15 zastosowań aplikacji Google Workspace w marketingu

Aplikacje Google to zestaw programów w chmurze, które zostały stworzone nie tylko do wykonywania standardowych biurowych obowiązków, ale także do zadań specjalnych. Również marketerzy, analitycy, copywriterzy, tłumacze oraz specjaliści od contentu i social mediów mogą wykorzystać programy wchodzące w skład Google Workspace do ułatwienia sobie codziennych zadań.

1. Współpraca wewnętrzna i zewnętrzna przy pomocy Dysku Google

Podstawą sprawnej komunikacji w dziale marketingu jest płynny przepływ danych i informacji. Dlatego warto wykorzystać przestrzeń i funkcjonalność Dysku Google do lepszej organizacji pracy wewnątrz firmy oraz do współpracy z klientami. Dysk Google znajdziemy wśród aplikacji znajdujących się prawym górnym rogu zalogowaniu do Gmaila. Możemy też wejść do niego bezpośrednio po wpisaniu w oknie przeglądarki adresu URL: drive.google.com

Dysk Google możemy wykorzystać na przykład wtedy, gdy nasza firma rozpoczyna współpracę z agencjami reklamowymi. Możemy wtedy utworzyć specjalny katalog na materiały dla i od agencji, a następnie udostępnić go wyznaczonemu przez agencję opiekunowi klienta bądź kilku osobom. Dla zachowania porządku w głównym folderze warto zrobić podfoldery. które podzielą materiały na kategorie: filmy, grafiki, bądź artykuły. Przyda się też folder na wszystkie niezbędne elementy związane z naszym brandingiem, takie jak logo, brandbook i paleta kolorów, które powinny zostać wykorzystane w zleconych reklamach.

Dyski Zespołów

Inną funkcjonalnością Dysku Google są Dyski Zespołów nazywane wcześniej Dyskami Współdzielonymi. Przydają się w szczególności jeśli nasz zespół składa się z wielu osób, oraz gdy chcemy mieć wgląd we wszystkie obecne i archiwalne projekty marketingowe w jednym miejscu.

Różnica między udostępnianiem pliku, a przenoszeniem go na Dysk Zespołu jest taka, że na wspólnym dysku plik staje się własnością wszystkich użytkowników. Oznacza to, że jeśli jeden z pracowników się zwolni i jego konto zostanie usunięte, to plik pozostanie nienaruszony. Podobnie jak na naszym własnym Dysku warto dbać o uporządkowanie plików pod kątem ich zastosowani. Przykładowo, możemy stworzyć foldery: Zdjęcia z wydarzeń, Teksty na bloga, czy też Rollupy, gdzie będą znajdować się pliki graficzne, które możemy przesłać drukarni. Taka struktura ułatwi współprace wszystkim osobom w dziale marketingu

2. Praca nad projektem wydarzenia w Arkuszu Google

Kolejnym sposobem na wykorzystanie aplikacji Google w marketingu jest z pewnością współpraca wielu osób nad jednym plikiem w czasie rzeczywistym. Arkusz kalkulacyjny możemy utworzyć w Dysku Google, aplikacji Google Sheet lub po prostu wpisując w pasek przeglądarki: sheet.new.

We FOTC współpraca na Arkuszach jest często wykorzystywana m.in. do koordynacji działań związanych z organizacją wydarzeń. Arkusz został utworzony na podstawie dostępnego szablonu, tak by nasza praca była jeszcze wydajniejsza i oszczędzić sobie czasu z tworzeniem takiego pliku od zera.

Współpraca w pliku

Przygotowanie wydarzenia czy kampanii marketingowej rzadko bywa zadaniem dla jednej osoby, najczęściej jest to praca zespołowa. Dlatego warto poznać opcje udostępniania utworzonych arkuszy i dokumentów tekstowych. Klikając w prawym górnym rogu w przycisk UDOSTĘPNIJ uruchamia okno w którym możemy wpisać adresy mailowe osób, którym chcemy dać dostęp. Możemy zdecydować jakie uprawnienia otrzyma każdy odbiorca pliku. Jeśli decydujemy się udostępnić go osobie z zespołu, która ma dokonać zmian w tekście, to wybierzmy opcję Może edytować, jeśli jednak udostępniamy plik na zewnątrz firmy i chcemy, by dla obcych osób był tylko do wglądu, to najbezpieczniej jest zaznaczyć Może tylko wyświetlać. Osoba, której adres mailowy wpiszemy otrzyma powiadomienie o udostępnieniu pliku.

