Chmurowa edukacja – jak poznać zakamarki aplikacji Google?

Z tej strony ponownie: najlepsza linia podcastów o biznesie i technologii. Witamy na pokładzie FlyTalks. Ladies and gentlemen, w poprzednich odcinkach, zwłaszcza ze strony naszych partnerów i ludzi pracujących w Google, dało się usłyszeć słowo, które otwiera wiele drzwi. Jest sposobem na zrozumienie teraźniejszości i przyszłości, często jest po prostu klucze, do kariery. To słowo to ”edukacja". I dzisiaj dowiemy się więcej o chmurach i to od osoby, która jest prawdziwym chmurowym edukatorem. Asia Chmaj, cześć!

Cześć.

Bardzo cieszę się, że jesteś z nami na pokładzie. Powiedz na początek czym zajmujesz się we Fly on the Cloud.

Pełnię w firmie rolę trenera, szkoleniowca do usługi Google Workspace, czyli na co dzień prowadzę szkolenia dla administratorów, dla użytkowników. Z tych usług: takie wprowadzające, jak i pogłębiające wiedzę. Zajmuję się też wdrożeniem rozwiązań Workspace u różnych firm w postaci takich onboardingów, wprowadzenia, tak żeby klient poczuł się zapoznany z usługą i potrafił ją wykorzystać w swoim środowisku i żeby stała się częścią generalną organizacji.

A mówiąc o firmach: jakiego kalibru są to przedsiębiorstwa, do kogo zazwyczaj kierujesz swoje słowa? Do jakich zespołów? Jak to wygląda?

Różnych. Mamy małe firmy, duże firmy, średnie przedsiębiorstwa, więc w zasadzie kto potrzebuje, może skorzystać z naszych usług, ponieważ świadczymy usługi supportu i te szkolenia. Nie ma tutaj takiego rozgraniczenia, że szkolenia są potrzebne tylko w dużych organizacjach. Prawda jest taka, że musimy się nauczyć korzystać ze środowiska Google w nowy sposób, bo nawet jeżeli jesteśmy użytkownikiem konta prywatnego, to prywatnie zupełnie inaczej się z czegoś korzysta. Jeżeli dostajesz to w formie narzędzia biznesowego, nagle okazuje się, że musisz nauczyć się wykorzystać to w takim szerszym kontekście, środowisku sowim i przełożyć to też na procesy występujące, więc nie ma znaczenia czy to jest duża organizacja czy mała, te szkolenia są zawsze pomocne dla użytkowników. Każda zmiana to dodatkowa praca, oprócz tego, co wykonują na co dzień. Zmiana narzędzia jest dla nich wyzwaniem.

Sam interfejs i sama obsługa wydaje mi się dosyć przyjazna, natomiast stopień komplikacji zaczyna się wtedy, gdy trzeba zagłębić się w różne, powiedzmy, mniej oczywiste opcje i wtedy odkrywamy całe spectrum. Uważam, że to jest piękne, że na starcie jest bardzo niski próg wejścia, by skorzystać z tego narzędzia, natomiast, gdy chcemy wyciskać coraz więcej, okazuje się, że się da i do tego właśnie potrzebne są szkolenia. A czym w ogóle różnią się potrzebach te duże przedsiębiorstwa od małych?

