O kliencie
Socjomania to firma konsultingowa, doradzająca przedsiębiorstwom w takich obszarach, jak marketing, innowacje i zarządzanie zmianą oraz HR i employer branding. Wspólnym mianownikiem dla tych trzech dziedzin jest tu szeroko pojęta cyfryzacja – firma pomaga swoim klientom digitalizować rozwiązania biznesowe czy wykorzystywać potencjał nowych technologii do rozwoju zespołu i usług.
Zespół Socjomanii wyróżnia interdyscyplinarność – jego członkowie posiadają kompetencje z zakresu psychologii, socjologii, strategii i projektowania usług. Firma współpracuje z klientami z różnych branż i o różnej strukturze organizacyjnej, co wymaga od niej dużej elastyczności i sprawnej organizacji przepływu zadań.
Klientom zależy przede wszystkim na naszym elastycznym podejściu i na tym, żeby procesy czy rozwiązania, które im oferujemy, były skrojone nie tylko pod ich aktualne potrzeby, ale też pod ich możliwości. Dlatego za każdym razem staramy się maksymalnie dopasować każdy proces czy usługę pod ich konkretne cele.
Wyzwanie
Od początku prowadzenia działalności Socjomania potrzebowała funkcjonalnych narzędzi do tworzenia, komunikacji i współpracy z klientami. Konieczne było wybranie takiego środowiska, które pozwoliłoby poszczególnym osobom na efektywną pracę w rozproszonym zespole. Nie bez znaczenia pozostawała też możliwość rozwoju firmy z zachowaniem cenionej przez klientów elastyczności.
Rozwiązanie
Zarząd Socjomanii postawił na Google Workspace. Rozwiązanie to zostało wybrane nie tylko ze względu na możliwości, jakie dają narzędzia chmurowe, ale też dlatego, że wszystkie aplikacje wchodzące w skład pakietu są ze sobą zintegrowane, tworząc spójny system, który umożliwia zespołowi wygodną pracę.
Nie jestem w stanie wskazać jakiejś jednej, kluczowej funkcji, która spowodowałaby, że zdecydowaliśmy się na Google Workspace. Natomiast patrząc holistycznie na cały ten ekosystem, to on po prostu działa.
Rezultaty
Zespół Socjomanii wykorzystuje narzędzia Google Workspace m.in. do bliskiej współpracy z klientami, optymalizacji przepływu zadań i sprawnego tworzenia dokumentów. Intuicyjny interfejs aplikacji oraz łatwy dostęp do plików sprawiają, że firma może skupić się na tym, co dla niej naprawdę ważne, czyli na opracowywaniu dla swoich klientów indywidualnych i skrojonych na miarę rozwiązań.
Po kilku latach pracy z Google Workspace zespół tak bardzo przywykł do możliwości, jakie daje im ten system narzędzi, że obecnie wszystko, co tworzy Socjomania, powstaje w chmurze.
Kalendarz podstawą organizacji pracy
Jedną z aplikacji, które w Socjomanii wykorzystywane są najczęściej, jest Kalendarz. Członkowie zespołu ściśle współpracują zarówno ze sobą, jak i z klientami, a narzędzie to pomaga im szybko zorientować się w dostępności swoich współpracowników. W ten sposób mogą łatwiej organizować pracę w firmie, przydzielać sobie zadania i orientować się we wzajemnych priorytetach na dany dzień.
Kalendarz znacznie ułatwia też organizowanie spotkań z klientami. Często bierze w nich udział kilka osób, a wbudowana w narzędziu funkcja Znajdź termin pozwala bez wysiłku określić przedział czasowy, w którym dostępni są wszyscy potencjalni uczestnicy rozmowy.
Pracownicy Socjomanii określają też w swoich kalendarzach zadania, które wykonują samodzielnie. Zablokowanie terminów na sesje skupienia, wykonanie audytu, researchu czy przygotowanie dokumentu ułatwia im organizację pracy i sprawne realizowanie projektów.
Bezpieczna wymiana plików przez Dysk
Specyfika firmy wymaga od jej pracowników tworzenia dużej liczby dokumentów – zarówno wewnętrznych, jak i tych przeznaczonych do dalszego użytku przez klientów. Pliki te przechowywane są na Dysku Google, dzięki czemu łatwiej zachować nad nimi kontrolę, a członkowie zespołu zawsze mają dostęp do potrzebnych im informacji.
Wymiana plików przez Dysk jest szybka i wygodna. Pracownicy cenią sobie zarówno możliwość przesłania drugiej osobie linku do pliku (np. poprzez chat), jak i wysłanie mailowego powiadomienia o udostępnieniu dokumentu. W tym drugim przypadku odbiorca może łatwiej odnaleźć plik, kiedy chce do niego wrócić w późniejszym terminie.
Bardzo przydatną funkcją jest udostępnienie dokumentu tylko dla osób w domenie socjomania.pl. Mam wtedy pewność, że piki są odpowiednio zabezpieczone i nie zostaną przekazane osobom spoza organizacji.
