O kliencie
Boldare zajmuje się wytwarzaniem produktów cyfrowych. Świadczy w tym zakresie kompleksowe usługi – badając potrzeby rynku i użytkowników, doradza swoim klientom w kwestii rozwoju ich produktów oraz proponuje dopasowane do ich potrzeb rozwiązania. Nie zapomina przy tym o końcowych odbiorcach, dopracowując interfejs pod kątem wygodnego korzystania ze strony czy aplikacji.
Firma współpracuje z klientami z całego świata – najczęściej są to przedsiębiorstwa ze Stanów Zjednoczonych, Europy i Bliskiego Wschodu. Zespoły w Boldare najchętniej budują produkty, które mają realny wpływ na otoczenie. Firma zajmuje się wytwarzaniem oprogramowania i świadczy usługi doradcze przedsiębiorstwom działającym w różnych sektorach (m.in. energetycznym, rządowym, medycznym, edukacyjnym czy e-commerce).
Jako największe korzyści, które Boldare dostarcza klientom, pracownicy firmy wskazują partnerstwo biznesowe; wyspecjalizowane zespoły, które czują prawdziwą odpowiedzialność za produkty; oraz pełną współpracę przy ich wytwarzaniu. Podejście to sprawia, że w firmie niezwykle ważna jest skuteczna komunikacja – zarówno wewnątrz organizacji jak i poza nią.
Wyzwanie
Jednym z wyróżników Boldare jest holakracja – alternatywny w stosunku do hierarchicznego system zarządzania. Struktura firmy jest płaska i opiera się na kręgach (zespołach), które są odpowiedzialne za dany obszar tematyczny. W ramach kręgów działają zaś konkretne role, które mają jasno wyznaczone zakresy odpowiedzialności. W organizacji działają między innymi kręgi odpowiedzialne za rozwój biznesu, wdrażanie produktów, czy dobrostan pracowników.
Holakracja zakłada, że każdy pracownik samodzielnie organizuje swoją pracę, a odpowiedzialność nie jest cedowana z najwyższych szczebli struktury w dół. Jednym z największych wyzwań prowadzenia organizacji w takim modelu jest zorientowanie ludzi na konkretny cel oraz utrzymanie zwinnej i efektywnej współpracy w zespołach i między nimi.
Mając takie podejście do prowadzenia organizacji, Boldare potrzebowało narzędzi wspierających pracowników w transparentnej kulturze pracy, opartej na bliskiej współpracy i samoorganizacji.
Rozwiązanie
Firma od początku postawiła na Google Workspace. Pakiet aplikacji w chmurze był dla zespołu naturalnym wyborem ze względu na jego powszechność, prostotę, intuicyjność i łatwą integrację rozwiązania z innymi narzędziami.
Dodatkowo, dzięki podjęciu współpracy z partnerem Google Cloud, Boldare zyskało dodatkową warstwę wsparcia w codziennym użytkowaniu pakietu.
Cenimy FOTC za dużą responsywność i ducha pomocy. Współpracując z tą firmą czujemy się bezpiecznie, czujemy się zaopiekowani. Zawsze możemy liczyć na pomoc ze strony FOTC – w trudnych sytuacjach zespół jest dostępny i wspiera nas w rozwiązywaniu problemów. Wszelkie wytyczne i pomoc otrzymujemy w szybki i prosty sposób.
Rezultaty
Narzędzia Google Workspace stanowią w Boldare podstawę realizowania projektów. Ułatwiają zespołom współpracę – wspierają płynną komunikację oraz współtworzenie dokumentów przez możliwość wzajemnego komentowania stworzonych treści. Aplikacje od Google pozwalają też na synchronizację z innymi narzędziami, z których Boldare korzysta na co dzień, np. z Asaną lub ze Slackiem. Dzięki temu za pośrednictwem jednego konta pracownicy mogą łatwo zalogować się do wszystkich narzędzi, które są im niezbędne do pracy.
Intensywne wykorzystywanie Kalendarza oraz odpowiednia struktura folderów przechowywanych na Dysku Google pozwala zachować transparentność, która jest w Boldare kluczowa.
Możemy udostępniać sobie pliki czy wspólnie pracować na jednym dokumencie. To zaś sprawia, że nasza współpraca przebiega w płynniejszy i efektywniejszy sposób. Nie wyobrażam już sobie powrotu do czasu, w którym mielibyśmy fizyczny obieg dokumentów. (…) Myślę, że jest to szczególnie ważne w kontekście sposobu działania naszej firmy, który polega na samoorganizacji. Każda osoba, która do nas dołącza, musi nauczyć się odpowiedniej priorytetyzacji swoich zadań i tego, jak w tej organizacji w dobry sposób się poruszać. I w tym właśnie wspiera nas Google Workspace.
