Spis treści
Rok 2020 był ważnym punktem zwrotnym na rynku pracy. Część przedsiębiorstw, które z dnia na dzień musiały dokonać reorganizacji sposobu pracy – i zacząć wykonywać działania operacyjne w zespołach rozproszonych – w ogóle nie była na to gotowa. Pracy zdalnej zarzucano brak efektywności, mniejszą kreatywność, opóźniony dostęp do informacji czy problemy z komunikacją wśród pracowników.
I choć wszystko to może być prawdą, to wcale nie musi. Istnieją bowiem narzędzia, które pozwalają zmienić ten stan rzeczy. A mowa tu o aplikacjach chmurowych, które zostały zaprojektowane tak, aby działały w tle, pozwalając ludziom skupić się na tym co najważniejsze, zamiast zastanawiać się nad naturą używanego przez nich oprogramowania czy urządzeń. Korzystanie z tych narzędzi eliminuje rutynowe, powtarzalne zadania i umożliwia pracownikom szybsze wykonywanie pracy, która ma znaczenie.
W czasie pandemii przeszliśmy restrukturyzację. Zmniejszyliśmy liczbę zatrudnionych osób o 30%. Jednocześnie więcej osób nauczyło się korzystać z chmurowych rozwiązań IT, co przełożyło się na lepszą wydajność zespołów. Teraz w mniejszych zespołach robimy tyle samo, albo i więcej, co wcześniej.
Poniżej wnikliwie przyjrzymy się temu, jak pakiet aplikacji działających w chmurze, jakim jest Google Workspace, może znacząco usprawnić pracę zespołów wykonujących swoje obowiązki zdalnie lub hybrydowo. Choć w artykule opisaliśmy konkretne funkcje poszczególnych programów, to jedną z największych przewag konkurencyjnych pakietu aplikacji od Google jest to, że są one ze sobą zintegrowane, tworząc spójny system, który znacznie ułatwia i przyspiesza pracę.
Jak będzie wyglądać praca przyszłości?
Zanim jednak przejdziesz do właściwej części artykułu, zachęcamy do zapoznania się z naszym darmowym e-bookiem Twórz przyszłość. Nowoczesne narzędzia do pracy i podnoszenia produktywności.
Jest to raport, który identyfikuje trzy obszary, na których powinny skupić się przedsiębiorstwa, chcące dogonić konkurencję, umożliwiającą swoim pracownikom już od jakiegoś czasu wykonywanie obowiązków służbowych w innowacyjny sposób. A są nimi:
- Umożliwienie pracy z dowolnego miejsca dzięki elastycznym rozwiązaniom.
- Udostępnienie ludziom pomocnych narzędzi, które maksymalizują ich wpływ.
- Umożliwienie dzielenia się wiedzą i wspieranie więzi międzyludzkich.
Rutynowe zadania i nieefektywne procesy spowalniają ludzi. Aż 60% dnia pochłania koordynacja działań. Czyli czynności takie jak komunikowanie się o pracy, wyszukiwanie informacji, przełączanie się między aplikacjami, zarządzanie zmianami priorytetów i monitorowanie stanu projektów. To sprawia, że na pracę właściwą zostaje już niewiele czasu: 26% na wykonywania obowiązków, do których pracownik został zatrudniony, a 14% na strategię wybiegającą w przyszłość.
Darmowy e-book z analizą trendów
Komunikacja
Jednym z powodów, dla których praca zdalna nie zawsze przebiega tak, jak powinna, jest utrudniona komunikacja między pracownikami, którzy znajdują się dziesiątki, a nawet setki kilometrów od siebie. Dlatego też pakiet Google Workspace wyposażony został w narzędzia usprawniające przekazywanie informacji. A są nimi: poczta w firmowej domenie (Gmail), komunikator tekstowy (Chat) oraz narzędzie do prowadzenia wideokonferencji (Meet).
