Integracja pracowników – 10 sposobów na budowanie zgranych zespołów zdalnych

W biurze integracja pracowników przebiega naturalnie, a pomysły na wspólne wyjście po godzinach pojawiają się spontanicznie. Epidemia z 2020 roku zamknęła pracowników biurowych w domach, więc liczba okazji do prowadzenia luźnych rozmów przy ekspresie do kawy spadła niemal do zera. Jak pracodawcy i specjaliści od zarządzania zasobami ludzkimi w organizacjach mogą zadbać o integrację pracowników zdalnych? 

Dlaczego integracja pracowników zdalnych jest potrzebna? 

Firmy, dla których przejście na tryb pracy zdalnej okazało się korzystne, nie zwalniają tempa rekrutacji nowych pracowników. Oznacza to, że w wielu organizacjach poza osobami, które miały wcześniej szansę poznać się osobiście w biurze, jest też rosnąca grupa pracowników, którzy od początku widują się z zespołem tylko na wideokonferencjach. Jakie zagrożenia dla firmy niesie za sobą brak poczucia przynależności i wzajemnego zaufania wśród pracowników? 

Nieefektywna komunikacja

Zdarza się, ze pracownicy zdalni nie mają szansy poznać nie tylko charakteru czy zainteresowań swoich współpracowników, ale także specyfiki pracy na ich stanowiskach. To może znacznie utrudnić komunikację między osobami, których specjalizacje się nie pokrywają. Taka sytuacja rzadko występuje w obrębie jednego działu. Specjalista od social mediów nie powinien mieć problemu ze stworzeniem pełnego briefu dla grafika, nawet jeśli nie znają się osobiście. To samo zadanie może jednak okazać się trudne dla osoby z księgowości. Ogólnofirmowa integracja powinna kształtować także wrażliwość na komunikacyjne potrzeby kolegów, z którymi współpracujemy tylko okazjonalnie.

Niespójna kultura organizacyjna

Integracja wspiera budowanie wspólnych wartości i tradycji, które są unikalne dla każdej organizacji. Gdy pracownicy traktują się nawzajem instrumentalnie i nie są zaangażowani w społeczność, którą tworzą, to kultura organizacyjna ulega stopniowemu rozmyciu. Po pewnym czasie może się okazać, że wyobrażenia pracowników HR-u o tym, jak firma funkcjonuje i jak powinna prezentować się zewnętrznej publiczności, zupełnie nie pokrywają się z wizerunkiem kreowanym przez marketingowców i sprzedawców.

Niezdrowa rywalizacja

Rywalizacja w pracy to naturalne zjawisko, które powinno motywować zarówno wygranych jak i przegranych do stawania się lepszymi specjalistami. Gdy współpracownicy znają się ze sobą tylko jako awatary na firmowym czacie, to łatwo mogą zapomnieć o tym, że zespołowo zmierzają do wspólnych celów. 

Ambicja zaczyna przeszkadzać w rozwoju, gdy pracownikom zależy bardziej na powierzchownych oznakach sukcesu niż na rzetelnym wykonywaniu swoich obowiązków. Każda wymiana zdań staje się walką o wszystko albo nic, więc intelektualne dyskusje zostają zastąpione przez jałowe kłótnie. A jeśli rywalizacja wychodzi poza służbowe ramy i przeradza się w aktywną niechęć między współpracownikami, to powstają personalne konflikty, które odbijają się negatywnie na satysfakcji wszystkich członków zespołu.

Dobrze zintegrowany zespół reguluje takie zachowania i nie dopuszcza do powstawania trwałych zatargów. Pracownicy wiedzą, że za każdym awatarem stoi żywa osoba, która ma swoje lepsze i gorsze dni. W takiej sytuacji udzielanie wsparcia i proszenie o nie nie wiąże się ze stresem i negatywnymi emocjami, a atmosfera sprzyja produktywności.

Przerośnięta biurokracja

Brak zaufania między pracownikami w firmie skutkuje często tym, że wszystkie kontakty służbowe stają się przesadnie sformalizowane. Gdy każdy chce utrzymać dokumentację swojej pracy w jak najlepszym porządku, a przy tym mieć “podkładkę” na wypadek wewnętrznej kontroli, to mnożą się niepotrzebne maile, wnioski, formularze i raporty, które w zgranym zespole mogłaby zastąpić zwykła pogawędka w korytarzu lub na czacie. 

