O bezpieczeństwie, zmianach pokoleniowych i budowaniu świadomości odbiorców na temat monitoringu Internetu

Witaj w czasach, w których chmura odgrywa coraz większe znaczenie nie tylko w życiu zawodowym. To właśnie na ułatwieniach w pracy będziemy się dzisiaj skupiać, odwiedzając siedzibę Brand24. To kolejny odcinek podcastu FlyTalks, w którym łączymy świat biznesu i technologii. Subskrybuj, by być na bieżąco oraz by dzisiaj dowiedzieć się więcej o rozwiązaniach Google Workspace od ludzi, którzy współtworzą firmę znaną w świecie marketingu jako Brand24. Z nami Piotr Margolt – Data Protection Officer oraz Mikołaj Winkiel – Chief Evangelist Brand24. Porozmawiamy dzisiaj o tym, jak wykorzystywać Google Workspace, cały ekosystem. Jak zacząć tę przygodę i utrzymać usługi w sposób efektywny i, oczywiście, możliwie bezpieczny, Mikołaju?

Od strony technicznej pewnie dużo więcej powie Piotr. Ja mogę opowiedzieć o elemencie, z którym zacząłem pracę. To właśnie narzędzia Google były taką podstawą, żebyśmy współpracowali z klientami. Wyzwaniem, które przed nami stało było budowanie świadomości potrzeby, że coś takiego może się klientowi przydać. Jest taka historia, że przyszliśmy do pewnej agencji marketingowej średniej wielkości i po jakimś czasie rozmowy padło pytanie: –„Jak monitorujecie internet?” –„Mamy cały dział” –„O, super”, już dolary w oczach i jedziemy. Zaprowadzili nas do tego miejsca, gdzie mają dział monitoringu internetu. Działem tym okazało się trzech studentów, którzy klikali w Google i patrzyli, kiedy zaindeksowano konkretne treści, które ich interesowały. Poziom świadomości monitoringu internetu bardzo często był właśnie taki. Było to ponad 10 lat temu, więc w ogóle samego Google Workspace nie było w takiej formie, w jakiej jest teraz, ale Gmail był i miał się bardzo dobrze i już wtedy wszyscy z niego korzystali. Niemniej, biorąc pod uwagę, że jesteśmy jednak narzędziem, spółką technologiczną, praca w chmurze wydawała się oczywistością. Mamy też trzy biura: we Wrocławiu, w Warszawie i w Gdańsku, więc kontakt i obieg dokumentów trzeba było jakoś zoptymalizować, a w formie chmurowej jest on najwygodniejszy. Dużo łatwiej np. napisać na jakimś wewnętrznym komunikatorze: „Hej, masz linka, zobacz, co tam możesz zrobić” i to bardzo fajnie działa.

Jakie rozwiązania stoją za komunikacją Brand24, Piotrze?

Na co dzień głównie korzystamy z narzędzi Google, z całego pakietu: poczty, dysku, dokumentów, Excela, kalendarzy. To jest u nas codzienność. To są nasze główne narzędzia, jeśli chodzi o pracę. Ruszają na każdym sprzęcie, najprostszym telefonie, na komputerach sprzed 10 lat, bo to jest wersja typowo przeglądarkowa. Tutaj nie ma żadnych większych wymagań, jeśli chodzi o konfigurację.

Jak to zrobić, do tego jeszcze dojdziemy. Do czego sprowadza się korzystanie z pakietu Google Workspace na co dzień? Co jest na twoim topie, Mikołaju?