Pokoje sposobem na szybkie porozumiewanie się w zespołach
Do prowadzenia bieżącej komunikacji w zespołach rozproszonych świetnie sprawdza się Chat. Za pomocą tego komunikatora poszczególne osoby mogą w kilka chwil wymienić się informacjami, pisząc do siebie w czasie rzeczywistym.
Ale oprócz rozmów indywidualnych warto też zadbać o miejsce, w którym członkowie poszczególnych zespołów mogą zbiorczo podzielić się ze swoimi współpracownikami bieżącymi przemyśleniami, informacjami na temat spraw operacyjnych czy aktualizacjami dotyczącymi stanu realizacji projektów.
Zadanie to świetnie wypełniają rozmowy grupowe prowadzone w Spaces, czyli w pokojach na Chacie. Narzędzie pozwala przyspieszyć realizację projektów, m.in. poprzez dzielenie się informacjami z wieloma osobami jednocześnie, czy możliwością szybkiego przedyskutowania w szerszym gronie pomysłów na realizację konkretnych zadań.
Co więcej, pokoje wyposażone są w dodatkową funkcję, która pozwala dobrze zarządzać przepływem informacji w rozmowie grupowej. A mowa tu o wątkach, które pozwalają tworzyć wiele rozmów pobocznych w obrębie konwersacji głównej. Dzięki temu z wiadomościami przesyłanymi w ramach każdego z wątków mogą zapoznawać się jedynie te osoby, których dotyczy prowadzona tam rozmowa.
Jeśli chcesz stworzyć wątek, najedź na treść danej wiadomości i kliknij ikonę Odpowiedz w wątku. Po prawej stronie ekranu pojawi się wówczas dodatkowy panel, w którym będzie można prowadzić rozmowę poboczną.
Do przesłanych tam informacji możesz wrócić w każdej chwili, dodatkowo zapoznając się z wiadomościami przesłanymi podczas Twojej nieobecności. Wszelkie zasady prowadzenia rozmowy są tam takie same jak w głównej konwersacji pokoju – użytkownicy mogą wzmiankować tu inne osoby, wysyłać odpowiedzi, reagować przy użyciu emotikonów czy korzystać z wyszukiwarki.
Grupy dyskusyjne pozwalają wygodnie wysyłać wiadomości zbiorowe
Innym narzędziem ułatwiającym zbiorową komunikację w firmie są Grupy dyskusyjne. Aplikacja ta pozwala zarządzać ogólnymi adresami mailowymi, które przekierowują odebrane wiadomości do wielu skrzynek pojedynczych użytkowników.
Innymi słowy, jeśli chcesz szybko i wygodnie wysyłać na raz maile do wszystkich pracowników działu HR, wystarczy, że stworzysz adres [email protected] i połączysz z nim skrzynki osób zatrudnionych w tej jednostce organizacyjnej.
Sposób działania tego narzędzia szczegółowo opisaliśmy w artykule: Czym są Grupy dyskusyjne Google i jak je utworzyć?
Efektywne burze mózgów w Meet z wykorzystaniem wirtualnych tablic interaktywnych
Praca zdalna jest szczególnym wyzwaniem w zespołach kreatywnych. Przeprowadzenie burzy mózgów w sytuacji, kiedy każdy członek spotkania znajduje się w innym miejscu może być trudne. Ale nie musi. Wystarczy udostępnić pracownikom narzędzia, które pozwolą im sprawnie się komunikować i wizualnie przedstawiać swoje pomysły.
Doskonale nadaje się do tego aplikacja Google Meet. Za jej pośrednictwem członkowie zespołu mogą nie tylko łączyć się ze sobą i dyskutować nad ważnymi tematami twarzą w twarz, ale też zadawać dodatkowe pytania, przesłać sobie materiały na chacie czy wyrażać swoje opinie w ankietach uruchamianych przez gospodarza spotkania.
Co więcej, Meet jest zintegrowany z takimi narzędziami jak Jamboard oraz Miro. Każde z nich pozwala tworzyć wirtualne tablice interaktywne, do których fizycznych odpowiedników wiele osób przyzwyczaiło się podczas pracy w biurach.
