Migracja z Microsoft 365 do Google Workspace

Jeżeli w Twojej firmie biurowy pakiet Microsoft 365 przestaje odpowiadać na potrzeby pracowników lub zwyczajnie się nie opłaca, to najwyższy czas, aby podjąć kroki w kierunku poprawy tej sytuacji. Jedną z najpopularniejszych alternatyw dla rozwiązania Microsoftu jest Google Workspace. Dowiedz się, w jaki sposób możesz przenieść konta wszystkich pracowników do spójnego środowiska Google bez utraty plików i historii korespondencji.

Jeśli decydujesz przenieść konta swoich pracowników z Microsoft 365 do Google Workspace, to najłatwiej będzie Ci to osiągnąć z pomocą doświadczonego partnera Google Cloud, jakim jest FOTC (obecnie mamy pod opieką ponad 140 000 licencji).

Współpraca ta da Ci do dyspozycji zespół specjalistów od wdrożeń rozwiązań chmurowych, którzy z chęcią pomogą Ci rozwiązać problemy pojawiające się w trakcie migracji. Z FOTC zyskujesz:

• Kompleksowy konsulting, który pomoże Ci określić własne potrzeby i wybrać najwygodniejsze rozwiązanie.
• Okres testowy wydłużony do 30 dni (to dwa razy dłużej niż przy zakupie bezpośrednio w Google).
• Informację o najnowszych rabatach.
• Pomoc w migracji kont i konfiguracji instancji Google Workspace.
• Obsługę techniczną i faktury w lokalnym języku.
• Szkolenia dla administratorów i użytkowników.
• Profesjonalny proces Change Management – jeśli Twoja organizacja jest duża, to zmiana przyzwyczajeń pracowników powinna zachodzić stopniowo. Kampania informacyjna, zamknięte testy, szkolenia i zespół ambasadorów zmian pozwolą pracownikom wykorzystywać w pełni potencjał Google Workspace od pierwszego dnia po wdrożeniu.

Jak przygotować się do migracji?

Szczegółowe informacje na temat ceny migracji, czasu jej trwania oraz tego, jakie dane można przenieść do nowego środowiska znajdziesz w naszym artykule Migracja poczty do Google Workspace (G Suite) – jak przygotować na to firmę?

Jednak zanim przejście z Microsoft 365 do Google Workspace rozpocznie się na dobre, specjaliści FOTC będą potrzebowali poznać odpowiedzi na kilka ważnych pytań.

Jakie są potrzeby organizacji i wynikające z nich oczekiwania?

Na pierwszym etapie rozmów warto przemyśleć wszystkie potrzeby, jakie Google Workspace ma w przyszłości zaspokoić. Dzięki temu wstępna konfiguracja instancji będzie przeprowadzona z uwzględnieniem indywidualnych wymagań.

Ile kont należy utworzyć w instancji Google Workspace? 

Lista użytkowników powinna zawierać imię, nazwisko, adres e-mail oraz opcjonalnie informacje o miejscu w strukturze (np. przynależność do działu) danej osoby. Warto też uwzględnić informację o tym, czy konto jest wykorzystywane w innych usługach Google, np. Google Analytics lub Google Ads.

Jaka ma być struktura organizacji?

Podział organizacji na odrębne jednostki pomoże dostosować odpowiednie ustawienia w konsoli administracyjnej do ich indywidualnych potrzeb.

Jakie konta mają zostać poddane migracji? 

Niezbędna jest lista kont źródłowych i przypisanie do nich haseł, a także wyznaczenie kont docelowych w Google Workspace, na które ma być przeniesiona historia korespondencji. 

Fragment case study na temat migracji z Microsoft 365 do Google Workspace w Tutore Poland

W 2022 roku Tutore Poland przejęło ProfiLingua. To największa szkoła językowa w Polsce, która posiada 29 placówek edukacyjnych i obsługuje 30 000 kursantów rocznie. 

Kiedy doszło do połączenia obu firm, Tutore działało w środowisku Google Workspace, natomiast pracownicy ProfiLingua od wielu lat korzystali z produktów Microsoft. Działanie na dwóch różnych pakietach narzędzi biurowych znacząco utrudniało współpracę i uniemożliwiało pełną integrację organizacji. 

Zarządowi Tutore Poland zależało na tym, aby pracownicy mogli z łatwością współtworzyć nowe treści, dzielić się informacjami i dokumentami. Zdecydowano więc o przeniesieniu kont wszystkich użytkowników Microsoft 365 do Google Workspace.

