O firmie
Oferteo.pl to jeden z najpopularniejszych na rynku serwisów internetowych łączących zleceniodawców z wykonawcami. Ci pierwsi mogą tu określić swoją potrzebę, a drudzy – odpowiedzieć na nią, składając odpowiednio dostosowaną ofertę. Misją firmy jest pomaganie przedsiębiorstwom i osobom prywatnym w nawiązywaniu współpracy i realizacji zleceń.
Platforma obsługuje wiele branż, z których najpopularniejsze to m.in. zlecenia budowlane, prawo i finanse oraz usługi dla firm (w tym prowadzenie księgowości, tworzenie stron internetowych czy utrzymywanie czystości budynków).
Oferteo.pl działa od 2008 roku i już wtedy serwis był krajowym liderem jeśli chodzi o liczbę odwiedzających go użytkowników. Obecnie na platformie zarejestrowanych jest ponad pół miliona wykonawców i dostawców usług, działających w blisko 1300 kategoriach.
Zespół Oferteo.pl pracuje w modelu hybrydowym. W biurze, które znajduje się w sercu Wrocławia, pracownicy spotykają się raz w tygodniu. W pozostałe dni swoje obowiązki służbowe wykonują zaś zdalnie.
Wyzwanie
Początkowo organizacja korzystała z narzędzi wielu dostawców. Utrzymywanie ich we własnej infrastrukturze wiązało się z problemami integracyjnymi i wydajnościowymi. Konieczne było też dbanie o aktualizacje, bezpieczeństwo oraz kopie zapasowe.
Po kilku latach pracy z taką zróżnicowaną infrastrukturą, kierownictwo firmy postanowiło przenieść się do jednolitego, niezawodnego i łatwo dostępnego narzędzia opartego na chmurze.
Naszym celem było stworzenie jednego środowiska, które ułatwiłoby codzienne funkcjonowanie wszystkich działów w firmie. Zależało nam na tym, aby aplikacje odznaczały się najwyższym poziomem bezpieczeństwa, aby były dostosowanie do szybkiego rozwoju naszej firmy i umożliwiały efektywną pracę w grupie. Ponadto narzędzie musiało być przyjazne dla użytkowników i umożliwiać wygodne organizowanie spotkań.
Dodatkowo, zmiana modelu pracy na hybrydowy wymagała od firmy znalezienia narzędzi, które umożliwiłyby zespołowi sprawną komunikację oraz efektywną organizację pracy w nowych warunkach.
Kiedy zaczynałam swoją przygodę z Oferteo, nie korzystaliśmy jeszcze na szeroką skalę z narzędzi Google Workspace i pamiętam, że była to udręka. Dziś, dzięki pracy z tymi aplikacjami łatwiej nam się komunikować, co sprawia, że wszyscy jesteśmy na bieżąco z postępami prac w przeróżnych projektach. Przy naszej dynamice działania to kluczowa wartość.
Rozwiązanie
Zarząd Oferteo.pl rozważał wdrożenie aplikacji chmurowych dwóch największych producentów oprogramowania tego typu – Google i Microsoftu. Po porównaniu ofert, wybór padł na Google Workspace. Najpierw w planie Business Standard, a z czasem – Enterprise.
Z prośbą o pomoc w wyborze najlepiej dopasowanej oferty organizacja zwróciła się do FOTC. Zadecydowało o tym kilka czynników:
Do FOTC zwróciliśmy się ze względu na pozytywne opinie na temat tej firmy. Sprawne i profesjonalne wsparcie przy wyborze narzędzia nie pozostawiło nam żadnych wątpliwości, że to bardzo dobry wybór. Na początku odbyło się spotkanie, podczas którego specjaliści FOTC szczegółowo wypytali nas o nasze potrzeby i cele, które chcemy osiągnąć. Następnie samodzielnie przeanalizowali dostępne możliwości i wrócili do nas z najlepszym rozwiązaniem. Jesteśmy bardzo wymagającym klientem i potrzebujemy naprawdę niestandardowych rozwiązań. Przy pomocy FOTC udało nam się też rozwiązać wiele problemów, m.in. przy integracji sprzętu z narzędziami chmurowymi.
Dla porządku warto zaznaczyć, że Oferteo.pl zarządza swoją infrastrukturą sprzętową w oparciu o narzędzia Microsoftu. Jednak jeśli chodzi o aplikacje do pracy biurowej – korzysta wyłącznie z narzędzi Google Workspace, ceniąc przy tym łatwość obsługi i intuicyjność tego rozwiązania.
Rezultaty
Zespół Oferteo.pl szeroko wykorzystuje wszystkie narzędzia dostępne w ramach Google Workspace. Do najczęściej używanych aplikacji należą Gmail, Dysk, Kalendarz, Dokumenty, Arkusze, Prezentacje, a także Chat i Meet. Użytkownicy korzystają z nich zarówno na komputerach jak i na urządzeniach mobilnych.
W Oferteo wszyscy pracujemy w oparciu o narzędzia Google Workspace i – szczerze – nie wyobrażam sobie, że mogłoby być inaczej! Dzięki temu nasza praca jest zdecydowanie sprawniejsza. I co ważne — aplikacje Google są proste w obsłudze. Z jednej strony profesjonalne, a z drugiej bardzo intuicyjne.