Przede wszystkim korzystam z poczty. To jest najważniejszy element i wszystkie opcje, które są bardziej zaawansowane są dla mnie czymś, bez czego nie mógłbym żyć – automatyczne filtrowanie, oznaczanie, odkładanie maili. Przy mojej pracy, gdzie bardzo liczy się kontakt z klientem, to właśnie Gmail i Meet są rzeczami będącymi moją codzienną rutyną. Dodatkowo, oczywiście wszystkie te elementy związane z zarządzaniem contentem, czyli prezentacje, pliki, którymi dzielimy się w firmie, arkusze kalkulacyjne, w których np. przekazujemy sobie pewne elementy związane z naszą pracą. Arkusz ten musi być, z jednej strony aktywny i aktualizowany na bieżąco, z drugiej strony dużo osób musi mieć do niego dostęp, bo pracuje na nim 5 lub 10 osób i wszyscy muszą mieć dostęp na żywo. To jest stale wykorzystywane. Ten element prezentacyjny w pracy osoby, która występuje z jakimiś prelekcjami, czy nawet wysyła, czy tworzy oferty dla klientów, to jest must have. Jakbym miał podsumować, to są takie cztery najważniejsze funkcje: Gmail, Meet, prezentacje i arkusz kalkulacyjny. Tak wygląda moja codzienna rutyna.

A jeśli chodzi o cenę, to jak to przekłada się na stosunek ceny do jakości. Jak Google Workspace wypada na tle innych ofert? Może miałeś jakąś styczność z innymi produktami?

W porównaniu do konkurencji, a mam styczność z konkurencją, bo mamy tam parę pakietów, jest on o wiele łatwiejszy w obsłudze i przyjaźniejszy. U konkurencji trzeba się naklikać, żeby cokolwiek zrobić. Tutaj tego problemu nie ma. Google samo podpowiada, gdzie kliknąć, żeby było to, co ja chcę uzyskać. Nie muszę tego szukać. Nawet przez samą wstępną konfigurację, tą pierwszą, w której trzeba poustawiać DNS-y, MX-y i całą resztę, Google prowadzi za rękę i to jest piękne w tym systemie. Operujemy na kilku aliasach domenowych. Tutaj największym plusem jest tak naprawdę korzystanie z całego ekosystemu Google. Oprócz głównego maila brand24.com możemy mieć końcówki .pl, .net i której końcówki, by ktoś nie napisał, to wtedy i tak ten mail dochodzi. Google pod tym względem jest naprawdę fajnym rozwiązaniem, bo nie wymaga wykupienia dodatkowych instancji, licencji. To wszystko jest w pakiecie. Tak samo przełączanie się między jedną domeną a drugą. Jeśli chodzi o wysyłkę mailowa dla pracownika, to są to dwa kliknięcia myszką i na tym się historia kończy.

Mikołaju, edukujesz, uświadamiasz, robisz to zawodowo. W końcu jesteś Chief Evangelist. Czy w przypadku tych narzędzi próg wejścia też jest minimalny? Są one bardzo przyjazne. Czy to powoduje, że w zasadzie niczego nie trzeba umieć?

Tak, tu się w pełni zgodzę. Ale jeśli chcemy mieć trochę więcej możliwości, to jednak powinniśmy się zainteresować trochę bardziej zaawansowanymi rozwiązaniami. Chociażby rozwiązaniami od Google, których poziom zaawansowania jest wyższy, ale jeszcze nie bardzo wysoki. On jest przyjazny dla każdego, w związku z tym warto się tym zainteresować. Bardzo często zauważam, że młodzi ludzie nawet w to nie chcą wchodzić. Nawet nie chcą pogłębić swojej wiedzy na temat wykorzystania narzędzi polegających na zasadzie one-click, bo są już rozleniwieni i wydaje im się, że poświęcenie trzydziestu dodatkowych sekund na podstawową, bardzo łatwą konfigurację, to jest strata czasu. Jest to coś, z czym ja też, osobiście, chciałbym może nie tyle walczyć, co trochę pomagać, żeby to przejście było łatwiejsze, bo tego typu rzeczy bardzo ułatwiają czy studiowanie, czy późniejszą pracę.

A jak, Mikołaju, opisujesz to obecne pokolenie – pokolenie „w sieci urodzone”?

