O kliencie
Instytut Informatyki Uniwersytetu Wrocławskiego to jednostka dydaktyczno-naukowa kształcąca studentów na kierunkach informatyka oraz data science. Prowadzi ona działalność dydaktyczną i badawczą związaną m.in. z takimi dziedzinami wiedzy, jak metody numeryczne teorii aproksymacji, inteligentna analiza danych, konstrukcja oprogramowania narzędziowego i użytkowego, analiza programów czy dydaktyka informatyki. W instytucie zatrudnionych jest około 100 pracowników, zaś kształci się w nim około 500 studentów i doktorantów.
Wyzwanie
Początkowo do obsługi poczty elektronicznej jednostka korzystała z rozwiązań typu on-premise. Jednak kilka lat temu pojawiły się trudności z filtrowaniem spamu i administrowaniem serwerem pocztowym. To właśnie te problemy stały się impulsem do tego, aby przenieść konta pocztowe do chmury.
Rozwiązanie
W 2016 roku Instytut Informatyki Uniwersytetu Wrocławskiego przeniósł swoją pocztę do Google. Powodem, dla którego wybór padł właśnie na to rozwiązanie była jego popularność. Wielu pracowników jednostki prywatnie używało Gmaila i chwaliło to narzędzie.
Nie bez znaczenia pozostawał też niski koszt wdrożenia usługi – instytut nie musiał konfigurować do uwierzytelnienia własnych serwerów.
W 2022 roku jednostka postanowiła przenieść swoje licencje z planu Google Workspace for Education Fundamentals na plan Google Workspace for Education Plus. Powodem podjęcia takiej decyzji były kwestie bezpieczeństwa i zgodności z przepisami RODO. Instytut chciał mieć pewność, że wszelkie przetwarzane przez jednostkę dane są obsługiwane w Europie. Drugi z wymienionych powyżej planów daje taką gwarancję.
Podczas zmiany planu subskrypcyjnego Instytut Informatyki zdecydował się na podjęcie współpracy z partnerem Google Cloud. O wyborze FOTC zadecydowały doświadczenie oraz lokalizacja firmy, która pozwalała na łatwą organizację spotkań na żywo.
Rezultaty
Rozwiązania chmurowe okazały się wygodne i bezpieczne. Pracownicy instytutu nie muszą utrzymywać i konserwować lokalnych serwerów, zarządzanie instancją z poziomu konsoli administracyjnej jest intuicyjne, a użytkownicy logują się na swoich kontach z użyciem dwuskładnikowego uwierzytelnienia, co dodatkowo podnosi bezpieczeństwo przetwarzanych danych.
Ułatwiony przepływ informacji dzięki Witrynom
Pracownicy naukowo-dydaktyczni wykorzystują możliwości Witryn Google do wygodnego przekazywania informacji studentom. Część wykładowców stworzyła w tym kreatorze proste strony internetowe, na których umieszczają oni swoje dane do kontaktu, ogłoszenia dotyczące zajęć czy odnośniki do stworzonych przez siebie materiałów dydaktycznych (np. linki do zamieszczonych na Dysku Google wykładów i publikacji). W ten prosty sposób stworzono osobiste minicentra informacji dla osób uczęszczających na poszczególne zajęcia.
Wymiana materiałów przez Dysk
W Instytucie Informatyki dużą popularnością cieszy się też Dysk. Prowadzący umieszczają na nim materiały dla swoich studentów (np. prezentacje, notatki czy wykłady nagrane podczas pandemii). Zaś administratorzy stworzyli dyski współdzielone dla wszystkich zakładów działających w obrębie jednostki. Dzięki temu pracownicy każdego z tych zakładów zawsze mają dostęp do potrzebnych im dokumentów.
Organizacja pracy w Kalendarzu
Kalendarz pomaga osobom zatrudnionym w instytucie w prowadzeniu działań administracyjnych. Aplikacja jest używana do planowania nieobecności pracowników, rejestracji urlopów czy organizowania wydarzeń.
Współpraca na jednym pliku w Dokumentach, Arkuszach i Prezentacjach
Korzystanie z narzędzi Google Workspace pozwoliło zespołowi dostrzec zalety pracy nad wspólnymi plikami – zarówno tymi związanymi z administracją, jak i prowadzeniem zajęć dydaktycznych czy badań naukowych. Osoby zatrudnione w instytucie pracują wspólnie w Dokumentach, Arkuszach i Prezentacjach.
Bezpieczne prowadzenie zajęć przez Meet
Dzięki wykorzystaniu narzędzi chmurowych podczas pandemii instytut z łatwością przeniósł się ze stacjonarnego na zdalny i hybrydowy tryb prowadzenia zajęć. Uczelnia zainwestowała w fizyczny sprzęt, który miał za zadanie pomóc wykładowcom prowadzić ćwiczenia i wykłady przez Internet (zakupiono m.in. tablety, kamery, mikrofony i słuchawki). Po stronie wykładowców było zaś zorganizowanie zajęć w taki sposób, aby były one wygodne zarówno dla nich, jak i dla studentów.
Większość pracowników dydaktycznych prowadziła zajęcia ze swoich domów, część zaś przyjeżdżała na uczelnię, gdzie wykorzystywała pomieszczenia i sprzęt instytutu (np. tablety graficzne) do prowadzenia i transmisji swoich ćwiczeń i wykładów. Te ostatnie w większości odbywały się przez Meet. Konieczność zalogowania się do aplikacji wymuszała bowiem weryfikację tożsamości studentów, co skutecznie zapobiegło sytuacjom, w których na łączach mógłby pojawić się nieproszony gość, zakłócający przebieg spotkania.
Wygodniejsze podejmowanie decyzji dzięki Formularzom
Do zbierania opinii na ich temat zmian wprowadzanych w jednostce często wykorzystywane są Formularze. Aplikacja doskonale sprawdza się też przy przeprowadzaniu wśród pracowników jawnych głosowań na temat proponowanych do wdrożenia rozwiązań.