Migracja do Google Workspace (G Suite) – jak przygotować na to firmę?

Swoją podróż do chmury Google z pomocą FOTC odbyły już setki firm – pod opieką mamy ponad 140 000 kont Google Workspace. Z doświadczenia wiemy więc, jak wiele niepokoju potrafi budzić migracja do nowego środowiska pracy. Przedsiębiorcy często obawiają się bałaganu, paraliżu firmy czy problemów z bezpieczeństwem, które poskutkują wyciekiem danych. Niektórzy zaś w ogóle nie wiedzą jak taki proces wygląda i od czego powinni zacząć, aby się do niego przygotować.

Z poniższego tekstu dowiesz się, co zrobić, aby zmiana narzędzia pracy przebiegła sprawnie i z dużą korzyścią dla wszystkich członków zespołu. Okazuje się, że w tym celu wystarczy odpowiedzieć sobie na kilka prostych pytań. 

Pamiętaj, że po wybraniu pakietu swoje dane możesz przenieść samodzielnie, gdyż potrzebne do tego narzędzie znajduje się w konsoli administracyjnej Google Workspace. Jeśli jednak wolisz zdać się na pomoc inżynierów, którzy mają w tej materii lata doświadczeń, skorzystaj ze wsparcia technicznego FOTC. 

Czym jest migracja do Google Workspace 

Migracja jest, najprościej mówiąc, przeniesieniem danych z jednego narzędzia do drugiego. To, że chcesz przenieść się do Google Workspace i zacząć korzystać z Gmaila dla firm, nie oznacza przecież, że wcześniej nie korzystałeś ze skrzynki pocztowej. Na szczęście nie oznacza to też, że musisz zapomnieć o wszystkich zgromadzonych dotychczas mailach i załącznikach. 

Wszystkie one mogą zostać bezpiecznie przetransportowane do Twojej nowej poczty. Proces ten jest administrowany z poziomu konsoli Google Workspace lub innego, zewnętrznego narzędzia. Ale historia korespondencji to nie jedyne dane, jakie możesz przenieść do nowej instancji.

Jakie dane można przenieść

Do Google Workspace dokonasz migracji następujących elementów: 

• zawartość dotychczasowej skrzynki mailowej, czyli wiadomości wraz z załącznikami;
• pliki zapisane na dysku lokalnym lub na dysku w innej chmurze;
• kalendarze;
• kontakty.  

Warto pamiętać, że w przypadku korzystania z narzędzia wbudowanego w konsoli Google Workspace te dwa ostatnie elementy można przenieść tylko z usług Microsoft Exchange i Microsoft Office 365. 

Czytaj też: Migracja z Microsoft 365 do Google Workspace

Skąd można przenieść dane

Konsola administracyjna Google Workspace umożliwia migrację danych z:

• innej usługi chmurowej (np.  Microsoft Office 365 lub różnych wersji Microsoft Exchange);
• serwerów korzystających z protokołu IMAP (które wykorzystuje większość dostawców poczty e-mail, takich jak OVH, home.pl czy nazwa.pl);
• serwerów HCL (wcześniej IBM) Domino;
• prywatnego konta Gmail;
• oraz oczywiście innego konta Google Workspace.

Link do tabeli ze szczegółowymi informacjami na temat zakresu obsługi kont źródłowych znajdziesz w centrum pomocy Google.

Pytania, które warto zadać sobie przed migracją – checklista

Jeszcze przed podjęciem decyzji o przeniesieniu swoich danych do chmury Google klienci najczęściej pytają nas, ile kosztuje migracja do Google Workspace, ile trwa przeniesienie danych oraz czy podczas tego procesu można bez przeszkód zajmować się pracą. Poniżej znajdziesz odpowiedzi na te pytania, ale niestety nie będą one jednoznaczne – zarówno cena migracji, jak i czas potrzebny na przeprowadzenie tego procesu, zależą od wielu czynników. 

Jeśli jednak przed rozmową ze specjalistą FOTC przygotujesz odpowiedzi na kilka podstawowych pytań, o wiele szybciej oszacujemy koszty migracji i czas potrzebny do przeprowadzenia tego procesu. Doradzimy Ci również w sprawie narzędzia, którego najlepiej użyć w Twoim konkretnym przypadku. 

