Google Workspace w Boldare

Słuchasz FlyTalks, podcastu, w którym łączymy świat biznesu i technologii, a w tym specjalnym odcinku odwiedzamy siedzibę Boldare, wyjątkowej organizacji, która w swojej pracy wykorzystuje chmurowe narzędzia Google Workspace i dzisiejsze case study nam o tym opowie.

Cześć, jestem Patrycja, w Boldare pełnię rolę lidera obszaru delivery. Pracuję tutaj od 8 lat, więc już kawał czasu. Zaczynałam jako deweloper, później wskakiwałam w rolę Scrum Mastera, później to już się potoczyło. Lubię tu pracować, bo mam dużo wolności i możliwości zmiany, decydowania o tym, na czym się chcę skupić, wybierania sposobu, w jaki realizuję zadania, które są mi zlecone, ale też ze względu na ludzi, bo są fantastyczni. No i do biura można z psem przychodzić, to już w ogóle jest takim benefitem, którego nie wszędzie można uzyskać. Boldare zajmuje się wytwarzaniem produktów cyfrowych, czyli tym, co możesz otworzyć w swoim telefonie, na swoim komputerze, strony, aplikacje, które się tam pojawiają, ale nie tylko wytwarzanie tych stron, ale też sprawienie, że najwygodniej Ci się z nich korzysta, czyli że są dopasowane pod Ciebie jako użytkownika, pod firmę, która buduje tę stronę, żeby oczywiście osiągała zyski i swoje cele biznesowe. Więc to jest element zarówno budowania tych stron, jak i odkrywania, jakie są potrzeby użytkownika, cele biznesowe klienta, żeby połączyć jedno z drugim i jak najbardziej dopasować, i doradzić klientowi, jak najlepiej zapoczątkować tę aplikację, czyli np. co przetestować, co sprawdzić, jak zrobić jakiś mniejszy kawałek, żeby sprawdzić czy na pewno jest zapotrzebowanie na tego typu aplikację, czy ludzie będą chcieli z niej korzystać, czy dobrze im się z niej korzysta. Czyli też taki element konsultingu, jak to robić, żeby osiągnąć sukces w świecie cyfrowym. Dobre poznanie potrzeb. Wspólne wypracowywanie rozwiązań razem z klientem. Superwyspecjalizowane teamy, które czują prawdziwą odpowiedzialność za to, co wytwarzają i bieżąca komunikacja. Wspólne sprawdzanie, czy to, co budujemy, rzeczywiście odpowiada na potrzeby klienta. Opiekujemy się klientem totalnie i kompleksowo od A do Z. Od momentu "Mam problem, który chcę rozwiązać. Mam pomysł, jak rozwiązać ten jeden problem" po finalne wdrożenie i sprawdzenie, czy w ogóle jedno rozwiązanie pasuje do tego, z jakimi użytkownikami się zetknie. Bardzo stawiamy na bezpośredni kontakt, na to, żeby zespół, który wytwarza produkt dla klienta, mógł z nim bezpośrednio rozmawiać, żeby pozyskać możliwie dużo informacji, żeby razem z klientem budować to rozwiązanie, czyli trochę pracować ręka w rękę i wspólnie wymyślać, co może rzeczywiście odpowiedzieć na problemy. Stawiamy na różne narzędzia, które mogą nam pomóc w upraszczaniu tej rzeczywistości, czyli bardzo dużo stawiamy na video calle, na taką bieżącą, asynchroniczną komunikację, która bardzo szybko się gdzieś może zadziewać, więc to są te kawałki Bardzo się utożsamiamy z tym, co robimy dla naszego klienta. Czyli sukces klienta jest naszym sukcesem, dzięki czemu mamy prawdziwą odpowiedzialność za to, co budujemy i możemy się serio pod tym podpisać, żeby dostarczać coś najlepszego, co rzeczywiście może pomóc.