Socjomania wykorzystuje też dyski współdzielone. Zamieszczone zostały na nich foldery, w których członkowie zespołu mogą znaleźć pliki stworzone już wcześniej przez swoich współpracowników. Mowa tu o takich dokumentach jak oferty czy materiały z przeprowadzonych wcześniej szkoleń i warsztatów.
Rozwiązanie to sprawia, że każdy z pracowników może posiłkować się wiedzą i rozwiązaniami wypracowanymi już wcześniej przez koleżanki i kolegów z zespołu. Oprócz tego w firmie zostały wprowadzone szablony dokumentów, które umieszczono w galerii szablonów w Dokumentach.
Takie podejście przyspiesza proces, ale też sprawia, że czerpiemy wzajemnie ze swojej wiedzy. Rozwiązanie to nie jest więc tylko zarządzaniem dokumentem, ale też zarządzaniem wiedzą.
Wygodna współpraca w plikach za pomocą komentarzy
Każdy z klientów Socjomanii ma na Dysku przydzielony folder, w którym członkowie zespołu zapisują pliki przygotowane dla jego organizacji. Konsultacje dotyczące treści dokumentu czy ich weryfikacja odbywa się za pośrednictwem komentarzy. Dzięki temu klient może od razu zweryfikować, jakie elementy dokumentu nie wymagają dalszej pracy, a czemu chciałby poświęcić więcej uwagi. Wykorzystanie do tego procesu funkcji, jaką są komentarze, przyspiesza i uspójnia pracę zespołu.
Zapisywanie plików na Dysku i udostępnianie ich klientom sprawia, że mogą reagować na ich treść nawet w czasie rzeczywistym. Dzięki temu ustalenie agendy szkolenia czy zmiana treści dokumentu jest o wiele szybsza, niż gdyby odbywało się to poprzez przesyłanie maili. Od razu widzę, że klient zostawił w pliku komentarz i – jeśli tylko mam czas – odpowiadam na te uwagi lub nanoszę poprawki. Ten proces jest o wiele sprawniejszy, niż przeszukiwanie mnóstwa maili z uwagami albo z informacją o tym, że tych uwag jednak nie ma.
Pracownicy Socjomani cenią też to, że wspólnie pracując na jednym dokumencie nie muszą obawiać się utraty danych. Poprawki można wprowadzać na bieżąco, a w razie potrzeby zawsze można wrócić do poprzedniej wersji dokumentu – wystarczy odszukać ją w historii wprowadzonych zmian.
Meet sposobem na komunikację z klientami
Realizując poszczególne projekty, firma pozostaje w ciągłym kontakcie ze swoimi klientami. Jako, że zarówno Socjomania, jak i większość obsługiwanych przez nią organizacji, pracuje w zespołach rozproszonych, spotkania zespołów najczęściej odbywają się przez Google Meet. Dzięki temu wszelkie ustalenia mogą być dokonywane szybko, a pracownicy nie muszą tracić czasu na dojazdy.
Prowadzenie takich rozmów przez Meet ma również inną zaletę. Spotkania często są nagrywane. Dzięki temu nawet jeśli ktoś nie może wziąć udziału w wideokonferencji, wystarczy udostępnić mu nagranie, aby w dogodnym dla siebie terminie zapoznał się z przebiegiem rozmowy i poczynionymi ustaleniami.
Od kiedy korzystam z Google Workspace wszystko działa sprawnie. W swojej poprzedniej pracy wszystkie szkolenia przeprowadzałam stacjonarnie. Obecnie częściej zdzwaniamy się z klientami. Często prowadzę szkolenia dla ludzi, którzy są rozsiani po całej Europie, a ja łączę się z nimi z Krakowa i opowiadałam o tym, jak mogą wykorzystać LinkedIna do budowania swojego profesjonalnego wizerunku czy w jaki sposób mogą wspomóc budowanie wizerunku firmy.
Sprawniejsza praca dzięki integracji z zewnętrznymi narzędziami
Platformą wykorzystywaną w Socjomanii do wewnętrznej komunikacji jest Slack. Została ona zintegrowana z Kalendarzem w taki sposób, że wszelkie wydarzenia z Kalendarza znajdują swoje odzwierciedlenie w statusie na Slacku. Jeśli więc ktoś uczestniczy właśnie w spotkaniu lub przebywa poza biurem, to jego współpracownicy widzą to w komunikatorze.
Innym rozwiązaniem używanym w Socjomanii jest integracja poszczególnych aplikacji Google przy użyciu narzędzia, jakim jest Zapier. To produkt, który umożliwia integrację programów działających w chmurze i pomaga w automatyzacji przepływów pracy. Każdy z pracowników może samodzielnie ustawić te integracje w sposób, który najbardziej odpowiada jego potrzebom.
Typeform to aplikacja, którą firma wykorzystuje do prowadzenia rekrutacji. Aby móc na bieżąco monitorować stan spływających aplikacji, narzędzie zostało zintegrowane z Arkuszami Google w taki sposób, że każde nowe zgłoszenie jest automatycznie przesyłane do zbiorczego arkusza. To sprawia, że wszystkie formularze mogą być analizowane w jednym miejscu. Co więcej, kiedy w pliku pojawia się nowa pozycja, odpowiednie osoby są o tym automatycznie powiadamiane na Slacku.