CASE STUDY
Bezproblemowa współpraca dzięki migracji do Google Workspace
Dowiedz się, jak zespół Partners International usprawnił procesy dzięki wdrożeniu narzędzi chmurowych z pomocą FOTC.
Kluczowe rezultaty:
141
zmigrowanych kont
48
przeszkolonych osób
Ulepszona
współpraca zespołu i bezpieczeństwo
O WSPÓŁPRACY
Firma Partners International poszukiwała wiarygodnych ekspertów w dziedzinie chmury, którzy pomogliby im w migracji istniejących danych do Google Workspace. Decyzja o migracji była podyktowana chęcią znalezienia łatwych w użyciu narzędzi pracy, które umożliwiłyby również lepszą kontrolę nad wewnętrznymi procesami firmy.
KONTEKST
Ujednolicenie środowiska dla sprawniejszych procesów
Początkowo firma korzystała z poczty e-mail na serwerze IMAP oraz prywatnych kont Gmail do komunikacji z klientami, natomiast do codziennych zadań używała różnych aplikacji innych firm. Z czasem, w miarę rozwoju firmy, praca w tym rozdrobnionym środowisku stała się uciążliwa. Z tego powodu podjęto decyzję o przejściu na Google Workspace.
Z uwagi na dużą ilość zgromadzonych danych, w tym poufnych informacji o klientach, kluczowe było zapewnienie pełnego bezpieczeństwa podczas migracji. W związku z tym, firma poszukiwała wyspecjalizowanego partnera, który zapewniłby nie tylko płynną migrację do nowego środowiska, ale także gwarancję ochrony danych w trakcie całego procesu.
ROZWIĄZANIA
Bezpieczna migracja dostosowania do potrzeb klienta
Partners International wybrało firmę FOTC do przeprowadzenia procesu migracji. Decyzja ta była podyktowana doświadczeniem w zarządzaniu takimi projektami oraz dogłębnym zrozumieniem narzędzi Google Workspace. Dzięki temu FOTC mogło zapewnić eksperckie doradztwo w zakresie optymalnej konfiguracji konsoli, co zagwarantowało wygodne zarządzanie w przyszłości, solidne bezpieczeństwo i łatwą skalowalność, aby sprostać przyszłemu rozwojowi organizacji.
Przejście firmy do nowego środowiska pracy rozpoczęło się od analizy ustawień technicznych i potrzeb zespołu. Na podstawie tych ustaleń, migracja została strategicznie podzielona na trzy fazy, z których każda dotyczyła określonej grupy użytkowników. Aby zapewnić płynne przejście, ruch poczty został skonfigurowany z opcją Dual Delivery. Pozwoliło to użytkownikom na natychmiastowe rozpoczęcie korzystania z usługi Google Workspace po zakończeniu ich „fazy”, bez konieczności czekania na zakończenie całej migracji.
W ramach konfiguracji, inżynierowie FOTC zadbali o pełną dostępność, konfigurując dodatkowe domeny firmowe i adresy aliasów. Gwarantowało to nieprzerwaną komunikację z wszystkimi klientami i partnerami.
To przejście dotyczyło nie tylko procesów, ale przede wszystkim ludzi. Dlatego też zadbano o to, aby zmiana nawyków u członków zespołu (zwłaszcza z dłuższym stażem), wynikająca z nowych narzędzi pracy, nie wpłynęła negatywnie na ich samopoczucie. Szkoleniowcy FOTC przeprowadzili konsultacje i cztery praktyczne warsztaty z zespołem Partners International. Wyjaśnili działanie aplikacji Google Workspace oraz efektywne korzystanie z ich funkcji. Uczestnicy otrzymali pomoc w rozwiązywaniu konkretnych problemów, a szkoleniowcy FOTC pokazali im rozwiązania do współpracy na przyszłe, podobne przypadki.
EFEKTY
Procesy pod kontrolą pozytywnie wpływają na rozwój organizacji
Obecnie cały zespół Partners International pracuje w spójnym środowisku Google Workspace.
Możliwość przechowywania danych w chmurze i korzystania ze zintegrowanych aplikacji, takich jak Kalendarz, Meet, Dokumenty i Arkusze, znacząco usprawniła elastyczność pracy zespołu, wspierając zarówno pracę zdalną, jak i spotkania z klientami na miejscu. Te nowe narzędzia umożliwiają płynną współpracę nad dokumentami wielu osób oraz uniezależniają ich pracę od konkretnego sprzętu. Łatwa wymiana dokumentów ułatwia również dzielenie się najlepszymi praktykami, co pozytywnie wpływa na efektywność pracowników i pozwala im jeszcze lepiej obsługiwać klientów.
Bezpieczeństwo wewnątrz organizacji również zostało znacząco podniesione. Wszyscy użytkownicy korzystają teraz z zabezpieczonych kont Google z wymuszonym dwuetapowym uwierzytelnianiem, a solidne filtry antyspamowe Gmaila przeciwdziałają zagrożeniom, takim jak phishing. Ekspercka konfiguracja konsoli przez specjalistów FOTC dodaje dodatkową warstwę bezpieczeństwa do wbudowanych zabezpieczeń Google, a także umożliwia administratorom Partners International łatwe zarządzanie kontami użytkowników i nadzorowanie procesów w organizacji.
DOSTARCZONE USŁUGI
Consulting IT
Migracja
Szkolenia
O Partners International
Obszar: Agencja nieruchomości premium
Siedziba: Warszawa
Więcej:
Partners International to wiodąca agencja specjalizująca się w nieruchomościach premium w Polsce i za granicą. Firma może pochwalić się 30-letnim doświadczeniem na rynku dóbr luksusowych i w tym czasie otrzymała wiele nagród w uznaniu za wyjątkową obsługę i jakość, w tym Luxury Lifestyle Awards dla Najlepszego Biura Nieruchomości Luksusowych w Polsce. Koncentrując się na spersonalizowanej obsłudze i globalnym zasięgu obejmującym Portugalię, Hiszpanię, Cypr, Dubaj i Włochy, Partners International zapewnia kompleksowe wsparcie klientom poszukującym nieruchomości i inwestycji z najwyższej półki.
Biorąc pod uwagę charakter naszej pracy, kluczowe było dla nas uniknięcie chaosu podczas migracji. Specjaliści FOTC doradzili nam, aby podzielić proces na trzy fazy. Dzięki temu cały projekt został dopasowany do naszych potrzeb i harmonogramu. Zespół FOTC zapewnił doskonałą komunikację, dzięki czemu zawsze wiedzieliśmy, na jakim etapie jesteśmy i czego możemy się spodziewać w następnym kroku. Wszystko przebiegło bez zakłóceń, a co najważniejsze, osiągnęliśmy zamierzony cel.
Marcin Baliński, Client Service Manager, Partners InternationalPoznaj inne firmy, które zyskały dzięki wdrożeniu narzędzi chmurowych
Eksperci FOTC przeprowadzą Cię przez wszystkie etapy procesu doboru rozwiązań i ich wdrożenia.
