TRANSKRYPCJA WEBINARU

Automatyzuj i rozmawiaj z danymi swojej firmy za pomocą AI

 

Prelegenci:

Karol Mucha

Julia Łapczyńska

Data: 27.12.2025

 

Karol Mucha: Jestem Karol, zajmuję się produktem w firmie FOTC i razem z koleżanką Julią pokażemy wam dzisiaj i poopowiadamy troszeczkę o narzędziu, które może nie sprawi, że te wszystkie problemy znikną, może nie sprawi, że z pstryknięciem palca zautomatyzujecie wszystkie procesy swojej organizacji, ale zdecydowanie będzie dobrym i bezpiecznym fundamentem, żeby rozpocząć transformację technologiczną waszej organizacji.

 

Czy Google Enterprise to rozwiązanie tylko dla dużych organizacji?

Dla porządku zacznijmy od nazwy. Do tej pory klienci, którzy do nas przychodzą, pytają często o rozwiązanie, którym było AppSheet. I tak, rzeczywiście wcześniej Gemini Enterprise nazywał się Google AppSheet. Google odszedł od tej nazwy – uważam, że bardzo dobrze, bo nie tylko agentami to rozwiązanie stoi. Rozmawiamy dzisiaj o rozwiązaniu Gemini Enterprise. Natomiast w tej nazwie pytajnikiem jest słowo „Enterprise”. Czy rzeczywiście to rozwiązanie jest przeznaczone tylko i wyłącznie dla dużych organizacji? Z naszej perspektywy zdecydowanie nie. Pokażemy wam dzisiaj kilka przypadków, kiedy tak naprawdę wdrożenie Gemini Enterprise może bardzo pomóc firmie, niezależnie od jej skali i liczby pracowników. Aby było mi prościej, przygotowałem taką roboczą, nieoficjalną nazwę na dzisiejszy webinar: będziemy rozmawiać o bezpiecznej platformie AI waszej organizacji, niezależnie od wielkości.

 

Agenda webinaru

• Jakie problemy mają firmy z wdrożeniami AI
• Czym jest Gemini Enterprise
  • Funkcjonalności – podstawowe i zaawansowane
  • Czym Gemini Enterprise wyróżnia się na tle innych rozwiązań Google
  • Czym nie jest Gemini Enterprise
• Przykłady wykorzystania w firmie
• Live demo Gemini Enterprise
• Skuteczne wdrożenie w organizacji

Jeżeli chodzi o plan na dzisiejszy webinar, będzie składał się on de facto z trzech części. W pierwszej części troszeczkę podzielę się z wami doświadczeniami moimi i moich kolegów, jeżeli chodzi o wdrożenia AI w organizacjach – o tym, jakie pojawiły się mity i jakie realne problemy przy tego typu wdrożeniach na przestrzeni ostatnich dwóch, trzech lat. Opowiem również od strony teoretycznej, czym jest narzędzie Gemini Enterprise i w jaki sposób może pomóc waszej organizacji. Następnie Julia przejmie część praktyczną: pokaże wam kilka fajnych zastosowań tego narzędzia oraz wersję demonstracyjną – jak to narzędzie działa w praktyce. Skończymy natomiast nasz webinar ostatnią częścią, w której podzielimy się dobrymi praktykami na skuteczne wdrożenie tego narzędzia w organizacjach, które będziecie mogli zrealizować tak naprawdę na własną rękę.

 

Jakie problem mają firmy z wdrożeniami AI?

 

Tak więc zaczynajmy. Jakie problemy mają firmy z wdrożeniami AI? Wiem, że wokół tego tematu pojawiło się wiele mitów i legend. Część z nich jest prawdziwa, część z nich już się przedawniła. Myślę, że gdybym teraz przeprowadził wśród was ankietę, jakie słyszeliście mity lub jakie mieliście problemy, to na czacie pojawiłoby się bardzo dużo informacji. Które z tych elementów są prawdziwe i stanowią realny problem w organizacji? No cóż, uważam, że nie ma na to dobrej odpowiedzi, bo wszystko zależy od perspektywy – w którym momencie jest nasza firma i nasi pracownicy. Specjaliści na LinkedInie wciąż debatują, które z tych problemów są najważniejsze.