Tutaj dużo zależy już nie tylko od strony użytkownika, ale też administracyjne, bo moja rola w tym jest taka, by uświadomić użytkowników, że, ok., że to jest np. mała organizacja, zebrać od nich informacje jak będzie wyglądał ich workflow, jak będzie wyglądała ich praca na tej usłudze i przedstawić im wszelkie możliwości, jak mogą to sobie usprawnić. Tutaj zazwyczaj forma jest dużo luźniejsza, bo to jest czasem taka rozmowa, bardziej konwersacja w trakcie szkolenia, no bo my tez możemy sobie pozwolić na to, żeby wybadać potrzeby i na tej zasadzie przeprowadzić szkolenie. W przypadku dużych organizacji, dużo zależy właśnie od administratora, polityk bezpieczeństwa, a i tutaj staram się iść bardziej w tym kierunku, ze względu na to, że jednak ta świadomość pod kątem bezpieczeństwa jest jeszcze dosyć niska w naszym społeczeństwie, mimo tego, że już tak długo pracujemy na mailu, to bardzo rzadko w miejscu pracy nam się mówi jak postąpić z jakimś podejrzanym mailem. Więc to są rzeczy, które faktycznie w dużych organizacjach się sprawdzają, czyli takie porady jak zachowywać się w różnych sytuacjach, jak sobie z nimi radzić, gdzie się zgłosić. Od tego uzależniam, ale zawsze staram się zrobić taki ogólny wywiad, rozpoznać co to za organizacja, czym się zajmuje i jakie są jej potrzeby, żeby później to szkolenie było przydatne, a nie było takim czystym przejściem bez funkcjonalności, bez większego zastanowienia. Ludzie są trochę onieśmieleni. Często jest tak, ze dostajesz usługę do pracy i tak jak robisz to prywatnie, szukasz sobie rozwiązań, udogodnień, sprawdzasz jak możesz sobie to wszystko dostosować. Tak często jest, że jak dostajemy właśnie takie rozwiązanie biznesowe, to korzystamy z tej wersji, którą dostaliśmy. Tak jakby tą uniwersalną. I ona nie zawsze do końca we wszystkim odpowiada, no bo, tak jak dostajesz, np. maila – to taki zbiorczy worek informacji nie jest do końca dla Ciebie wystarczający, potrzebujesz to uporządkować. Często użytkownicy czują się, nie sądzę, by to wynikało z samej niewiedzy, niechęci poznania, a z takiego onieśmielenia, z braku czasu. Człowiek nie ma możliwości poznania pełnego spektrum funkcjonalności. Tu właśnie moja rola, żeby pokazać, wskazać, gdzieś tam nakreślić ewentualne możliwości, a użytkownicy już wtedy zauważają, że to nie jest tak, że w mailu mam tylko maila, tylko mam pełną integrację z kilkoma innymi narzędziami, mam czat, mam meet, mam kalendarz, więc to nie jest takie trudne, tylko wymaga jakiejś chwili zastanowienia, czasu do tego, żeby przystosować to narzędzie do siebie. Ja zawsze mówię: pierwsze co, kiedy klikamy w pierwsze narzędzie, to ustawienia i sprawdzamy, co możemy.

Jesteś tym człowiekiem, który zawsze czyta instrukcje. Bo wiesz, ludzie są różni.

Nie zawsze, ale fakt, jak coś robię w domu, to zawsze staram się korzystać z instrukcji, ale to oszczędza czas. Czasami tracisz nerwy, żeby coś znaleźć, naklikasz się, a okazuje się, że to jest w najbardziej oczywistym miejscu, więc ustawienia to jest rzecz, którą zawsze warto – niezależnie jakie to jest narzędzie, czy to jest Google czy nie – warto sprawdzić i dostosować je do siebie.

Podpisuję się pod tym, choć znam też drugą grupę ludzi, którzy po rozpakowaniu czegoś czy w czasie korzystania z narzędzia, dzwonią do kogoś, kto wie jak to obsługiwać i pytają już na bieżąco. I to też jest całkiem sprawna metoda, ale rozumiem, że właśnie po też są szkolenia. Co zaskakuje Cię zawsze najbardziej podczas szkoleń?

Co zaskakuje mnie najbardziej, to to, że te wdrożenia wyglądają na tej zasadzie, mamy produkt, tu dajemy konta, robimy migrację, wszystko pod kątem technicznym jest jak najbardziej dograne, ale często zapomina się o tym aspekcie użytkownika właśnie. Zgłaszają się do mnie firmy po 2-3 latach użytkowania (to są użytkownicy spoza naszego środowiska klientów) i pytają mnie o szkolenia, bo po 2-3 latach użytkownicy dalej mają problem z prostymi czynnościami. To mnie zaskakuje, że wciąż nie ma takiego procesu, albo takiego nastawienia, że zmiana dotyka nie tylko narzędzia, to nie jest tylko to, że zmienia się cena, zmienia się dostawca, tylko ta zmiana szczególnie dotyka użytkowników i to jest ten obszar taki trochę niezaopiekowany w naszym kraju. Użytkownik ma sobie radzić sam i stąd też u nas pojawił się ten pomysł na wprowadzenie change management, zarządzania zmianą, żeby realizować to nie tylko na jednej płaszczyźnie, czyli na płaszczyźnie zmiany narzędzia, ale również zmiany procesu i zmiany w kontekście użytkownika.

