O kliencie
Radio 357 to jedna z najmłodszych internetowych stacji radiowych na polskim rynku, bo oficjalnie nadaje od 5 stycznia 2021. Głosy prezenterów i kunszt realizatorów audycji są jednak dobrze znane słuchaczom, bo w zespole jest wielu byłych pracowników Polskiego Radia.
Radio 357 to miejsce pracy ponad stu reporterów, wydawców, inżynierów, realizatorów i marketingowców. Rozgłośnia jest współtworzona także przez społeczność słuchaczy, bo utrzymuje się częściowo z crowdfundingu na platformie Patronite.
Główne wyzwanie
Radio 357 rozpoczęło działalność w sytuacji pełnego rozkwitu pandemii, dlatego głównym wyzwaniem dla zespołu była organizacja bezpiecznej przestrzeni do pracy hybrydowej. Każdy pracownik musiał zostać wyposażony w narzędzia do pracy i komunikacji online, które będą równie użyteczne zarówno w studiu, jak i w domu czy podczas pracy w terenie.
Wszyscy mają konto Google Workspace, aby mieć narzędzia komunikacji i stały dostęp do wszystkich zasobów. To jest wygodne, bo możemy wszystko wrzucić w jedno miejsce. Nie musimy martwić się tym, że ktoś zrobił coś na innym komputerze i się nie zsynchronizowało – wszystkie komputery są wyposażone w skrót do Dysku na pulpitach z przejrzystą strukturą folderów. I to działa.
Rozwiązanie problemu
Analizie korzyści i kosztów zostały poddane dwa konkurencyjne zestawy aplikacji biurowych – Google Workspace i Microsoft 365. Główny administrator systemu poznał w poprzednich miejscach pracy obie usługi oraz zalety współpracy z FOTC. To za sprawą jego sugestii zarząd Radia 357 zdecydował się na wdrożenie Google Workspace ze wsparciem partnera Google.
Po doświadczeniach z innych firm wiem, że użytkownika łatwiej jest nauczyć korzystania Google Workspace niż z Exchange’a i całego Office’a. Aplikacje Google działają w przeglądarce i omijają przez to wiele problemów od strony usera i pomocy backupowej.
Rezultaty
Współpraca z dowolnego miejsca na świecie
Radio 357 każdego dnia udowadnia, że sercem prężnie działającej rozgłośni są ludzie, a nie fizyczne miejsce. Siedziba radia znajduje się w Warszawie, ale reporterzy i pracownicy zdalni są rozsiani po całym świecie. Studio jest tak przygotowane, że nawet redaktorzy mogą nadawać audycję z domu. Nigdy nie wiadomo, kto będzie w radiu na miejscu, a mimo to wszyscy pozostają w stałym kontakcie i przesyłają sobie pliki w chmurze.
Dźwięki prosto z chmury
Każdy pracownik Radia 357 wie, że wszystkie zasoby cyfrowe niezbędne do pracy znajdzie na Dysku Google. Dzięki dobrze przemyślanej strukturze folderów realizacje, nagrania, podcasty i audycje (w całości lub podzielone na newsy i fragmenty do wykorzystania) są zawsze uporządkowane oraz dostępne online.
Współpraca na odległość nie stanowi problemu, gdy wszystkie procesy w firmie sprzyjają wydajności. Każde nagranie jest natychmiast udostępniane odpowiedniej grupie użytkowników. Można pobrać je na dowolne urządzenie, stworzyć na jego podstawie nowy materiał i od razu przesłać efekt pracy. To znacznie przyspiesza pracę osób odpowiedzialnych za tworzenie podcastów i tym samym pozwala regularnie publikować ciekawe treści na różnych kanałach komunikacji z publicznością.
Wolność od papieru
Dysk Google to miejsce przechowywania całej dokumentacji związanej z codziennym funkcjonowaniem rozgłośni. Opisywanie audycji odbywa się zawsze w Dokumentach Google, współtworzonych często nawet przez kilkanaście osób równocześnie. Pracownicy radia mogą zapomnieć o wydrukach i porządkowaniu kartek w fizycznych segregatorach, bo przesyłają do działu księgowości głównie pliki tekstowe, PDF-y oraz skany dokumentów.
Zautomatyzowane raporty dla wytwórni
Radio 357, jak wiele innych muzycznych rozgłośni, musi prowadzić szczegółowy spis utworów, które są wysyłane w eter. Na szczęście dawno minęły czasy, gdy trzeba było przeprowadzać analizy danych ręcznie.
Arkusze Google są w pełni zsynchronizowane z programem audycyjnym, dzięki czemu na bieżąco agregują informacje o liczbie odtworzeń, tytułach utworów, wykonawcach i producentach. Choć podejmowano wcześniej próby zbudowania takiego systemu z Excelem i Notatnikiem, to okazało się to dużo łatwiejsze z Google Sheets. Aplikacja automatycznie pobiera, kalkuluje i segreguje odpowiednie wartości. Po wstępnej konfiguracji, pracownicy nie muszą już przykładać do tego ręki – wystarczy, że na koniec miesiąca jednym kliknięciem generują pełny raport wykorzystania utworów i przesyłają go wytwórniom.
Bezpieczna komunikacja
Dzięki korzystaniu z Google Workspace radiowcy mogą brać aktywny udział w życiu firmy zawsze i wszędzie. Wymiana wiadomości tekstowych, danych, plików i zadań odbywa się często w pokojach Google Chat, ale najważniejszym kanałem komunikacji w Radiu 357 jest Google Meet. W każdym tygodniu jest około piętnastu stałych spotkań dla wszystkich użytkowników, a na żadnym frekwencja nie spada poniżej czterdziestu osób. Pracownicy zdalni mogą dołączyć do rozmowy z dowolnego urządzenia mobilnego, a osoby przebywające w studiu korzystają z komfortowych stanowisk do spotkań wideo przygotowanych w salach konferencyjnych.
Pełne wsparcie FOTC
Administratorzy z działu technicznego Radia 357 mogą zawsze liczyć na pomoc certyfikowanych specjalistów z FOTC. Lokalny partner zapewnia nie tylko korzystne zniżki na usługi, ale także polskojęzyczne wsparcie techniczne w elastycznych godzinach.
Z supportu FOTC jestem bardzo zadowolony jak zawsze od lat. Nigdy nie miałem problemu z tym, by cokolwiek załatwić. Ostatnio byłem w szoku, gdy wysłałem prośbę o założenie nowych kont ok. 23.20 i o 23:28 miałem te konta. Cokolwiek się wydarzy, mamy to wsparcie i jest ok.