Z naszej perspektywy, w momencie kiedy pracujemy z organizacjami każdego typu – zarówno z małymi firmami, jak i dużymi przedsiębiorstwami – mogę podzielić się tym, jakie ja serio widziałem problemy. Przede wszystkim zacznijmy od zjawiska, które marketingowo określa się jako Shadow AI. Jest to nic innego jak to, co jest związane ze wspomnianą statystyką: pracownicy korzystają na własną rękę z rozwiązań AI-owych, by przyspieszyć swoją pracę, ale nie jest to w żaden sposób autoryzowane ani kontrolowane przez firmę. Czy możemy z tym walczyć? Uważam, że tak. Czy skuteczność będzie stuprocentowa? Chyba tylko wtedy, gdybyśmy zabrali pracownikom prywatne telefony, żeby nie mogli włączyć ChataGPT czy Perplexity do szybkiego researchu. Natomiast wiem, że bardzo dobrą praktyką jest to, żeby nie walczyć z tym zjawiskiem, ale dać pracownikom dobrą alternatywę, która będzie odpowiadała na ich problemy w czasie rzeczywistym.

Kolejnym elementem jest chaos narzędziowy. „My mamy tak, oni mają inaczej”. To jasne, bo AI jest nową technologią. Od strony technicznej jesteśmy na samym początku tej rewolucji. Słyszymy o bańce, że AI będzie wyskakiwało nam z lodówki. To sprawia, że narzędzi powstaje bardzo dużo, w tym bardzo niszowe, odpowiadające na problemy konkretnych działów. Firmy często podchodzą ad hoc do wdrażania AI, adresując potrzeby marketingu, sprzedaży czy działu technicznego oddzielnie. Nie jest to robione w sposób zorganizowany, co doprowadza do silosowości – jeden dział korzysta z technologii lepiej, w drugim ona w ogóle nie występuje. Problemem jest znalezienie sposobu, jak dotrzeć do każdej osoby w organizacji i pomóc jej zwiększyć efektywność pracy.

Kolejny problem to największy koszmar każdego innowatora: brak wartości we wdrażanym narzędziu. Proszę sobie wyobrazić sytuację: mamy duży projekt, wielu interesariuszy, poszło na to dużo pieniędzy i czasu. Jest wielka euforia przy premierze, a po kilku tygodniach okazuje się, że procent użytkowników, którzy rzeczywiście korzystają z narzędzia, jest mniejszy niż dwucyfrowy. Ciężko o większy zawód, z perspektywy osoby, która chce wprowadzić taką innowację w firmie. W ostatniej części webinaru pokażę, jak można temu zaradzić.

Przedostatnim problemem jest mój ulubiony tekst: „Tak, my mamy wszystkie procesy i dane dobrze rozpisane, ale one są w głowach”. Nie mamy jednego centralnego miejsca, nie mamy spisanych dokumentów, jak powinniśmy pewne procesy realizować. Pojawia się więc pytanie – czy jesteśmy w stanie wdrożyć AI bez dobrych danych? Tak. Ale czy przy zachowaniu higieny danych i rozpisaniu procesów to wdrożenie będzie skuteczniejsze? Zdecydowanie tak, więc zawsze do tego zachęcam.

Największym jednak problemem, który widziałem w ostatnich 18 miesiącach, jest odkładanie wdrożenia na później. Organizacje mają duży lęk przed zmianą, toną w bieżączce i codzienności. Nie chcą podjąć drastycznego kroku, który pozwoliłby zautomatyzować pracę. Rozumiem tę perspektywę jako osoba ze sprzedaży, gdzie myśli się głównie o końcówkach kwartałów. Pytanie jednak brzmi: jak wdrożyć AI w całej organizacji bez konieczności robienia projektu, który wywróci wszystko do góry nogami i wyciągnie ludzi z ich codziennych zadań? Mam nadzieję, że dzisiaj o tym porozmawiamy.

 

Jak Gemini Enterprise wspiera biznes?

Na szczęście Google opracował rozwiązanie, które rozwiąże te wszystkie problemy – żartuję, nie ma rozwiązań idealnych na wszystko naraz. Natomiast Gemini Enterprise będzie świetną podstawą do myślenia o zmianie w kontekście całej organizacji. Czym więc jest Gemini Enterprise od strony biznesowej i organizacyjnej? Jest wiele definicji marketingowych i sprzedażowych. Z mojej perspektywy Gemini Enterprise to warstwa firmowa, która pozwala pracownikom pracować z danymi i procesami firmowymi z pełną kontrolą dostępu, w bezpieczny sposób, z możliwością integracji z zewnętrznymi systemami. Natomiast celem wdrożenia jest realne skrócenie czasu i obniżenie kosztu operacyjnego – rzecz łatwo policzalna i planowalna.

