Najważniejsze nowości w Google Workspace ze stycznia 2023

Po intensywnej końcówce roku, styczeń przebiegał w Google Workspace raczej spokojnie. Mimo tego w pakiecie pojawiło się kilka ciekawych nowości. Użytkownicy zapewne ucieszą się ze zmian usprawniających komunikację w Meet. Nowe funkcje zostały też wprowadzone m.in. w Kalendarzu, Dokumentach i Vault. 

Weryfikacja dostępności na podstawie wielu kalendarzy w harmonogramach spotkań

Harmonogramy spotkań pozwalają na rezerwację terminów w Kalendarzu Google użytkownika zarówno przez jego współpracowników, jak i osoby spoza organizacji. Dotychczas narzędzie to nie dawało jednak możliwości sprawdzenia wielu kalendarzy tego użytkownika pod kątem ewentualnych konfliktów. Od stycznia to się zmienia.

W wybranych planach subskrypcyjnych Google Workspace wprowadzono bowiem opcję podglądu wszystkich swoich kalendarzy podczas ustawiania dostępności. Jeśli na przykład upubliczniasz swój harmonogram na stronie internetowej, to podczas konfiguracji możesz wskazać kalendarze, z których aplikacja ma analizować dane. Dzięki temu zawsze, gdy w którymś z tych kalendarzy będzie widniało wydarzenie, publiczny harmonogram będzie informował o Twojej niedostępności.

Usprawnienia komunikacji w Meet

Kolejne ułatwienia w udostępnianiu plików

Po grudniowym usprawnieniu dotyczącym udostępniania plików przez wbudowany w Meet czat, w aplikacji wprowadzono kolejną zmianę. Od teraz uczestnicy mogą udostępniać pliki bezpośrednio z menu nawigacyjnego, które niedawno pojawiło się w aplikacji.

Pozostali rozmówcy zobaczą powiadomienie o udostępnionym pliku, a link do niego automatycznie wyświetli się na czacie spotkania. Takie rozwiązanie pozwala płynnie prezentować treści, bez konieczności przełączania się pomiędzy kartami przeglądarki.

Reakcje uczestników z użyciem emotikonów

Kilka tygodni temu w dolnym menu Meet pojawił się dodatkowy przycisk, za pomocą którego możesz wysyłać emotikony, które zobaczą pozostali uczestnicy rozmowy. 

Emoji będą przez chwilę dryfować po ekranie, a jeśli w tym samym czasie swoją reakcję wyśle wielu użytkowników, po lewej stronie ekranu nastąpi ich wybuch. 

Notatki prowadzącego widoczne podczas pokazu slajdów

W październiku Google wprowadziło do swojego pakietu możliwość przełączania slajdów prezentacji bezpośrednio w Meet. Teraz funkcja ta została rozwinięta i prelegent ma również możliwość podglądu swoich notatek. Aby skorzystać z tej opcji, wystarczy kliknąć w nowy przycisk, który pojawił się na rozbudowanym menu nawigacyjnym. 

Notatki nie będą widoczne dla użytkowników Google Workspace Essentials, Business Starter, Education Fundamentals, Frontline, jak również dla osób korzystających z G Suite legacy w wersjach Basic i Business.

Łatwiejsze tworzenie rozmów grupowych na Chacie

Dotychczas, aby utworzyć rozmowę grupową w przeglądarkowej wersji Google Chat, konieczne było kliknięcie przycisku Rozpocznij rozmowę grupową, a następnie wybranie uczestników rozmowy w wyskakującym oknie.

Teraz czynność ta stała się jeszcze prostsza. Wspomniany przycisk został usunięty, a aby rozpocząć czat z wieloma osobami, wystarczy wybrać opcję Nowy czat, w okienku wpisać wszystkich uczestników, a następnie kliknąć przycisk Rozpocznij czat.

Wyświetlanie ukrytych znaków w Dokumentach Google

To zbawienna wręcz wiadomość dla wszystkich, którym czasem – zupełnie nie wiedzieć czemu – rozjeżdża się układ pliku w Dokumentach. W styczniu w aplikacji pojawiła się bowiem możliwość wyświetlania ukrytych znaków.

Kiedy w menu Widok wybierzesz opcję Pokaż znaki ukryte, w Twoim tekście wyświetlą się symbole takich elementów, jak:

• podział akapitu
• podział wiersza, 
• podział sekcji,
• podział strony,
• podział kolumny,
• tabulator,
• spacja.

