Google AppSheet – co to jest jest i jak z niego korzystać?

Google AppSheet to narzędzie, w którym możesz tworzyć własne aplikacje i automatyzacje, nawet jeśli nie potrafisz programować. Jest to platforma typu no-code, za pośrednictwem której powstało już prawie 4,5 miliona produktów cyfrowych. Pomysł okazał się więc trafiony, a rozwiązanie cały czas zyskuje na popularności. 

Z informacji zawartych w tym artykule dowiesz się między innymi jakie możliwości daje AppSheet, co – oprócz arkuszy kalkulacyjnych – można tu wskazać jako źródło danych oraz jak przygotować się do stworzenia swojej pierwszej aplikacji w tym narzędziu. To co? Zaczynamy!

Czym jest AppSheet?

Google AppSheet to platforma typu no-code, za pośrednictwem której można tworzyć aplikacje mobilne i webowe. Narzędzie to powstało z myślą o specjalistach, którzy doskonale znają specyfikę swojej pracy i mają pomysł na to, jak ją usprawnić (np. poprzez automatyzację wybranych procesów), ale nie potrafią kodować. Osoby te – nazywane w branży programistami obywatelskimi (ang. citizen developers) – dzięki AppSheet mogą tworzyć aplikacje na potrzeby własne i swoich organizacji. A wszystko bez konieczności zatrudniania deweloperów i ponoszenia wysokich kosztów. 

W jaki sposób działa AppSheet? Otóż na podstawie informacji, które użytkownik odpowiednio przygotowuje w arkuszach kalkulacyjnych, bazach danych lub innych źródłach, narzędzie automatycznie generuje trzon aplikacji. 

Następnie osoba tworząca aplikację może dostosować jej funkcje, interfejs czy zakres działania. Odbywa się to w edytorze AppSheet za pomocą zaznaczania i odznaczania odpowiednich pól oraz stosowania prostych formuł, podobnych do tych, które stosuje się podczas korzystania z Arkuszy Google. 

Powstałe w ten sposób aplikacje są w pełni responsywne i można korzystać z nich zarówno na urządzeniach mobilnych (telefony, tablety) jak i w przeglądarkach na komputerze. Cały czas są one połączone ze swoimi źródłami danych, które aktualizują się na bieżąco w oparciu o działania wykonywane przez użytkowników.

Warto wiedzieć, że osoby, które chcą stworzyć swoją własną aplikację, mogą skorzystać też z nieco bardziej zaawansowanej alternatywy dla AppSheet. A mowa tu o Apps Script, czyli o działającej w chmurze platformie i języku programowania opartym na JavaScript. Narzędzie to pozwala zautomatyzować wykonywanie działań w aplikacjach Google oraz integrować je zarówno ze sobą jak i z programami innych producentów. Więcej na ten temat dowiesz się z naszego artykułu Google Apps Script – co to jest i jak korzystać z tego narzędzia?

Jeśli wydaje Ci się, że platformy takie jak AppSheet czy Apps Script stanowią dużą szansę dla rozwoju Twojej firmy, ale nie wiesz od czego zacząć lub chcesz, aby pracownicy ugruntowali swoją wiedzę na ich temat, napisz do nas. Przygotujemy dla Ciebie autorskie szkolenie z tych narzędzi na dowolnym –wskazanym przez Ciebie – poziomie zaawansowania.

Źródła danych AppSheet

Choć AppSheet należy do Google, narzędzie to jest kompatybilne również z platformami i aplikacjami innych producentów. Pełna lista źródeł danych, na podstawie których możesz tworzyć tu aplikacje, przedstawia się następująco:

Źródła natywne

• Bazy danych AppSeet

Arkusze kalkulacyjne

• Arkusze Google (Google Sheets)
• Microsoft Excel (Microsoft 365 oraz SharePoint)

Bazy danych

• Google BigQuery
• AWS DynamoDB
• MySQL
• PostgreSQL
• Oracle
• MariaDB
• SQL Server
• Bazy danych on-premise

Inne źródła danych

• Salesforce
• Formularze Google (Google Forms)
• Dysk Google (Google Drive)
• Kalendarz Google (Google Calendar)
• Apigee
• Data Studio
• Airtable
• Box
• Dropbox
• OData
• Smartsheet

Funkcje dostępne w AppSheet

AppSheet pozwala tworzyć wysoce funkcjonalne i rozbudowane produkty cyfrowe. Projektując własny program, możesz wykorzystać i dowolnie ze sobą łączyć między innymi następujące funkcje i komponenty:

• generowanie dokumentów i raportów,
• robienie i wysyłanie zdjęć,
• używanie map i zbieranie lokalizacji,
• korzystanie z kalendarza,
• skanowanie kodów kreskowych i QR,
• sortowanie i filtrowanie danych,
• integracje z innymi aplikacjami za pomocą API.

