Jak wyszukać wiadomości w poczcie Gmail?

Wiele osób korzystających z poczty elektronicznej często boryka się z pewnym problemem. Chyba każdy z nas potrafi wyobrazić sobie sytuację: przypominamy sobie, że w dawno otrzymanym e-mailu znajdują się ważne informacje, które są nam potrzebne „w tej chwili”. Za nic jednak nie jesteśmy w stanie przypomnieć sobie, kiedy otrzymaliśmy istotny dla nas e-mail oraz jak brzmiał pełen temat wiadomości. Google wychodząc naprzeciw swoim klientom, wprowadził operatory wyszukiwania. Dostępne zarówno w darmowej wersji aplikacji Gmail jak również w pakiecie Google Workspace (dawniej G Suite). Dzięki nim użytkownik uniknie konieczności ręcznego przewertowania setek, jak nie tysięcy, wiadomości w poszukiwaniu tej właściwej.

Czym są operatory wyszukiwania?

Operatory wyszukiwania dostępne w Gmailu umożliwiają filtrowanie wiadomości na podstawie różnych kryteriów. Można podzielić je na:

• operatory dotyczące elementów wiadomości e-mail,
• operatory dodatkowo zawężające wyniki wyszukiwania,
• operatory przeszukujące konkretne miejsca.

Możliwie jest również wyszukiwanie w jednym zapytaniu na podstawie kilku kryteriów.

Operatory dotyczące elementów wiadomości e-mail

W celu wyszukania interesującego nas zagadnienia konieczne jest wpisanie operatora w polu wyszukiwania w górnym panelu Gmaila („Przeszukaj pocztę”). Konieczne jest zastosowanie znaku „:” między operatorem a wyszukiwaną frazą. Oto lista operatorów dotyczących elementów wiadomości e-mail wraz z wyjaśnieniem:

• subject – wyszukiwanie na podstawie tematu, np. subject:rozliczenia,
• from – na podstawie nadawcy wiadomości, np. from:Kowalski,
• to – na podstawie adresata wiadomości, np. to:Nowak,
• label – na podstawie etykiety przypisanej do wiadomości, np. label:kontrahenci (wyszukanie wiadomości oznaczonych jako „kontrahenci”),
• deliveredto – wiadomości dostarczone do konkretnych odbiorców, np. deliveredto:nazwisko@gmail.com,
• cc – DW (tzw. do wiadomości), czyli wiadomości wysłane jako kopia do adresatów, np. cc:Kowalski,
• bcc – wiadomości wysłane do UDW (tzw. ukrytych odbiorców wiadomości), np. bcc:Nowak,
• filename – wyszukanie załączników określonego typu lub o konkretnej nazwie, np. filename:pdf (załączniki w formacie .pdf).

Operatory dodatkowo zawężające wyniki wyszukiwania

Wśród operatorów dodatkowo zawężających wyniki wyszukiwania wyróżnia się:

• has:attachment – wiadomości wyłącznie z załącznikami,
• has:drive – z załącznikiem z Google Dysku,
• has:document – z załącznikiem z Dokumentów Google,
• has:spreadsheet – z załącznikiem z Arkuszy Kalkulacyjnych,
• has:presentation – z załącznikiem z Prezentacji Google,
• has:youtube – z załącznikiem w formie filmu z YouTube,
• is – wiadomości oznaczone, np. is:unread (nieprzeczytane), is:read (przeczytane), is:starred (oznaczone gwiazdką),
• has:(kolor)-star – wiadomości oznaczone gwiazdką o konkretnym kolorze, np. has:yellow-star, has:green-star,
• is:important oraz label:important – wiadomości, które zostały uznane przez Gmaila za ważne,
• category – wiadomości z określonej kategorii, np. category:aktualizacja,
• size – wiadomości o konkretnej wielkości (w bajtach), np. size:2000000,
• larger lub smaller – wiadomości większe lub mniejsze od konkretnej wielkości (w bajtach), np. larger:1000.

Operatory przeszukujące konkretne miejsca

Wśród operatorów przeszukujących konkretne miejsca wyróżnia się:

• in:anywhere – wyszukiwanie wiadomości na całym koncie Gmaila (w tym w „Spamie” i w „Koszu”),
• in:inbox – wiadomości w „Odebranych”,
• in:trash – wiadomości w „Koszu”,
• in:spam – wiadomości w „Spamie”,
• in:snoozed – wiadomości „Odłożone”,
• in:chat – wiadomości w historii czatu,
• after – wiadomości wysłane po konkretnej dacie (ważny jest format wpisanej daty rrrr/mm/dd), np. after:2019/01/15,
• before – wiadomości wysłane przed konkretną datą, np. before:2018/12/20,
• older_than – wiadomości starsze niż określona liczba dni (d), miesięcy (m) lub lat (y), np. older_than:5d (starsze niż 5 dni),
• newer_than – podobnie jak powyżej, jednak są to wiadomości nowsze niż określona liczba dni, miesięcy lub lat,
• list – wiadomości na listach adresowych, np. list:biuro@example.com.

Operatory łączące kilka zapytań

Użytkownicy Gmaila mają również możliwość przeszukania wiadomości przy użyciu kilku operatorów. Ważna jest więc znajomość podstawowych formuł:

• OR lub { } – wiadomości spełniające jeden z podanych warunków,
• – (znak minusa bezpośrednio przed słowem wykluczanym) – wykluczanie wiadomości z podanym słowem kluczowym,
• ” „ – wyszukiwanie wiadomości z dokładnie przytoczoną frazą,
• ( ) – grupowanie wyszukiwanych haseł.

Oto kilka przykładów praktycznych zastosowań łączonych zapytań: 

• from:Kowalski OR from:Nowak – wiadomości od Kowalskiego lub Nowaka (podobnie jak formuła {from:Kowalski from:Nowak}),
• firma -rozliczenia – wiadomości, które zawierają słowo „firma”, ale nie zawierają frazy „rozliczenia”,
• „zlecenia i kontrahenci” – wiadomości z frazą „zlecenia i kontrahenci”,
• subject:”zlecenia i kontrahenci” – wiadomości, które w temacie zawierają frazę „zlecenia i kontrahenci”,
• from:Kowalski (raport kwartalny) – wiadomości od Kowalskiego zawierające słowo „raport” i/lub „kwartalny”,
• in:spam from:Nowak – wiadomości w „Spamie” otrzymane od Nowaka,
• has:yellow-star from:Kowalski – wiadomości oznaczone gwiazdką od Kowalskiego,
• from:Nowak has:attachment – wiadomości od Nowaka z załącznikiem.