Może to zabrzmieć trochę źle, ale wydaje mi się, że obecne pokolenie działa w bardzo prostym schemacie. Oni już się urodzili, gdy był internet. Dla nich internet jest tą rzeczą, która jest oczywista jak tlen. Ja się wychowałem w czasach, kiedy internetu nie było i określenie „wejście do internetu” czy używanie internetu były elementem czegoś, co się po prostu robiło, był to element pewnego działania. Teraz jest on z nami wszędzie, w związku z czym młodzi ludzie są trochę leniwi. Im się wydaje, że wszystko dostają na tacy i w dużej mierze tak jest. Problem tylko w tym, że jeśli chce się zdobyć trochę więcej, trochę bardziej pogłębić tę wiedzę, zrobić dokładniejszy research, to trzeba wykorzystać dalej ten sam internet, ale w trochę bardziej zaawansowany sposób. Ja bardzo często łapię się na tym, że tłumacząc, chociażby studentom, jak pozyskiwać informacje w sieci, często muszę im tłumaczyć, jak działa zaawansowane wyszukiwanie w Google, co jest dla mnie nietypowe, bo mnie tego w szkole uczyli. A tu przychodzą ludzie, którzy „urodzili się już w internecie" i nie wiedzą jak korzystać z plusów lub minusów w Google. Dla mnie to jest po prostu szokujące, jak słyszę od ludzi, którzy są 10-15 lat młodsi ode mnie, że oni po prostu wpisują frazę, i to jest dla nich wszystko, co umieją zrobić w wyszukiwarce. A jak się okazuje, że trzeba coś więcej zrobić, to nie wiedzą już jak.

To skupmy się na chwilę na nowych osobach, które przychodzą do Brand24. Piotrze, przeprowadzasz onboarding, wprowadzasz we wszystko, w obsługę softu, wyposażasz w sprzęt, konfigurujesz. Jak wygląda wprowadzenie nowej osoby? Iloma kontami zarządzasz?

To wprowadzenie jest minimalne. Google ma opracowane samouczki do wszystkiego w tak prosty sposób, że każdy laik jest w stanie to obsłużyć, tutaj cudów nie ma. W mojej historii, tak naprawdę na samym Google, jeśli chodzi o część administracyjną i szkolenie pracowników, to może spotkałem się z trzema lub czterema osobami, które w ogóle nie wiedziały, co to jest Google, Gmail i nigdy z tego nie korzystały. Tym osobom trzeba było przedstawić podstawowe funkcje, ale to są maksymalnie 3-4 osoby na 200-300 pracowników przeszkolonych. Żyjemy w czasach, gdzie tak naprawdę Google mamy na praktycznie każdym telefonie, oprócz iPhone’ów, i z tym każdy teraz żyje. To jest zrobione dla ludzi, żeby było jak najprostsze. Aktualnie wykorzystujemy około 100 kont, gdzie około 80 kont to są nasi pracownicy. Reszta to są konta bardzo ogólne, typu Help czy Invoices, na które spływają faktury, konta typowo techniczne, funkcyjne. Mamy około 80 kont dla naszych pracowników i tym wszystkim zarządzam tylko i wyłącznie ja. Mam jeszcze drugiego superadmina, który tak naprawdę tam nie zagląda, bo nie ma po co. Konsola sama w sobie jest bardzo prosta i przejrzysta, za to ją uwielbiam, nie ma tam żadnych kolorowych ikonek i cudów wyskakujących z każdej strony. Jest ona zrobiona dla użytkownika. To prosty system, którym da się łatwo zarządzać i do każdej funkcji jest stworzony samouczek. Jest pełna instrukcja krok po kroku, będzie działać i musi działać. Tutaj, jeśli chodzi o samo zarządzanie, tworzenie nowych użytkowników, maili, grup dyskusyjnych, to jest po prostu parę kliknięć myszką, i to wszystko działa. Główny użytkownik ustala prawo dostępu dla innych, czy to ma być prawo edytora, komentującego czy przeglądającego. Mamy ustawione to w ten sposób, że dopiero dany właściciel musi zasób udostępnić, zasoby nie są dostępne dla wszystkich i wszędzie. Jest to więc też bardzo dobrą opcją zabezpieczającą, bo można te zasoby udostępnić osobom z zewnątrz, spoza domeny, spoza firmy i tam też się ustawia prawa na zasadzie samego przeglądania. Wtedy ta osoba nie może ani skopiować, ani niczego zmienić w danym pliku, może go tylko np. przeglądać.