Nazywam się Grzegorz Górecki, w Boldare pracuję jako Financial Specialist i zajmuję się szeroko pojętymi finansami. Świat cyfr, praca z liczbami, z dużą ilością danych. W Boldare stawiamy przede wszystkim na transparencję danych, każdy plik jest dostępny dla każdego pracownika, no i pozwala to zaoszczędzić sporo czasu na wysyłanie plików, choćby drogą mailową. Jesteśmy bardzo zadowoleni z możliwości Google Workspace, m.in. chodzi tutaj o logowanie się do tej aplikacji, a także integrację danych z zewnętrznych integracji. Zdecydowanie w arkuszach potrafią kumulować i odpowiednio wizualizować dane w dowolnej formie, filtrować je oraz wyodrębniać to, co nas interesuje najbardziej. Jesteśmy w stanie analizować dużą ilość danych w arkuszach, ale także stworzyć dashboardy, które jesteśmy w stanie dalej zaprezentować.

Nazywam się Ewelina Tomiak, w Boldare pracuję już od 6 lat. Pracuję w roli HR Business Partnera. Jeżeli chodzi o strukturę Boldare, to jest ona o tyle unikatowa, że pracujemy w holakracji, to znaczy, że skupiamy nasze zespoły w kręgach, które mają konkretny purpose, pracują w konkretnej specjalizacji. W związku z tym mamy team, który zajmuje się biznesem, teamy zorientowane na dostarczanie, jak również mamy teamy ludzkie. Holakracja zakłada, że organizujemy się sami, to znaczy nie mamy klasycznych menedżerów, niemniej nie oznacza to, że nie mamy liderów. Największymi wyzwaniami w takiej płynnej współpracy jest to, żeby ludzie, którzy pracują w zespole, byli mocno zorientowani na konkretny cel, który mają do zrealizowania i żeby ta współpraca przebiegała w płynny sposób.

Nasi klienci pochodzą z całego świata, najczęściej współpracujemy z klientami ze Stanów, z Europy, z Bliskiego Wschodu, ale też od czasu do czasu z klientami z Polski. Są to bardzo różne branże. Branża medyczna, aplikacje rządowe, szkolnictwo. Najchętniej budujemy produkty, które mają realny wpływ na otoczenie. Największe korzyści dla klienta pracy razem z nami to partnerstwo biznesowe, wyspecjalizowane teamy, które czują prawdziwą odpowiedzialność za produkt, ale też pełna współpraca przy wytwarzaniu i to, że dostarczamy iteracyjnie, mamy możliwość zmienienia kierunku, jeżeli zaistnieje taka sytuacja. Narzędzia Google Workspace są dla nas podstawą realizowania projektów. Przede wszystkim dają dużą możliwość współpracy, współtworzenia dokumentów, komentowania sobie nawzajem, zarówno w formie generowania pomysłów, komentarzy do umowy, zbierania w łatwy sposób wymagań. Dają nam też możliwość synchronizacji z innymi narzędziami, np. z Asaną albo ze Slackiem, dzięki czemu łatwo jednym kontem możemy się połączyć ze wszystkimi narzędziami, które są nam niezbędne do pracy. Dbamy o transparencję we współpracy z naszymi klientami właściwie od samego początku współpracy. Po pierwsze, zawsze cały zespół jest gdzieś w komunikacji i uczestniczy w wypracowywaniu różnych rozwiązań. Klient widzi, kto z nim współpracuje, kto ma jakie dostępy do jakich narzędzi i do jakich materiałów wypracowywanych, ale też ma bezpośredni kontakt z teamem. Nie musi wysyłać maila do menadżera, który będzie przekazywał wymagania klientowi, tylko bezpośrednio może sam klient uzupełnić, jeżeli coś chciałby zmodyfikować, dzięki czemu ten przepływ informacji jest bardzo szybki, bo w drugą stronę to działa tak samo, zespół od razu może dać feedback, informację zwrotną, jeżeli coś im się nie podoba albo wręcz przeciwnie, jeżeli pomysł klienta jest super, extra i bardzo łatwy do zaimplementowania.