Przykładowe aplikacje, które stworzysz za pomocą Google AppSheet

Za pośrednictwem Google AppSheet najczęściej powstają programy mobilne i webowe, które automatyzują procesy i integrują ze sobą inne narzędzia. Aplikacje, jakie można zaprojektować przy użyciu platformy mogą na przykład:

• Monitorować w Arkuszach Google stan magazynowanego towaru i wysyłać powiadomienia, kiedy spadnie on poniżej określonego poziomu.
• Pomagać w przeprowadzeniu remanentów – po zeskanowaniu urządzeniem mobilnych wszystkich posiadanych produktów aplikacja wygeneruje raport porównujący stan faktyczny z teoretycznym i wyświetli informacje o produktach, których liczbę należy uzupełnić.
• Zbierać informacje o lokalizacji przesyłki i wysyłać klientom odpowiednie powiadomienia.
• Tworzyć wyceny i umowy na podstawie danych zebranych w Formularzach Google.
• Ustalać grafiki zmianowe i przesyłać je pracownikom w formie plików PDF.

Oczywiście to zaledwie kilka przykładów, pokazujących możliwości Google AppSheet. Sposoby wykorzystania w codziennej pracy narzędzi stworzonych za pomocą tej platformy są niezliczone.

Szablony aplikacji

A jeśli problem, który chcesz rozwiązać za pomocą AppSheet, jest dość popularny, możesz sprawdzić, czy takie narzędzie nie zostało już udostępnione w obszernej bazie przykładowych aplikacji. Wstępnie przygotowany szablon możesz wykorzystać jako podstawę do stworzenia własnego, spersonalizowanego projektu.

Duży wybór szablonów aplikacji AppSheet został umieszczony na stronie platformy. Znajdziesz tam na przykład programy do tworzenia tablic kanban, rozliczania podróży służbowych, zarządzania zadaniami, rezerwacji zasobów czy planowania trasy przejazdu.

Tworzenie aplikacji w Google AppSheet – instrukcja krok po kroku

W zależności od tego, jakiego rodzaju aplikacje chcesz stworzyć – od ich funkcji, możliwości, interfejsu czy wykorzystywanych w nich komponentów – proces ten za każdym razem będzie się od siebie różnić. Niemniej pozostając na odpowiednim poziomie ogólności, możemy stwierdzić, że aby samemu stworzyć aplikację na platformie wystarczy przejść proces składający się z ośmiu kroków:

1. Przygotowanie danych

Otwórz Arkusze Google lub inne źródło danych, na podstawie którego ma powstać Twoja aplikacja, a następnie odpowiednio sformatuj plik. W tym kroku szczególnie ważne będzie odpowiednie oznaczenie nagłówków kolumn, poprzez ich pogrubienie.

Szczegółowe informacje na temat tego, jak przygotować dane, aby kreator AppSheet odpowiednio je zidentyfikował, znajdziesz na stronie z dokumentacją Google.

2. Połącz AppSheet ze źródłem danych

Google AppSheet nie przechowuje danych, a jedynie wchodzi z nimi w bieżącą interakcję. Aby proces ten przebiegał w prawidłowy sposób, konieczne jest stałe połączenie tych elementów. Możesz to zrobić na dwa sposoby:

Z poziomu platformy – w panelu AppSheet w lewym górnym rogu kliknij przycisk Create, następnie wybierz opcję App > Start with existing data. W wyskakującym oknie uzupełnij informacje o nazwie i kategorii tworzonego narzędzia. Po kliknięciu przycisku Choose your data wyświetli się lista, z której będziesz mógł wybrać źródło danych lub dodać nowe.

Z poziomu źródła danych – tę samą czynność możesz wykonać za pośrednictwem połączonego z AppSheet źródła danych. Przykładowo, aby zrobić to w Arkuszach Google należy w menu kliknąć Rozszerzenia > AppSheet, a następnie wybrać opcję Utwórz aplikację.

3. Zapoznaj się z możliwościami edytora

Po połączeniu AppSheet ze źródłem danych przeniesiesz się do edytora, w którym została już wstępnie stworzona Twoja aplikacja. Każda z jej podstron nazywana jest Widokiem. W zależności od tego, jakie dane zostały wprowadzone do AppSheet, widoki będą się od siebie różnić. Przykładowo aplikacja może już wstępnie wgrać do interfejsu aplikacji mapę, kalendarz czy pola wyboru. Oczywiście widoki możesz edytować, co zrobisz w jednym z kolejnych kroków za pomocą dostępnego po lewej stronie panelu menu.

4. Wskaż sposób użycia danych

Zanim jednak dopracujesz interfejs swojej aplikacji, określ, w jaki sposób ma ona wykorzystywać informacje, które zostały umieszczone w źródle danych. Zrobisz to w zakładce Data, gdzie możesz dodawać nowe tabele oraz edytować dane, które zostały już załadowane na platformę (np. wskazując ich typ). Szczegółowe informacje na temat możliwości tej sekcji również znajdziesz w dokumentacji AppSheet.