Zanim powiemy trochę więcej o bezpieczeństwie organizacji, które też jest istotne w sytuacji pracy zdalnej i korzystania z mobilnych aplikacji, to Mikołaju, powiedz, czy uważasz, że te mobilne wersje to nadal tylko dodatek do desktopu czy to już realna możliwość przedłużenia codziennej pracy – coś, co działa, i to z dala od biurka?

Powiem tak, jako że sporo jeżdżę, teraz, po sytuacji, którą mieliśmy przez ostatnie dwa lata coraz więcej wracam do jeżdżenia po konferencjach, gdzie telefon jest moim głównym narzędziem pracy. Fakt, na co dzień, pracuję na desktopie i jest to najwygodniejszy sposób korzystania, ale nie powiedziałbym, że telefon i aplikacje to jest coś, co pozwala tylko spojrzeć w międzyczasie, co mnie czeka później, gdy już dotrę do domu, a raczej pozwala w pewnym stopniu zastąpić laptopa. Oczywiście nie w stu procentach, bo o ile można przejrzeć arkusz kalkulacyjny czy sprawdzić maila, to bez dużego ekranu, czy bez dwóch ekranów nie wyobrażam sobie tworzenia np. prezentacji. Nie wszystko jest więc takim idealnym rozwiązaniem, ale w momencie, kiedy jest potrzeba, kiedy np. cały dzień jestem z dala od komputera i potrzebuję przejrzeć prezentację, podpatrzeć coś w arkuszu czy sprawdzić maila, to telefon i aplikacje są zbawieniem, bo odpisuję klientom na maile, uzupełniam, sprawdzam arkusze, tak że to daje radę. Nie zastąpi w moim odczuciu jeszcze korzystania z desktopa, ale jesteśmy na dobrej drodze.

Jak rozumiem, jak dotąd nic się nie wysypało. Mówiąc o zdalnej pracy, jak reagują na to w ogóle ludzie, pracownicy, klienci, jeśli chodzi o tę formułę?

Obsługujemy Stany Zjednoczone oraz drugą stronę globu i nikt się nie skarży na choćby nawet opóźnienia, tu wszystko jest jeden do jednego.

W okresie pandemii i teraz po w polskim zespole sprzedażowym przez ostatnie dwa i pół roku były tylko dwie propozycje spotkań face-to-face, wszystko inne szło online. Oczywiście, nie oszukujmy się, przy wykorzystaniu różnych narzędzi my zawsze proponujemy spotkania na Meecie, bo one są bezpośrednio skoordynowane z naszym kalendarzem i Gmailem, więc to jest po prostu najwygodniejsze. Nie było sytuacji, w której klient, by powiedział: „Nie, bo musimy się spotkać osobiście”. Raczej sytuacje wyglądały w ten sposób, że te dwa spotkania, które miały się odbyć były od samego początku inicjowane przez klienta jako spotkania osobiste. Natomiast przy propozycji spotkania online nigdy nie ma sprzeciwu. Czasem jest dyskusja na temat tego, której platformy użyć, kwestia jest tylko dobrania odpowiedniej godziny i działamy.

A jeśli jednak, odpukać w niemalowane, coś nie działa i wydaje się, że to może być problem techniczny, to czy można uderzyć do supportu?

Tak. Nie raz korzystałem z supportu FOTC i był on zawsze na najwyższym poziomie. Wysyłam maila, a dosłownie w ciągu 15-20 minut otrzymuję gotową odpowiedź. Ostatnio mieliśmy taką sytuację, że sam starałem się walczyć z dostarczeniem maili od klienta, dokładnie chodziło o faktury rozliczeniowe, po prostu maile były odrzucane przez serwer. Napisałem na support, sprawa poszła wyżej, do samego Google, do ich helpdesku z supportu. Okazało się, że to była wina po stronie klienta, gdzieś były błędy w nagłówkach i Google, jako system sam w sobie zabezpiecza nas też przed tym, żebyśmy nie dostawali maili, które mogą być podejrzane, mogą być spamem lub zawierać różne historie wyłudzające od nas dane.

A jak oceniasz poziom bezpieczeństwa Google Workspace?