Narzędzia Google Workspace są naszą codziennością, to znaczy korzystamy zarówno z kalendarzy, które są dla ludzi transparentne i każdy z nas wie, czym dana osoba w danym dniu się zajmuje, jak również Dyskiem Google, gdzie wszelkie dokumenty mamy transparentne, co też ułatwia kooperację, jak również Google Meet, czyli miejsce naszych spotkań, tych formalnych i mniej formalnych, czyli ta kawa, która face to face zdarza się nam w biurach, jest również często realizowana w formie online.

Google Meet jest dla mnie narzędziem, które jest trochę jak tlen, to jest pierwsze narzędzie, po które sięgam w momencie, w którym chcę się z kimś skontaktować bezpośrednio, bo daje mi dwie główne możliwości. Po pierwsze, widzę człowieka, z którym rozmawiam, i widzę go z automatu, to nie jest tak, że on musi coś szczególnego zrobić, żebym go widziała, tylko od razu jest to wideokonferencja, a poza tym w bardzo łatwy sposób mogę kogoś zaprosić do rozmowy, wysyłając mu po prostu link i nie kombinując jakoś znacząco wokół tego. Nie zdarzyła mi się sytuacja, w której ktoś nie potrafił dołączyć, czasami są ludzie przyzwyczajeni do trochę innych aplikacji, ale bardzo szybko się oswajają.

Dysk Google jest miejscem, gdzie przechowujemy wszelkie nasze dokumenty. Bardzo pomaga nam ustrukturyzowanie tych plików, dzielone foldery, zarówno z klientami, jak i we współpracy wewnątrzteamowej. Wspólna praca na dokumentach, właśnie łatwość wymiany myśli jest na pewno tym, co wspiera nas w codziennych działaniach.

Przede wszystkim korzystamy z SSO, czyli logowania się za pośrednictwem Google do innych aplikacji zewnętrznych. Chwalimy sobie bardzo wbudowane filtry w Gmailu, które doskonale filtrują spam oraz uniemożliwiają ataki phishingowe. Warto tutaj też zwrócić uwagę na to, że dokumenty udostępniane są, powiedzmy, w naszej domenie boldare.com i osoby spoza domeny nie mają do nich dostępu.

Kiedy dana osoba zdecyduje się na współpracę z Boldare, zaczyna się jej okres preboardingu. To jest ten moment, kiedy formalnie jeszcze jej nie ma w organizacji, natomiast powoli jakby oswaja się z naszą organizacją. Przed dołączeniem tej osoby do organizacji jest też ten moment, kiedy nadajemy jej dostępy tak, żeby w tym pierwszym dniu pracy dostawała taki pełny pakiet dostępów, które są jej potrzebne do efektywnego wdrożenia się. Sam proces onboardingu trwa 3 miesiące i jest to okres, kiedy dany onbolders ma okazję brać udział w szeregu szkoleń i warsztatów, nabywając i rozwijając kompetencje potrzebne do efektywnego funkcjonowania w Boldare. Myślę, że ogromną zaletą Google Workspace jest bardzo duża intuicyjność i przystępność, no i nie ukrywam, że nie jest to aspekt, który wymaga jakiegoś dużego zaangażowania w kontekście wdrożenia nowego człowieka, raczej to wszystko wydarzy się organicznie.