Wysoka rotacja pracowników

Zatrzymanie wyszkolonego pracownika zawsze opłaca się bardziej niż wdrażanie nowego. Jednak gdy pracownicy nie czują się zaangażowani w życie firmy i nie darzą swoich współpracowników sympatią, to nic nie powstrzymuje ich przed tym, aby zmienić miejsce zatrudnienia, gdy tylko nadarzy się okazja. Przyczyn słabej retencji wyspecjalizowanych pracowników może być wiele. Nie wszystkie można rozwiązać imprezą integracyjną, ale jedno jest pewne – budowanie zgranych zespołów przynosi więcej korzyści niż strat. 

Rodzaje aktywności integracyjnych 

Dla wielu osób zalety pracy zdalnej znacznie przeważają nad wadami. Zdalnie jesteśmy bardziej produktywni i z reguły zachowujemy zdrowszą równowagę między pracą a życiem prywatnym. Często to właśnie niedostateczna integracja ze współpracownikami jest główną przyczyną niezadowolenia ze zdalnego trybu pracy. Jeśli tak jest też w Twojej firmie, to na początek musisz postawić diagnozę – jakiego rodzaju integracji brakuje pracownikom? Pracując stacjonarnie, możemy integrować się w 6 kluczowych obszarach:

• Rutyna – Wszystko to, co było elementem szarej codzienności w biurze, ale pozwalało pracownikom lepiej się poznać, na przykład rozmowy przy kawie, grupowe zamawianie obiadów i gra w piłkarzyki na przerwie. 
• Rytuały – Wspólne przeżywanie cyklicznych uroczystości, takich jak firmowa kolacja wigilijna, wręczanie prezentów solenizantom, czy kultywowanie wewnętrznych tradycji w przedsiębiorstwie (np. obchodzenie rocznicy powstania firmy).
• Rozwój – Grupowe szkolenia, które pomagają uczestnikom w nabywaniu nowej wiedzy lub umiejętności związanych z pracą lub zainteresowaniami pracowników.
• Raporty – Podsumowania wspólnych sukcesów i porażek całej firmy oraz poszczególnych działów, zazwyczaj przeprowadzane miesięcznie lub kwartalnie. 
• Rywalizacja –  Konkurencje sportowe, quizy i rozgrywki między zespołami, które wprowadzają atmosferę zdrowego współzawodnictwa. 
• Rozrywka – Np. grupowe wyjście na kręgle, bilard lub na imprezę taneczną. Ten rodzaj integracji najczęściej jest realizowany po godzinach pracy. Może odbywać się oficjalnie, gdy zabawę organizuje pracodawca, lub nieoficjalnie, z inicjatywy samych pracowników.

Jako pracodawca, zadbaj o to, by repertuar aktywności integracyjnych w Twojej firmie nie pominął żadnej z powyższych kategorii. Aby Ci to ułatwić, przedstawiamy listę najciekawszych sposobów na zdalny team building i budowanie trwałych znajomości wśród pracowników.

10 pomysłów na zdalną integrację pracowników

Wszystkie proponowane aktywności integracyjne można przeprowadzić za pośrednictwem Google Meet – aplikacji do wideokonferencji, która jest elementem biurowego pakietu Google Workspace.

Zanim jednak przystąpisz do działania, pomyśl o zrobieniu badania wśród pracowników, by poznać ich opinie oraz oczekiwania. Do przeprowadzenia ankiety przyda się z pewnością aplikacja Google Forms.

1. Quizy wiedzy i trivia

Jedną z popularnych rozrywek, zarówno w barach studenckich, jak i na wyjazdach firmowych, jest przeprowadzanie quizów – udział może być drużynowy, albo indywidualny, ale zwycięzcy koniecznie muszą zostać symbolicznie nagrodzeni. 

Zalety:

• Istnieje mnóstwo gotowych baz pytań quizowych z wielu kategorii.
• Można ułożyć pytania bezpośrednio związane z życiem firmy i zainteresowaniami pracowników.

Wady: 

• Wymaga przygotowania zestawów pytań. 
• Gdy pracownicy odpowiadają na pytania w grupach, to istnieje ryzyko, że nie wszyscy członkowie grup zaangażują się z zabawę. 