Migracja z Microsoft 365 do Google Workspace – krok po kroku

1. Utworzenie instancji Google Workspace

Po pozytywnej weryfikacji własności domeny można przypisać ją do nowej instancji Google Workspace. Na tym etapie konieczne jest wyrażenie zgody na warunki dostarczania usługi, przypisanie ról administracyjnych i wstępna konfiguracja protokołów poczty. 

2. Uruchomienie procesu migracji

Na podstawie informacji o zakresie migracji specjaliści FOTC pomogą Ci dobrać najwygodniejszą metodę przeprowadzenia tego procesu. 

3. Szkolenie dla przyszłych administratorów

Osoby, które w przyszłości będą odpowiedzialne za obsługę i zarządzanie instancją Google Workspace muszą dobrze poznać wszystkie tajniki konsoli administracyjnej. Najważniejsze, to te dotyczące bezpieczeństwa i kont użytkowników. 

4. Konfiguracja dodatkowych domen i aliasów

Jeśli firma posługuje się kilkoma domenami, to w tym kroku warto je dodać. Można też określić, czy chcesz przypisać do domeny aliasy. 

5. Ustawienia jednostek organizacyjnych

Jednostki organizacyjne to grupy użytkowników, które będą podlegały indywidualnym ustawieniom administracyjnym. Pomaga to zachować odgórną kontrolę nad przepływem informacji w narzędziach Google. Przykładowo – użytkownicy z działu księgowości i HR przetwarzają istotne dane firmy i pracowników. Dlatego przypisane im ograniczenia dzielenia się plikami poza domeną mogą być bardziej zaostrzone niż te, które obowiązują sprzedaż i marketing. 

6. Ustawienia kont użytkowników

Uprzednio stworzone konta użytkowników można teraz przypisać do odpowiednich jednostek organizacyjnych. Warto też stworzyć dla wybranych użytkowników aliasy, które skrócą nazwiska do inicjałów, uwzględnią najczęściej popełniane literówki lub będą zawierać nazwę stanowiska. Każdy użytkownik Google Workspace może mieć nawet 30 takich aliasów.

7. Ustawienia grup dyskusyjnych

Grupa dyskusyjna działa trochę jak alias, którego używa równocześnie wiele osób. Wiadomość przesłana na adres grupy, na przykład [email protected], przyjdzie do wszystkich przypisanych do niej osób.

8. Ustawienia aplikacji

Aplikacje Google mają ustawienia na dwóch poziomach – zaawansowane, które administrator może wprowadzić w całej domenie lub jednostce organizacyjnej oraz podstawowe, dostępne dla wszystkich użytkowników. Najwięcej ustawień z administracyjnych jest w trzech kluczowych aplikacjach Google Workspace: Dysku Google, Gmailu i Kalendarzu Google.

Dla Dysku Google administrator powinien ustalić zasady udostępniania plików, które wyeliminują ryzyko błędów i wycieków danych. Ważną kwestią jest też zdefiniowanie uprawnień do tworzenia Dysków Współdzielonych i przesyłania na nie plików. 

Z panelu administracyjnego można też zaostrzyć zasady udostępniania kalendarzy, aby harmonogramy pracowników nie wpadły w niepowołane ręce. Dodatkowo w dziale Zasoby administrator może dodać wszystkie sale konferencyjne, służbowe samochody, czy inne sprzęty, które pracownicy będą mogli rezerwować przy pomocy Kalendarza. 

Administratorzy Google Worskpace mają także dużo kontroli nad procesem wymiany korespondencji za pośrednictwem skrzynek Gmail. Mogą:

• wprowadzić dodatkowe zabezpieczenia, które ochronią pracowników przed podejrzanymi załącznikami, linkami i obrazami;
• stworzyć czarną listę domen kojarzonych ze spamem;
• zebrać zaufane adresy IP na białej liście;
• utworzyć listę zatwierdzonych nadawców;
• skonfigurować stopki mailowe;
• konfigurować protokoły poczty oraz aplikacje, sprzęt i formularze na stronach.

