TRANSKRYPCJA WEBINARU

Efektywność bez względu na lokalizację

 

Prelegent: Michał Grzywa
Data: 28.08.2025

 

Wprowadzenie do webinaru

Magdalena Cuper: Dzień dobry. Witam wszystkich serdecznie na dzisiejszym webinarze „Efektywność bez względu na lokalizację”. Bardzo się w ogóle cieszę, że poświęcili państwo swój czas i dołączyli do nas i dzisiaj tę godzinę spędzimy razem.

Dla tych z was, którzy są z nami po raz pierwszy, FOTC to wiodący dostawca rozwiązań chmurowych. Specjalizujemy się w doradztwie technologicznym, usługach IT danych i sztucznej inteligencji oraz w usługach zarządzanych. Naszym celem jest dostarczanie kompleksowych rozwiązań, które zapewniają bezproblemową implementację, integrację i wsparcie technologiczne.

Już teraz chciałabym państwa zaprosić do kontaktu z nami, z zespołem FOTC. Jako partner Google Cloud oferujemy szeroki wybór pakietów wsparcia i doradztwa dopasowanych do różnych potrzeb. I w razie co jesteśmy oczywiście tutaj, żeby pomóc.

Jak państwo widzą, mamy już wyświetlaną agendę spotkania:

• Prawdziwy problem – czy zdalna praca wymyka się spod kontroli?
• Koszty chaosu – jak bałagan wpływa na Twój zespół?
• Rozwiązanie – jeden zintegrowany ekosystem Google Workspace.
• Narzędzia – konkretne funkcje, które zmieniają zasady gry. 
• AI w Twoim zespole – jak Gemini i NotebookLM rewolucjonizują pracę.
• Dzień z życia – jak wygląda efektywna praca w chmurze?
• Q&A.

Naszym dzisiejszym ekspertem jest Michał Grzywa. Michał od czterech lat napędza transformację cyfrową firm, pomagając im odkryć pełną moc ekosystemu Google. Jego misja to doradztwo w zakresie rozwiązań, które gwarantują bezpieczny rozwój i otwierają drzwi do skalowania biznesu z wykorzystaniem potencjału AI. Ten webinar będzie też nagrywany i wysłany do państwa w ciągu czterech dni roboczych. A już teraz przekazuję głos tutaj do Michała i dziękuję ślicznie.

Michał Grzywa: Okej, dobrze. To już chyba też jestem. Także dzień dobry państwu. Dzięki Magda za wprowadzenie i przedstawienie. I zaczynamy sobie naszą dzisiejszą tematykę, czyli omówimy sobie właśnie w jaki sposób zarządzić chaosem w pracy zdalnej i co zrobić na przykład kiedy praca zdalna zaczyna nam się wymykać spod kontroli.

 

Chaos w pracy zdalnej

Więc może zdefiniujmy sobie na początku co się dzieje, gdzie tracimy tę kontrolę w ramach organizacji. Często mamy problem z chaosem komunikacyjnym. Wymieniamy między sobą właśnie ogromną ilość wiadomości, plików, dokumentów. Kluczowe decyzje giną w natłoku informacji.

Mamy problem właśnie z rozproszonymi dokumentami. Często one znajdują się na różnych urządzeniach, komputerach, prywatnych urządzeniach i tak dalej. Tracimy możliwość pełnej kontroli nad tymi dokumentami. Nie wiemy też, kto do końca czasami jest właścicielem danego pliku, przez co zaburza nam się też poziom bezpieczeństwa tych danych.

No i przede wszystkim jest właśnie brak przejrzystości, czyli nie wiemy kto za co odpowiada, na którym etapie, w jaki sposób powinniśmy ten projekt prowadzić. No i przez co często liderzy tracą poczucie kontroli, co wpływa na ogólny właśnie brak satysfakcji.

 

Wpływ bałaganu na zespół

No i jak ten bałagan właśnie wpływa na nasz zespół? 

• Przede wszystkim mamy problem często z utratą danych w błędach i opóźnieniach w pracy. 
• Pracownicy, którzy marnują czas poświęcając go właśnie na szukanie informacji, przekopywanie się przez maile w poszukiwaniu różnego rodzaju załączników, w poszukiwaniu różnego rodzaju informacji od klientów, no to mają ten problem, że rzeczywiście ten czas czasami potrafi zająć zbyt długo i rzeczywiście powoduje to frustracje.
• Często tracimy też kluczowe dane, co dla wielu organizacji może być ogromnym ryzykiem. Będzie to prowadziło do różnego rodzaju błędów, opóźnień w naszej pracy.

No i tak naprawdę to wszystko, jeżeli mamy bardzo nieinteligentny workplace w naszej pracy, może powodować już w pewnym momencie na tyle dużą frustrację i stres w ramach firmy oraz poczucie właśnie dezorganizacji, że nie będziemy chcieli tak naprawdę już kontynuować współpracy z daną organizacją.

 

Ekosystem Google Workspace

Jak możemy to rozwiązać? Jako że jesteśmy partnerem Google, dla nas naturalnym krokiem w poprawie właśnie tych wszystkich problemów jest rozważenie ekosystemu Google Workspace. 

Dlaczego warto rozważyć to rozwiązanie, jeżeli mamy problemy, które wymieniliśmy wcześniej? Przede wszystkim Workspace to jest jedno spójne środowisko pracy. Oczywiście tworzy je zbiór aplikacji, natomiast jest to wszystko w jednym miejscu.

Operujemy tak naprawdę w bardzo intuicyjnym interfejsie. Nie potrzebujemy tak naprawdę przerzucać się między różnymi aplikacjami. Nie potrzebujemy wychodzić z okna przeglądarki czy z danej aplikacji, żeby wykonać poszczególne czynności. Więc wszystko, czego nasz zespół potrzebuje jest w jednym miejscu w dowolnym czasie i na dowolnym urządzeniu, a to warto podkreślić.

Aplikacje Google Workspace prawdopodobnie każdy z uczestników dzisiejszego webinaru posiada takie aplikacje jak Gmail, kalendarz, dysk na swoim urządzeniu mobilnym, czy po prostu posiada konto Google służące do logowań do różnych serwisów. Także tak naprawdę jest to bardzo często naturalny wybór dla wielu organizacji pod kątem właśnie nowego workplace, którym jest Google Workspace.

 

Funkcjonalności Google Chat

I teraz porozmawiamy sobie troszeczkę o konkretach, czyli które funkcje tak naprawdę warto rozważyć, warto się nimi zainteresować, czy tak naprawdę mogą przykuć waszą uwagę pod kątem tego, co Google Workspace nam oferuje. 

 

 

W ramach pakietów Google Workspace, w zasadzie każdego pakietu Google Workspace, posiadamy funkcjonalność o nazwie Google Chat. Tak naprawdę ten problem czatowania w ramach organizacji możemy podzielić na kilka obszarów.

Pierwszy obszar jest taki, że wiele organizacji korzysta jeszcze z czatów, które są w żaden sposób niezabezpieczone. Są to różnego rodzaju Messengery, WhatsAppy, prywatne konta, które w żadnym stopniu nie są zarządzane. Nie mamy nad nimi kontroli, nie jesteśmy w stanie w razie czego odciąć dostępu, jeżeli byłaby taka potrzeba. Korzystając z Google Chata, po pierwsze korzystamy już z szyfrowania bezpieczeństwa Workspace. Mamy możliwość właśnie tak naprawdę kolaboracji. Możemy prowadzić czaty jeden na jeden, ale i też spacey, w ramach których możemy gromadzić całe zespoły i prowadzić wspólną konwersację.