Zarządzanie zadaniami

Załóżmy, że po analizie briefu wydarzenia decydujesz, że jeden ze współpracowników ma przygotować elementy niezbędne elementy graficzne, a inny zajmie się wydrukowaniem ich w dużym formacie. Możesz przypisać zadania w arkuszu do odpowiednich osób, dodając ich adresy email poprzedzone znakiem + w komentarzach do konkretnych komórek. 

Arkusze Google umożliwiają nam też bardziej zaawansowane zarządzanie zadaniami członków zespołu dzięki funkcji Sprawdzania poprawności danych. Zaczynamy od wypisania osób, które biorą udział w projekcie, a następnie w głównym arkuszu wybieramy zakładkę Dane > Sprawdzanie poprawności danych i w oknie z kryteriami uwzględniamy listę współpracowników. Automatycznie stworzy nam się lista wybieralna.

Historia zmian

Ważną funkcją w Arkuszach Google jest możliwość śledzenia zmian w pliku. Pozwoli nam to zidentyfikować wszystkie ingerencje w treść, a w razie potrzeby przywrócić starszą wersję pliku, która według nas jest lepsza niż aktualna. By przejrzeć aktualnie zapisane wersje wystarczy wybrać pozycję Historia zmian w zakładce Plik.

3. Formularz feedbacku dla uczestników eventu

Tworzenie ankiety w Google Forms wygląda podobnie jak w aplikacji Dokumenty i Arkusze – na Dysku Google bądź poprzez wpisanie skrótu form.new w pasek przeglądarki. Cały Formularz możemy dostosować do kolorystyki firmy, aby zachować spójność w komunikacji wizualnej. Wybieramy zarówno grafikę w nagłówki, jak i kolor tła.

Dodawanie pytań odbywa się poprzez kliknięcie w plus znajdujący się po prawej stronie. Możemy wybrać w jakiej formie chcemy otrzymać odpowiedź na pytanie (krótka odpowiedź, lista rozwijana lub skala liniowa). Teraz już wszystko zależy od naszej kreatywności i od tego, czego chcemy dowiedzieć się za pomocą tej ankiety. Możemy również oznaczyć pytanie jako wymagane, tak by przesłanie formularza było niemożliwe bez wcześniejszego udzielenia odpowiedzi.

W zakładce Odpowiedzi znajdziemy wszystkie formularze przesłane przez respondentów. Możemy analizować wyniki w arkuszu kalkulacyjnym po kliknięciu ikony Google Sheets. Przeniesieni zostaniemy do arkusza, który zawiera odpowiedzi wraz ze szczegółowymi informacjami, takimi jak data i godzina przesłania formularza.

4. Tworzenie landingu z Google Sites

Witryny Google to wygodna aplikacja do tworzenia prostych stron internetowych, które możemy wykorzystać jako landingi w naszych kampaniach marketingowych. Skrótowy adres do tworzenia witryny to: sites.new.

Używanie Google Sites nie wymaga znajomości języków programowania, ani żadnych specjalnych umiejętności technicznych. Każdy może stworzyć i opublikować prosty landing i osadzić na nim formularz Google w celu pozyskiwania kontaktów biznesowych.

5. Dyktowanie głosowe w Google Docs

Tworzenie transkrypcji mowy na tekst w czasie rzeczywistym jest od niedawna możliwe i coraz szerzej wykorzystywane. Z pisania notatek tą metodą mogą skorzystać wszyscy copywriterzy i specjaliści od marketingu, którym nad treścią reklam, artykułów czy mailingów łatwiej myśli się się na głos. Tekst utrwalony w ten sposób można później łatwo zredagować i przygotować do publikacji. 

Pisanie głosowe oszczędza czas i zostawia nam wolne ręce, więc możemy pisać w drodze, czy podczas wykonywania dowolnej manualnej czynności. Uruchomimy je wchodząc w narzędzia > pisanie głosowe. Mamy do wyboru kilkadziesiąt języków w których Google rozumie mówiony tekst. Teraz wystarczy kliknąć mikrofon i zacząć wyraźnie dyktować, unikając zakłóceń z otoczenia. Słowa natychmiast pojawią się w dokumencie. 

Przy pomocy komend głosowych możemy też sformatować tekst i wstawić znaki interpunkcyjne – obecnie komendy obsługiwane są tylko w języku angielskim. 

Oto kilka najczęściej używanych komend, które mogą nam się przydać:

• Period – kropka
• Comma – przecinek
• Exclamation point – wykrzyknik
• Question mark – znak zapytania
• New line – nowy wiersz
• New paragraph – nowy akapit
• Copy – Kopiuj
• Cut – Wytnij
• Paste – Wklej
• Delete – Usuń
• Delete last word – Usuń ostatni wyraz

6. Rezerwowanie zasobów w Kalendarzu Google

Kalendarz Google to wygodne narzędzie do planowania pracy oraz umawiania się na spotkania zarówno wewnątrz jak i na zewnątrz organizacji. Ta aplikacja ma jednak o wiele więcej zastosowań, o ile dobrze ją skonfigurujemy w panelu administracyjnym. 