9. Konfiguracja zabezpieczeń 

Ostatnim, ale równocześnie najważniejszym krokiem jest dokładny przegląd wszystkich ustawień, które mają wpływ na bezpieczeństwo użytkowników i danych przechowywanych w domenie. Jest to pora na podjęcie decyzji o tym, jakich zasad muszą przestrzegać pracownicy przy wyborze haseł do kont oraz czy będą mieli obowiązek ustawienia weryfikacji dwustopniowej. Nie wolno też zapomnieć o tym, aby dostosować automatyczne alerty do swoich potrzeb i ustawić reguły archiwizacji oraz przechowywania danych, jeśli organizacja korzysta z Google Vault.

Fragment case study na temat migracji z Microsoft 365 do Google Workspace w Miinto

Pomysł przejścia z oprogramowania Microsoft 365 na Google Workspace w Miinto zrodził się z potrzeby większej synergii i unifikacji. Część zespołów i działów korzystała z Google Workspace ze względu na zaawansowane możliwości współpracy online, ale większość pracowała na pakiecie Microsoftu. W obliczu konieczności podjęcia decyzji o uproszczeniu procesów wymiany informacji wybór padł na Google Workspace.

Dlaczego tak wiele firm wybiera Google Workspace? 

Wszechstronne środowisko komunikacji w Gmailu

Skrzynki Gmail użytkowników Google Workspace przeszły w lutym 2022 roku gruntowną przemianę. Teraz wszystkie kanały komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej są zebrane w jednym miejscu. Zachowanie kontroli nad wszystkimi sprawami służbowymi jest więc możliwe bez przełączania zakładek, dzięki połączeniu funkcji:

• Poczty elektronicznej z niezawodną wyszukiwarką, która pomaga utrzymywać porządek w korespondencji.
• Natychmiastowego czatu tekstowego Google Chat, dzięki któremu możemy porozmawiać z dowolnym współpracownikiem.
• Pokoi dyskusyjnych z repozytorium plików i listami zadań, które wspomagają komunikację i koordynację postępów prac wewnątrz zespołów.
• Wideokonferencji Meet – w Gmailu możemy też zarządzać spotkaniami wideo, aby rozmowy twarzą w twarz były dostępne w każdych warunkach. 

Multimedia w chmurze

Dysk Google nie tylko przechowuje pliki w dowolnych formatach, ale też daje właścicielom plików władzę nad dostępem i uprawnieniami współpracowników do edycji, komentowania i wyświetlania. Dzięki dostępowi do przestrzeni w chmurze pracownicy mogą często całkowicie zrezygnować z przechowywania służbowych danych na dysku twardym komputera. 

Współpraca w plikach online

Wszystkie aplikacje do tworzenia i edycji plików w Google Workspace, czyli: Dokumenty, Formularze, Arkusze, Prezentacje i Witryny umożliwiają wielu osobom współpracę online w czasie rzeczywistym. Dzięki trybom wspólnej edycji, komentowania i sugerowania zmian oraz możliwości przypisania zadań w komentarzu czy sugestii do konkretnego użytkownika, wszystkie zaangażowane osoby mogą pracować szybciej i wydajniej. Przesyłanie tam i z powrotem zaktualizowanego pliku czy omawianie zmian w zewnętrznych komunikatorach to stare przyzwyczajenia, które użytkownicy Google Workspace mogą puścić w niepamięć.

Praca zdalna pod kontrolą

Google Workspace to nie tylko wygoda, ale też bezpieczeństwo. Potwierdzają to międzynarodowe certyfikaty ISO 27001, ISO 27017, ISO 27018, SOC 2, SOC 3 oraz FedRAMP. Administrator systemu zachowuje kontrolę nad kontami użytkowników niezależnie od tego, czy pracują w jednym biurze, czy na różnych kontynentach. Admin Google Workspace może:

• zarządzać urządzeniami mobilnymi, na których logują się pracownicy; 
• zdalnie usunąć dane firmy ze zgubionego urządzenia;
• monitorować siłę haseł;
• wymusić weryfikację dwustopniową;
• zaostrzyć lub złagodzić reguły udostępniania plików w domenie i poza nią;
• archiwizować i długoterminowo przechowywać dane i korespondencję dzięki Google Vault;
• odzyskiwać usunięte dane;
• otrzymywać spersonalizowane alerty bezpieczeństwa.

Jeśli nadal wahasz się pomiędzy usługami Google Workspace a Microsoft 365, zapoznaj się z treścią poniższych artykułów na naszym blogu:

• Google Worspace vs. Microsoft 365 – którą usługę wybrać?
• Czy chmura Google Workspace jest zgodna z prawem?