 

Idąc dalej, Gemini Enterprise stanowi centrum dowodzenia AI i pozwala na wprowadzenie infrastrukturalnego podejścia w organizacji. Ponieważ od momentu instalacji użytkownik dostaje możliwość by korzystać z danych firmowych. Za pomocą konektorów możemy rozszerzyć zakres o systemy typu Jira, SharePoint czy Confluence, z których firmy bardzo często korzystają. Daje nam to możliwość szerokiego rozumienia kontekstu firmy w oparciu o maile, oferty czy procesy. Gemini Enterprise pozwala też usprawnić pracę za pomocą agentów, których możemy multiplikować w kontekście pracowników. Samo narzędzie to dobry start, ale jeśli pokażemy pracownikom, jak z niego korzystać, efekt będzie natychmiastowy i dużo lepszy.

 

Dlaczego efekt może być widoczny od pierwszego dnia? 

Posłużę się przykładem bliskim sprzedaży. Kiedyś pierwszymi wdrożeniami AI przynoszącymi efekty były systemy RAG (Retrieval-Augmented Generation) – narzędzia pozwalające odpytywać bazę danych i dawać gotowe odpowiedzi bez przeglądania całej dokumentacji projektowej czy oferty. 

Teraz wyobraźmy sobie sytuację, że mamy dział sprzedaży, w danej firmie który chce szybciej przygotować się do spotkań i lepiej zrozumieć potrzeby danego klienta, może przyspieszyć efekt pre-sales. Jeszcze dwa lata temu wdrożenie takiego RAG-a wiązało się z ogromnym projektem, wysokimi kosztami i było wycelowane w jedną grupę odbiorców. Działało świetnie, przynosiło oszczędności, ale proces był bardzo długi. 

Dzisiaj, za pomocą Gemini Enterprise, możemy stworzyć pewnego rodzaju prostego RAG-a, który będzie bazą danych i nie tylko nie tylko pomoże danemu handlowcowi przygotować ofertę przed spotkaniem z klientem, ale uzupełni ją o historię korespondencji i kontekst organizacji i jesteśmy de facto w stanie wykonać to w bardzo prosty sposób wrzucając pliki na Dysk Google i łącząc go z Gemini Enterprise. 

 

Czy jakość będzie lepsza niż w dedykowanym RAG-u? 

To zależy, w jaki sposób wdroży się takie rozwiązanie, w większości przypadków nie. Ale czy czas wdrożenia i efektywność projektowa będzie dużo wyższa? Zdecydowanie tak. Dlatego, że nasze doświadczenia pokazują, że dla większości potrzeb biznesowych tego typu rozwiązania, które rozwiązują 80-90% problemów czy zapytań są dużo bardziej efektywne i szybsze. Jeżeli policzymy sobie ROI z takiej inwestycji to okazuje się, że właśnie szukając tego typu zastosowań i wykorzystując gotowe narzędzia, jesteśmy w stanie przyspieszyć tę warstwę biznesową i pomóc naszym pracownikom działać efektywniej

 

Funkcjonalności Gemini Enterprise

Jakie są funkcjonalności w Gemini Enterprise? 

 

Julia pokaże je później, ja tylko rozdzielę je na dwa obszary. Mamy obszar funkcjonalności wbudowanych, dostępne od razu: 

• Integracja z Google Workspace (pracownik ma dostęp do całej wiedzy, do której ma uprawnienia – nie do wszystkiego, lecz do tego, co mu udostępnimy), agenci pomagający zgłębiać zagadnienia, praca z tekstem i obrazem (multimedialność) w ramach jednego interfejsu. Możemy też przygotować gotowych agentów dla pracowników.
• Drugą warstwą są funkcjonalności zaawansowane, interesujące działy techniczne: agenci, których można „napisać” bez programowania, wykonujący akcje w zewnętrznych systemach, istnieje też możliwość wykorzystania konektorów do systemów takich jak Jira, Confluence czy SharePoint. To pozwala automatyzować złożone projekty.

 

Czym różni się Gemini od Gemini Enterprise

 

Często pada pytanie: czym różni się Gemini Enterprise od zwykłego Gemini? 

Moja odpowiedź jest taka, że to są de facto dwa różne narzędzia. Gemini to osobisty asystent działający w odizolowanym czacie, bez automatycznego dostępu do informacji firmowych i kontroli administracyjnej. To po prostu dobry wspomagacz, jeśli chcemy korzystać z AI w kontekście podstawowych funkcji LLM. Gemini Enterprise z kolei wykorzystuje cały kontekst firmy, rozumie projekty, pozwala wdrażać agentów i jest narzędziem ustandaryzowanym, gdzie to my decydujemy, kto i na jakich zasadach z niego korzysta.

 

A różnica między Gemini Enterprise a NotebookLM? 