2. Układanie opowieści 

Wspólne układanie historyjek to uniwersalna, prosta rozrywka znana od stuleci – sprawdzi się równie dobrze przy ognisku jak i w pokoju wideokonferencyjnym. Pierwsza osoba czyta wprowadzenie, a każdy kolejny uczestnik dopowiada po jednym zdaniu dopóki nie powstanie pełna historia.

Zalety:

• To bardzo angażująca rozrywka zarówno dla małych jak i dużych grup osób. Uczestnicy muszą stale przysłuchiwać się temu, co mówią inni, aby nie zgubić wątku i móc wymyślić ciekawą kontynuację. 
• Krótkie układanie opowiadań może stać się stałym elementem każdej grupowej wideokonferencji –  to doskonały sposób na “rozruszanie” uczestników i zachęcenie ich do większej aktywności podczas rozmowy. 
• Niewielki wysiłek ze strony organizatora – musi jedynie wymyślić początek historii, a później pilnować przestrzegania zasad. 
• Najlepsze historie można spisać i zachować w archiwum dla przyszłych pracowników. W tym celu warto skorzystać z opcji nagrywania wideorozmowy w Google Meet.

Wady: 

• Raczej krótka zabawa. Przeciąganie jej w nieskończoność może znużyć uczestników. 

3. Turniej gier online

Planszówki i gry wideo to doskonały pomysł na integrację online. Turniej szachów lub innej prostej gry planszowej może stać się głównym elementem ogólnoformowej integracji. Jeśli w firmie jest wielu fanów gier multiplayerowych, to przyda im się wspólny kanał na Discordzie, by po godzinach pracy mogli cieszyć się razem interaktywną rozrywką. 

Zalety:

• Istnieje mnóstwo multiplayerowych gier dostępnych w przeglądarce i na smartfony. Dzięki temu pracownicy nieposiadający konsoli ani gamingowego komputera nie będą czuli się wykluczeni. 

Wady: 

• Nie wszyscy pracownicy będą znać zasady gry turniejowej. 
• Rozgrywki turniejowe (zwłaszcza szachowe) mogą trwać kilka minut lub kilka godzin. Konieczne jest ustalenie limitów czasowych. 

4. Przerwa na kawę

Jeśli zdalnym pracownikom brakuje spotkań w biurowej kuchni na swobodne rozmowy, to warto wyznaczyć czas na niedługie, cykliczne wideokonferencje, które tę potrzebę zaspokoją. Nazwij te spotkania “happy hour”, “coffee & talks” lub “Watercooler banter” i zaproś wszystkich chętnych – obecność nie powinna być obowiązkowa. 

Zalety:

• Podczas takich spotkań może wystąpić dużo ciekawych dyskusji na temat spraw służbowych. 
• Krótka przerwa na swobodną rozmowę pozwoli pracownikom odpocząć i wrócić do swoich obowiązków z nową energią.

Wady: 

• Jedne spotkania będą udane, a inne nie – czasem rozmowa nie będzie się kleiła. 
• Trudno przewidzieć liczbę uczestników na takich nieobowiązkowych wideokonferencjach. 

5. Szkolenia służbowe i hobbystyczne

Nauka nowych rzeczy i dzielenie się wiedzą to przyjemny oraz pożyteczny sposób na integrację pracowników. Szkolenia hobbystyczne mogą być przeprowadzane przez chętnych pracowników (np. nauka gotowania, szydełkowania, programowania lub tworzenia animacji) a te służbowe powinien organizować pracodawca – przykładowo, zewnętrzny ekspert może pomóc pracownikom poznać tajniki skutecznych negocjacji, organizacji wydarzeń czy obsługi programów graficznych.

Zalety:

• Pracownicy nie tylko poznają siebie nawzajem, ale też uczą się czegoś nowego. 
• Szkolenia mogą być bardziej ogólne i przeznaczone dla wszystkich lub specjalistyczne – dla wybranych działów.

Wady: 

• Czasami trudno jest wybrać temat szkolenia, który będzie odpowiadał wszystkim uczestnikom.

6. Poranne rozgrzewki

Wideokonferencje nie muszą zawsze być prowadzone z wygodnego siedzenia na kanapie lub przy biurku. Jeśli wszyscy członkowie zespołu pracują w podobnych godzinach, to możecie umówić się na poranną wideokonferencję i wspólnie rozpocząć dzień od kilku ćwiczeń. Kto powinien prowadzić ćwiczenia? Możecie przygotowywać rozgrzewkę na zmianę lub udostępniać w Google Meet zakładkę z YouTube, by włączyć film profesjonalnego trenera.