Tu warto też wspomnieć, że w ramach już każdej tak naprawdę aplikacji Google Workspace mamy też asystenta AI, także to AI siłą rzeczy w ramach naszej pracy będzie też wykorzystywane i będzie pomagało nam tak naprawdę w codziennych czynnościach. Przed nami kilka takich ważnych rzeczy w kontekście właśnie AI w samym Google Chat możemy sobie na przykład generować podsumowania większej ilości wiadomości. Także jeżeli mamy bardzo rozległe konwersacje, no to nie potrzebujemy już ich wszystkich tych wiadomości czytać. Możemy poprosić AI o właśnie wyciągnięcie podsumowania.

To co jest kluczowe, bo często czaty są powiedzmy takim obszarem wrażliwym, dane, które tutaj wprowadzamy nie są wykorzystywane do trenowania innych modeli. To jest jakby gwarancja bezpieczeństwa w ramach rozwiązania Google Workspace, także nie mamy tego problemu.

Do aplikacji Google Chat dodałbym tutaj jeszcze dwie ważne informacje, w zasadzie może nawet trzy. Możemy tutaj prowadzić wiadomości ciągłe. Możemy odpowiadać w wiadomościach w wątku. Możemy te wątki obserwować, odobserwowywać, wtedy otrzymujemy albo i nie otrzymujemy powiadomień o nowych wiadomościach. Wszystkie pliki, które udostępnimy, widzimy w zakładce shared w czatach jeden na jeden i w czatach grupowych. W czatach grupowych mamy jeszcze dodatkowo możliwość przypisywania tasków do poszczególnych osób z terminem wymagalności wykonania takiego zadania. Taka osoba otrzymuje oczywiście powiadomienie wtedy i jest w stanie wykonać poszczególne zadanie.

 

 

Google Chat od niedawna posiada też integrację z różnego rodzaju rozwiązaniami third party. Możemy tutaj na przykład sobie Githuba właśnie zintegrować z czatem i tak naprawdę funkcjonalności Githuba de facto przenieść delikatnie czy tam konkretne dane wyciągać właśnie z tego rozwiązania do Google Chata i informować naszych użytkowników.

Dodam jeszcze, że w ramach Google Chata możemy prowadzić dwa typy też space do komunikacji grupowej. To mogą być space do kolaboracji, w ramach których wszyscy użytkownicy mogą publikować wiadomości, pisać, reagować i tak dalej, dodawać załączniki, ale możemy też tworzyć dla potrzeb właśnie ogłoszeń takie czaty ogłoszeniowe, w ramach których użytkownicy mogą tylko reagować na konkretne publikacje przez menadżerów, którzy mogą to wykonywać. Natomiast pozostali użytkownicy właśnie mogą tylko właśnie sobie zareagować. Także mamy to też fajnie zrobione. Nie można publikować treści w ramach wszystkich osób. Wtedy tylko wyznaczone osoby, menadżerowie pokoju mogą to robić.

 

Możliwości Kalendarza Google

 

 

Kolejną taką aplikacją wchodzącą w skład planu Google Workspace jest kalendarz Google. Oczywiście z kalendarzem googlowym prawdopodobnie większość z was miała już styczność, powiemy może o takich funkcjonalnościach, które są bardziej ciekawe. To co daje nam kalendarz w tym zintegrowanym środowisku to na przykład kiedy wysyłamy wiadomość do naszego klienta, partnera biznesowego, chcemy umówić się z nim na szybkie spotkanie, możemy tak naprawdę już z poziomu samego Gmail wysyłając odpowiedź na wiadomość zasugerować przy wykorzystaniu też AI konkretne terminy na spotkanie z naszego kalendarza z wolnych slotów, które posiadamy.

Możemy sobie sprawdzać komu udostępniamy wydarzenia, więc to jest bardzo fajna funkcjonalność. 

Możliwości narzędzia pokazane na nagraniu (czas 9:40)

Pokażę państwu jak też wygląda harmonogram spotkań, czyli właśnie w jaki sposób możemy też sobie na bazie naszego kalendarza stworzyć taki harmonogram do na przykład prowadzenia konsultacji. 

 

 

Możemy sobie wejść właśnie w kalendarz, kliknąć sobie dodaj, ustalić sobie naszą dostępność godzinową w ramach takiego harmonogramu spotkań i możemy sobie stworzyć właśnie taki harmonogram, dzięki czemu w sposób kontrolowany przez nas jesteśmy w stanie udostępniać linki, które po wysłaniu do właśnie naszego klienta, partnera biznesowego, pokażą tylko wolne sloty w naszym kalendarzu.

Te linki aktualizują się na bieżąco, także jeżeli my coś w kalendarz wrzucimy, to automatycznie we wszystkich linkach, które rozesłaliśmy do naszych partnerów biznesowych, klientów, te sloty się wytną, więc nie ma ryzyka, że coś nam się tutaj zduplikuje. Także tak działa harmonogram spotkań. Wiele osób korzysta z na przykład Calendly, no to mamy tutaj tą samą funkcjonalność.

Z takich interesujących rzeczy w kontekście harmonogramu spotkań ważne, jeżeli ktoś prowadzi płatne konsultacje. Istnieje możliwość spięcia harmonogramu spotkań ze Stripem. Także jeżeli ktoś by potrzebował właśnie od razu pobierać płatność za taką płatną konsultację, no to jest taka możliwość, żeby właśnie realizować sobie to przez Stripe, czyli wystawiamy na przykład na naszą stronę internetową link do rezerwacji jakiejś płatnej konsultacji z nami. Klient, który wejdzie, kliknie w taki link, zostanie przekierowany do strony rezerwacji wraz z płatnością. Po uiszczeniu płatności dopiero taką rezerwację będzie w stanie dokonać.

 

Aktywna współpraca w Google Meet

 

Pójdziemy sobie dalej. Kolejną funkcjonalnością w ramach pakietu Google Workspace jest Google Meet. W ramach Google Meet rzeczywiście można też już robić bardzo sporo rzeczy poza samymi spotkaniami. Te spotkania mogą być moderowane. Możemy tworzyć grupy podpokoje, możemy dodawać inteligentne tablice, możemy tutaj pisać po ekranie, udostępniać poszczególne karty, cały ekran, więc jesteśmy w stanie naprawdę bardzo aktywnie sobie tutaj nad tym pracować.

W ramach Google Meet mamy też możliwości w większości planów Workspace nagrywania spotkań, które zapisują się na naszym dysku. Możemy sobie też tworzyć inteligentne notatki w ramach tego rozwiązania. To co jest ważne, te spotkania są szyfrowane, także nie ma ryzyka, że ktoś z zewnątrz nam na takie spotkanie wejdzie, ktoś kogo byśmy tam nie chcieli.

 

Możemy też właśnie prezentować treści z kamery. Możemy wybierać sobie z których urządzeń chcemy udostępniać naszym właśnie widzom widok. Możemy też tworzyć różnego rodzaju właśnie webinary czy ograniczać albo rozszerzać uprawnienia zaproszonych uczestników na takie spotkania.

Jeśli chodzi o Google Meeta, możemy korzystać właśnie z dynamicznych układów, dzięki czemu lepiej się komunikujemy. To znaczy te kafelki nam się dostosowują pod kątem ilości osób, które posiadamy na spotkaniu. Możemy też korzystać z opcji notatek. To już jest dostępne w wielu językach, jeszcze niestety nie w polskim. Natomiast z tego co wiemy to będzie to za niedługo udostępnione, dzięki czemu już po spotkaniu będziemy mieli gotową notatkę przygotowaną przez AI właśnie z treści, którą mieliśmy. Będziemy mogli sobie to pozmieniać, będziemy mogli sobie to udostępnić właśnie też dla naszych rozmówców.

 

Zabezpieczenia dysków współdzielonych

Współpraca bez kompromisów. Kolejna ważna funkcjonalność w ramach Google Workspace są to dyski współdzielone. Może zanim odpalę tutaj treść interaktywną, to powiem państwu w jaki sposób to działa i dlaczego warto w ramach w ogóle komunikacji firmowej korzystać z tego typu rozwiązań. 