5. Utwórz widoki i dostosuj interfejs do swoich potrzeb

Wygląd aplikacji dopracujesz w zakładce Views. Tu w pierwszej kolejności połącz projektowany widok z odpowiednim źródłem danych. Następnie wybierz typ widoku (do wyboru masz m.in. kalendarz, mapy, wykresy czy panele informacyjne) i dopracuj wygląd elementów, które mają pojawiać się na ekranie. Podczas pracy na bieżąco możesz podglądać, jak opracowany przez Ciebie interfejs będzie prezentował się użytkownikom. Dodatkowe informacje na ten temat znajdziesz tutaj.

6. Przygotuj automatyzacje

W zakładce Automation możesz określić działania, które będą wykonywać się automatycznie po spełnieniu określonych warunków. Każdy taki proces składa się z trzech elementów, które należy zdefiniować. A są nimi:

• Zdarzenia uruchamiające automatyzację. Incydentem takim może być na przykład nowy zapis w bazie danych („Kiedy w arkuszu kalkulacyjnym zostanie dodany nowy wiersz to…”) czy konkretna data („Każdego dnia o godzinie 00:01…”).
• Działania, czyli czynności, które mają zostać wykonane po wystąpieniu określonego wcześniej zdarzenia. Działaniem może być przesłanie e-maila czy wygenerowanie raportu.
• Procesy, które pozwalają Ci podzielić automatyzacje na mniejsze kroki i wskazać warunki ich wykonania.

Dokumentację opisującą możliwości w zakresie tworzenia automatyzacji znajdziesz na tej stronie.

7. Dopracuj pozostałe aspekty

Na platformie możesz też określić inne elementy składowe Twojej aplikacji, takie jak na przykład to, czy do korzystania z niej konieczne będzie zalogowanie się, czy użytkownicy muszą korzystać z weryfikacji dwuskładnikowej bądź czy aplikacja może być udostępniana poza określoną domenę. 

8. Przetestuj aplikację i udostępnij ją użytkownikom

Kiedy wszystko będzie już gotowe, udostępnij aplikację innym użytkownikom, aby mogli ją przetestować. W tym celu wybierz ikonę Share w prawym górnym rogu ekranu, a następnie wypisz adresy osób, które mają testować Twoje narzędzie. 

Po zakończeniu testów opublikuj swoją aplikację za pośrednictwem sekcji Deploy w zakładce Manage.

Ile kosztuje Google AppSheet?

Platforma Google AppSheet dostępna jest w czterech planach subskrypcyjnych – Starter, Core, Enterprise Standard i Enterprise Plus. Ich ceny przedstawiają się następująco:

• AppSheet Starter – 5 $ za użytkownika miesięcznie;
• AppSheet Core – 10 $ za użytkownika miesięcznie;
• AppSheet Enterprise Standard i Enterprise Plus – cena ustalana jest indywidualnie.

Co więcej, abonamenty AppSheet Core dostępne są zupełnie za darmo dla użytkowników wybranych planów Google Workspace. Do niedawna bez dodatkowych opłat mogli z nich korzystać użytkownicy Google Workspace Enterprise Plus i Education Plus, jednak kilka dni temu (lipiec 2023 r.) producent ogłosił, że usługa ta zostanie niedługo rozszerzona na więcej planów.

Niedługo więc AppSheet Core będzie dostępny zupełnie za darmo w następujących pakietach Google Workspace:

• Business Starter, Standard i Plus; 
• Enterprise Starter, Standard, Plus i Essentials Plus; 
• Frontline Starter oraz Frontline Standard; 
• Education Standard i Plus;
• Google Workspace dla organizacji non-profit.

Warto pamiętać, że w podstawowym zakresie platforma AppSheet jest dostępna bez dodatkowych opłat. Darmowa wersja pozwala tworzyć projekty aplikacji i udostępniać je do testowania maksymalnie 10 użytkownikom. 

Google AppSheet w praktyce – skorzystaj z pomocy FOTC

Zalety Google AppSheet już dawno docenili specjaliści FOTC, którzy wykorzystują to narzędzie w swojej codziennej pracy. Za pomocą platformy nasi inżynierowie stworzyli m.in. aplikację automatyzującą proces onboardingu nowych pracowników w firmie czy narzędzie do przyjmowania i obsługi zleceń dla jednego z naszych klientów. 

Jeśli więc potrzebujesz aplikacji, która usprawni pracę w Twojej firmie, zautomatyzuje wybrane procesy czy w inny sposób pomoże Twojemu zespołowi w wykonywaniu obowiązków służbowych, koniecznie się z nami skontaktuj. Technicy FOTC chętnie Ci pomogą.

Pamiętaj też, że możesz też liczyć na naszą pomoc w innych kwestiach związanych z Google Workspace. Jesteśmy certyfikowanym partnerem Google Cloud, dzięki czemu nasi klienci mają dostęp do wsparcia technicznego dostępnego w trybie 24/7, pomocy w migracji z dotychczasowego środowiska pracy, audytów bezpieczeństwa oraz specjalistycznych szkoleń.  Skontaktuj się z naszym zespołem i sprawdź, co możemy zrobić dla Twojej firmy.