Oto przygotowana przez nas lista pytań, które warto sobie zadać przed migracją do Google Workspace:

• Jaki dane mają zostać przeniesione do Google Workspace – czy interesuje Cię jedynie migracja poczty, czy chcesz przenieść też kalendarze i dane na dysk?
• Ile kont użytkowników (skrzynek pocztowych) chcesz przenieść?
• Skąd będziesz przenosić dane (serwer IMAP, prywatny Gmail, inne konto Google Workspace, chmura innego dostawcy – np. Microsoft 365)?
• Czy w skrzynkach pocztowych, które chcesz przenieść, znajduje się wiele wiadomości z załącznikami o wadze przekraczającej 25 MB?
• Jeśli chcesz przenieść dyski, ile miejsca zajmują znajdujące się na nich dane?
• Ile waży największy dysk, z którego pliki chcesz skopiować?
• Czy chcesz połączyć kilka skrzynek w jedno konto Google Workspace?
• A może chcesz rozbić jedną skrzynkę na kilka kont Google Workspace?
• Czy chcesz przenieść tylko adresy mailowe konkretnych osób, czy również adresy ogólne (np. [email protected], [email protected])? 

Jeśli odpowiedź na ostatnie pytanie jest twierdząca, warto stworzyć listę takich adresów. Przed samą migracją konieczne będzie też wskazanie, które osoby mają docelowo obsługiwać te skrzynki. Co ważne, takie ogólne adresy zostaną stworzone jako grupy dyskusyjne lub aliasy dla już istniejących kont użytkowników. Oznacza to, że one będą darmowe.

Czytaj też:

• Grupy dyskusyjne Google
• Alias w Gmailu – co to jest i jak go utworzyć

Migracja a aplikacje do pracy biurowej

Warto pamiętać, że Google Workspace to o wiele więcej, niż tylko poczta i dysk. Po wykupieniu planu użytkownicy otrzymują dostęp do szerokiego pakietu narzędzi do pracy i komunikacji. W większości przypadków z powodzeniem zastępują one aplikacje, z których dana firma korzystała wcześniej. Jest więc wysoce prawdopodobne, że decydując się na pakiet Google Workspace, będziesz mógł zrezygnować z wielu pojedynczych licencji, które obecnie opłacasz. 

W Google Workspace znajdziesz takie programy jak Dokumenty, Arkusze i Prezentacje, które mogą być doskonałą alternatywą dla programów biurowych Microsoftu. Zoom może zostać zastąpiony przez Meet, a Chat i Spaces mogą przejąć funkcje Slacka. Przenosząc zaś pliki na Dysk Google, prawdopodobnie nie będziesz już dłużej potrzebować Dropboxa.

Dlatego przed migracją warto dokonać rekonesansu i sprawdzić, które programy nie będą Ci już potrzebne, a następnie wypowiedzieć zawarte wcześniej umowy. 

Czytaj też: 12 powodów, by wybrać Google Workspace

Podczas migracji można pracować bez zakłóceń

Wróćmy jednak do naszych pytań. Tylko w ostatnim przypadku odpowiedź jest jednoznaczna. Otóż – TAK, podczas przenoszenia danych do Google Workspace (w tym migracji wiadomości ze skrzynki mailowej) członkowie zespołu mogą pracować bez jakichkolwiek utrudnień. 

W czasie trwania tego procesu cały czas korzystają oni ze swojej dotychczasowej skrzynki. Kiedy wszystko będzie już gotowe, w ciągu kilku chwil mogą zacząć korzystać z nowej poczty. Po zalogowaniu się do Gmaila znajdą w nim całą swoją dotychczasową korespondencję.

Migracja do Google Workspace – cena 

Jeśli chodzi o koszty, to pełna cena migracji do Google Workspace zależy od liczby przenoszonych użytkowników, narzędzia, jakie zostanie do tego użyte oraz podmiotu czuwającego nad procesem.

Samodzielna migracja

Jeśli masz odpowiednią wiedzę, możesz przenieść swoje maile i pliki samodzielnie. Zrobisz to za pomocą narzędzia dostępnego w konsoli administracyjnej. W takiej sytuacji za migrację nie zapłacisz ani grosza. Jedynym poniesionym przez Ciebie kosztem będzie czas (czy to Twój, czy to pracownika, któremu powierzysz to zadanie). 

Migracja przy wykupieniu stałego wsparcia technicznego FOTC

Jeśli jednak wolisz zdać się na wiedzę i doświadczenie specjalistów z FOTC, to przy wykupieniu wsparcia technicznego w planie Plus lub Max nasi inżynierowie przeprowadzą Twoją migrację za darmo. Zakres cen i usług w przypadku naszego supportu przedstawia się następująco:

• Plus (cena: 6 zł/miesiąc za użytkownika netto) – darmowa migracja poczty (z ograniczeniem 25 MB na wiadomość).
• Max (cena indywidualna) – darmowa przyspieszona migracja poczty, kontaktów, kalendarzy i Dysku Google (wraz z dostępami) z pełną diagnostyką dzięki wykorzystaniu rozwiązań CloudM (narzędzie autoryzowane i polecane przez Google).