Dyski współdzielone. Jest to taka przestrzeń wspólna w ramach organizacji na dysku googlowym, która de facto nie należy do poszczególnej osoby, tylko należy do całej organizacji. W ramach tych dysków współdzielonych określamy rolę tak naprawdę uczestników takiego dysku, czy tam członków takiego dysku współdzielonego.

Wideo widoczne na nagraniu (czas 13:44)

Tutaj dla przykładu tworzymy sobie dysk współdzielony o nazwie webinar. Robimy to z poziomu dysku googlowego. Po stworzeniu otwiera nam się właśnie już ten dysk i tutaj mamy opcję zarządzania użytkownikami. I to co jest ważne i tutaj zatrzymam na chwileczkę tą treść, w ramach właśnie dysków współdzielonych możemy już sobie bardzo dokładnie określać co dany pracownik, użytkownik, osoba, która dostała zaproszenie do takiego dysku współdzielonego, może tak naprawdę na tym dysku współdzielonym robić. Czyli możemy ograniczyć takie rzeczy jak kopiowanie, drukowanie plików, wysyłanie ich poza organizację.

Jesteśmy w stanie naprawdę wiele rzeczy tutaj przyblokować, dzięki czemu nasze dane firmowe, nawet te najbardziej wrażliwe, są rzeczywiście dobrze zabezpieczone i ustawienia dysku współdzielonego dają nam właśnie tę opcję, żeby te zabezpieczenia tutaj nam funkcjonowały. Nie musimy trochę o tym myśleć. Działa nam to bardzo fajnie.

Oczywiście w momencie kiedy na przykład ktoś kto jest członkiem dysku współdzielonego będzie próbował jakiś plik udostępnić, bo nawet będzie miał taką możliwość i będzie próbował udostępnić plik, który jest częścią dysku współdzielonego poza organizację, to też dostanę komunikat, informacje, że właśnie próbujesz udostępnić plik poza organizację i możemy to całkiem zablokować albo właśnie, o teraz widzieliśmy ten popup, albo możemy dać taką możliwość po wyświetleniu mimo wszystko takiej ikony.

I teraz tak narastający każdy plik, który sobie stworzymy w ramach takiego dysku współdzielonego, on jest od razu udostępniony wszystkim użytkownikom, którzy są w tym dysku współdzielonym. To akurat pokazuję jakąś prostą funkcję Gemini, tak żeby mi napisał jakiś wstęp do webinaru. No i taki plik automatycznie po stworzeniu on nam się już tutaj zapisuje i jesteśmy w stanie aktywnie zmniejszać, zwiększać uprawnienia użytkowników będących członkami takiego dysku współdzielonego. Także myślę, że bardzo fajna funkcjonalność. To jest takie podsumowanie jakby czym jest to, o czym przed chwileczką powiedziałem, czyli dysk współdzielony.

 

Edytory dokumentów w chmurze

 

Kolejną funkcjonalnością są edytory dokumentów. Także jak już państwo widzą, przeszliśmy sobie przez kilka takich kluczowych obszarów komunikacji w ramach organizacji, bo powiedzieliśmy sobie o Gmailu, o czacie, o dysku, o kalendarzu. Powiedzmy sobie też o edytorach dokumentów. To, co na pewno jest sporą przewagą rozwiązania Google Workspace w kontekście współpracy zespołowej, to jest to, że tutaj ta współpraca odbywa się w czasie rzeczywistym. To już nie są offline pliki, to już jest wszystko w ramach właśnie online rozwiązań, gdzie jesteśmy w stanie w czasie rzeczywistym widzieć, co kto robi na danym pliku.

Jeżeli pracujemy wspólnie, jesteśmy w stanie się oznaczać właśnie komentarzami, możemy sobie podsumowywać treści AIem, możemy sobie generować z tego różnego rodzaju treści audiowizualne, więc tak naprawdę jest bardzo sporo już tych możliwości w ramach prostego dokumentu Google, którego pewnie większość nazywa Wordem. Natomiast tutaj tak, dokument Google jest to bardzo dobry odpowiednik, ale dużo bardziej współpracujący z zespołem. Także tak, to są kluczowe rzeczy.

 

 

Kolejna rzecz, Google Sheets już wzmocnione rozwiązaniami AI Google. Jesteśmy w stanie generować różnego rodzaju podsumowania, dane, tabele dzięki wykorzystaniu rozwiązania Gemini jako asystent w ramach właśnie arkuszy. To nam na pewno pomaga w takich kwestiach jak przyspieszenie pracy, przyspieszenie analizy. Często mamy takie problemy, że w ramach arkusza posiadamy bardzo dużo danych, które musimy w jakiś sposób przeanalizować i poświęcenie na to czasu w tej chwili już nie jest więcej potrzebne.

 

 

Możemy to zrobić z wykorzystaniem asystenta AI właśnie Gemini w panelu bocznym tej aplikacji, dzięki czemu w wygodny sposób wtedy kiedy potrzebujemy, odpalamy sobie taki panel boczny, tworzymy sobie jakąś treść, czy analizujemy sobie jakieś dane i mamy od razu odpowiedź. 

Możemy właśnie tworzyć też listy rozwijane, tabele przestawne, wszystko dzięki Gemini. Jeżeli ktoś woli klasyczną pracę robić to we własnym zakresie, też nie ma takiego problemu. Możemy korzystać z różnego rodzaju draftów pod prowadzenie projektów, pod oznaczenie statusów, pod wrzucenie załączników, oznaczanie konkretnych osób. Także rzeczywiście jest tutaj sporo fajnych możliwości.

 

 

Kolejna kwestia w ramach edytorów dokumentów jest to Google Slides, czyli prezentacje Google, które dają nam możliwość tworzenia interaktywnych prezentacji dla naszych klientów, dzięki czemu korzystając z różnego rodzaju draftów, które tutaj mamy, szablonów, które są już bardzo rozszerzone w ramach Workspace, możemy tworzyć bardzo dobre prezentacje z różnego rodzaju interaktywnymi treściami.

Możemy tutaj też korzystać z asystenta AI, który nam będzie w stanie generować jakieś grafiki czy treści pod właśnie nasze prezentacje na podstawie naszej treści. Także rzeczywiście jest sporo możliwości. Możemy sobie też skalować obiekty i tak naprawdę to chyba najważniejsze takie kwestie.

 

Budowanie aplikacji w Appsheet

Teraz powiemy sobie o kolejnej rzeczy, która również jest w ramach każdego planu Google Workspace dostępna, czyli rozwiązanie Appsheet. Jeżeli pojawi nam się taka sytuacja w ramach naszej organizacji, że aplikacje, które już wykorzystujemy w ramach Workspace, które sobie wcześniej wymieniliśmy, są w jakiś sposób niewystarczające. Potrzebujemy na przykład jeszcze przygotować sobie aplikacje do onboardingu pracowników, tak żeby wrzucić tam jakieś poszczególne informacje, ale żeby też w jakiś interaktywny sposób zaangażować go w treści onboardingowe.

Jesteśmy w stanie skorzystać z aplikacji Appsheet, w ramach której w sposób tak naprawdę low-code slash no-code i tutaj trafnie, bo czasami to jest po prostu budowanie z bloków funkcyjnych, możemy sobie stworzyć aplikację, która będzie pełniła jakąś konkretną formę zadania w ramach naszej organizacji. 

Właśnie czy to będzie aplikacja onboardingu, czy to będzie aplikacja do mierzenia czasu pracy, czy to będzie aplikacja do na przykład weryfikacji czasu trwania procesów produkcyjnych, takie realizacje też robiliśmy.