Google ma tutaj bardzo wysoko postawioną poprzeczkę, jeśli chodzi o zabezpieczanie danych, które przetwarzane są u nich, czy to są maile, dyski, czy dokumenty, które tam tworzymy. One są bardzo dobrze zabezpieczone. Google sam z siebie ma wszelką możliwą certyfikację zrobioną przez systemy ISO, systemy SOC. Daje też nam, jako klientom, możliwość wprowadzania dodatkowych zabezpieczeń typu podwójna weryfikacja z hasłem na telefon, z kodami weryfikacyjnymi, wymuszanie zmiany haseł, mocy tych haseł. To wszystko jest pełną personalizacją pod to, jak my chcemy to robić.

Jak to jest ze świadomością użytkowników w sieci, nie tylko pod kątem bezpieczeństwa, ale w ogóle tego, jak internet wykorzystywać efektywnie?

Żebyśmy się dobrze rozumieli, my nie byliśmy pierwszym narzędziem do monitoringu internetu, co więcej, nie byliśmy nawet ostatnim narzędziem do tego. Świadomość użytkowników jest coraz wyższa, chciałbym móc powiedzieć, że to też trochę dzięki mnie, dzięki temu, co robię i jak o tym opowiadam. Prawda jest taka, że ogrom pracy, jaką, jako firma, włożyliśmy w to, żeby uświadamiać użytkowników, że ten monitoring internetu jest ważny i wartościowy, spowodował, że teraz spotykając się z klientem na Meecie, to nie jest tak, że my musimy opowiadać, kim jesteśmy, co robimy i do czego nasze narzędzie służy, tylko raczej jest tak: „Dobra, macie monitoring internetu, pokażcie jak on wygląda”. Świadomość jest już naprawdę dość wysoka w tych branżach, które są dla nas najistotniejsze. Pozostała praca nad tymi branżami, które ogólnie są trochę mniej internetowe, a potencjał tam jest dość duży. Mogłoby się wydawać, że hurtownie śrub to jest słaby temat dla monitoringu internetu, a wręcz przeciwnie, bo treści dotyczących śrub jest w sieci bardzo dużo i z tych treści można wyciągać pewne wnioski. Ludzie szukają tych śrub przez internet, niekoniecznie muszą je kupić przez internet, bo poziom opłacalności nie jest jakoś bardzo wysoki, ale zbudowanie u nich świadomości tego, że jest firma, hurtownia, która oferuje takie śruby, pojawia się i odzywa się do nich pod kątem tego, żeby powiedzieć: „Hej, mamy takie śruby”, to jest to po prostu fajny potencjał. Więc, jeżeli chodzi o naszą grupę docelową, którą sobie gdzieś tam założyliśmy, to ta świadomość jest wysoka. Teraz założeniem jest to, żeby w całkiem fajny i organiczny sposób wprowadzić tę świadomość do użytkowników, którzy może nie do końca wyobrażali sobie, że istnieje taka możliwość, a i tak są w internecie, bo chociażby sprzedają tam swoje produkty.

A czy zdarzyło się, by usługi Google wisiały, nie działały, pomimo oczywiście sprawnego internetu w firmie?

W historii mojej pracy nie zdarzyła mi się jeszcze żadna awaria, żeby Google w ogóle nie działało. Według mnie jest to 100%, według tego, co podaje Google jest to 99,99999%. Ten system tak naprawdę działa 365 dni w roku, może na 5 minut robią sobie jakąś przerwę techniczną na kawę, bo nie zwróciłem nigdy uwagi na to, że coś było nie tak.

Zatem życzę, by przy kawie można się było spotkać po raz kolejny. Dziękując za rozmowę, Panowie, życzę zadowolonych użytkowników Brand24. My będziemy, oczywiście, dbać ze strony FOTC o użytkowników Google Workspace. Do zobaczenia, dzięki.

Jak klienci są szczęśliwi, to i my jesteśmy szczęśliwi. Również dziękuję.

Dzięki śliczne. Do zobaczenia.

Piotr Margolt – Data Protection Officer oraz Mikołaj Winkiel – Chief Evangelist Brand24 byli gośćmi podcastu FlyTalks. Subskrybuj, by być na bieżąco. W kolejnym odcinku łączymy świat biznesu i technologii.