Jeśli dodamy zasoby, to Kalendarz może posłużyć całej organizacji jako harmonogram rezerwacji sal konferencyjnych, służbowych samochodów czy sprzętu. 

Przykładowo, jeśli jedna firmowa kamera używana jest przez kilku pracowników, to dodanie jej do zasobów znacznie ułatwi im współpracę. Wszyscy, którzy korzystają z kamery (np. Grafik, edytor filmów czy osoba prowadząca webinary) mogą zaplanować z wyprzedzeniem kiedy będzie im potrzebna i zarezerwować odpowiedni termin w kalendarzu. 

Dodawanie zasobów to zadanie dla administratora Google Workspace, bo należy to zrobić w konsoli Google Admin. Przed dodaniem zasobu musimy wybrać budynek, do którego będzie przypisany. Każda kamera, mikrofon, samochód czy sala powinna mieć charakterystyczną nazwę, aby zapobiegać nieporozumieniom wśród rezerwujących. 

7. Arkusz do tworzenia parametrów UTM

Analityka jest podstawą marketingu. Aby precyzyjnie śledzić źródła ruchu na stronie, powinniśmy każdy publikowany link opatrzyć zestawem parametrów UTM, które będą rejestrowane przez Google Analytics. 

W internecie są dostępne darmowe narzędzia do budowania śledzonych linków. Zapamiętanie nazw kampanii, źródeł i słów kluczowych nie jest trudne, jeśli zajmuje się tym jedna osoba. Jednak gdy dział marketingu rośnie, konieczne okazuje się usystematyzowanie procesu tworzenia linków. Przewagą tworzenia UTMów w arkuszu Google Sheets jest to, że mamy pełną kontrolę nad strukturą i historią publikowanych linków. 

W dodatku nie musisz tworzyć tego arkusza samodzielnie – zrobiliśmy to za Ciebie. Zobacz nasz arkusz do UTM-ów i skopiuj go na swój dysk, aby móc wprowadzać w nim zmiany.  

8. Monitorowanie statusu strony internetowej

Funkcjonalność Arkuszy Google może być rozszerzana nie tylko za pośrednictwem gotowych dodatków, ale też przy pomocy ręcznie wprowadzanych skryptów. Kilka linijek kodu może przekształcić plik Google Sheets w specjalistyczne narzędzie – i właśnie w ten sposób powstał open-source’owy skrypt od labnol.com, dzięki któremu stworzycie arkusz do monitoringu statusu strony internetowej. 

Kliknij tu, aby skopiować arkusz do monitorowania strony na swój Dysk Google.

Po uruchomieniu darmowego skryptu Website monitor wystarczy, że wpiszemy adres strony internetowej i adres e-mail, na który będą przychodzić powiadomienia o statusie. 

Poza mailowymi powiadomieniami mamy do dyspozycji też listę logów Website monitora w zakładce arkusza.

9. Tłumaczenie całego dokumentu

W pracy marketingowej nie zawsze mamy czas i potrzebę, by tłumaczyć obcojęzyczne teksty z dużą dokładnością. Często, aby zdobyć najważniejsze informacje wystarczy nam pobieżne, automatyczne tłumaczenie. O ile większość z nas obchodzi ten problem wklejając krótsze teksty do Tłumacza Google, o tyle w przypadku copywriterów i researcherów nie jest to wydajne rozwiązanie ze względu na ograniczenie maksymalnej liczby znaków do 5000.  Dla osób, które potrzebują szybkiego przekładu tekstu o większej objętości, funkcja tłumaczenia została wprowadzona bezpośrednio w Dokumentach Google. Należy w tym celu otworzyć plik tekstowy i w zakładce Narzędzia kliknąć Przetłumacz dokument. Wybieramy język i nazwę nowego dokumentu. Po kliknięciu przycisku Przetłumacz na naszym Dysku Google pojawi się kopia w wybranym języku.

10. Powtarzalne frazy w Dokumentach Google

Jeśli masz dość częstego wpisywania powtarzalnej, długiej frazy (np. nazwy firmy), to możesz skorzystać ze skrótu, który za każdym razem zaoszczędzi Ci parę sekund.

Z zakładki Narzędzia wybierz Ustawienia. Pojawi się okno, w którym znajdziesz tabelę do tworzenia własnych reguł automatycznego podmieniania znaków i fraz.