Widzę, że w momencie, w którym zespół potrzebuje coś wypracować, wspólnie stworzyć, np. jakąś wiadomość albo propozycję rozwiązania, to bardzo naturalnie otwiera im się Google Docs, bo jest to narzędzie, w którym równocześnie może wiele osób tworzyć, różne propozycje rozwiązania tego samego, komentować sobie, dzięki temu są w stanie wybrać od razu najłatwiejsze rozwiązanie. Często sięgają też po Spreadsheety, żeby sobie uprościć strukturę danych, zaprojektować, jak to powinno wyglądać i te narzędzia są dla nich trochę jak tlen. Myślę, że to jest naturalne sięgnąć od razu, bezpośrednio po nie i nie przychodzi im nawet za bardzo do głowy cokolwiek innego. To jest tak, że jak potrzebujesz narzędzia do współpracy z członkami zespołu, to albo rozmawiacie, albo jeżeli potrzebujecie coś zapisać, to odpalacie coś: albo spreadsheeta albo docsa i zapisujecie swoje myśli.

Ja przez 12 lat pracowałem wyłącznie na Excelu i moje obawy, czy dam sobie radę w przejściu na Arkusze Google, nie było żadnego problemu, bardzo sobie chwalę, nie wiem, czy bym wrócił do Excela. Myślę, że warto tutaj zwrócić uwagę na to, że Arkusze Google umożliwiają nam otwieranie także wszelkich plików z aplikacji zewnętrznych tudzież Excel Office'owych czy Open Office.

Narzędzia opierające się o chmurę są bardzo mocno wspierające naszą kulturę pracy, która jest mocno oparta na transparencji, współpracy i te wszystkie rozwiązania, które dzięki Google Workspace mamy, i temu, że możemy share'ować wspólnie pliki, możemy pracować na jednym pliku, to wszystko sprawia, że ta współpraca przebiega w płynniejszy i efektywniejszy sposób. Nie wyobrażam sobie już trochę powrotu do czasu, w którym mielibyśmy fizyczny obiekt np. dokumentów. I myślę, że jest to szczególnie ważne w kontekście samoorganizacji i tego, że ten człowiek, który dołącza do organizacji, niejako musi się tego organizowania nauczyć, odpowiedniej priorytetyzacji swoich zadań, tego jak w tej organizacji w dobry sposób się poruszać. No i to na pewno wszystko, co Google Workspace oferuje, nas wspiera. Boldersi, bo tak nazywamy pracowników Boldare, to jest bardzo różnorodna grupa pasjonatów, którzy w bardzo sprawny sposób odnajdują się w samoorganizacji i dzięki wykorzystaniu swoich skilli i umiejętności pomagają klientom. Ale to, co chyba jest unikatowe, to to, że z tego wszystkiego czerpiemy fun.

Na pewno kiedyś wyzwaniem było widzieć się w trakcie rozmowy. Teraz, w tych ostatnich latach, dużo naturalniejsze się staje, od razu włączamy video calla, w 95% przypadków od razu z video, a nie tylko tak, żeby się słyszeć. Użycie Google Meet daje bezpośredniość komunikacji, możliwość zauważenia wszystkich reakcji twojego rozmówcy, dzięki czemu sobie nie dopowiadasz i bardziej wiesz, jaka była intencja rozmowy.

Gdyby kalendarz nie działał, byłby lekki atak paniki, bo jednak on strukturyzuje mocno dzień i pracę, niemniej, jako że w Boldare staramy się być zwinni i z każdej sytuacji czerpać jakąś lekcję, to myślę, że bylibyśmy w stanie przejść przez ten kryzys suchą stopą dzięki otwartym kanałom komunikacji, zwinnej współpracy i takiemu dobremu dostosowywaniu się do tego, co rzeczywistość nam przynosi.

Przede wszystkim jesteśmy partnerami dla naszych klientów, czyli nie tylko Product Development, ale także konsulting i doradztwo. Wykorzystując narzędzia Google, jesteśmy w stanie analizować dane, obrabiać je, tworzyć dashboardy oraz podsumowania dla klienta.nie musimy plików wysyłać, do wszystkich plików klient ma cały czas dostęp. Generuje to dużą oszczędność czasu, zarówno dla nas, jak i dla klienta oraz jesteśmy w stanie te dane klientowi dostarczyć w takiej czytelnej postaci, np. dashboardy czy inne prezentacje.