 

 

NotebookLM pracuje na konkretnych, ręcznie wskazanych dokumentach. Jest genialny do streszczeń, researchu czy analizy umów – sam go uwielbiam. Gemini Enterprise to ponownie, mówimy o rozwiązaniu infrastrukturalnym, dotyczy całej firmy, z dostępem do bazy wiedzy, zintegrowane z wieloma procesami. To, co wypracujemy w NotebookLM, w Gemini Enterprise możemy udostępniać i skalować na całą organizację w dużo prostszy sposób.

 

Czym nie jest Gemini Enterprise

Czym Gemini Enterprise nie jest? 

Tak jak wspominałem to bardzo dobre narzędzie, jednak nie rozwiąże wszystkich problemów, jakie ma każda organizacja. 

• Nie jest to rozwiązanie typu „uruchom i zapomnij”. Tak jak z każdym narzędziem, musimy dbać o źródła danych, aktualizację cenników i procesów, by agent był stale skalibrowany. 
• Nie jest to też narzędzie wyłącznie dla działów technicznych. To częsty błąd, który widzimy w organizacjach, który wynika z tego, że działy IT są często pierwszym punktem styku każdej nowej technologii. Tymczasem największa wartość Gemini Enterprise leży w prostej automatyzacji powtarzalnych rzeczy w działach HR, sprzedaży czy finansów. 
• Ostatni element: Gemini Enterprise nie zastąpi spersonalizowanego wdrożenia zewnętrznego. Jeśli chcemy stworzyć chatbota dla klientów do sprawdzania stanów magazynowych, Gemini Enterprise nie będzie najlepszym wyborem. Google ma do tego inne technologie. Gemini Enterprise służy usprawnianiu procesów wewnętrznych. O tym opowiem więcej w części trzeciej. 

Tymczasem kończę z teorią. Julio, oddaję ci głos.

 

Praktyczne przykłady użycie Gemini Enterprise

Julia Łapczyńska: Dziękuję bardzo. Dużą niewiadomą było, czy Karol nie rozgada się na pełną godzinę, ale udało się. Przechodzimy do drugiej części, gdzie opowiemy o praktycznych, przetestowanych scenariuszach Gemini Enterprise, które wypracowaliśmy z klientami oraz wewnątrz FOTC. Następnie zrobimy demonstrację, logując się do narzędzia i pokazując wszystko w praktyce.

 

Firmowa baza wiedzy

Zaczniemy przykładu związanego z bazą wiedzy. W każdej organizacji jest mnóstwo plików i informacji. Nawet jeśli są ustrukturyzowane, każdy pracownik poświęca czas na szukanie danego dokumentu. Jako project manager potrzebuję około 5 minut, bo wiem, gdzie szukać. Nowy pracownik na onboardingu prawdopodobnie spędzi pewnie 15 minut albo zaangażuje menadżera. Gemini Enterprise skraca ten czas do minuty. Sama korzystam z tego kilka razy w tygodniu, oszczędzając pół godziny tygodniowo.

 

Pomocnik organizacyjny marketingu

Kolejny przykład: dział marketingu chce zorganizować webinar o Gemini Enterprise i szuka prelegentów. Zapytaliśmy narzędzie, kto z FOTC powinien wystąpić. Gemini wskazał Karola (jako Head of Product wysyłał komunikację o produkcie) oraz mnie (brałam udział we wdrożeniach). Jednak to nie jest tak, że tego typu narzędzia zawsze wskazują prawidłową odpowiedź. Gemini Enterprise wskazał też dział techniczny, ponieważ wyłapał, że pracownicy działu udzielali się w konwersacjach na ten temat. Oczywiście do nas należy ostateczne filtrowanie, ale dla nowej osoby w marketingu to ogromna oszczędność czasu – nie musi robić wywiadu środowiskowego po całej firmie.

 

Asystent działu HR

Coś dla działów HR i finansów: porównywanie plików. Nasz dział HR bardzo ceni możliwość porównywania danych, np. o wynagrodzeniach i benefitach z roku 2024 do 2025. Można wrzucić arkusze Excel, a narzędzie w 5 minut wskazuje różnice, co wcześniej zajmowało pół godziny. Podobnie dział payments – dziewczyny szybciej wyłapują np. faktury poniżej 50 zł spośród wszystkich dokumentów. Kiedy wdrażaliśmy to u nas, miałam obawy, jak zareaguje dział finansów, który pracuje na bardzo konkretnych danych, ale ich reakcja była jedna: „Rewelacja”.

 

Planer zadań

Planer zadań: Jako project manager jestem przypisana do wielu tematów w Jirze. Mimo struktury, potrzebuję 15 minut, by przeklikać się przez wszystko. Mogę nakładać filtry, ale prościej jest zapytać Gemini Enterprise o listę zadań na dziś, ten tydzień lub miesiąc.