Jamboard to program stworzony przez Google. Aplikacja pozwala wygodnie tworzyć wspólne notatki za pomocą takich narzędzi jak pióro, gumka, przyklejanie wirtualnych karteczek czy wstawianie obrazów, kształtów i pól tekstowych. Tablice Miro są dostarczane przez zewnętrznego producenta i zostały rozbudowane o dodatkowe funkcje, takie jak na przykład mapy myśli oraz schematy Kanban.
Dzięki Jamboardowi łatwiej moderuje się spotkanie. Jeśli mamy 20 osób i każdy chce się wypowiedzieć na dany temat, to o wiele prościej przykleić karteczką, niż przebić się przez wiele innych osób. W ten sposób sprawniej można też wszystko zapisać, zebrać i ocenić poszczególne propozycje.
Niezależnie od tego, którą z aplikacji wybierzesz, przy ich użyciu Twoje spotkania kreatywne staną się efektywniejsze, a komunikacja pomiędzy członkami zespołu – ułatwiona.
Z FOTC dostajesz wsparcie i 30 dni na testy.
Tworzenie
Niezależnie od wybranego planu, każdy pakiet Google Workspace wyposażony jest w programy biurowe, jakimi są Dokumenty, Arkusze, Prezentacje, Formularze i Witryny. Pliki stworzone w tych aplikacjach zapisują się na chmurowym Dysku Google. Możliwości pracy w narzędziach chmurowych są jednak o wiele większe, niż w przypadku treści tworzonych za pomocą programów instalowanych lokalnie.
Współpraca na plikach w czasie rzeczywistym
Każda z wymienionych powyżej aplikacji ma inne zastosowanie, jednak jedną z cech, które je łączą, jest możliwość współpracy wielu osób na tym samym pliku w czasie rzeczywistym.
Największą zaletą aplikacji Google jest możliwość wspólnej edycji plików online. Na jednym pliku może pracować kilka osób, nie trzeba go wielokrotnie przesyłać i zawsze jest pod ręką na Dysku Google. Używamy tego na co dzień, aby aktualizować raporty, dokumentację, prezentacje czy ankiety, a funkcja przeglądania historii edycji i przywracania zmian niejednokrotnie oszczędza nam mnóstwo czasu.
Do najważniejszych funkcji, ułatwiających komunikację podczas wspólnej edycji plików przez członków zespołu, należą:
- Widok kursora współpracownika – jeśli plik został otwarty przez kilka osób jednocześnie, w prawym górnym rogu zobaczysz listę tych osób, zaś w treści – konkretne miejsce, które edytują poszczególne osoby.
- Komentarze – jeśli masz jakieś uwagi co do zawartości danego pliku, możesz pozostawić w nim swój komentarz, a Twoi współpracownicy w przyszłości będa mogli się do niego odnieść.
- Sugerowanie zmian – kiedy zostaniesz poproszony o weryfikację treści w Dokumentach Google, swoje sugestie możesz wprowadzić od razu w tekście, korzystając z trybu sugerowania zmian. Dzięki temu autor będzie mógł samodzielnie zdecydować, czy chce je zatwierdzić, czy też odrzucić.
- Powiadomienia o komentarzach i sugestiach – jeśli w należącym do Ciebie pliku Twoi współpracownicy wprowadzili sugestie lub zostawili komentarze, zostaniesz o tym powiadomiony mailowo.
- Oznaczanie innych osób w pliku – jeśli chcesz, aby osoba z Twojej organizacji odniosła się do jakiegoś konkretnego fragmentu pliku, możesz oznaczyć ją w komentarzu. Otrzyma ona wówczas powiadomienie mailowe.
- Przypisywanie zadań współpracownikom – jeśli oznaczysz kogoś w komentarzu, to w kolejnym kroku możesz zmienić to oznaczenie w zadanie do wykonania przez wskazanego współpracownika.