Tutaj dodam, że my jako FOTC przede wszystkim prowadzimy też szkolenia z tego rozwiązania, bo jest to już powiedzmy bardziej zaawansowane rozwiązanie w ramach pakietu Google Workspace, ale też piszemy całe takie aplikacje dla naszych klientów po to, żeby nie wydawać kroci w software houseach, bo często te aplikacje naprawdę wystarczą i realizują te zadania w bardzo fajny sposób. Są bardzo wygodne w obsłudze i są dostępne zarówno przeglądarkowo, jak i mogą być też dostępne na urządzeniach mobilnych i być do pobrania w ramach sklepu Play.

 

Wykorzystanie asystenta Gemini

 

 

Porozmawiajmy sobie teraz jeszcze troszeczkę więcej o rozwiązaniu Gemini. Jakie są przykłady użycia w ramach właśnie samego Workspace? 

Tak jak tutaj sobie już wcześniej wspomnieliśmy, możemy:

• odsłuchiwać dokumenty Google, 
• podsumowywać treści zarówno w samym Gmailu, jak i w czatach. 
• Możemy sobie nawet zrobić podsumowanie na dysku z treści, które ostatnio zostały dodane, żebyśmy nie musieli otwierać setki dokumentów po naszym urlopie, tylko żebyśmy mogli szybciej dostać informacje, co gdzie w którym miejscu mamy.

 

Inteligentny asystent NotebookLM

Mamy też rozwiązanie NotebookLM już z planu Business Standard. To już jest bardzo zaawansowane rozwiązanie do analizy sporej ilości dokumentacji. To rozwiązanie daje nam tą możliwość w odróżnieniu od klasycznych takich modeli czatowych, że tu poza samym czatem mamy możliwość wrzucenia bardzo dużej ilości dokumentacji, a sam NotebookLM będzie nam analizował tę dokumentację na podstawie po prostu tylko i wyłącznie naszych plików, linkując nam treści, odpowiedzi, z czego wziął po prostu te informacje i tak dalej.

Także Notebook LM to taki inteligentny asystent do tworzenia różnego rodzaju podsumowań, audiobooków z bardzo dużej ilości dokumentacji, do analizy na przykład dokumentacji przetargowych. Bardzo świetnie się to sprawdza, sam korzystałem niejednokrotnie do tworzenia map myśli. I to rozwiązanie na pewno nam się świetnie sprawdzi. I rzeczywiście mamy takie możliwości już w ramach samego Workspace.

 

Funkcje AI w Prezentacjach Google

 

 

AI jest już tak naprawdę w Workspace wszędzie, wszędzie tam, gdzie tego potrzebujemy. Wszędzie tam, gdzie musielibyśmy coś stworzyć, musielibyśmy coś wymyślić. Czasami potrzebujemy sobie na przykład stworzyć grafikę. 

No i w prezentacjach nam się to świetnie sprawdzi. Nie musimy już szukać, przeszukiwać grafik googlowych czy dostępnych zdjęć, które chcemy tutaj wrzucić, możemy sobie stworzyć własne na bazie stylu prezentacji.

 

Wsparcie AI w Formularzach Google

Możemy też w formularzach tworząc jakiś formularz na przykład wewnętrzny dla pracowników stworzyć sobie pytania, które zasugeruje nam Gemini na podstawie już kilku pierwszych naszych pytań. Możemy sobie kolejne tutaj dodać za pośrednictwem właśnie AI. 

 

Eksport dzienników BigQuery i trenowanie modeli na żądanie

 

 

Tutaj już troszeczkę bardzo zaawansowane funkcje. Możemy też z konsoli administracyjnej eksportować dzienniki audytu do BigQuery po to, żeby analizować te dane i też sortować w bezpiecznym miejscu. Możemy sobie trenować modele AI dla Google Drivea na żądanie, więc też bardzo fajna możliwość. W ramach samych aplikacji Appsheet też jeżeli mielibyśmy jakiś problem, możemy sobie kategoryzować, wyodrębniać dane przy wykorzystaniu Gemini.

 

W czym pomaga Gemini?

No więc tu tak naprawdę mamy wskazanych kilkanaście obszarów, w których rozwiązanie Gemini Google, które jest dostępne w ramach pakietu Google Workspace może nam pomóc. Tak jak wspomnieliśmy sobie, lepszą analitykę pracy, sprzedaży, szybsze, bardziej detaliczne wnioski. Możemy sobie przygotowywać dokumentację przetargową, czy ją analizować, analizować zgłoszenia i CV, gdzieś tam analizować logistykę, zamówienia, poprawiać efektywność dostaw. Także rzeczywiście to są rzeczy, które generują nam oszczędności w ramach organizacji, oszczędność czasu i często pieniędzy za tym idących.

 

Możliwości platformy Notebook LM

Tu tak jak sobie wcześniej wspomnieliśmy, Notebook LM możemy to jeszcze raz określić jako notatnik przyszłości, który daje nam możliwość przekształcania plików, które są często bardzo statyczne, właśnie w interaktywne źródła wiedzy, tak jak wspomnieliśmy wcześniej, mapy myśli, audiobook z dużej ilości dokumentacji. Nie mamy czasu na przeanalizowanie sporej ilości dokumentacji, możemy sobie tego odsłuchać w formie skróconego audiobooku, gdzie mamy wyciągniętą najważniejszą treść. Także do takiej analizy rzeczywiście świetnie nam się to sprawdza.

No i jak też widzicie, możemy też nazwać właśnie notebooka osobistym asystentem badawczym AI, bo jeżeli potrzebujemy sobie też na przykład zbadać jakieś różnego rodzaju trendy, mamy dużą ilość danych z naszego CRM, z publicznych źródeł, jakieś badania były przeprowadzone i tak dalej, potrzebujemy sobie posprawdzać jakieś trendy, no to mamy takiego asystenta, który nam te trendy przeanalizuje na bazie tylko i wyłącznie tych danych, które mu wskażemy, co powoduje, że te dane są bardziej dokładne i opierają rzeczywiście na wiarygodnych źródłach, które my przekazujemy. Nie musimy się tutaj obawiać o różnego rodzaju halucynacje.

Kilka takich funkcji kluczowych notebooka: 

• analiza dokumentów, 
• ekstrakcja, 
• porównanie danych, 
• wsparcie w podejmowaniu decyzji, 
• usprawnienie komunikacji. 

Także rzeczywiście to co jest fajne też w notebooku, o czym jeszcze nie wspomniałem, możemy go udostępniać również naszym współpracownikom i możemy pracować na takim notebooku wspólnie. Także możemy wrzucać te treści wspólnie, możemy je analizować wspólnie. Każdy ma de facto swój interfejs czatu z notebookiem, w ramach którego może zadawać swoje pytania, dzięki czemu nie mamy ryzyka, że nam się tutaj te treści zaczną mieszać. 

Możemy tak naprawdę odpytywać te same dane, ale wspólnie zespołowo i szerować sobie te treści, które uznamy, że powinny trafić do reszty części zespołu. 

Notebook też świetnie sprawdza się właśnie w ramach branży edukacyjnej. Przede wszystkim jeżeli potrzebujemy sobie właśnie stworzyć jakieś materiały interaktywne dla naszych kursantów, uczniów i tak dalej, możemy też właśnie wykorzystać do tego Notebooka LM.

 

Dzień z życia korzystając z Google Workspace

No i tak naprawdę bardzo szybko przeszliśmy do podsumowania, czyli jak wygląda taki dzień z życia korzystając z Google Workspace. Przykładowo to jest wskazany taki dzień pracy w FOTC. Przykładowo pojawia nam się nowe zadanie w pokoju w Google Chat. Potrzebujemy sobie stworzyć dysk współdzielony w ramach zespołu, który będzie odpowiedzialny za takie zadanie.