 

Wsparcie dla działu sprzedaży

Dla sprzedaży i obsługi klienta: Account managerowie mają dane kontaktowe w różnych miejscach – maile, czaty, arkusze. Zebranie ich zajmuje czas. Gemini Enterprise przeszukuje te źródła i przygotowuje zbiór informacji w minutę. Może też pomóc przygotować się do spotkania, streszczając ostatnie czynności: spotkania z kalendarza, projekty w Jirze i korespondencję mailową.

 

Inteligentna wyszukiwarka plików

Dysk współdzielony: Kto z niego korzysta, ten wie, że rzadko panuje tam idealny porządek. Przez pierwsze dwa lata w FOTC starałam się go utrzymać, ale ilość projektów mnie przytłoczyła. Gemini Enterprise pomaga błyskawicznie wyłapywać pliki, co docenia szczególnie dział marketingu pracujący na dużej ilości grafik.

 

Demonstracja Gemini Enterprise

Demonstracja dostępa na nagraniu (czas 32:50)

Przejdźmy do demonstracji. Dla potrzeb webinaru przygotowaliśmy instancję demo. Interfejs jest prosty i intuicyjny, typowy dla Google. Aby wydobyć 100% potencjału, przyda się szkolenie, ale na pierwszy rzut oka widać, gdzie tworzyć czaty i agentów. Gemini Enterprise to dla mnie trzy kluczowe rzeczy. Po pierwsze: konektory. System łączy się z Workspace’em, Jirą, a w przyszłości może z CRM-em czy SharePoint’em. Google ma listę gotowych konektorów, ale można też tworzyć customowe. Bezpieczeństwo danych jest kluczowe – uczestnik nie zobaczy nic więcej, niż widzi na swoim Gmailu czy Jirze.

Druga sprawa to tworzenie agentów. Na początku wydawało mi się to skomplikowane, ale to dosłownie dwa kliknięcia. Ważne: nie tworzymy agentów ogólnych „do wszystkiego”, tylko do konkretnych zadań. Im lepsze instrukcje, tym lepiej agent działa. Podajemy nazwę, opisujemy instrukcje i wybieramy konektory. Wskazówka: jeśli pytamy o Dysk, warto zaznaczyć tylko konektor Dysku, by narzędzie nie szukało wszędzie. Przykładem mojego agenta jest wsparcie w spotkaniach. Jako PM dbam o agendę i podsumowania. Mój agent podpowiada mi, w których spotkaniach w tygodniu brakuje agendy, wskazuje uczestników i sugeruje podsumowania. Zawsze chciałam mieć asystenta – w końcu go mam.

Trzecia rzecz to wbudowane funkcje, jak Deep Research. To wyszukiwarka oparta na internecie. Przykładowo, szukamy alternatywy dla używanego przez nas CRM-a. Raport analizujący rynek jest obszerny i fantastyczny, zwłaszcza gdy mamy dobrze zbudowany prompt (rola, kontekst, cel). Kolejna funkcja to Idea Generation – tworzenie nowych pomysłów. Chcemy kampanię o Gemini dla prawników? Prosimy o 10 oryginalnych nazw i dostajemy propozycje typu „Sąd przyszłości”. Ważna uwaga: interfejs mam po angielsku, ale Gemini świetnie działa po polsku.

Notebook wewnątrz Gemini Enterprise bazuje wyłącznie na plikach, które mu udostępnimy – bez internetu, bez kreowania nowych pomysłów, tylko analiza dostarczonej wiedzy.

Czwarty „klocek” to podejmowanie prostych akcji, jak wysyłka maila czy tworzenie spotkania. Proszę o podsumowanie pliku projektowego i przygotowanie maila. Gemini przygotowuje treść, ale to ja muszę ją zaakceptować i wysłać. Bierzemy pełną odpowiedzialność za treść.

Wspomniany wcześniej przykład HR: dwie listy benefitów, prośba o tabelaryczne zestawienie różnic – gotowe w kilka sekund. Kolejna funkcja to ulubione czaty. Można oznaczyć gwiazdką dany wątek, by nie musieć za każdym razem podawać kontekstu – Gemini będzie pamiętał, o czym rozmawialiśmy wcześniej.

Wyszukiwarka maili: W Gmailu są filtry, ale Gemini wyłapuje informacje szybciej. Znalazłam maila sprzed dwóch lat, którego nie mogłam odszukać ręcznie. Pytam o maile od konkretnego klienta i od razu dostaję linki. Podobnie z Dyskiem: proszę o pliki dotyczące procesu migracji i dostaję listę dokumentów udostępnionych oraz moich własnych.