Łatwość użytkowania i wygodna praca w zespołach
Pracownicy firmy szczególnie cenią to, że narzędzia od Google są niezawodne i wyjątkowo proste w obsłudze, a jednocześnie posiadają wiele przydatnych funkcji. Każda osoba może ich używać bez konieczności instalowania dodatkowego oprogramowania czy wsparcia działu IT.
Google Workspace stał się podstawą naszej pracy w Oferteo, tak naturalną i nieodłączną jak oddychanie. Dzięki jego prostocie i intuicyjności oraz pełnej dostępności online, nie wyobrażam sobie funkcjonowania bez tego pakietu.
W Oferteo.pl bardzo ważna jest praca grupowa. Dzięki Google Workspace użytkownicy mogą udostępniać pliki zarówno sobie, jak i osobom spoza organizacji, a następnie wspólnie na nich pracować w tym samym czasie. Znacznie przyspiesza to realizację zadań.
Doceniam aplikacje z pakietu Google Workspace, bo umożliwiają współpracę w czasie rzeczywistym nad dokumentami, prezentacjami i innymi plikami. Komentowanie jest tu banalnie proste, prawie jak czatowanie tylko w odpowiednim kontekście. A poza tym komu nie zdarzyło się poprawianie prezentacji na telefonie podczas jazdy tramwajem lub chwilę przed ważnym spotkaniem… Największe zalety? Łatwość korzystania i mobilność!
Personalizacja i integracje
Specjaliści FOTC pomogli zespołowi Oferteo.pl dobrać zewnętrzne aplikacje, dzięki którym możliwe było zintegrowanie firmowych drukarek i skanerów z Dyskiem Google. Dzięki temu wszelkie dokumenty, które przeszły przez urządzenia, zapisują się zarówno na lokalnym serwerze jak i w chmurze.
Organizacja często wykorzystuje też możliwości, jakie Google Workspace daje jej w zakresie integracji z aplikacjami zewnętrznymi. Przykładowo systemy rejestrujące pracę i raportujące zadania, takie jak Atlassian JIRA, zostały synchronizowane z Arkuszami Google, gdzie zapisywane są poszczególne wyniki. Slack został zaś zintegrowany z Gmailem i Dokumentami.
Często wykorzystujemy możliwości integracji narzędzi Google z naszymi aplikacjami, które pozwalają nam na przykład na wysyłanie e-maili czy odczyt parametrów aplikacji i zapisywanie ich do Arkuszy. Ponadto wykorzystujemy je do pracy w oparciu o grupy użytkowników. Programując dany workflow, jesteśmy w stanie zapiąć się na grupę, co pozwala nam na integrację z lokalnym serwerem plików.
Rozwiązania tworzone przez zespół programistów Oferteo.pl łączą się poprzez API z aplikacjami Google Workspace. Dzięki temu mogą ściągać i wysyłać dane z i do systemów firmy, generując przy tym raporty, a następnie wysyłając je do odpowiednich osób.
Co więcej, firma cały czas wspiera swoje działania nowościami, które na bieżąco pojawiają się w Google Workspace. Ostatnio zespół zaczął wykorzystywać Duet AI. To dodatek do pakietu, który dzięki sztucznej inteligencji przyspiesza wykonywanie działań w Gmailu, Dokumentach, Arkuszach czy Prezentacjach.
Bezpieczeństwo
Przy wyborze narzędzi do pracy dla firmy bardzo ważne były kwestie bezpieczeństwa. Chmura Google dba w tym zakresie o najwyższe standardy, co poświadczają takie certyfikaty jak ISO 27018, SOC 3 czy FedRAMP. Jednocześnie zespół Oferteo.pl zadbał o doskoskonałe zabezpieczenie konsoli Google Workspace także po swojej stronie.
W organizacji wdrożono szereg rozwiązań zapewniających najwyższą ochronę przetwarzanych danych. Należą do nich m.in. korzystanie z wieloetapowej weryfikacji użytkowników, wymuszanie okresowej zmiany haseł, analiza generowanych w konsoli raportów czy ustawienie odpowiednich alertów mailowych.
Administratorzy firmy na bieżąco otrzymują powiadomienia o podejrzanych działaniach, dzięki czemu mogą odpowiednio wcześnie wychwycić ewentualne zagrożenia i – co za tym idzie – spać spokojnie.
Wsparcie techniczne
Pomimo tego, że firma posiada swój własny dział IT, zdecydowała się na współpracę z FOTC w zakresie wsparcia technicznego. Rozwiązanie to odciąża pracowników organizacji – nie muszą oni przeszukiwać specjalistycznej dokumentacji Google Workspace, a zamiast tego mogą skupić się na tym, co ważne dla rozwoju biznesu.
Zawsze, kiedy natrafiamy na problem lub nie wiemy jak wykorzystać nową funkcję, naszą pierwszą myślą jest wysłanie zapytania do wsparcia technicznego FOTC. Pomoc zawsze okazuje się skuteczna i bardzo szybka. Nawet kiedy powstaje problem wymagający ingerencji ze strony Google, FOTC bierze to na siebie. Partner w naszym imieniu kontaktuje się ze wsparciem Google’a, a następnie wraca do nas z gotowym rozwiązaniem. Co niezwykle ważne – zawsze przebiega to bardzo szybko.