To dosyć modne pojęcie. Co to jeszcze oznacza w praktyce? Ziemia ogarnięta światową pandemią, jest, myślę, dobrym gruntem na używanie tego typu procesów. Możemy jakoś obudować to duże zagadnienie i wgryźć się w to, skoro poruszyłaś już change management?

No jasne. Na przykładzie usługi Workspace. Często było tak: wdrażamy, pojawia się nowa usługa, klient przychodzi do pracy, wczoraj pracowało środowisko tak, dzisiaj pracuje w środowisku Google. Nagle masz sobie radzić. I to jest duże zagrożenie dla firm, ponieważ wbrew pozorom mail jest bardzo istotnym narzędziem pracy. Nie tylko mail: kalendarz, dysk, zarządzanie plikami. To są rzeczy, które jeśli użytkownicy nie potrafią się odnaleźć w tej usłudze, nie potrafią posługiwać się ty, to jest duże zagrożenie jakiegoś paraliżu, zastojów w firmie, problemów z udostępnieniem danych. To jest takie ryzyko, które często nie analizujemy, a które trzeba wziąć pod uwagę. A change management ma na celu zarządzanie taką zmianą właśnie w tych trzech głównych przestrzeniach, czyli, pierwsze – w narzędziach. Czyli zmieniasz np. narzędzie A na narzędzie B. Zmieniasz proces, bo zmiana narzędzia to nie jest tak, że zawsze proces wygląda na 1:1. Zmieniasz po coś, zmieniasz, aby zautomatyzować jakąś pracę, przyspieszyć, więc wiadomo, że ten proces nie będzie identycznie wyglądał, tak jak w poprzedniej infrastrukturze. No i trzecia rzecz, zmiana użytkownik, aby tego użytkownika przygotować. On nie może przyjść jutro do pracy i zaskoczyć się tym, że nagle loguje się do zupełnie innego systemu, tylko właśnie, żeby zdążył się przygotować, zapoznać, trochę przeszkolić, aby ta zmiana płynnie zaszła też w użytkownikach, żeby to nie było tak, że po 2 latach wciąż jest taka frustracja, że do końca nie wiemy jak się tym posługiwać. Więc stąd ta idea, stąd ta potrzeba realizacji tego. Szczególnie w dużych organizacjach, umówmy się, że to jest skierowane do tych firm, które mają różnych użytkowników, albo pracują hybrydowo, zdalnie, bo tutaj jest to największe wyzwanie.

Dokładnie. Ale wiesz, może takim światełkiem w tunelu w tej całej trudnej sytuacji jest to, że korzystamy z Google na co dzień i to pewnie też ułatwia Tobie pracę.

Ta prywatna znajomość narzędzi jest jak najbardziej pomocna, bo jeśli już coś znasz, to użytkownik jest bardziej otwarty, jest bardziej otwarty na to, aby popróbować, protestować, posprawdzać. No i też omija się tę często najnudniejszą część, jak pokazywanie takich prostych czynności, które nie są tak atrakcyjne jak ciekawostki z poziomu dysku, witryny czy tym podobne. Z drugiej strony jednak ciężko jest postawić granicę, że tu jest użytkownik zaawansowany, tu jest użytkownik średniozaawansowany, a ten jest taki początkujący, bo dostając grupę np. 30 osób, mam do czynienia z różnym poziomem doświadczenia i muszę zawsze starać się dostosować ten program, żeby te wprowadzane osoby nie czuły, że to jest za szybko, za dużo, a te które znają trochę środowisko, żeby nie czuły, że nic z tego nie wynoszą. Staram się edukować nie tylko użytkowników, ale też administratorów, żeby administrator wiedział jaki potencjał czyha w samej konsoli administracyjnej, jak sobie to uporządkować i jak wyznaczyć różnego rodzaju granice między jakimiś funkcjonalnościami. Samo szkolenie nie będzie wystarczające, jeśli nie włożymy trochę pracy po stronie całej organizacji.

Potrzebne jest zaangażowanie. Rozumiem, że na pewnym etapie przydałoby się także wsparcie. Czy firma udziela takiego wsparcia? Tutaj chodzi głównie o wsparcie edukacyjne: tutoriale, samouczki, materiały pomocowe, edukacyjne. Na co można liczyć?