Zalety:

• Odrobina ruchu przed pracą pomoże osiągnąć lepsze skupienie w ciągu dnia. 
• Poranna wideokonferencja będzie dodatkowym powodem, aby nie spóźniać się do pracy.

Wady: 

• Prawdopodobnie nie wszyscy będą zachwyceni takim rozwiązaniem. Część osób trenuje przed albo po pracy, a inni wolą unikać ruchu w ogóle. 

7. Wirtualne wyjście na piwo

Podczas pracy (także zdalnej) nie ma miejsca na alkohol, ale jeśli wspólne wyjścia do baru były tradycją Twoich pracowników przed lockdownem, to nic nie stoi na przeszkodzie, aby zorganizować coś podobnego w formie wideokonferencji. Alkohol nie jest obowiązkowy, ale za to powinien panować całkowity zakaz omawiania zwykłych służbowych spraw (poza plotkami!). 

Zalety:

• W luźnej atmosferze nowe osoby będą miały lepszą szansę poznać swoich przełożonych prywatnie, a ci, którzy już się znają, poczują się jak dawniej. 
• Alkohol pozwoli wszystkim się odprężyć, dzięki czemu na pewno nie zabraknie tematów do rozmowy. 

Wady: 

• Niektórzy pracownicy nie powinni być zachęcani do picia alkoholu ze względów zdrowotnych lub z powodu skłonności do uzależnień. 

8. Wspólny posiłek

Każdemu pracownikowi przysługuje przerwa obiadowa, a wspólne spożywanie posiłków to jedna z najstarszych społecznych aktywności. Spróbujcie w zespole zsynchronizować swoje pory obiadowe i przeprowadzić w tym czasie krótką wideokonferencje. Każdy uczestnik będzie miał sporo do powiedzenia na temat diety i swoich kulinarnych preferencji. 

Zalety:

• Taka integracja pracowników (podczas przerwy w godzinach w pracy i w kameralnym gronie) może stać się nową firmową tradycją.
• Wielu pracowników zyska kolejny dobry powód do tego, by gotować sobie zdrowe, pełnowartościowe posiłki. 

Wady: 

• Dźwięki przeżuwania lub przełykania mogą zepsuć apetyt innym, więc w tym czasie wypada wyłączyć mikrofon. 

9. Wirtualne oprowadzanie po domu

Nowi pracownicy zdalni często są zachęcani przez przełożonych do przedstawienia się reszce zespołu. Taka autoprezentacja nie musi być nudna, ani zarezerwowana wyłącznie dla nowych osób. Oprowadzanie po domu to znany format reality show, w którym gwiazdy pokazują swoje życie “od kuchni” – wypróbujcie w zespole taki sposób na opowiadanie o sobie. Wystarczy, że uczestnik pokaże w kadrze swoje ulubione przedmioty, lub weźmie kamerę na krótki spacer z komentarzem.

Zalety:

• Ta forma integracji może być wpleciona w cotygodniowe lub comiesięczne spotkania podsumowujące.
• Każdy pracownik sam zdecyduje, co chce pokazać innym – to może być ogród, rysunki, zwierzęta domowe czy postępy w remoncie mieszkania. 

Wady: 

• Nie wszyscy czują się komfortowo z wystąpieniami publicznymi. 
• Aby każda prezentacja była oglądana uważnie, nie należy przeprowadzać  ich więcej niż 3 podczas jednego spotkania.

10. Wieczorek filmowy

Ostatni integracyjny zwyczaj, który był obecny w wielu biurach i zasługuje na edycję wirtualną, to wspólne oglądanie filmów. Pokoje wideokonferencyjne w aplikacjach, takich jak Google Meet pozwalają na udostępnianie ekranu z dźwiękiem i obrazem wysokiej jakości, więc nie musicie przejmować się problemami technicznymi. 

Zalety:

• Jeśli wybierzecie ciekawy film, to dyskusje po seansie mogą porwać Was na długie godziny. 
• Wieczorek filmowy jest bardzo łatwy do zorganizowania i przyjemny dla wszystkich uczestników. 

Wady: 

• Nie zawsze łatwo jest znaleźć termin po godzinach pracy, który będzie odpowiadał wszystkim zainteresowanym.

Poznaj funkcje Google Meet, które pojawiły się w 2020 roku i wykorzystaj je podczas integracji pracowników zdalnych: