Spis treści
Work insights to nowa analityczna usługa dostępna w Google Workspace Enterprise. Pozwala lepiej zrozumieć, jak aplikacje Google wpływają na organizację pracy. W panelu dla administratorów zbierane są dane o zachowaniu pracowników, współpracy i wykorzystaniu konkretnych narzędzi.
Po co nam analityka?
Przedsiębiorstwa, którym zależy nie tylko na przetrwaniu, ale i na rozwoju, od dawna wykorzystują cyfrowe innowacje do poprawienia wszystkich wewnętrznych procesów. Niestety, nie istnieje przepis na sukces, który zadziałałby w każdej organizacji. Prywatna szkoła, która chce lepiej skomunikować nauczycieli, i uczniów będzie miała zupełnie inne potrzeby niż technologiczna korporacja, której pracownicy pracują projektowo w zespołach rozproszonych na kilku kontynentach. Dlatego każda firma musi szukać własnych rozwiązań. Najlepiej odnaleźć je opierając się na twardych danych.
Jeśli organizacja, w której pracujesz, korzysta z Google Workspace lub podobnej usługi chmurowej, to bardzo dobry znak. Istnieje duża szansa, że najnowsze technologie są przez osoby decyzyjne używane także do uzyskania wglądu w procesy, które przebiegają pod powierzchniowym wrażeniem, jakie emanuje marka przedsiębiorstwa. Skuteczne zdiagnozowanie niedoskonałości w tych procedurach to pierwszy krok do wprowadzenia zmian na lepsze.
Narzędzia analityczne w Google Workspace
Panel administracyjny Google Workspace w wersji Business zawiera szereg wskaźników, które w pełni zaspokoją analityczne potrzeby mniejszych firm, lub takich, które są w początkowych stadiach adopcji chmury. Już w podstawowej usłudze Google Workspace mamy pełne raporty aktywności użytkowników w Gmailu i Dysku, alerty bezpieczeństwa o próbach phishingu czy podejrzanych logowaniach. Google Workspace Enterprise to najbardziej zaawansowany wariant pakietu aplikacji Google. Stworzony został dla klientów biznesowych, którzy na chmurze opierają (lub planują opierać) większość swoich działań – i tym samym potrzebują nad nimi najwięcej opcji kontroli. Administratorzy Google Workspace Enterprise jako jedyni mają do dyspozycji specjalistyczne narzędzie Work Insights.
Co to jest Work Insights?
Work Insights to aplikacja zbudowana, aby pomóc organizacjom zmierzyć i zrozumieć wpływ cyfrowej transformacji z Google Workspace na funkcjonowanie firmy. Dzięki tej usłudze administratorzy Enterprise mogą wyciągnąć cenne wnioski związane z wprowadzeniem Google Workspace i schematami zachowań użytkowników, o ile ich organizacja liczy powyżej dziesięciu kont.
Jak działa Work Insights?
Work Insights przydaje się nie tylko firmom, które intensywnie wykorzystują Google Workspace od dawna, ale też jest szczególnie pomocne w trakcie tranzycji z tradycyjnego oprogramowania do Google. Z wykresami z Work Insights ilustrującymi wykorzystanie aplikacji Google, administratorzy mogą analizować trendy oraz śledzić postępy w procesie implementacji i adopcji usługi w czasie.
Work Insights pomoże zwiększyć produktywność
Admini zobaczą także, które narzędzia są najczęściej używane i w jakich zespołach. Dzięki tym porównaniom zidentyfikują grupy osób, dla których warto przeprowadzić szkolenia z aplikacji istotnych w pełnieniu ich obowiązków.
Analiza międzydziałowej komunikacji z Work Insights
Warto wykorzystać możliwości, jakie daje Work Insights do kontrolowania kooperacji, która zachodzi między pracownikami w organizacji. Administrator może w ciągu kilku sekund poznać odsetek sprzedawców, którzy aktywnie współpracują z zespołem marketingowym – przykładowo, współtworząc i wspólnie komentując dokumenty tekstowe bądź umawiając się na spotkania.
Pomoże to osobom decyzyjnym znaleźć słabe punkty obecnych strategii oraz zidentyfikować metody zachęcania do współpracy, które odnoszą zamierzony skutek. Ze względu na to warto dać dostęp do Work Insight także managerom zespołów czy członkom działu HR. Administrator może także generować raporty i dzielić się nimi z zarządem.
Konfiguracja Work Insights
Administrator decyduje, które zespoły będą brane pod uwagę w analizie wykorzystywania Google Workspace widocznej w panelu Work Insights. Następnie przyznaje odpowiednie dostępy innym osobom na kierowniczych stanowiskach do danych zespołów w panelu.
Użytkownicy mogą filtrować informacje według rodzajów zespołów (w zależności od tego, jakie uzyskali uprawnienia). Możliwe jest:
- filtrowanie wg jednostek organizacyjnych – zgodnie ze strukturą organizacji,
- filtrowanie wg grup umieszczonych na whiteliście – dostęp można przyznać tylko do wszystkich grup z białej listy na raz, ale użytkownik może filtrować informacje z wybranych grup,
- filtrowanie wg zespołów managerów – czyli według osób, które podlegają bezpośrednio danemu managerowi.
Jak uruchomić Work Insights?
Administratorzy Google Workspace Enterprise oraz Google Workspace Enterprise for Edu mogą uzyskać dostęp do usługi Work Insights korzystając z oficjalnej strony apps.google.com/workinsights.
Dowiedz się z naszego bloga więcej o niedawnych aktualizacjach funkcji bezpieczeństwa oraz poczytaj o 5 rutynowych zadaniach, które musi wykonywać każdy administrator Google Workspace.