Tutaj w zależności od potrzeby. Jeżeli jest taka potrzeba przygotowujemy materiały, natomiast Google, nie ukrywajmy, ma szereg takich swoich własnych materiałów, które są ogólnodostępne. Chociażby Google Workspace Learning Center to jest taka stronka, gdzie możemy znaleźć najważniejsze informacje o wszystkich usługach. Tam jest bardzo dużo przewodników po usłudze dla początkujących użytkowników, ale też jakieś porady, typu jak czy do czego wykorzystać w określonych sytuacjach daną aplikację. W związku z tym tych materiałów ogólnodostępnych jest sporo na rynku. My raczej edukujemy administratorów, żeby oni mogli wdrożyć tę usługę, żeby mogli rozpocząć działanie, ale my też zapewniamy pewnego rodzaju wsparcie techniczne. Administrator po szkoleniu nie zostaje sam, tylko może skorzystać z porady, konsultacji czy też po prostu zgłosić coś do nas do rozwiązania. Użytkownicy muszą brać pod uwagę, że jesteśmy w transformacji, więc mogą pojawiać się ewentualne… ale to administrator musi być bardziej na to uczulony. End user, który korzysta właśnie z centrum edukacji googlowego może korzystać z materiałów w języku polskim, nie mu tutaj większych zagrożeń, że coś okaże się nieprawidłowe.

Przypominamy, że na pokładzie odcinka FlyTalks jest Joanna Chmaj, Cloud support training specialist firmy Fly on the Cloud. Czy jesteś w stanie teraz oprowadzić nas trochę po wspomnianym dawnym G Suit, a obecnie Google Workspace?

Tak szybko: Google Workspace to jest aplikacji, które możemy wykorzystać do codziennej pracy i tych aplikacji, w zależności od pakietu, bo mamy różne warianty od 11 do 14, najważniejsza jest część komunikacyjna, czyli ma w rzeczywistości serię takich aplikacji, do tego Gmail, czat, meet, czy też kontakty, które pozwalają Ci na takie sprawne zarządzanie komunikacją, czyli to nie tylko komunikacja typowa mailowa, też np. pokoje typu forum. Możesz tutaj czatować, wysyłać pliki i integrować swoje narzędzia. Masz do tego oczywiście też część zarządzającą dokumentami. Chyba najbardziej popularna aplikacją jest drive i dyski współdzielone (zawsze polecam korzystanie z dysków współdzielonych naszym klientom). To jest świetna przestrzeń do tego, żeby zorganizować się, żeby wyznaczyć role, wyznaczyć kto co może i to, jak możemy bezpiecznie wykorzystywać nasze dokumenty w organizacji. Więc tu można podzielić na najważniejsze sektory: komunikacja i obieg dokumentów, gdzie oczywiście oprócz driva mamy edytora dokumentów.

Czy możemy ogólnie zarysować jak podejść do tematu wprowadzenia jakiegoś nowego projektu w firmie. To znaczy zacząć od jamboarda, czy możemy zarysować jakieś takie rozwiązania, które będą w miarę uniwersalne dla, powiedzmy, szeroko rozumianego nowego projektu w firmie, który może być realizowany właśnie przy użyciu technologii chmurowych, a nie, dajmy na to wcześniej pliki, które były dzielone, współdzielone, trzeba było uważać, by w danym momencie ktoś nie nadpisał Twojej pracy itd. itd.

W przypadku Workspace’a przygoda zaczyna się w momencie, kiedy pracujemy głównie zdalnie. Spotykamy się, kalendarz jest super narzędziem, żeby w ogóle zaplanować spotkanie i nie pytać 30, 15, 20 osób czy mają czas, tylko zaplanować spotkanie. Meet jest w tej chwili dobrym narzędziem, żeby zorganizować burzę mózgów, no bo, po pierwsze, możesz to robić w trakcie za pomocą jakichś ankiet, możesz np. podzielić zespół na grupy, czyli tutaj utworzyć takie mniejsze pokoje. No i właśnie chociażby integracja meeta z jamboardem, czyli ta tablica interaktywna, na której możemy rozrysować sobie etapy. Zazwyczaj w naszym przypadku też, jak próbujemy sobie coś ustalić to jamboard i meet, pierwszy etap, drugi etap, trzeci etap. Fajne jest to, że to jest taka część na brudno, możesz wszystko zrobić i wszystko zmazać, ale też jamboard zapisuje historię zmian, więc to jest na plus, że będziemy mogli to prześledzić. Później, jeżeli ten cały proces gdzieś nam się skleja, jest we wstępnej akceptacji, to masz serię edytorów, czyli można skorzystać z arkuszy do tego, żeby tutaj wyznaczyć cele, wyznaczyć jakieś zadania i rozdzielić osobom na podstawie komentarzy.

