organizacjach – pozwalając na przypisanie ról do większej liczby osób bez przekraczania limitów. 

Dodatkowe mechanizmy w funkcji Zatwierdzania dostępu

W listopadzie 2022 r. Google wprowadziło Zatwierdzanie dostępu – funkcję, umożliwiającą klientom kontrolowanie, kiedy personel pomocy technicznej Google może uzyskać dostęp do określonych danych podczas udzielania wsparcia i ogólnej konserwacji infrastruktury. Teraz funkcja ta została rozbudowana o dodatkowe opcje. Zapewniają one klientom jeszcze większą kontrolę nad interakcjami pracowników Google z ich firmowymi danymi: 

Wskazanie: Pracownicy pomocy technicznej Google mogą wskazać, do jakich konkretnych danych potrzebują dostępu. Na przykład: Tylko dane Gmaila, zamiast wszystkich danych Google Workspace. 

Czas trwania dostępu: Określa limit czasowy, w którym można uzyskać dostęp do danych. 

Kontrola: Cofa wcześniej przyznany dostęp, jeśli jego istnienie stało się nieuzasadnione. 

Kontekst: Wskazuje powód, dla którego żądanie dostępu zostało zatwierdzone lub odrzucone lub dla którego poprzednio zatwierdzone żądanie zostało cofnięte. Usprawni to proces przyznawania dostępu w przyszłości.

Wprowadzenie dodatkowych mechanizmów kontroli pomoże sprawić, że dostęp pracowników Google do danych klientów będzie odbywał się w wyraźnie określony sposób, który najlepiej odpowiada potrzebom każdej firmy.

W FOTC możesz zyskać więcej

Jeśli jesteś użytkownikiem Google Workspace to pewnie wiesz, jak dobrze pakiet ten sprawdza się w codziennym użytkowaniu. Czego jednak możesz nie wiedzieć, to to, że dzięki współpracy z FOTC możesz zyskać dodatkowe korzyści. A należą do nich m.in. polskie wsparcie w trybie 24/7, usługa audytu bezpieczeństwa czy niższe ceny pakietów. Skontaktuj się z nami i sprawdź, jak możemy Ci pomóc.