Migracja w FOTC bez wykupienia stałego wsparcia technicznego 

Może być też tak, że nie chcesz wykupywać supportu w FOTC, ale chcesz skorzystać pomocy naszych specjalistów podczas samej migracji. 

W takim przypadku koszty przeniesienia jednego użytkownika z serwera IMAP do Google Workspace wynoszą 200 złotych netto (cena na styczeń 2024), przy czym minimalny koszt migracji to 500 złotych netto (cena na styczeń 2024).

Jeśli zaś w skrzynkach Twoich pracowników znajduje się wiele załączników, których waga przekracza 25 MB konieczne będzie użycie narzędzia CloudM. To z kolei wiąże się z dodatkową opłatą w postaci 12 euro za każde przenoszone konto. W przypadku migracji z wykorzystaniem CloudM należy również pamiętać o koszcie utrzymania maszyny wirtualnej, który zależy od tego, jak długo trwa migracja i ile danych trzeba przenieść.

W przypadku migracji z Microsoft 365, jedyne rozwiązanie, jakie oferujemy, to migracja przy użyciu CloudM. Tu, oprócz standardowej opłaty – 200 zł netto + 12 euro za każdego użytkownika (cena na styczeń 2024) i kosztu utrzymania maszyny wirtualnej – konieczne będzie również wykupienie dodatkowej licencji CloudM (12 euro/szt.) dla każdego współdzielonego dysku, którego zawartość ma zostać przeniesiona do chmury Google.

Choć migracja z wykorzystaniem CloudM jest droższa, to stanowi ona najszybszy sposób na przeniesienie danych. Co więcej, migracja odbywa się kompleksowo – z automatycznym przeniesieniem nie tylko poczty, ale też kalendarzy oraz danych z dysków. W przypadku wykorzystania migratora w konsoli Google Workspace, dane z dysków trzeba będzie przenieść ręcznie.

Ile trwa migracja do Google Workspace?

Migracja danych do Google Workspace może trwać od kilkunastu minut do kilkudziesięciu dni. Zależy to od takich czynników, jak:

• liczba przenoszonych użytkowników, 
• waga przenoszonych plików, 
• wydajność serwerów, 
• oraz szybkość przesyłania danych w sieci.

Rekordowa migracja, nad którą dotychczas pracowaliśmy w FOTC, trwała 1000 godzin. To ponad 41 i pół dnia. W tym czasie pracownicy firmy mieli oczywiście pełny dostęp do swoich skrzynek pocztowych i nic nie zakłócało im pracy.

Bezpieczeństwo danych podczas migracji

Wielu naszych klientów obawia się, czy podczas migracji ich dane będą bezpieczne. Obawy te są zrozumiałe, ale zupełnie niepotrzebne. Nasi specjaliści korzystają jedynie ze sprawdzonych narzędzi, które są rekomendowane przez Google. 

Do przeniesienia poczty migratorem wbudowanym w konsoli będziemy jednak potrzebować adresu IMAP i hasła do Twojego dotychczasowego serwera. Jeśli się tego obawiasz, pamiętaj, że możemy podpisać umowę o poufności (NDA). FOTC jest oficjalnym partnerem Google Cloud, co oznacza, że obowiązują nas najwyższe standardy obsługi.

Dobre praktyki

Powyżej dość wnikliwie opisaliśmy kwestie związane z tym, aby techniczny aspekt migracji do Google Workspace przebiegał bez zakłóceń. Nic jednak nie dzieje się w próżni, a każda duża zmiana, jaką niewątpliwie jest wprowadzenie nowych narzędzi do pracy, stanowi wyzwanie dla pracowników firmy. Szczególnie jeśli przedsiębiorstwo zatrudnia wiele osób i miało szczegółowo opracowane procesy działania. Do migracji warto więc podejść całościowo, wdrożyć procesy change management i zwrócić szczególną uwagę na to, aby członkowie zespołu nie czuli się zagubieni. Jak to zrobić?

Komunikacja to podstawa 

Pamiętaj o tym, aby poinformować swoich pracowników o tym, że już wkrótce zaczną korzystać z nowego narzędzia. Zadbaj o to, aby wszyscy wiedzieli kiedy oraz w jakim zakresie nastąpi ta zmiana. Jeśli zarządzasz dużą organizacją, dobrym sposobem jest posłużenie się w tym celu plakatami, które zawisną w widocznych miejscach w siedzibie firmy. 