Ciekawe.

Generalnie można to sobie bardzo fajnie ułożyć. Plusem (o czym chyba wspomniałeś w samym pytaniu) to fakt, że nie generujemy piętnastu wersji tego samego pliku, pracujemy cały czas na jednym dokumencie. To wersjonowanie przestaje przeszkadzać, a wręcz pomaga, bo historia zmian pomaga nam odtworzyć całą procedurę tworzenia tego. Więc jeżeli nawet gdzieś tam wychodzimy w trakcie procesu, to dalej jesteśmy w stanie wrócić i w łatwy, szybki sposób to odtworzyć ten moment, który był kluczowy, w którym poszło coś źle.

Coś pięknego. To znaczy myślę zwłaszcza o sytuacji, w której przebywasz na słonecznym urlopie, wracasz po tygodniu i Twój pomysł przeszedł fazę realizacji i możesz sobie prześledzić, co, mówiąc brzydko, zostało uwalone, a co okazało się wielkim sukcesem i jest wdrażane. Więc naprawdę super. Słyszę, że śledzisz to wszystko od dłuższego czasu i jak oceniasz w ogóle rozwój i zwłaszcza integrację pomiędzy tymi aplikacjami. Co nowego narodziło się ostatnio, może jest coś na co bardzo czekasz, co obserwujesz u konkurencji i trzeba szepnąć w ucho ludziom od Google, którzy może właśnie nas słuchają, jakie funkcjonalności powinno się wprowadzić. Bo rozumiem, że Google wyznacza trendy, ale może jest coś, co dałoby się jeszcze usprawnić? Nie wiem, to jest pytanie do Ciebie.

Wydaje mi się, że w ostatnim czasie taką dużą zmianę przeszedł meet i to meet jest takim narzędziem, które w tej chwili dominuje, chociażby w mojej pracy. Na co dzień, kiedy prowadzę szkolenia, jednak system ankiet, który tutaj możemy znaleźć w spotkaniu… no to jeżeli uruchamiam ankietę, mam 30 osób na spotkaniu, nie muszę każdego z osobna pytać, co o tym sądzi, ale szybko poznać ich opinie i dostać maila z podsumowaniem w postaci arkusza kalkulacyjnego, który można prześledzić później i posprawdzać…

Jak to wygląda? Przepraszam, że Ci przerwę. Mamy spotkanie, przygotowujesz pytania i po spotkaniu wyświetlane są pytania ankiety, na które użytkownik musi odpowiedzieć i dostajesz feedback, informację zwrotną?

W trakcie spotkania masz takie opcje jak „czynności”, ona się pojawia na spotkaniu i na spotkaniu możesz utworzyć ankiety na zasadzie jedno pytanie, podzielić się tym z użytkownikami. Oni w trakcie spotkania odpowiadają, a Ty po spotkaniu dopiero weryfikujesz kto jak odpowiedział. Mogą też Ci zadawać pytania, więc jeżeli prowadzisz szkolenie z dużą grupą, nie ma za bardzo miejsca na takie spotkania Q&A, no bo gdyby 80 osób miało się odzywać na raz, to byłoby już ciężko, dlatego też w takiej sytuacji proszę: tutaj zamiast ankiet mamy sektor pytań i odpowiedzi i proszę o zadawanie pytań, dostaję je potem w podsumowaniu na maila, przychodzi to też w postaci arkusza kalkulacyjnego, ja to sobie zbieram np. w docsie, odpowiadam na pytania, wysyłam osobom zainteresowanym. I mamy ogarniętą tę część sesji Q&A.

Ekstra.

Bardzo lubię to narzędzie i wydaje mi się, że to jest bardzo pomocne nie tylko w przypadku szkoleń, ale ogólnie spotkań z nowymi osobami.

To super, zwłaszcza dla osób, które nie mają takiej czelności, by bezczelnie przerywać jak ja Tobie i po prostu zadać swoje pytanie, które jest bardzo ważne i może wnieść coś do dyskusji, więc to jest naprawdę ekstra. Dostajesz taki feedback od klientów? Jak często się zdarza, aby pisali: Asiu, dzięki Ci za to, fajnie, że odkryliśmy, nasza praca polepszyła się na tym obszarze?