- Czat i wideochat w plikach – jeśli pozostawianie komentarzy dla współpracowników nie będzie w danej sytuacji efektywne, zawsze możecie wspólnie przedyskutować daną kwestię na chacie wewnątrz pliku. Co więcej, w 2022 Google wprowadziło w swoich aplikacjach do tworzenia wideochat, dzięki czemu omawianie bieżących spraw w plikach stało się jeszcze wygodniejsze.
- Historia zmian – programy biurowe przechowują pełną historię zmian wprowadzonych w każdym pliku. Dzięki temu nie musisz obawiać się, że ktoś usunie ważną informację, albo nadpisze Twój dokument – w każdej chwili możesz bowiem powrócić do jednej z wielu starszych wersji pliku.
Udostępnianie plików wewnątrz organizacji i poza nią
W firmach wykorzystujących rozwiązania chmurowe, takie jak Google Workspace, pliki najczęściej przechowywane są na dyskach w chmurze. Dzięki temu każdy pracownik ma do nich dostęp z dowolnego urządzenia, na którym zaloguje się na swoje konto.
Zaś kiedy dana osoba chce podzielić się z kimś jakimś plikiem lub folderem, to zamiast robić to mailowo, może szybko i wygodnie udostępnić ten element innemu użytkownikowi. Podczas wykonywania tej czynności można określić, jaki zakres uprawnień ma mieć osoba, której udostępniany jest plik. Do wyboru są tu trzy opcje – edytowanie, komentowanie i przeglądanie.
Co ważne, pliki z Dysku Google możesz udostępnić nie tylko swoim współpracownikom, ale też osobom spoza swojej organizacji, co znacznie przyspiesza realizowanie poszczególnych zadań.
Pracujemy na plikach zapisanych w chmurze, gdzie szybko każdy może wejść i – jeśli jest taka potrzeba – wywołać kogoś z zespołu, aby o coś dopytać. Każdy widzi wprowadzone wcześniej zmiany. To bardzo pozytywnie wpływa na szybkość pracy. Niedawno dostałem od innej organizacji plik Excela – sporo czasu zajęło mi dojście do tego, jak wyglądała poprzednia wersja. Dodatkowo musiałem przesłać plik pracownikowi mailem. Mam wrażenie, że czas potrzebny na obsługę tego zadania był trzy razy dłuższy niż w przypadku korzystania z Arkuszy Google.
Sposoby udostępniania plików przechowywanych na Dysku szczegółowo opisaliśmy w artykule Jak udostępniać pliki Google?
Dostęp do informacji
Dyski współdzielone rozwiązują problem ograniczonego dostępu do plików
Obok dysków prywatnych (przypisanych do konkretnego użytkownika) Dysk Google daje też możliwość tworzenia dysków współdzielonych, do których dostęp może mieć kilka osób jednocześnie. W obrębie organizacji możesz stworzyć wiele takich chmurowych przestrzeni, co znacznie ułatwi pracownikom dostęp do wszystkich potrzebnych im plików.
Przykładowo wspólną przestrzeń dyskową możesz stworzyć dla:
- wszystkich pracowników w firmie,
- każdego działu w organizacji,
- wszystkich zespołów projektowych.
Na dysku współdzielonym całej firmy możesz przechowywać takie elementy jak logo, wnioski urlopowe czy politykę firmy. Dzięki temu, każdy pracownik będzie miał do nich nieprzerwany dostęp. Co za tym idzie, programista nie będzie musiał prosić kadrowej o udostępnienie wniosku, a sprzedawca przygotowujący ofertę – grafika o plik z logo. Takie rozwiązanie eliminuje też problematyczne sytuacje, w których osoba, do której należy dany dokument, przebywa właśnie poza biurem i będzie mogła udostępnić potrzebne dane dopiero po swoim powrocie.