Więc wchodzimy sobie w dysk współdzielony, tworzymy sobie zadanie dla całego zespołu na Google Chat i przypisujemy sobie poszczególne taski w ramach już konkretnych edytorów dokumentów, które tam sobie porzucamy, dokumentów, arkuszy i tak dalej. Cały zespół pracuje w czasie rzeczywistym na jednym pliku czy tam na wielu plikach, które będziemy mieli w ramach takiego projektu.

Jeżeli potrzebujemy spotkać się z klientem, no to umawiamy za pomocą harmonogramu spotkań z klientem spotkanie. Cały projekt monitorujemy w prostej aplikacji, którą stworzyliśmy w Appsheet. Możemy to naprawdę wyklikać w bardzo krótkim czasie. Możemy to też robić w Arkuszach Google, gdzie mamy gotowe już bloki szablonów do prowadzenia projektów. No i wszystkie informacje są dostępne w jednym miejscu dla wszystkich zawsze. Także takie kluczowe rzeczy i bardzo sprawnie przeszliśmy do Q&A. Także zachęcam was do zadawania pytań.

Magdalena Cuper: Tak w ogóle Michał dziękujemy ci ślicznie. W ogóle polecieliśmy na rekord, bo proszę państwa mieliśmy sporo tych slajdów, ale bardzo rzeczowo wszystko powiedziałeś, ale to dobrze też dla państwa, będą mieli państwo teraz czas na popołudniową kawkę, tak więc wszystko, wszystko super. Mamy pytania na czacie. Jedno z tych pytań mamy pierwsze, mamy od pani Natalii.

 

Sesja pytań i odpowiedzi

P: Gemini w Google Chat jest dostępny w Polsce? Można to włączyć w ustawieniach admina?

Michał Grzywa: Tak, to znaczy generalnie na dzień dzisiejszy, jeśli chcemy korzystać z Gemini w Google Chat, musimy ustawić sobie tylko w naszym koncie, że nasze konto jest w języku angielskim. To znaczy różnica jest tylko taka, że same nazwy kafelek funkcyjnych na naszym koncie będą po angielsku. Natomiast z czatem możemy pracować po polsku i tu z tym nie ma najmniejszego problemu.

Magdalena Cuper: Super. I od pani Katarzyny pojawiło się pytanie.

P: Nadal nie ma fajnego odpowiednika MS Project w środowisku Google. Jak sprawnie zarządzać projektami, jakieś fajne wskazówki? Używam pliku arkuszowego, ale to czasem nadal za mało. Nie można przypisywać zadań. Zadania można przypisywać tylko w pokojach i dokumentach tekstowych. Nadal ta lista zadań w Google jest trochę zbyt prosta. Nie ma etykiet, nie ma wielu funkcji, jakieś wskazówki i polecenia?

Michał Grzywa: To tutaj rzeczywiście polecam, żeby zwrócić uwagę na te szablony dostępne do prowadzenia projektów w ramach Arkuszy Google. Tam już możemy trochę tych rzeczy robić. Po pierwsze możemy przypisywać termin wymagalności zadań. Możemy oznaczać te zadania przez poszczególnych uczestników. Możemy przypisywać te taski aktywnie. Możemy też pingować na podstawie skryptów.

Tak naprawdę, jeżeli potrzebujemy stworzyć troszeczkę bardziej aktywne miejsce do prowadzenia projektów w ramach Workspace, w ramach arkuszy, możemy też sobie oskryptować taki arkusz, co spowoduje nam taką sytuację, że jak wykonamy poszczególne czynności, to wtedy przyjdą na przykład remindery do poszczególnych uczestników, czy na maila, czy gdzieś tam jako popup na telefonie. 

Tutaj zachęcam też do kontaktu z nami, to chętnie ten temat bardziej rozwiniemy, bo jest dosyć szeroki. Trzeba byłoby zweryfikować dokładnie czego potrzebujemy, ale tak myślę, że jak najbardziej możemy też Workspace do tego wykorzystywać.

Magdalena Cuper: Kolejne jeszcze pytanie, jakie pojawiło się od pana Krzysztofa.

P: Czy Notebook LM jest multimodalny?

Michał Grzywa: Tak, proste pytanie, prosta odpowiedź.

Magdalena Cuper: Jeszcze od pana Grzegorza.

P: Czy jest coś jako ekwiwalent MS Visio?

Michał Grzywa: Generalnie takiego bezpośredniego odpowiednika nie ma. Znaczy możemy korzystać też z Lookera Studio. Możemy też stworzyć, tak naprawdę tutaj trzeba byłoby sprawdzić dokładnie jaka jest potrzeba. Myślę, że możemy do tego pytania wrócić. Też zachęcam do kontaktu na adres mailowy, który też będzie później podany, to chętnie bym tutaj ten temat przegadał.

Magdalena Cuper: Tak w ogóle ten adres tutaj mailowy będzie też podany w nagraniu, które zostanie do państwa wysłane w ciągu czterech dni roboczych. Tak więc tam będzie wszystko w treści wiadomości. Jeszcze jest tutaj zapytanie, już dosłownie sekundkę.

P: Czy będzie jakiś webinar od FOTC odnośnie tego Appsheet? Co można zrobić, czego nie, jak to trudne?

Magdalena Cuper: Tak będzie w ogóle też teraz bym mogła państwa zaprosić, ale tutaj co prawda we wrześniu na webinar o NIS2, o nowej, znaczy o dyrektywie, która trwa i o której pojawiało się wiele słuchów, nie wszyscy jeszcze dostosowują się do tej nowej dyrektywy, więc zachęcamy też do obserwowania naszych profili na social mediach, szczególnie na LinkedInie i zapisów, bo tych webinarów mamy sporo zaplanowanych. Tak więc a propos również na pewno w najbliższym czasie się pojawi.

Michał Grzywa: Jeszcze ciekawy wątek i mamy też po naszej stronie specjalistę, który właśnie w Appscript jest bardzo mocny. Jak pewnie wiele z was wie, no to Appscript no to de facto jest bardzo podobny do JavaScripta, tylko że jest to powiedzmy przetłumaczenie na język Google troszeczkę. Ale tak, rzeczywiście skryptami można bardzo, bardzo wiele rzeczy robić, wyciągać różnego rodzaju logi, informacje z konsoli administracyjnej, czy właśnie podrasowywać różnego rodzaju arkusze, czy przede wszystkim tworzyć konektory między różnymi aplikacjami, które są w ramach właśnie Workspace dostępne. Na przykład między formularzem. Z formularza tworzy nam się aktywny dokument. Z dokumentu będzie nam się tworzyło jakieś pole w arkuszu. Z arkusza będziemy mogli coś odznaczyć i to wtedy pójdzie na przykład na maila do jakichś konkretnych osób, które są wskazane. Także rzeczywiście można sobie tworzyć różnego rodzaju skrypty, które nam pewne rzeczy zautomatyzują. Także myślę, że ciekawa tematyka.

Magdalena Cuper: Bardzo dziękujemy serdecznie też za pytania, bo trochę się ich pojawia, co bardzo mnie cieszy. Jeszcze od pani Katarzyny mam pytanie.

P: Wszędzie się słyszy o tym, że darmowa poczta Google to najtańsza poczta na świecie, w ogóle nas śledzi. Moim głównym obiektem jest obawa o bezpieczeństwo danych Google Workspace. Jak to wygląda szczególnie w kontekście tego, co wcześniej napisałam w odniesieniu do bezpłatnej poczty?

Michał Grzywa: Jasne. Znaczy na pewno jeżeli chodzi o bezpłatną pocztę, to jest to rozwiązanie, które naturalnie porównujemy, ale ciężko je porównać między sobą. To znaczy w momencie kiedy my kupujemy Google Workspace, przechodzimy na wersję profesjonalną dla użytku biznesowego, to Google wystawia nam do podpisania, tak naprawdę jest to w formie kliknięcia, ale do zaakceptowania warunków Google Workspace. Wtedy Google zobowiązuje się do spełnienia poszczególnych kryteriów bezpieczeństwa, do tego, że nie będzie trenował tymi danymi zewnętrznych modeli, do tego, że nie będzie tych danych nigdzie wystawiał na zewnątrz, gdzie będzie można było do tego dotrzeć.

Proszę zwrócić uwagę, że z Workspace korzystają tak naprawdę bardzo duże organizacje, od największych banków po bardzo duże firmy produkcyjne, przez firmy logistyczne, przez tak naprawdę również mniejsze firmy, czy marketingowe, czy każde inne. Tak naprawdę mamy cały przekrój firm, które rzeczywiście znajdują w tym jakieś plusy, jeśli chodzi o Workspace, o pracę właśnie wspólną, inteligentną.

Także rzeczywiście ten aspekt bezpieczeństwa jesteśmy w stanie do tego stopnia głęboko wejść, jeżeli jest taka potrzeba czy są pewne obawy o przetwarzanie danych, że Workspace jest rzeczywiście najbezpieczniejszym rozwiązaniem. Jeżeli porównamy to na przykład z rozwiązaniem Microsoftowym i ilością ataków, które zostały skutecznie przeprowadzone na środowisko Microsoftowe biznesowe versus googlowe, no to Google tutaj rzeczywiście lepiej wychodzi. 

Mogę dla zainteresowanych linka z dokumentacją w tej sprawie i artykułami oficjalnymi podesłać. Także rzeczywiście ja bym się nie obawiał bezpieczeństwem w Workspace.

Magdalena Cuper: Dobrze, bardzo dziękujemy. Jeszcze mam pytanie od pani Natalii.

P: Które funkcje Google Workspace są najczęściej niedoceniane, a mogą realnie ułatwić życie menadżerom i pracownikom?

Michał Grzywa: O, to jest piękne pytanie i na to jest piękna odpowiedź. Na przykład bardzo mało doceniana aplikacja w ramach Google Workspace, o której sobie jeszcze nie powiedzieliśmy, może właśnie dlatego jest mało też doceniana, natomiast jest to rozwiązanie Google Sites. Google Sites jest to rozwiązanie, które daje możliwość tworzenia nam firmowych witryn, po prostu takich stronek internetowych w domenie, którą sobie tutaj wskażemy. I to może pełnić funkcję intranetu właśnie bazy wiedzy, to może pełnić funkcję jakiejś broszury informacyjnej dla naszych zespołów i tak dalej.

A działa to w bardzo prosty sposób, bo już nie musimy posiadać jakiegoś kreatora stron, nie musimy tworzyć tutaj tego ręcznie, tylko mamy gotowe bloki funkcyjne, które możemy do naszych szablonów wrzucać, wrzucać tam nasze znaki firmowe i tak dalej. I możemy zrobić tak, że do tego będzie miał dostęp każdy, kto będzie miał link. Możemy zrobić, żeby do tego dostęp miał tylko pracownik naszej firmy logujący się kontem Workspace. Możemy to w ogóle po prostu wypuścić otwarcie na internet. Także też rzeczywiście fajna bardzo funkcjonalność, a myślę, że mało doceniana z perspektywy pracy na Workspace.

Magdalena Cuper: Super. Jeszcze pani Natalia ma pytanie. Podejrzewam, że to sama pani Natalia, jeśli nie, to przepraszam.

P: Jakie pierwsze kroki powinna podjąć firma, która chce uporządkować pracę zdalnego zespołu przy pomocy Google Workspace? Od czego najlepiej zacząć?

Michał Grzywa: Od spotkania ze mną. Oczywiście to takie pół żartem, pół serio. My jako FOTC bardzo pomagamy w tym, żeby sobie tą pracę ustrukturyzować, bo tak naprawdę to co dzisiaj zobaczyliście, to był zbiór różnych rozwiązań i też nie każde to rozwiązanie będzie dla każdego idealne. Myślę, że to co jest na pewno siłą Workspace i to co daje nam tak naprawdę bardzo fajny start z tym rozwiązaniem, to analiza w pierwszej kolejności potrzeb poszczególnego zespołu i tak dalej. To robimy bardzo dobrze my, bo aplikacji jest bardzo dużo. Możemy się w tym pogubić.

Jeżeli natomiast zaprojektujemy sobie jakąś strukturę wspólnie i przygotujemy się do takiego wdrożenia, to jesteśmy w stanie przeprowadzić od A do Z właśnie z wdrożeniem takiego rozwiązania już z gotowymi zastosowanymi najlepszymi praktykami dla poszczególnych problemów, które tutaj zidentyfikujemy na etapie początkowych rozmów. Także zachęcamy do kontaktu.

Magdalena Cuper: O, widzę, że tych pytań pojawiło się a pojawiło bardzo dużo. Mamy czas, więc na spokojnie postaramy się tutaj, znaczy postaramy się, ja to tak naprawdę przeczytam, a Michał postara się odpowiedzieć państwu. Jest pytanie od pana Roberta.

P: Czy jest możliwość połączenia poczty Workspace z Teamsami?

Michał Grzywa: Jest taka możliwość. Generalnie jeśli chodzi o łączenie ruchów pocztowych czy w ogóle łączenie poczty, to też mamy różnego rodzaju rozwiązania na zasadzie split delivery, dual delivery. Także jeżeli chcielibyśmy też hybrydowo korzystać z innych rozwiązań, korzystając również z Workspace, to mamy taką możliwość. Kwestia tak naprawdę weryfikacji, co potrzebujemy sobie połączyć i dlaczego takie połączenie miałoby być wykorzystywane. Myślę, że kwestia analizy, ale jak najbardziej, jak najbardziej. Nie widzę przeszkód.

Magdalena Cuper: Cudownie. Pani Katarzyna jeszcze ma zapytanie o NotebookLM.

P: Czy może on podsumować szkolenie, do którego wyślę link?

Michał Grzywa: Tak, to znaczy inaczej, do którego wyślemy link. Sprawdzę to od razu, bo mam odpalonego notebooka, żeby nie być gołosłownym. I już sprawdzam. Tak, tworzymy sobie nowego notebooka i możemy tak, możemy sobie linkować strony, możemy sobie podlinkowywać filmiki z YouTubea, oczywiście wszystkie pliki, które mamy na dysku googlowym, jakieś Docsy, Slides, ale możemy też po prostu wpisać tekst. Możemy też tych sourceów szukać w dostępnych sourcach, które są w ramach bazy danych NotebookLM. Także mam nadzieję, że odpowiedziałem na pytanie.

Magdalena Cuper: Pan Miłosz ma pytanie.

P: Czy jest jakiś sposób, żeby zsynchronizować kontakty w Google Contacts, by były dostępne dla wszystkich członków organizacji, między innymi jedna osoba dodaje kontakt i ten kontakt się dodaje wszystkim? Da się to zrobić w ramach Workspace? Czy nie obędzie się bez zewnętrznych aplikacji?

Michał Grzywa: Da się to zrobić w ramach Workspace. Kwestia ustawień w konsoli administracyjnej, natomiast ta odpowiedź byłaby zbyt długa. Zachęcamy do kontaktu jak najbardziej i wtedy też nasz support się tutaj może w tym temacie wypowiedzieć, ale tak, miałem taki problem u jednego klienta.

To z jednej strony jest dobre, z drugiej strony to może powodować jakieś ryzyka, dlatego że to zależy jaką mamy strukturę organizacji i zależy komu to chcemy udostępniać. Bo czasami jakby nasze kontakty są na urządzeniu powiedzmy nie wiem jakieś prywatne, jakieś bardziej takie wrażliwe i nie chcielibyśmy na przykład, żeby wszyscy mieli dostęp. Także pod kątem Visibility groups to nie bardzo. Ale możemy te kontakty podzielić na katalogi i te katalogi możemy przydzielać dla poszczególnych użytkowników.

Magdalena Cuper: Oczywiście, Pan Grzegorz zastanawia się nad umieszczeniem na dysku Google całej dokumentacji księgi jakości, ale nie ma pewności co do bezpieczeństwa danych dokumentów.

P: Czy można ograniczyć dostęp do dokumentów na dysku tylko do wewnętrznej sieci firmowej?

Michał Grzywa: Można, jak najbardziej można bezproblemowo. Jeszcze tak naprawdę możemy zrobić dużo innych zabezpieczeń. Możemy uruchomić DLP, czyli Data Loss Prevention, czyli rozwiązanie, które daje nam możliwość tak naprawdę zablokowania wysyłania nawet wycinka treści dokumentów poza organizację.

Czyli nawet gdyby ktoś, kto ma do tego dostęp wewnętrznie w ramach organizacji, skopiował sobie dwie linijki tekstu wrażliwego dokumentu, wkleił go w Gmail i spróbował kliknąć wyślij, to aplikacja, rozwiązanie DLP go blokuje i nie będzie miał takiej możliwości.

Magdalena Cuper: Dobrze. Jeszcze od pana Macieja mam.

P: Czy w Workspace jest coś w rodzaju schematu organizacyjnego firmy? Dlaczego transkrypcja spotkań w Meet nie działa z językiem polskim? Czy włączenie Gemini w organizacji, które między innymi czyta dokumenty, oznacza, że model uczy się na podstawie tych danych? Czy można to wyłączyć?

Michał Grzywa: To jeszcze raz początek pytania, bo on ma trzy części. To są trzy pytania w jednym.

Magdalena Cuper: Dobrze, najpierw pierwsze – czy w Workspace jest coś w rodzaju schematu organizacyjnego firmy?

Michał Grzywa: Tak, możemy sobie to stworzyć w konsoli administracyjnej. To od razu odpowiem, to nie jest najlepsze rozwiązanie dostępne na rynku pod kątem widoczności. Natomiast działa to na tyle fajnie, że jeżeli najedziemy sobie na ikonkę danego użytkownika, to widzimy, kto jest jego przełożonym albo ewentualnie kto jest w jego zespole, to to jest na pewno fajne. Więc mamy de facto jakiś schemat organizacyjny. Natomiast rozumiem, że tutaj chodzi o bardziej rozbudowany schemat organizacyjny z większą ilością danych. To de facto da się zrobić, natomiast jakby znam na to lepsze rozwiązania i chętnie się tym podzielę. Także zapraszam do kontaktu w tej sprawie. Ale idźmy sobie do dalszej części tego pytania, bo to jeszcze nie wszystko.

Magdalena Cuper: Tak jest. Dlaczego transkrypcja spotkań w Meet nie działa z językiem polskim?

Michał Grzywa: Bo jeszcze tego języka niestety w Google Meetie nie udostępniono w wersji tej końcowej dla klientów. Natomiast będzie to zrobione, to jest na roadmapie. Miało to być już zrobione wcześniej. Niestety tam się coś przedłużyło, ale z tego co wiem będzie taki jeden większy deploy w większej ilości języków w jednym czasie i w tym też język polski będzie uwzględniony. Także rzeczywiście wtedy to będzie już pewna funkcjonalność.

Magdalena Cuper: I ostatnia część tego tutaj pytania to jest czy włączenie Gemini w organizacji, które między innymi czyta dokumenty oznacza, że model uczy się na podstawie tych danych? Czy można to wyłączyć?

Michał Grzywa: A tak, to jest bardzo dobre, to jest bardzo dobre pytanie i to właśnie idealnie nam zobrazuje jak wygląda uczenie się na naszych danych. Gemini jest po prostu rozwiązaniem, które uczy się na danych, ale w zamkniętym środowisku naszej organizacji, czyli on tego nie wypuszcza na zewnątrz, bo domeną sztucznej inteligencji, czy w ogóle machine learningu, czy w ogóle modeli językowych, z którymi sobie czatujemy czy analizujemy sobie różnego rodzaju dane, są takie, że one te dane muszą przeanalizować, żeby dać tam jakąś sensowną odpowiedź.

To co jest dla nas największą obawą to jest to, żeby te dane nie wychodziły poza organizację i na to mamy certyfikacje. Na to mamy tak naprawdę wszystkie potrzebne rzeczy, które są dowodem na to, że te dane nam nie wypływają w odróżnieniu do publicznie dostępnych rozwiązań, z których bardzo często korzystamy, z jakichś prywatnych kont na ChatGPT czy Perplexity i tak dalej, czy nawet Gemini w wersji prywatnej. 

Natomiast jeżeli mówimy o użytku firmowym, o tych wszystkich asystentach, mamy cały czas kontrolę nad danymi, gdzie one są. Możemy sobie nawet ustalić lokalizację tych danych na serwerach googlowych. Więc tak naprawdę mamy to bezpieczeństwo. Rzeczywiście z tych danych Google nie ma prawa korzystać do trenowania modeli naszej konkurencji, bo rozumiem, że o to najbardziej nam chodzi, żeby tak nie było. Także to spokojnie.

Magdalena Cuper: Jak jeszcze od pana Andrzeja jest pytanie, że znaczy tutaj informacja, ale to również pytanie w nim.

P: Używamy w firmie Workspace od kilku lat, ale z czasem zrobił się bałagan w plikach. Część jest na przykład własnością konkretnego pracownika i to na przykład już niepracującego. Czy jesteśmy w stanie sobie sami to posprzątać, czy też warto skorzystać z asysty na przykład właśnie FOTC?

Michał Grzywa: Oczywiście wszystko jesteśmy w stanie sobie sami posprzątać, ale to jest bardzo też ciekawy obszar, na którym my też jako FOTC bardzo mocno pracujemy. 

Owszem, jeżeli od początku nie było pewnej struktury, albo była, ale ktoś na przykład przestał na niej pracować i tak dalej w ramach na przykład dysków współdzielonych czy tam poszczególnych funkcjonalności, to rzeczywiście może się w pewnym momencie zrobić drobny bałagan. Andie teraz my, powiem tak, można to zrobić samemu oczywiście, ale to wymaga ogromnej ilości pracy.

My jako FOTC mamy Audit Google Drive. To jest rozwiązanie, które pozwala nam, oczywiście po podpisaniu stosownej dokumentacji, poprzez samo API wyciągnięcie informacji, które dokumenty są czyją własnością, czy ten użytkownik jest w ramach organizacji, czy jest poza organizacją i tak dalej. My to wlistowujemy, sprzątamy sobie jakby to wspólnie z klientem na poziomie arkusza, w ramach którego posiadamy te dane po ID dysku, po ID użytkownika, po konkretnym koncie i przypisujemy we właściwe miejsca albo odpinamy po prostu odgórnie i robimy ten porządek po prostu kliknięciem. Więc to rzeczywiście jakby mamy na to przygotowane skrypty, mamy to zabezpieczone i jest to wszystko też bezpieczne, bo dzieje się to wszystko w obrębie instancji Google Workspace klienta.

Magdalena Cuper: Tak. I tutaj też no tak jak już wspominaliśmy, chyba dwukrotnie właśnie będzie podany kontakt do Michała, tak więc na spokojnie zachęcamy właśnie, żeby się odezwać i żeby ustalić. No na pewno FOTC i tutaj osoby, które w nim są, no to zdecydowanie będą mogli państwu pomóc. Już będziemy przechodzili do ostatnich dwóch pytań, bo widzę, że się ich pojawia. A skoro ich tyle jest, to nie dlatego, że już nie chcemy, bo czasu troszeczkę jeszcze mamy. Kwestia po prostu, że dobrze po prostu, jeżeli państwo będą mogli po prostu prywatnie też porozmawiać z Michałem i na spokojnie, żeby mógł też odpowiedzieć na wszystkie pytania. Jeszcze od pani Katarzyny.