Dla zespołu Boldare ogromną zaletą Google Workspace jest duża intuicyjność i przystępność aplikacji wchodzących w skład pakietu. Cechy te sprawiają, że zapoznanie nowego pracownika z narzędziami wykorzystywanymi w organizacji odbywa się w organiczny sposób.
Komunikacja z klientami
Pracownicy Boldare mają duże poczucie sprawczości i czują odpowiedzialność za rozwiązania, które wdrażają dla swoich klientów. Dlatego zależy im, aby na każdym etapie tworzenia produktu cyfrowego pozyskiwać informację zwrotną i wszelkie inne – potrzebne do rozwoju aplikacji – informacje. Kluczowe jest partnerskie podejście oraz współpraca z klientem ramię w ramię, co pozwala na wspólne opracowywanie kolejnych zmian w produkcie.
Przy takim podejściu niezwykle ważna jest bieżąca, skuteczna komunikacja. Jest to powód, dla którego częstym sposobem prowadzenia rozmów z klientami są wideokonferencje. Jak podkreślają pracownicy, spotkania online, podczas których wszyscy się widzą i mogą wspierać się gestykulacją oraz mimiką, pozwalają im lepiej i szybciej zrozumieć potrzeby oraz intencje rozmówców.
Google Meet to pierwsze narzędzie, po które sięgam w momencie, w którym chcę się z kimś skontaktować. Rozwiązanie ma dwie niezwykle ważne dla mnie zalety. Po pierwsze – widzę człowieka, z którym rozmawiam, a żeby się to stało, żadne z nas nie musi wykonywać żadnych dodatkowych czynności. Wideokonferencja uruchamia się automatycznie. Po drugie – w bardzo łatwy sposób mogę kogoś zaprosić do rozmowy, wysyłając mu po prostu link.
Współpraca na udostępnianych plikach
Wspólne wypracowywanie konkretnych rozwiązań ułatwia zespołom funkcja udostępniania plików. Opracowane dotychczas materiały są umieszczone na dysku w chmurze, a klient cały czas ma do nich dostęp. Kiedy chce coś poprawić, może wprowadzić zmiany lub dokonać sugestii samodzielnie, bezpośrednio w udostępnionym pliku. Dzięki temu przepływ informacji jest bardzo szybki i odbywa się z pominięciem drogi mailowej.
Dysk Google jest miejscem, gdzie przechowujemy wszelkie nasze dokumenty. Bardzo pomaga nam ustrukturyzowanie tych plików w obrębie folderów, które dzielimy zarówno z klientami, jak i we współpracy wewnątrz zespołów. Wspólna praca na dokumentach umożliwia nam łatwą wymianę myśli i wspiera nas w codziennych działaniach.
Pracownicy Boldare cenią sobie również to, że dzięki odpowiednim ustawieniom Google Workspace, część folderów dostępnych jest tylko w obrębie firmowej domeny i nie można udostępnić ich na zewnątrz organizacji. Takie podejście pozwala efektywnie zadbać o bezpieczeństwo wewnątrzfirmowych danych, a jednocześnie wygodnie pracować na wspólnych plikach i w każdej chwili tworzyć nowe.
W momencie, w którym zespół potrzebuje wypracować jakieś rozwiązanie lub wspólnie coś stworzyć, naturalnie sięga po Dokumenty Google. Podobnie rzecz ma się przy potrzebie uproszczenia struktury danych i Arkuszach Google. Oba te programy są dla członków zespołu Boldare naturalnymi narzędziami do wspólnej pracy. Wiele osób może w nich tworzyć równocześnie, podawać własne propozycje rozwiązania danego problemu, komentować pomysły innych. Dzięki takiemu podejściu mogą szybko wypracować kolejne rozwiązania.
Analiza danych w Arkuszach Google
Ważnym elementem pracy w firmie są też Arkusze Google, które zespoły wykorzystują do analizy i obrabiania danych. Program ten pozwala pracownikom tworzyć między innymi dashboardy i podsumowania dla klientów, których nie trzeba wysyłać mailowo – klienci cały czas mają do nich dostęp i na bieżąco mogą weryfikować, co się dzieje. Wygodną analizę raportów tworzonych w Arkuszach ułatwia też to, że można w nich filtrować i wizualizować dane.
Przez 12 lat pracowałem wyłącznie w Excelu i miałem obawy, czy dam sobie radę po przejściu na Arkusze Google. Okazało się, że nie było z tym żadnego problemu. Bardzo sobie chwalę to narzędzie i nie wiem, czy jeszcze bym wrócił do Excela. Myślę, że warto pamiętać też o tym, że aplikacja ta umożliwia otwieranie arkuszy powstałych w programach innych producentów – czy to plików Microsoftu, czy pakietu Open Office.