Zdarzają się takie maile, one są bardzo miłe. Często też w trakcie spotkania użytkownicy podkreślają „o, to jest fajna funkcja”, „to się bardzo przyda”. To zawsze cieszy, że ludzie mimo tego, że takie szkolenie z maila, to co to jest?, to jednak potrafią wyłapać rzeczy, które faktycznie im są potrzebne, skupiają się na tym i potrafią to zaakcentować. Widzę, że w trakcie szkoleń…, no nie powiem, że to jest zawsze takie zbawienne narzędzie i zawsze wszyscy mają takie poczucie, że to jest właśnie to, ale często jest jednak taka reakcja po stronie użytkowników „faktycznie szukałam tego” albo „nawet nie pomyślałam, że taka funkcja jest”. Często to jest reakcja na funkcję odczytywania mowy na tekst, działy kreatywne bardzo lubią tę funkcję, szczególnie w docsach, ale dla wszystkich na pewno ułatwienie w kipie, notatniku, jest możliwość, że możesz podyktować swoją notatkę, ona zapisuje się w formie audio i też jako tekst. To są takie rzeczy, które warto wiedzieć i mogą usprawnić pracę; często użytkownicy to lubią.

To jest fantastyczne narzędzie. Jak często tłumacząc zakres możliwości, ten ukryty potencjał, jak często spotykasz się z jakimś zarzutem, obawą o bezpieczeństwo?

Na początku gdzieś faktycznie były takie wątpliwości. Wszyscy mamy gdzieś z tyłu głowy to, że regulacje prawne często nie nadążają za cyfryzacją. Gdzieś tam pojawiały się takie obawy. Google dostarcza jasnych informacji, szereg informacji w konsolach administracyjnych. Administrator, jeżeli spotykamy się czy na szkoleniu czy na onboardingu, zawsze staram się tam tę informację przekazać. Administrator lub osoby z działu prawnego mogą prześledzić wszelkie informacje na temat prywatności, na temat certyfikatów, zgodności z rodo, czyli te wszystkie najważniejsze rzeczy w samej konsoli. Z drugiej strony to, co mówisz a propos ustawień konsoli bezpieczeństwa, nie zawsze zależy od wielkości organizacji, a od danych, którymi się one posługują. Nie wszystkim organizacjom faktycznie zależy na tym bezpieczeństwie, bo nie przetwarzają danych, nie jest to dla nich najistotniejszy element. Ale tam, gdzie wyczuwam, że np. dysk jest takim głównym narzędziem, staram się, aby w czasie spotkania, czy to z administratorem, czy to z użytkownikami, poświęcić ten czas na omówienie tej perspektywy bezpieczeństwa. Czyli nawet jeżeli użytkownik wie, jak udostępnić dany element, to ja staram się to przedstawić z perspektywy bezpieczeństwa, jak interpretować bezpieczeństwo w kontekście udostępniania linku, w kontekście udostępniania dla użytkownika i jakie są poszczególne konsekwencje wyboru tych funkcji. Ze strony administratora to też kwestia konsultacji odnośnie tego, co firma potrzebuje, co trzeba skonfigurować, no bo konsola daje szereg takich możliwości; wprowadzania restrykcji dla poszczególnych jednostek albo ograniczenie możliwości w kontekście udostępniania.

Administratorzy mają trochę więcej wyzwań, ponieważ częściej niż kiedykolwiek pracujemy teraz z domów albo z innych miejsc, gdzie sieci nie są zabezpieczona tak, jak bywa to w firmie. Pandemia ma też zupełnie inne wyzwania, to rok społecznej, często też pracowniczej izolacji. Jakie wiążą się z tym wyzwania? Co obserwujesz?

Szczerze mówiąc, mimo pandemii nie wzrosło poczucie świadomości bezpieczeństwa. Wydaje mi się, że pandemia bardziej wpłynęła na to, że taka potrzeba się pojawiła. Ale jednak, tak jak wspomniałam na początku, często aspekt bezpieczeństwa tych podstawowych narzędzi codziennej pracy jest pomijany i my też przeprowadzamy takie audyty bezpieczeństwa w naszej organizacji na naszej konsoli, staramy się edukować organizacje w kontekście bezpieczeństwa, ale nie ma znaczenia, czy to jest pandemia czy nie. To trzeba robić, a do tej pory jednak o tym zapominaliśmy. Dlatego przy wdrożeniach staramy się komunikować, że to jest rzecz niezbędna, np. aplikacje powiązane z kontem: Google daje Ci możliwość logowania się do wielu aplikacji i to jest bardzo wygodne, ale też niesie ze sobą szereg zagrożeń, związanych z tym, że jednak jest to Twoje konto biznesowe. Możesz nadać jakiejś aplikacji zewnętrznej dostęp do konta trochę nieświadomie, nie czytając warunków i akceptując wszystko tak trochę na ślepo. To są takie rzeczy, na które staramy się zwracać uwagę, ale które uciekają, bo prostota Googla może nas zwieść w takich sytuacjach, możemy o tym zapomnieć.