P: Czyli dobrze rozumiem, że w Google Workspace nasze dane nie wychodzą na zewnątrz, ale w płatnym czacie GPT czy Perplexity wychodzą na zewnątrz?

Michał Grzywa: Znaczy w ramach Workspace nie wychodzą. To jestem pewny, przekonany, sprawdzając tą certyfikację na potrzeby współpracy z jednym bankiem, którego nazwy niestety nie mogę wymówić. Aczkolwiek rzeczywiście jakby sprawdzaliśmy tą dokumentację bardzo dokładnie i nasz dział prawny również to analizował i jakby to jest jedyne rozwiązanie, z którego my w ramach organizacji możemy bezpiecznie korzystać i korzystamy na co dzień.

Także też zachęcamy do rzeczywiście wykorzystania i jakby nie porównywania… Znaczy porównywanie jest naturalną rzeczą i rzeczywiście dostępne publicznie modele biznesowe płatne mają czasami tą samą funkcjonalność i rzeczywiście, że te dane nie są wykorzystywane. Czasami mimo to, że to jest płatna subskrypcja, to i tak te dane są wypuszczane na zewnątrz, co ostatnio nawet mogliśmy w kilku głośnych artykułach usłyszeć na temat naszej konkurencji.

Magdalena Cuper: Pytanie od pana Grzegorza.

P: A czy aplikacje, dodatki dostępne w Google Workspace Marketplace są bezpieczne, sprawdzone przez Google, czy raczej unikać ich komponentów AI?

Michał Grzywa: No i właśnie i to jest też bardzo dobre pytanie, jeśli chodzi o marketplace, bo ja sam zastanawiałem się nad tym i to nie dlatego jest dobre pytanie. Po prostu wiele osób się nad tym zastanawia i to rzeczywiście jakby często się pojawia. Warto o tym wspomnieć. Generalnie można rozróżnić te dodatki na zweryfikowane przez Google i niezweryfikowane przez Google.

Więc generalnie warto… Jeżeli korzystamy w ramach organizacji, to raczej polityka jest taka, że w większości użytkownikom blokujemy pobieranie aplikacji samemu z marketplace, ale możemy zrobić taką white listę aplikacji, które są zweryfikowane przez Google, które są rzeczywiście bezpieczne i jakby możemy z nich korzystać jako add-ony. Na przykład jakieś tam Trello czy jakieś rozwiązania, które byśmy sobie chcieli dodać, no to to jak najbardziej. I wtedy one są widoczne dla wszystkich userów. Albo możemy w ogóle im zainstalować tą aplikację od razu, jak się logują pierwszy raz, albo jak już są zalogowani, to też możemy im to pobrać bez ich wiedzy, dzięki czemu jakby ci użytkownicy już będą mogli z tego korzystać, nawet nie będą musieli tego szukać.

Magdalena Cuper: Jeszcze mam ostatnie teraz jednak pytanie od pana Krzysztofa, więc obiecuję już tak.

P: Jakie są główne przewagi Google Workspace nad Office? Dlaczego klienci migrują się do Google Workspace? Jak wygląda właśnie porównanie kosztowe tych dwóch platform, szczególnie z uwzględnieniem komponentów z AI?

Michał Grzywa: Bardzo mi się podobają te pytania. No to tak, bo to jest temat rzeka, a mógłbym jeszcze tutaj godzinę wam zająć, żeby prawdopodobnie na te pytania odpowiedzieć, bo to jest bardzo dobre pytanie, jak i każde poprzednie. Naprawdę rzeczywiście super pytania na tym webinarze. Ale wracając do odpowiedzi, do meritum.

Przede wszystkim największa kluczowa przewaga Google to jest to, że Google jest rozwiązaniem od początku chmurowym. I co nam to daje? Daje nam to to, że wszystkie rozwiązania są dostępne na urządzeniach mobilnych, na przeglądarkach, tak naprawdę wszędzie gdzie tego potrzebujemy. Aplikacje mobilne Google mają ogromną przewagę nad aplikacjami mobilnymi w ramach pakietu Office 365. Jakby to można udowodnić bardzo prosto dając naprawdę basicowe zadanie do wykonania w ramach Excela i w ramach Arkusza Google na urządzeniu mobilnym. Jakby wynik tego będzie mówił sam za siebie, ale to nie jest jedyna różnica, tego jest naprawdę mnóstwo.

Druga kwestia to jest kwestia zarządzania, czyli z perspektywy administratora Microsoft 365 to jest usługa rozbudowana bardzo często na trzy, cztery, nawet pięć, sześć konsol administracyjnych, więc żeby wprowadzić jedną zmianę, czasami musimy sobie robić to w różnych miejscach i tak naprawdę jest to średnio wygodne. W ramach Workspace posiadamy jedną rozbudowaną konsolę administracyjną, która jest bardzo wygodna jakby w interfejsie też administracyjnym. To znaczy i ona ładniej wygląda, to jest ważne, i ona jest bardziej przejrzysta i ona dużo szybciej daje nam możliwość wprowadzenia pewnych ustawień. Mamy dużo fajniejszą granularność uprawnień w ramach konsoli administracyjnej.

Nasze aplikacje są zasilone już AI. W większości aplikacje Office 365 albo potrzebują płatnego add-ona, bo ilość licencji takich dodatkowych w Microsofcie jest przerażająco duża. Ostatnio widziałem taką listę 2500 licencji, które można zakupić w ramach MS365, w Workspace jest to kilkanaście. Tak więc generalnie nasza strategia googlowa, którego jesteśmy partnerem jest taka, żeby ten interfejs był bardziej uspójniony aniżeli rozbity na setki różnych subskrypcji. No i jakby też ważną rzeczą jest to, że Workspace oferuje w cenie AI od pakietu Business Standard. Tak naprawdę mamy już wszystko jeśli chodzi o rozwiązania AI, takie oczywiście jeśli mówimy o Notebook LM, Gemini 2.5 Pro, Gemini 2.5 Flash.

Natomiast jeżeli mówimy o MS 365, no to cena Copilota to 30 dolarów za licencję dodatkowo, no to warto też się zastanowić. No i oczywiście jakby jednolitość tego rozwiązania, łatwiejsza nawigacja, interfejs prostszy dla użytkownika końcowego, użytkownicy i praca w czasie rzeczywistym. To są te przewagi, które warto tutaj podnieść.

Magdalena Cuper: Michał bardzo ci dziękuję za tak wyczerpujące też odpowiedzi, ale będą jeszcze mieli państwo możliwość zadania ich Michałowi, bo otrzymają państwo tutaj kontakt mailowy w ciągu czterech dni wraz z nagraniem, więc jeżeli będą państwo chcieli się ponownie zapoznać, to nie będzie z tym żadnego problemu.

Też już teraz chciałabym państwa zaprosić, ponieważ 24 września, tak jak wspominałam, będzie kolejny webinar tutaj poświęcony właśnie dyrektywie, dyrektywie NIS 2, podczas której będzie wystąpienie i prawników, i tutaj również osób z FOTC. Tak więc też szykuje się bardzo ciekawy webinar, na który serdecznie zachęcam. W najbliższych dniach już będziemy startowali z promocją, więc obserwując nasze media będą po prostu państwo na bieżąco. Jeszcze raz prześlicznie ci Michał dziękuję.

Serdecznie dziękuję. No i co życzę w takim razie… Jak mam tydzień? Mam już chyba czwartek. To w takim razie życzę państwu miłego weekendu, skoro już jesteśmy na końcówce.

Michał Grzywa: Dokładnie. Dziękuję Magda. 

Magdalena Cuper: Dziękuję wszystkim. Także do zobaczenia. Dziękujemy ślicznie. Do widzenia.