Funkcja ta pozwoli Ci wizualnie zweryfikować zastosowane elementy wpływające na układ dokumentu i – w razie potrzeby – szybciej dokonać koniecznych w tym zakresie zmian.

Google Vault wspiera e-maile szyfrowane po stronie klienta

Google Vault wspiera teraz retencję, wyszukiwanie i eksportowanie e-maili szyfrowanych po stronie klienta. Warto przy tym zauważyć, że administratorzy nie będą mieli podglądu treści i załączników wiadomości (w tym również  wklejonych do korespondencji obrazków). Będą mogli jedynie zobaczyć temat wiadomości oraz informacje o nadawcy i odbiorcy. Funkcja ta dostępna jest dla klientów Google Workspace Enterprise Plus, Education Plus i Education Standard.

Optymalizacja zarządzania salami konferencyjnymi

W hybrydowym środowisku pracy – szczególnie w większych organizacjach – wzrasta potrzeba optymalizacji sposobu rezerwacji sal konferencyjnych. 

Funkcja, która zwalnia zarezerwowane sale konferencyjne, gdy wszyscy oprócz jednego uczestnika odrzucą zaproszenie na spotkanie, będzie teraz domyślnie włączona. Ułatwi to dysponowanie zasobami, zarządzanie salami konferencyjnymi i rozmieszczenie uczestników.

Od 11 stycznia do 6 marca 2023 r. będzie obowiązywał okres przejściowy, w którym administratorzy będą mogli wyłączyć nową funkcję dla uporządkowanych informacji o zasobach oraz grup użytkowników. 

Zmiany ustawienia możesz dokonać w konsoli administracyjnej. Aby to zrobić:

1. Przejdź do zakładki Budynki i zasoby > Zarządzanie zasobami. 

2. Kliknij przycisk Filtr, a następnie wybierz opcję Starsze ustawienie zwolnienia sali na podstawie kalendarza, zaznacz pole Wył. i kliknij przycisk Zastosuj. 

3. Ponownie kliknij przycisk Filtr, a następnie wybierz opcję Wykluczenie możliwości zwolnienia sali, zaznacz pole Wył. i kliknij przycisk Zastosuj. 

4. Zaznacz wszystkie zasoby, które pojawiły się na liście. 

5. Z menu Edytuj w prawym górnym rogu wybierz opcję Edytuj wykluczenie z możliwości zwolnienia sali.

6. W wyskakującym oknie zmień stan ustawienia na Wł. i kliknij Zastosuj.

7. Jeśli zmiany wymaga więcej niż 200 zasobów, powtarzaj ten proces tak długo, aż po nadaniu filtra nie będą wyświetlać się żadne pozycje.

Nowa funkcja dostępna będzie w planach: Google Workspace Business Plus, Enterprise Standard, Enterprise Plus, Education Fundamentals, Education Plus, Education Standard, Teaching and Learning Upgrade, a także dla klientów G Suite Business legacy.

Zarządzanie wszystkimi działaniami API Google Workspace z jednego miejsca

I na koniec jeszcze jedna informacja dla administratorów – od teraz w konsoli można zarządzać pełną aktywnością Google Workspace API. Na jednym ekranie zebrane zostały informacje o tym, które interfejsy API są obecnie uruchomione i jakie są powiązane z nimi zlecenia. Z tego samego miejsca możesz również łatwo wykonywać typowe prace, takie jak:

• Monitorowanie zagregowanych metryk dla interfejsów API, w tym ruchu, błędów i opóźnień.
• Przeglądanie i dostosowywanie limitów.
• Zarządzanie danymi identyfikacyjnymi API.
• Znajdowanie innych dostępnych API, tutoriali i dokumentacji.

Wprowadzone rozwiązanie wyeliminuje konieczność ręcznego wyszukiwania API oraz ułatwi zarządzanie istniejącymi projektami i rozbudowę ekosystemu API o nowe integracje.

Powyżej zaprezentowaliśmy kilka najważniejszych nowości, jakie ogłoszono w Google Workspace w styczniu. Pamiętaj, że jeśli chcesz być zawsze na bieżąco z premierami, możesz dołączyć do naszej grupy na Facebooku. To miejsce, gdzie pasjonaci rozwiązań chmurowych dzielą się ze sobą wiedzą i spostrzeżeniami. Z radością przyjmiemy Cię do naszej społeczności.