Ostatni przykład z Jirą: proszę o listę moich zadań z linkami. Albo o zadania z najwyższym priorytetem na dziś. Działa to błyskawicznie. I powrót do bazy wiedzy: zamiast klikać przez cztery poziomy folderów w poszukiwaniu opisu security audytu, pytam Gemini i w sekundę mam link.

 

Bezpieczeństwo Gemini Enterprise

 

 

Karol Mucha: Dzięki Julio za tę demonstrację. Moi drodzy, jeszcze raz przypominam: Gemini Enterprise, o którym mówimy, występuje w wersji Standard oraz Plus. Są między nimi różnice, ale pomożemy je dopasować do potrzeb organizacji. Najważniejsze jest to, że ta platforma zachowuje standardy enterpriseowe – poziom zabezpieczeń jest taki sam jak w Workspace, a własność intelektualna należy do was. Compliance to lubi. Dział IT ma pełną kontrolę nad dostępem.

 

Podejście do wdrożenia Gemini Enterprise

I teraz tak, jeżeli chodzi o podejście do wdrożenia Gemini Enterprise, to tak naprawdę z naszej perspektywy praktykujemy dwa rodzaje podejść do wdrożenia u naszych klientów i one bardzo często zależą tak naprawdę od kilku czynników. Najważniejsze z mojej perspektywy to po pierwsze jaki jest poziom silosowości w danej organizacji, bo to jest jasne, że przy mniejszych organizacjach ta wymiana wiedzy, dobrych praktyk jest po prostu prostsza, bo więcej rozmawiamy, więcej podejmujemy wspólnych decyzji i więcej pracujemy razem. Natomiast w przypadku bardzo dużych organizacji ta silosowość jest większa i wtedy też musimy w pewien sposób inaczej adresować potrzeby danych użytkowników.

Drugim kryterium jest też to, w jaki sposób też nasi pracownicy i nasza organizacja jest, jeżeli chodzi o poziom tak naprawdę takiej dojrzałości technologicznej przy wdrożeniu AI, ponieważ tak jak Julia pokazała, tutaj możemy sami zastanowić się nad tym w jaki sposób możemy to rozwiązanie wykorzystać. To właśnie będzie podejście błyskawiczne. Natomiast bardzo często przy wdrożeniach również musimy dać pewnego rodzaju dobre praktyki, skorzystać z wiedzy domenowej end userów i dopasować narzędy do potrzeb każdego konkretnego działu.

Jeżeli chodzi o podejście błyskawiczne jest naprawdę bardzo proste, ponieważ wersje standard i wersje plus w zasadzie możemy uruchomić poprzez założenie projektu w GCP, uruchomienie narzędzia, przypisanie dostępów, ustalenie konektorów, jeżeli chcemy i możemy tak naprawdę udostępnić go użytkownikom, żeby mogli z tego zacząć korzystać. Z naszej perspektywy zawsze w tego typu wdrożeniach proponujemy małe wsparcie w postaci materiałów edukacyjnych, ponieważ stworzyliśmy takiego guidebooka, gdzie właśnie mamy kilkanaście takich scenariuszy dla poszczególnych działów, w jaki sposób oni mogą z tego korzystać. Dlatego, żeby nie trzeba było szukać, żebyśmy mieli odpowiedź od razu jak to narzędzie może przyspieszyć naszą pracę.

Natomiast jeżeli chcemy do tego narzędzia podejść od strony kompleksowego wdrożenia dla całej organizacji, no to tutaj proponujemy podejście kompleksowe, które składa się tak z czterech faz.

 

Faza pierwsza: diagnoza gotowości i możliwości zastosowań.

Już oczywiście ten mocno korporacyjny nagłówek postaram się wytłumaczyć. Chodzi o to, że potrzeby w organizacjach są bardzo różne. Scenariusze i pomysły na wykorzystanie AI również są bardzo różne na różnym poziomie zaawansowania od prostych automatyzacji po pomysły rodem z filmu Piąty Element. I właśnie my na tej pierwszej fazie zalecamy, że firma, która rozważa w drużynie Gemini Enterprise powinna zacząć właśnie od warsztatów, podczas których powstaje pewnego rodzaju wishlista. 

Ta wishlista to jest po prostu oddolna inicjatywa i pomysły pracowników na to, gdzie oni potrzebują automatyzacji. Jak do tego podejść? Bardzo prosto. Wystarczy zaprosić end userów. Nie myślimy tutaj tylko i wyłącznie o menadżerach, ale przede wszystkim o pracownikach operacyjnych, ponieważ to oni mogą mieć największą wartość, jeżeli chodzi o wdrożenie tego narzędzia. I po prostu warsztatujemy z nimi. Słuchajcie, jaka czynność sprawia wam problem? jaka czynność jest dla was powtarzalna. Przykładowo był tutaj poruszany temat HRów, bo wiem, że w niektórych firmach HR bardzo dużo czasu poświęcają właśnie na to, żeby odpowiadać na pytania czy przekierowywać do dokumentów. 