Co polecasz, zaufane aplikacje czy?...

Zaufane aplikacje, zarządzanie urządzeniami mobilnymi, to są takie rzeczy, które są częścią integralną Google Workspace, a czasami o tym zapominamy, nie wiemy. Staramy się tutaj edukować administratorów. Na pewno też takie tworzenie procedur wewnętrznych, jak postępować w sytuacjach zagrożenia, czyli przy próbie podszycia czy ewentualnym zagubieniu urządzenia służbowego, bo to się może zdarzyć. Może teraz mało podróżujmy, ale dużo chodzimy do sklepu czy gdzieś tam, zabieramy ze sobą telefon służbowy i warto wiedzieć, że w przypadku sytuacji kryzysowej, kiedy ktoś nam ukradnie ten telefon, zagubimy to urządzenie, możemy zgłosić się do administratora. Administrator jest w stanie wyczyścić nam zdalnie dane służbowe. Im wyższy pakiet Workspace, tym większe możliwości. Ta zakładka bezpieczeństwa, jeżeli do tej pory była niezidentyfikowana, to w trakcie pandemii warto się z nią zapoznać i zobaczyć, co można, np. wylogować użytkownika czy ustawić zabezpieczenia, chociażby haseł. Na pewno standardem jest ich dwuetapowa weryfikacja i to pojawia się na każdym moim szkoleniu. Czy to jest konto prywatne, czy służbowe, jakie masz konto w Google, to nie ma znaczenia, weryfikacja dwuetapowa jest już takim standardem. Google zaleca klucze bezpieczeństwa. My w organizacji stosujemy klucz, który wkłada się do portu USB i w ten sposób użytkownik identyfikuje ten drugi etap logowania. To jest sposób zalecany przez Googla, natomiast jest pełna dowolność, tych metod podstawowych jest sześć, jest aplikacja autoryzująca, jest kod sms, są kody zapasowe, ale generalnie użytkownik Workspace ma trochę łatwiej, bo zawsze takim elementem zapasowym jest ten administrator jako użytkownik środowiska biznesowego, nawet jeśli coś się stanie z tym etapem logowania, to mogę zgłosić się do administratora, który jest w stanie wygenerować mi kod zapasowy, jest w stanie wyłączyć tę weryfikację. Więc metodą polecaną przez Googla są klucze, ale jeżeli nie mamy możliwości wprowadzenia tego w organizacji, to pozostałe metody są również bezpieczne do stosowania, to też jest administrator.

Pracujemy w trybie zdalnym, czasem hybrydowym i taki nowy model pracy, dla pracownika, który jest tak jak Ty cloudowym supportem training specialist, jest jakby jego „poletkiem”. Trzeba wykorzystać narzędzia, o których mówisz, o których edukujesz, które wykorzystujesz, ale z Twojej perspektywy…: Jak zmieniła Ci się praca? Co obserwujesz? Niektóre osoby, które będą wchodzić na Twoją ścieżkę kariery, będą znać może tylko i wyłącznie taki model współpracy z klientem. Co zmienia się, może najpierw, na lepsze?

Na lepsze to perspektywa prowadzenia wideokonferencji, no bo to, że prowadzę wideo rozmowę, szkolenia online, to dla mnie nie jest nowość, bo wcześniej przed pandemią też, mimo wszystko, taki model był preferowany, bo to jest szybka, łatwa komunikacja, ale jednak model prowadzenia tych spotkań: kiedyś trzeba było poprosić każdego o wyłączenie mikrofonu, o to, żeby powiedzieć jak poradzić sobie w sytuacji, kiedy nic nie działa, bo np. nie mamy najświeższej wersji przeglądarki, a w tej chwili użytkownicy są zaznajomieni z takimi podstawami, jak radzić sobie w wideokonferencji, jakie są podstawowe założenia tej wideokonferencji. Na tej płaszczyźnie obserwuję duży postęp i myślę, że to jest duże ułatwienie, szczególnie w kontekście szkoleń czy ogólnie spotkań, kiedy mamy np. dużą grupę użytkowników w trakcie wideokonferencji, a jednak dużo można, bo, w zależności od wersji, możesz mieć 100, 150 osób na spotkaniu, to już jest spora grupa.