Wszyscy mają konto Google Workspace, aby mieć narzędzia komunikacji i stały dostęp do wszystkich zasobów. To jest wygodne, bo możemy wszystko wrzucić w jedno miejsce. Nie musimy martwić się tym, że ktoś zrobił coś na innym komputerze i się nie zsynchronizowało – wszystkie komputery są wyposażone w skrót do Dysku na pulpitach z przejrzystą strukturą folderów. I to działa.
Kalendarz pomaga zorientować się w sytuacji współpracowników
Osoby pracujące w zespołach rozproszonych mają też utrudnione zadanie, jeśli chodzi o orientowanie się w tym, czym zajmują się w danej chwili ich współpracownicy. W fizycznym biurze dużo łatwiej dowiedzieć się, że koleżanka z działu customer success jest dziś na urlopie, programiści mają właśnie spotkanie działu, a menedżer ds. sprzedaży został oddelegowany na branżowe targi.
W pakiecie Google Workspace jest jednak narzędzie, które i w tym zakresie pozwala trzymać rękę na pulsie. A jest nim Kalendarz Google, w ramach którego każdy pracownik może obserwować indywidualne kalendarze innych użytkowników, całych działów, a nawet firmowych zasobów (takich jak salki konferencyjne czy służbowe samochody).
Korzystaj z kalendarza współdzielonego, który pozwoli Tobie i Twojemu zespołowi ustalać codzienne godziny pracy i odblokować czas potrzebny na osobiste zobowiązania. To łatwy sposób na zarządzanie oczekiwaniami dotyczącymi dołączania do spotkań, odpowiadania na e-maile i dołączania do wiadomości grupowych.
W kalendarzach swoich koleżanek i kolegów z zespołu znajdziesz m.in. informacje o ich godzinach pracy, urlopie, urodzinach, spotkaniach czy o tym, skąd pracują danego dnia (z biura, domu lub innego miejsca). To wszystko sprawia, że w kilka chwil zorientujesz się w firmowych przepływach pracy.
Czytaj też: Kalendarz Google – wszystko, co musisz o nim wiedzieć
Witryny jako hub informacyjny
Witryny Google (Google Sites) to kreator stron internetowych, w którym stworzysz prostą, w pełni responsywną stronę www. Co więcej, aplikacja ta nie wymaga znajomości żadnego języka programowania.
Przez wiele firm Witryny wykorzystywane są do użytku wewnętrznego. Przy ich użyciu pracownicy poszczególnych działów mogą stworzyć i umieścić w Internecie proste strony, za pośrednictwem których będą informować pozostałych współpracowników o ważnych wydarzeniach czy wprowadzanych w organizacji zmianach.
Ogólnofirmowa strona stworzona w Witrynach może stanowić swego rodzaju serwis ogłoszeniowy, na którym zamieszczane będą wszystkie informacje, które w szybki sposób powinny zostać przekazane pracownikom firmy.
Osobne strony można tworzyć też dla każdego ważnego wydarzenia. Przykładowo specjaliści ds. HR mogą na takiej witrynie przedstawić pozostałym pracownikom wszystkie najważniejsze informacje na temat wyjazdu integracyjnego (np. harmonogram zajęć, adres hotelu, informacje o sposobach dojazdu do restauracji itp.).
Co ważne, w Witrynach Google można w łatwy sposób ograniczyć dostęp do opublikowanej strony, przyznając go jedynie członkom własnej organizacji.
Podsumowanie
To zaledwie kilka możliwości, jakie zespołom pracującym zdalnie daje Google Workspace. Jeśli chcesz zacząć korzystać z pakietu narzędzi od Google w swojej firmie lub szukasz sposobu na obniżenie kosztów już wykupionej licencji, skontaktuj się z jednym z naszych specjalistów. Podejmując współpracę z FOTC możesz zyskać niższe ceny pakietów niż w Google. Oprócz tego oferujemy 30-dniowy darmowy okres testowy (vs 14 dni w Google), wsparcie techniczne w języku polskim oraz szkolenia dla pracowników firmy.