Więc na samym początku zbieramy te wszystkie pomysły i spośród nich wybieramy dwa lub trzy najważniejsze w kontekście danego działu. Dlaczego najważniejsze? dlatego że my też wiemy, że wdrożenie Gemini Enterprise musi przebiec dosyć szybko, żeby firma odczuła z tego wartość i jednocześnie pracownicy nie byli obciążeni całym tym projektem. 

W związku z tym wybranie kilku scenariuszy właśnie pozwala nam na to, żebyśmy już mogli ocenić efekt na podstawie tych elementów. Co jest bardzo ważne, na samym początku warto też ustalić sobie KPIa. Jest to bardzo prosta matematyka. Liczymy ile czasu zajmuje nam dana czynność, ile czasu nam będzie zajmowała po wdrożeniu tego narzędzia. No i to już nam automatycznie pokazuje jakie mamy ROI jeżeli chodzi o wdrożenie Gemini Enterprise w organizacji. Efektem ma być ustalenie zakresu pilotażowego, ustalenie scenariuszy, decyzja które konektory chcemy podpiąć oraz również decyzja o tym, które scenariusze jesteśmy w stanie zaadresować Gemini Enterprise, a do których scenariuszy potrzebujemy dostosować inne narzędzie.

 

Drugim etapem jest kwestia przygotowania środowiska

Tutaj jest to dla nas również bardzo istotne, bo zdrożeniami AI w organizacjach troszeczkę jest jak z dobrą premierą, Czyli jeżeli wrzucamy serial, to ten pilot zawsze powinien być najbardziej efektywny, dopracowany do w każdym calu, dlatego żeby użytkownicy się po prostu nie zrazili. Czyli jeżeli użytkownicy zaczną korzystać z narzędzia, które nie będzie dobrze dopasowane w wąskim zakresie, to po prostu nie będą z niego chcieli korzystać w późniejszym czasie. 

Dlatego z naszej perspektywy dobrze jest przygotować środowisko, podpiąć konektory, przygotować wcześniej agentów na podstawie warsztatów z części pierwszej. Dzięki temu przy launchu mamy pewność, że właśnie to narzędzie będzie działało i będzie odpowiadało na potrzeby naszych pracowników. Czyli my po prostu przygotowujemy infrastrukturę, scenariusze, szkolenia i przechodzimy do fazy testów produkcyjnych.

 

W trzeciej fazie testów produkcyjnych

Po pierwsze początek, żebyśmy pokazali pracownikom jak z tego narzędzia korzystać, ponieważ tak jak sami państwo na pewno wiecie są różni ludzie w firmie, którzy różnie przyswajają pewne rzeczy i mają różny opór, jeżeli chodzi o zmianę. Natomiast jeżeli my pokażemy gotowca, pokażemy właśnie takich agentów, których pokazała Julia i jasno opiszemy jaka wynika korzyść dla danego użytkownika z wykorzystania poszczególnego agenta czy poszczególnego Gema, no to wtedy ten proces produkcyjny przebiega sprawniej. 

Drugą ważną rzeczą jest to, żebyśmy wyłonili championów w postaci każdego działu. Dlatego że wdrażając tego typu narzędzia, nie możemy zapominać o jednej bardzo istotnej rzeczy, czyli o wiedzy domenowej i wiedzy praktycznej wynikającej z pracy każdego człowieka. I to jest oczywiste, że Julia jako project manager nie będzie znała wszystkich szczegółów sprzedaży, nie będzie znała wszystkich szczegółów i problemów, które mają osoby pracujące w dziale HR czy w dziale payments. Ale jeżeli znajdziemy championa z tego właśnie działu sprzedaży HR czy z działu technicznego, który przede wszystkim pierwszy będzie takim early adoptersem, jak to narzędzie wykorzystać, będzie też mógł tą wiedzę poszerzać i przekazywać do innych osób w swoim zespole. Więc też ten poziom efektywności będziemy wtedy mieli wyższy. 

Co jest też bardzo ważne, cykliczne spotkania z zespołami, żebyśmy mogli porozmawiać o tych wynikach, żebyśmy mogli skontrolować KPI i żebyśmy mogli stwierdzić, czy ten kierunek, który podjęliśmy na samym początku jest warty kontynuacji.