Wybierz dla swojej frazy unikalny skrót, który nie jest słowem. Np.

fotc dla Fly On The Cloud Sp. z o.o.

Po zatwierdzeniu zmian w preferencjach, możesz zacząć używać nowych skrótów we wszystkich swoich dokumentach.

11. Wykorzystanie Arkuszy w generowaniu leadów 

W zależności od naszej branży czy usług, które oferujemy możemy na różne sposoby wykorzystać Arkusze Google do wspomagania generowania leadów. Przykładowo, możemy stworzyć checklistę skutecznej kampanii Google Ads, która będzie przystosowana do potrzeb naszej grupy docelowej. Plik możemy oferować odwiedzającym naszą stronę za darmo, o ile zapiszą się do naszego newslettera. Pomoże nam to zwiększyć świadomość marki wśród potencjalnych klientów. 

Kliknij tu, aby zobaczyć i zapisać na swoim dysku arkusz z przykładową checklistą.

12. Tworzenie listy słów kluczowych

Kolejnym sposobem na przyspieszenie pracy marketingu z wykorzystaniem Arkuszy Google jest tworzenie listy słów kluczowych, które wykorzystamy w ramach pozycjonowania bądź też w działaniach reklamowych w Google Ads. Ogólną listę słów kluczowych możemy wygenerować przy pomocy narzędzi takich jak Senuto czy Google Keyword Planer. Jednak gdy lista stopniowo się rozszerza, to wybieranie odpowiednich fraz staje się żmudnym scrollowaniem, którego każdy z nas wolałby uniknąć. Ręczne usuwanie wykorzystanych fraz z takiego dokumentu też nie należy do przyjemnych zadań. Warto więc takie listy przygotowywać Arkuszach Google i nałożyć na nie filtry – możemy wtedy z łatwością wyszukać frazy, które mają średnią liczbę wyszukiwań powyżej 500 oraz CPC mniejsze niż 1zł. 

Zobacz Arkusz Google z przygotowaną i przefiltrowaną bazą słów kluczowych.

13. Prowadzenie webinarów w Google Meet

Popularną marketingową strategią tworzenia wartościowego contentu dla potencjalnych i obecnych klientów firmy jest prowadzenie specjalistycznych webinarów dla publiczności w internecie. Możemy dzięki temu podzielić się wiedzą ze swojej branży i zebrać listę osób, które są zainteresowane tematem – istnieje duża szansa, że takie osoby mogą w przyszłości zainteresować się kupnem naszych produktów. 

Do poprowadzenia webinaru wystarczy aplikacja Google Meet, której na co dzień używamy do prowadzenia wideokonferencji. Jest połączona z Kalendarzem Google, więc uczestnicy zawsze mają do dyspozycji link, dzięki któremu dołączą do wykładu. Ponadto Meet umożliwia też udostępnianie ekranu oraz prowadzenie czatu z uczestnikami webinaru. 

14. Kalendarz postów na social media

Arkusze Google możemy też wykorzystać podczas planowania działań promocyjnych w social mediach. Kalendarz postów na media społecznościowe to doskonały sposób na utrzymanie systematyczności publikacji pod kontrolą. 

Tabelę możemy rozpocząć od wiersza z informacjami, takimi jak: data, kanał publikacji, grafika, link, treść oraz oznaczenie czy post jest sponsorowany czy nie. Dla większej czytelności i wygody możemy plan na każdy miesiąc umieścić w osobnej zakładce arkuszy. Postępy możemy kontrolować przy pomocy listy rozwijanej lub checkboxów. 

Pobierz swój arkusz z kalendarzem postów, klikając tutaj.

15. Marketingowe dodatki do Arkuszy Google

Ostatnim sposobem na ułatwienie sobie pracy, jest instalacja dwóch praktycznych dodatków do Arkuszy Google

Supermetrics – to prawdziwy kombajn, który pozwala nam na analizę wielu kanałów, aktywności i kampani w jednym miejscu. Jeśli stworzymy raporty, które pokażą najistotniejsze informacje i zestawimy je z innymi źródłami danych (jak np. Facebook Ads czy Google Ads), to będziemy mogli wyciągnąć mnóstwo cennych wniosków. 

Hunter.io – to narzędzie, które również możemy dodać do Arkuszy Google jako dodatek. Możemy go wykorzystać do poszukiwania kontaktów, które później wykorzystamy w cold mailingu. Oczywiście nie zachęcamy do rozsyłania spamu i masowego cold mailingu – warto zadbać o personalizację wiadomości, aby nasza domena nie została dodana do blacklisty.