A coś na minus? Czy nie znajdujesz?

Na minus nie, wydaje mi się, że trochę takiego bezpośredniego kontaktu z człowiekiem, bo jednak interpretacja zachowań drugiej osoby poprzez patrzenie na kamerkę jest trochę inna, niż kiedy widzisz czyjeś gesty, mimikę, szczególnie gdy prezentujesz ekran i nie masz czasu obserwować kogoś, to trudniej jest dowiedzieć się, czy ta osoba jest zadowolona czy jednak temat trzeba trochę zmienić, więc jest to wyzwanie pod kątem ludzkim, żeby wyczuć tę rozmowę i tego odbiorcę. Czasami trzeba chwili czasu na to, żeby porozmawiać np. o pogodzie i zobaczyć, jacy są Twoi odbiorcy przed samym spotkaniem.

Czy uważasz, że przejście do tego bardziej pandemicznego trybu pracy musi wiązać się ze spadkiem wydajności? To znaczy, jak dbać w ogóle o zespół, czy masz jakieś rady na tym polu?

Ze spadkiem wydajności… nie sądzę, bo my jesteśmy przykładem firmy, która przeszła na 100% zdalnie, no i trudno tu mówić o spadku, raczej możemy powiedzieć, że wszyscy jesteśmy bardziej wydajni. No bo oszczędzamy dużo czasu na jakichś wyjazdach, to nie jest ryzykiem, szczególnie, jeśli zapewni się użytkownikom dobre narzędzia komunikacyjne, bo to jest najważniejsza część. My np. rozwiązujemy takie problemy… no nie wiem… mail jest do rzeczy istotnych i bardzo formalnych, pozostałe szybkie komunikacje rozwiązujemy czatem. Jeżeli nie potrafisz do końca przekazać swojej myśli za pomocą czatu, to masz w opcji czatu wideo rozmowa, szybko przechodzimy do niej, tłumaczymy wszystko, wychodzimy. Więc ta komunikacja, tak jak mówisz, ona jest istotna, ale Google daje takie narzędzia, dzięki którym można sobie odtworzyć namiastkę biura w domu i można szybko skomunikować się z kimś, nie planując wielkich spotkań i tydzień przed wysyłając zaproszenia, tylko szybko, tu i teraz, załatwić, zakończyć, przejść do kolejnego zadania.

Zrobimy to samo. Przejdziemy do kolejnego zagadnienia. Asiu, co możesz radzić przedsiębiorcom, którzy wzbraniają się przed tą adopcją chmury, bo boją się utraty kontroli nad danymi?

A propos kwestii bezpieczeństwa, to nie będę się w to tak bardzo zagłębiać, bo to są często kwestie prawne, nie będę wchodzić w nie moją dziedzinę. Raczej jeżeli ktoś w ogóle zastanawia się nad chmurą, nad przejściem w usługi chmurowe, to wydaje mi się, że najlepsza rada, to analiza swojego środowiska. Cena, bezpieczeństwo, to są najważniejsze rzeczy dla naszych klientów, ale też automatyzacja, jak to może pomóc użytkownikom, jak to może pomóc naszej organizacji, jak to może wpłynąć na poprawę wykonywanych codziennie obowiązków. Myślę, że rozpoznanie w swoim obszarze ułatwi nam podejmowanie wszelkich decyzji, czy dane rozwiązanie jest dla nas, czy też nie. Często spotykamy się z osobami decyzyjnymi, które nie do końca wiedzą, czym się zajmują pracownicy i to jest taka sytuacja, gdzie podjęcie decyzji jest bardzo trudne, bo w rzeczywistości gramy tylko jakimiś kilko czynnikami, które ostatecznie nie są aż tak istotne, jak praca tych ludzi, bezpieczeństwo tych użytkowników i ich codzienne obowiązki.

Zaczynamy zazdrościć wszystkim zespołom, które szkolisz. Joanna Chmaj, Cloud support training specialist firmy Fly on the Cloud była dzisiejszym gościem FlyTalks. Bardzo Ci dziękujemy.

Miło było, do usłyszenia.