Az ügyfélről
Leroy Merlin története az 1920-as évekre vezethető vissza – a “csináld magad” üzletek családi kézben lévő lánca az évek során fokozatosan növekedett, és olyan vállalatok szövetségévé nőtte ki magát, amelyek 2007-ben az Adeo-ra névre váltottak. Ma a Leroy Merlin a nemzetközi barkácsüzletlánc Adeo csoporthoz tartozó 32 vállalat egyike.
A KIHÍVÁS
Világszerte úgy döntöttek, hogy a Microsoft 365-öt a Google Workspace-re cserélik Leroy Merlinben – az Adeo Csoport vezetősége egyesítette a munkaeszközöket minden alárendelt entitásban. Egy ilyen jelentős változás nem történhetett egyik napról a másikra, ezért már jóval az intézkedéssel kapcsolatos első lépések megtétele előtt részletes cselekvési tervet készítettek.
Az Out of Office nevű változáskezelési programot egyszerre hajtották végre az összes Leroy Merlin üzletben és a központi irodában. Ez magában foglalta a Microsoft-környezetből a Google Workspace-be való fokozatos áttérést is. A projektet irányító 12 fős csoport nagykövetekből álló közösséget kezdett szervezni, amelynek feladata az volt, hogy támogassa a többi alkalmazottat az új munkaeszközök használatának elsajátításában.
A változás nagyköveteinek csoportjában a szervezet különböző szintjeiről származó emberek vettek részt – vezetők, valamint az egyes üzletek és központi irodák operatív és vezetői munkatársai. Ahhoz, hogy az egész vállalkozás sikeres legyen, képzéseket kellett szervezni, ki kellett építeni egyfajta közösségi szerepvállalást, és nyomon kellett követni a szolgáltatás elfogadásának előrehaladását.
A nagykövetek nem csak egy kísérleti csoport voltak, hanem valóban egy közösséget hoztak létre. Megbeszéléseket folytattak a Workplace-ről, és maguk is elkezdtek értékes információkat keresni. A Google Workspace olyan népszerű téma, hogy nincs hiány információból az interneten. Nagyköveteink nagyon gyorsan eljutottak a FOTC YouTube-csatornájára, és az oktatóvideók nélkülözhetetlen Ekkor gondoltuk úgy, hogy a legjobb ötlet lenne partnerséget kialakítani Leroy Merlin és a FOTC között
A MEGOLDÁS
Kevesebb mint két hónap telt el a kísérleti program kezdete és az utolsó Microsoft 365-licenc lejárta között azon alkalmazottak számára, akiknek már nincs rá szükségük. Az adatok áttelepítése a régi fiókokból az újakba naponta és szigorú ütemezés szerint történt, biztosítva, hogy a nagykövetek már a tanulmány kezdetekor kizárólag a Google Workspace-környezetben dolgozzanak.
A képzési programmal egy időben offline kampányt indítottak a Leroy Merlin üzletekben és irodákban. A stratégiai helyszíneken elhelyezett plakátok és matricák segítettek az alkalmazottaknak megszokni a munkaeszközök közelgő változását.
Körülbelül 700-an vettek részt az alapképzésben, ami a vállalat teljes munkaerejének mintegy 5 százaléka. Minden nagykövet két 4 órás workshop-modulon vett részt. A témák első blokkja a Google Drive-ot és a kommunikációs eszközöket fedte le, a második pedig a felhőalapú fájlszerkesztő alkalmazásokban való együttműködést mutatta be. Az online képzéseket kis csoportokban tartották, hogy minden résztvevőnek lehetősége legyen választ kapni kérdéseire.
A FOTC szakemberei által vezetett workshopok az Out of Office-on belüli változások első fázisa után kezdődtek, és célja az volt, hogy elmélyítsék az alkalmazottak ismereteit az olyan alkalmazásokról, mint a Google Táblázatok és a Diák. A résztvevőket szakmájuk szerint csoportosították. Így a Google-alkalmazások funkcióiról szóló vita személyre szabható az adott pozícióra jellemző napi kihívásoknak és problémáknak megfelelően. A megosztott meghajtókon továbbra is rendelkezésre állnak képzési anyagok, így az alkalmazottak mindig hozzáférhetnek.
Eredmények
Egy évvel az új környezet bevezetése után a Leroy Merlin összes alkalmazottja, beleértve a frontvonalban lévőket is, rendelkezik Google Workspace-fiókkal. Az új eszközökkel való tudás, szokások és kényelem szintjének diagnosztizálására az Adeo nemzetközi felmérést végez a szolgáltatás tagsági köreiben való elfogadásáról.
A helyi nyelvekre történő fordítás során a felmérést a Leroy Merlin alkalmazottainak igényeihez igazították az egyes régiókban. A felmérés 20 szituációból és a Google Workspace alkalmazás helyes használatával kapcsolatos kérdésekből áll. Az alkalmazottak tesztelhetik a tudásukat, ahol személyre szabott eredményeket kapnak, amelyek meghatározzák azokat a területeket, ahol még van hova fejlődniük.
Az alkalmazottakkal megosztott 20 oktatóvideó elkészítését az egyéni eredményeik mellett a FOTC-ra is bízták. A vizsgálat résztvevői személyre szabott anyagkészletet kaptak azokról a témakörökről, amelyeken a kielégítőnél kisebb eredményt értek el. Így nem terhelte el őket a túlzott információ, és a saját tempójukban tanulhattak, hogy teljes mértékben kihasználják a Google Workspace-környezetben rejlő lehetőségeket.
Olyan képzési folyamatot szerettünk volna létrehozni, ahol minden résztvevő egyéni tanulási utat kap. A FOTC csapat elkötelezettségének köszönhetően ez a cél megvalósult. Különösen nagyra értékelem azt a képességüket, hogy felfedezzék és megértsék szervezetünk igényeit. A FOTC munkatársai sok erőfeszítést tettek az elvárásaink feltárására, hogy együtt létrehozzunk egy projektet, amely elérte a kívánt eredményeket. Azt is szeretném hangsúlyozni, hogy nemcsak a tartalom bevitele és átadása, hanem az önképző anyagok elkészítésének minősége és a műhelytalálkozók lebonyolításának módja is nagyon értékesnek bizonyult.
A felmérést a Google Workspace bevezetésének évfordulóján szervezték meg, és az anyag továbbra is elérhető minden alkalmazott számára, különösen a szervezethez újként csatlakozók számára.