O kliencie
Tradycja marki Bonnier sięga aż 200 lat wstecz. Szwedzka księgarnia założona w 1804 roku. Dziś Bonnier Business Group to koncern multimedialny, złożony ze 175 firm zatrudniających 11 000 osób w 16 krajach. Polski oddział ma biura w kilku lokalizacjach, więc współpraca na odległość to podstawa.
Bonnier Business Polska jest jedną z największych grup mediowych informujących o gospodarce i finansach. Aspiruje do bycia pierwszym źródłem informacji dla polskich inwestorów i przedsiębiorców. Aby zdobyć pozycję lidera w branży wiadomości ekonomicznych, spółka działa na wielu obszarach: jako wydawca niezależnych marek prasowych, serwisów internetowych, a także jako organizator wydarzeń. Bonnier Business Polska jest właścicielem Medicine Today Poland, spółki wydającej „Puls Medycyny” i “Puls Farmacji”. Do Grupy Bonnier należy również wyróżniana i nagradzana platforma Spotdata oferująca unikalne dedykowane raporty dla biznesu.Bonnier Business Polska w liczbach:
Bonnier Business Polska w liczbach:
- Ponad 400 pracowników
- 20 lat na polskim rynku
- 50 milionów odsłon miesięcznie
- 4 miliony użytkowników miesiecznie
Wyzwanie
Pracownicy Bonnier Business Polska odczuwali potrzebę wymiany starych narzędzi pracy na nowe, bardziej elastyczne rozwiązania, by osiągać większą produktywność oraz wygodniej współpracować.
Każda marka (bankier.pl i pb.pl, pulsmedycyny.pl) miała odrębny system pocztowy. Pracownicy posługiwali się adresami tylko w jednej domenie i nie mieli aliasów. Jeśli nadawca maila pomylił podczas wysyłki domeny portali biznesowych, to wiadomość nie docierała do adresata. Stary system nie obsługiwał też odbierania poczty na telefonach komórkowych – dodatki, takie jak klient poczty czy aplikacja mobilna, były dodatkowo płatne.
Rezerwowanie sal konferencyjnych oparte było o papierowe harmonogramy sal, do których dostęp miało zaledwie kilka osób. Proces przygotowywania spotkań wymagał zaangażowania dużej ilości czasu i uwagi.
Obowiązki wydawców, dziennikarzy, redaktorów polegają głównie na pracy z dokumentami tekstowymi. Używano do tego tradycyjnego biurowego oprogramowania, które ograniczało możliwości przesyłania i współpracy na plikach. Pracownicy przechowywali pliki na lokalnych serwerach. Do pracy z domu niezbędne było uruchomienie usługi VPN, aby połączyć się z zasobami w biurze.
Dla większości pracowników przejście na Google Workspace nie tylko nie było problemem, ale było oczekiwaną zmianą na lepsze. Dla tych, którzy mieli wątpliwości, przeprowadziliśmy szkolenia.
Rozwiązanie
Pakiet Google Workspace umożliwił pracownikom łatwiejsze organizowanie spotkań i wideokonferencji. Kalendarz usprawnił rezerwowanie sal, bo można w nim wpisać sale jako zasoby, które każdy może samodzielnie zarezerwować, a zmiany są od razu widoczne dla wszystkich. Bonnier to też kilka lokalizacji w Polsce, więc nieocenioną pomocą w kontakcie okazała się aplikacja Google Meet.
Pełna migracja danych zajęła około trzech miesięcy ze względu na konieczność zaawansowanej konfiguracji kilku domen tej ogólnopolskiej firmy. Migracja ze starego systemu okazała się bardziej skomplikowana, niż zakładano. Na szczęście wszystko poszło dobrze dzięki połączonym siłom działu IT Bonnier i specjalistów od chmury z FOTC.
Gmail zagwarantował wszystkim pracownikom firmy dostęp do służbowej poczty na każdym urządzeniu mobilnym, dzięki wygodnej, bezpłatnej aplikacji, którą można zainstalować na dowolnym systemie operacyjnym.
Istotnym wsparciem procesu przejścia do chmury byli pracownicy, którzy prywatnie mieli okazję korzystać z kont Gmail i dostrzegali nowe możliwości w porównaniu do wcześniejszych systemów pocztowych. Dla osób, które nie miały okazji wcześniej korzystać z aplikacji Google Workspace, została przygotowana seria dedykowanych szkoleń.
Usługa konsultingowa i wdrożeniowa FOTC była bez zarzutu. Mateusz Duiwe został mi polecony przez Google w Irlandii jako osoba, która może mi pomóc w migracji, był więc kluczowym koordynatorem zmian – bardzo cenimy sobie jego profesjonalne podejście do projektu.
Rezultaty
Od teraz osobne domeny dla grup pracowników w niczym nie przeszkadzają. Cała spółka ma jedną instancję Google Workspace, co ułatwia zarządzanie, ale większość pracowników ma kilka aliasów. Dzięki temu nie ma znaczenia, czy ktoś napisze na domenę @pb.pl, @bankier.pl czy @bonnier.pl – wiadomość i tak trafi do odpowiedniej osoby.
Bonnier Business nie korzysta już z innych narzędzi do organizacji pracy w biurze. Docsy są głównym edytorem tekstów, Google Meet wyparło inne narzędzia do wideokonferencji, a chmurowy kalendarz zupełnie zastąpił papierowe – z korzyścią dla środowiska.
Dokumenty Google okazały się doskonałym edytorem tekstu do pracy wydawniczej, dziennikarskiej i redaktorskiej. Przesyłanie tekstów online i współpraca nad nimi są od teraz w Bonnier na porządku dziennym. Sugestie, komentarze, zaawansowane opcje edycji i dostępność Docsów spodobała się nie tylko kreatywnym, ale też technicznym osobom w firmie. Dział IT przygotowuje dzięki nim przejrzyste raporty dla zarządu. Wszystkie departamenty wypracowały już nowe standardy pracy z tym edytorem dokumentów i trudno byłoby im się bez niego obejść.
Z Google Workspace zarządzanie kontami użytkowników jest bardzo proste. Zadań administracyjnych jest mniej, a jedna osoba jest w stanie zadbać o całą instancję. Dział IT w Bonnier nie musi też przejmować się opieką nad serwerami, bo niezawodność całej infrastruktury jest zapewniana przez Google.