Czym są Dyski Współdzielone w Google?

Korzystanie z pakietu Google Workspace daje nam wiele możliwości i udogodnień w codziennej pracy. Firmy używające go, mogą edytować swoje pliki z każdego urządzenia mobilnego, niezależnie od miejsca, w jakim się znajdują. Jednak z całą pewnością, w pracy każdego z nas jest wiele momentów, w których chcemy podzielić się z kimś naszymi plikami, tworząc je we wspólnej przestrzeni roboczej.

Zdarza się również, że po odejściu pracownika oraz usunięciu wszystkich jego kont, tracimy część plików. Odpowiedzią na te potrzeby i problemy są Dyski Współdzielone, dostępne w wersji Business oraz Enterprise.

CZYM SĄ DYSKI WSPÓŁDZIELONE (WCZEŚNIEJ DYSKI ZESPOŁU)?

Dyski Współdzielone (wcześniej Dyski Zespołu) to przestrzeń, w której zespoły pracowników mogą przechowywać, uzyskiwać dostęp oraz wyszukiwać swoje pliki. Tak samo jak w przypadku zwykłego Dysku Google, są one dostępne wszędzie i z każdego urządzenia. Posiadają one jednak wiele udogodnień, które ułatwią nam codzienną pracę.
Należą do nich:

• dostęp do plików nawet po odejściu pracownika – zazwyczaj, gdy jeden z pracowników odejdzie z firmy, jego konta są usuwane. Często łączy się to ze stratą jego plików. Dyski Współdzielone pozwalają na zatrzymanie ich, nawet po zakończeniu współpracy z daną osobą.
• ulepszone reguły udostępniania – każdy z członków zespołu widzi tę samą treść
• łatwiejszy dostęp do treści – po dodaniu danej osoby do Grupy Dyskusyjnej, jest ona automatycznie dodawana do wszystkich dysków obejmujących tę grupę.
• udostępnianie dysku osobom zewnętrznym – istnieje możliwość udostępnienia dysku osobom spoza firmy, w takim wypadku wszystkie zmiany wprowadzone przez użytkowników zewnętrznych, stają się własnością domeny. Jeśli nie chcesz, aby Twoje dane były udostępniane poza organizację – możesz tego zabronić.

JAKA JEST RÓŻNICA MIĘDZY DYSKIEM WSPÓŁDZIELONYM A MOIM DYSKIEM?

Czytając o Dyskach Współdzielonych, można zastanawiać się, czym tak właściwie różni się on od Mojego Dysku. Używając najprostszej analogii Mój Dysk można porównać do prywatnego twardego dysku, natomiast Dyski Zespołu rozważyć w kategorii wspólnego zasobu.
Poniżej przedstawimy kilka najbardziej istotnych różnic:

WŁĄCZANIE I WYŁĄCZANIE DYSKÓW WSPÓŁDZIELONYCH

Istnieje możliwość włączenia i wyłączenia Dysków Zespołu/Dysków Współdzielonych dla określonych jednostek organizacyjnych, jednak może zrobić to jedynie administrator.
Aby utworzyć Dysk Współdzielony:

1.  Przełącz się na konto administrator
2.  Na stronie głównej konsoli wybierz Aplikacja -> Google Workspace -> Dyski i Dokumenty
3. Wybierz ustawienia udostępniania
4. Wybierz jednostkę organizacyjną. W przeciwnym wypadku wybrane ustawienia zostaną zastosowane dla całej organizacji.
5. W sekcji Tworzenie Dysku Współdzielonego zaznacz lub odznacz Zablokuj użytkownikom w jednostce organizacyjnej <twoja-domena> możliwość tworzenia nowych Dysków Współdzielonych.
6. Zapisz ustawienia
7. Gdy włączysz Dyski Współdzielone, poczekaj do 24 godzin na zastosowanie zmian. Wcześniejsze kliknięcie przycisku Utwórz może spowodować wyświetlenie błędu.  Jeśli wystąpi taka sytuacja, poczekaj i ponów próbę później.

USTAWIENIA I UPRAWNIENIA

Dyski Współdzielone można skonfigurować tak, aby dostosować je do pracy każdej organizacji. Administratorzy posiadają wiele ustawień, które dają mu pewność, że dane firmy są bezpieczne oraz nie są nikomu udostępniane.

Mogą ustawić danej osobie jeden z kilku poziomów dostępu do Dysku:

• menedżer
• menedżer treści
• współpracownik
• komentator
• widz

Ze względu na przydzielony poziom dostępu, użytkownicy mogą:

• jedynie przeglądać pliki
• komentować
• edytować
• tworzyć nowe
• pobierać elementy

Korzystanie z Dysków Zespołu/ Dysków Współdzielonych posiada ogrom zalet, które z pewnością ułatwią pracę współpracowników w firmie. Jest to doskonały sposób na to, aby utrzymać w jednym miejscu wszystkie pliki związane z daną jednostką organizacyjną, nawet jeżeli wszyscy pracownicy się zmienią.