 

Czwarty etap, czyli etap decyzji

Jest to bardzo ważny etap, dlatego że tak jak na samym początku wspomniałem, opracowujemy KPI opracowujemy pierwsze scenariusze, według których chcemy pracować i wdrażać tego typu narzędzie w firmie, więc potem musimy też ocenić, czy rzeczywiście to wszystko zostało dowiezione, żebyśmy właśnie nie powiększali tej statystyki, która była na samym wstępie, gdzie te projekty AI po prostu się nie bronią, czy projekty nie mają policzanego ROI.

I to jest też bardzo ważne, ponieważ my zawsze na tym czwartym etapie rozmawiamy z klientami jaki jest dalszy kierunek, dlatego że na samym początku unikamy robienia customizowanych konektorów, unikamy robienia jakiegoś bucketu czy ADK, żeby zrobić bardzo specyficzną pojedynczą rzecz, bo oczywiście wszystko jest możliwe, natomiast tak naprawdę w tym narzędziu najważniejsze jest to, żeby korzystało z niego najwięcej ludzi i żeby on po prostu realnie był w stanie nie ograniczyć czas pracy o połowę, ale przy wszystkich zadaniach, które wykonujemy i zajmują 5, 10, 15 minut, skrócić ich czas do minimum i zostawić jak najwięcej czasu na pracę kreatywną, która w dzisiejszych czasach no jest największym wyzwaniem, bo wszystko zmienia się tak szybko, że bez pracy kreatywnej, bez analizowania, bez myślenia o tego, w którym kierunku idzie nasza organizacja, ciężko jest zachować bycie liderem na rynku.

Więc to jest tyle, jeżeli chodzi o to, co dzisiaj dla was przygotowaliśmy. Na samym końcu chciałbym jeszcze raz bardzo, bardzo podziękować za frekwencję, bo wiem, że okres jest bardzo gorący i wszyscy myślimy już o tym, żeby domknąć ostatnie taski, rozpocząć święta i skupić się na planowaniu zabawy sylwestrowej. I też oczywiście do tego zachęcam. Jeszcze raz bardzo dziękuję za obecność i mam nadzieję, że w trakcie przerwy świątecznej znajdziecie chwilę na to, żeby zastanowić się w jaki sposób możecie zmienić swoją organizację w przyszłym roku, żeby przeprowadzić transformację technologiczną w sposób zaplanowany i bezpieczny. Dziękujemy bardzo. Jeżeli pojawią się jakiekolwiek pytania, oczywiście zapraszamy w offline do rozmowy. Pozdrawiamy serdecznie. Wesołych świąt.

Jeśli chodzi o podejście do wdrożenia, praktykujemy dwa rodzaje: błyskawiczne i kompleksowe. Zależy to od poziomu silosowości firmy oraz dojrzałości technologicznej pracowników. 

• Podejście błyskawiczne to po prostu uruchomienie narzędzia, przypisanie dostępów i konektorów. Proponujemy wtedy wsparcie w postaci guidebooka z gotowymi scenariuszami dla działów.
• Podejście kompleksowe składa się z czterech faz. Faza pierwsza to diagnoza – warsztaty, podczas których tworzymy „wish listę” potrzeb pracowników operacyjnych. Szukamy powtarzalnych czynności, które sprawiają problem. Wybieramy 2-3 najważniejsze scenariusze dla działu i ustalamy KPI – liczymy czas przed i po wdrożeniu, by obliczyć ROI.

Faza druga to przygotowanie środowiska. Z wdrożeniem AI jest jak z premierą serialu – pilot musi być dopracowany, żeby użytkownicy się nie zrazili. Podpinamy konektory i przygotowujemy agentów na podstawie warsztatów. Faza trzecia to testy produkcyjne. Pokazujemy pracownikom, jak korzystać z narzędzia, i wyłaniamy „championów” w każdym dziale. To oni, jako early adopters, będą szerzyć wiedzę domenową w swoich zespołach. Prowadzimy też cykliczne spotkania, by kontrolować wyniki.

Faza czwarta to decyzja. Oceniamy, czy projekt „dowiózł” zakładaną wartość, by nie powiększać statystyki nieudanych wdrożeń AI. Rozmawiamy o dalszym kierunku. Na początku unikamy bardzo specyficznych, customowych rozwiązań. Najważniejsze, by z narzędzia korzystało jak najwięcej ludzi i by realnie skróciło ono czas prostych zadań do minimum, zostawiając czas na pracę kreatywną i analizę.

To wszystko, co dla was przygotowaliśmy. Bardzo dziękuję za tak wysoką frekwencję w tym gorącym okresie. Mam nadzieję, że w trakcie przerwy świątecznej znajdziecie chwilę na zastanowienie się, jak przeprowadzić transformację technologiczną w waszej firmie w sposób zaplanowany i bezpieczny. Dziękujemy bardzo, zapraszamy do rozmów w offline. Wesołych Świąt!