Kiedy możliwe będzie już korzystanie z aplikacji Google Workspace, wyślij pracownikom newsletter, który ich o tym powiadomi i przedstawi im najważniejsze możliwości usługi. Warto rozważyć też serię emaili z tutorialami pokazującymi, jak poruszać się po nowym środowisku pracy.

Friendly users, czyli ktoś, na kim można polegać 

Zmiana środowiska pracy nie dla każdego musi być prosta, szczególnie jeśli zatrudniasz osoby starsze. W takiej sytuacji warto rozważyć szkolenie, którego program zostanie opracowany w taki sposób, aby odpowiadał na konkretne potrzeby Twojego zespołu. 

Po takim spotkaniu zespół będzie lepiej znał narzędzie, z którego korzysta, a co za tym idzie – lepiej wykorzysta je w praktyce. Inwestycja w profesjonalny trening szybko się więc zwróci w postaci większej efektywności pracy i częstszego osiągania założonych celów. 

Zobacz też: Oferta szkoleniowa FOTC

Jeśli zaś nie chce chcesz lub nie masz możliwości, aby przeszkolić wszystkich swoich pracowników, zawsze możesz wybrać kilka osób, które przejdą trening, a następnie –  już po wdrożeniu narzędzia – będą służyć pomocą innym. Osoby takie są nazywane friendly users. Są to członkowie zespołu, którzy znają dobrze narzędzie (np. Google Workspace) i dzięki swojej wiedzy mogą pomagać w codziennej pracy mniej doświadczonym kolegom i koleżankom.

Testy sposobem na ostateczną weryfikację usługi

Pamiętaj też, że przed migracją do Google Workspace możesz poznać to narzędzie w praktyce. Darmowe testy, które do niczego Cię nie zobowiązują, pomogą Ci wypróbować konkretne aplikacje i funkcje pakietu. W FOTC oferujemy aż 30 dni okresu próbnego. Po tym czasie możesz zdecydować o migracji swojej firmy do narzędzia od Google lub zrezygnować z usługi. Skontaktuj się z nami i zacznij swoje testy.

Migracja do Google Workspace – najczęściej zadawane pytania

Czy w czasie przenoszenia danych można pracować?

Tak, podczas przenoszenia danych członkowie zespołu cały czas pracują na dotychczas wykorzystywanym narzędziu. Kiedy nowa usługa zostanie w pełni skonfigurowana, ludzie ci w jednej chwili będą mogli zacząć korzystać z nowego środowiska pracy. 

Ile trwa migracja do Google Workspace?

Migracja danych do Google Workspace może trwać od kilkunastu minut do kilkudziesięciu dni. Wszystko zależy od liczby przenoszonych użytkowników, wagi przenoszonych plików, wydajności serwerów oraz szybkości przesyłania danych w sieci.

Ile kosztuje migracja do Google Workspace?

Niestety nie można jednoznacznie odpowiedzieć na to pytanie. Jeśli przeprowadzisz migrację samodzielnie, będzie ona bezpłatna. Jeśli zdecydujesz się na pomoc partnera Google Cloud, ostateczny koszt migracji będzie zależeć od liczby przenoszonych użytkowników oraz narzędzia, jakie zostanie do tego użyte. Nie bez znaczenia pozostaje tu też wykupienie abonamentowego wsparcia technicznego w FOTC. Cenowy aspekt migracji szczegółowo opisaliśmy tutaj.

Czy migracja danych do Google Workspace jest bezpieczna?

Tak. Jeśli migracja zostanie przeprowadzona w profesjonalny sposób, przy przenoszeniu danych zachowane zostają najwyższe standardy bezpieczeństwa.

Jakie dane można przenieść?

Do Google Workspace można dokonać migracji korespondencji mailowej, plików zapisanych na dysku lokalnym lub w chmurze, wydarzeń z kalendarza oraz kontaktów.

Czy muszę dokonać migracji samodzielnie?

Nie. Jeśli nie czujesz się na siłach, aby samodzielnie przenieść swoje dane do Google Workspace, możesz powierzyć to zadanie inżynierom FOTC, którzy skonfigurują Twoją usługę. Umów się z nami na bezpłatną konsultację, aby dowiedzieć się, w jaki sposób najlepiej przeprowadzić migrację Twojej firmy do Google Workspace.

Czy przenosząc skrzynkę z Microsoft 365 zachowam swoje ustawienia?

Odpowiedź na to pytanie zależy od narzędzia użytego do migracji. Jeśli do przeniesienia swoich danych wykorzystasz narzędzie CloudM, wszelkie ustawienia poczty Microsoft 365 zostaną zachowane również w Gmailu. To jedyne rozwiązanie, jakie rekomendujemy w przypadku przenoszenia kont użytkowników z chmury Microsoftu.