Wzrost cen w Google Workspace? Wiemy jak zoptymalizować koszty usługi!

W samym tylko 2022 roku w Google Workspace pojawiło się ponad 300 nowości. Zmiana wartości usługi w stosunku do jej pierwszej odsłony jest obecnie tak duża, że producent zdecydował się na aktualizację cen. Dobra wiadomość jest jednak taka, że istnieje przynajmniej kilka sposobów na to, aby powstrzymać wzrost kwoty na rachunku. 

Ceny Google Workspace – co się zmienia?

W ostatnich miesiącach Google wprowadziło wiele nowych funkcji administracyjnych oraz zwiększających kontrolę bezpieczeństwa, które zostały zaprojektowane specjalnie z myślą o dużych przedsiębiorstwach. Dlatego też firma postanowiła dostosować ceny Google Workspace Enterprise Standard (zarówno w planie elastycznym jak i rocznym) do wartości, jaką swoim klientom daje ten pakiet. Jeśli więc chcesz zabezpieczyć się przed wzrostem kosztów, to konieczne będzie odnowienie umowy jeszcze przed końcem marca 2023 roku.

Wyższe ceny pojawią się również w planach Google Workspace Business Starter, Google Workspace Business Standard oraz Google Workspace Business Plus. W tym przypadku zmiany będą jednak dotyczyć tylko planów elastycznych, czyli takich, które dają klientowi możliwość dodawania lub usuwania kont użytkowników w dowolnej chwili trwania umowy. Ceny złotówkach w planie rocznym pozostaną niezmienne.

Zaktualizowany cennik dla pakietów edycji Google Workspace Business przedstawia się następująco:

Kiedy zaczną obowiązywać nowe ceny Google Workspace?

Dla nowych klientów zaktualizowane ceny będą obowiązywać już od 14 marca 2023 roku.

W przypadku firm, które już korzystają z Google Workspace, zmiany zostaną wprowadzone 11 kwietnia 2023 roku. 

Jednocześnie Google jednoznacznie podkreśliło, że w firmach, które korzystają z 1-10 kont Google Workspace, koszty usługi nie zwiększą się aż do stycznia 2024 roku. 

To, kiedy dany klient zostanie przeniesiony na zaktualizowany cennik, będzie zależało od takich czynników, jak liczba wykupionych licencji, plan płatności czy warunki obowiązującej aktualnie umowy.

Co zrobić, aby uniknąć podwyżki?

Jeśli chcesz zabezpieczyć swoją firmę przed wzrostem cen, masz w tym zakresie sporo możliwości. Oczywiście możesz na własną rękę analizować dość skomplikowany cennik wszystkich wariantów Google Workspace, ale o wiele łatwiej będzie Ci zdać się na doradztwo i doświadczenie lokalnego partnera Google Cloud, jakim jest FOTC.  Poniżej prezentujemy tylko kilka opcji optymalizacji rachunku, które – z szerokiego wachlarza możliwości – opracowali dla swoich klientów nasi specjaliści.

Zmiana pakietu na wyższy

Pamiętajmy, że optymalizacja nie polega na obniżeniu ceny, a uzyskaniu najlepszego stosunku kosztów do otrzymywanej jakości. Po analizie planowanych do wprowadzenia cenników, nasi specjaliści doszli do wniosku, że – paradoksalnie – dla niektórych firm najlepszym rozwiązaniem będzie zmiana pakietu na wyższy. 

A mowa o organizacjach, które korzystają z Google Workspace Business Starter i które chciałyby przenieść swoje licencje do pakietu Business Standard (zyskując m.in. 2 TB miejsca na Dysku Google i możliwość nagrywania w Meet). Obecnie różnica w cenie między tymi rozwiązaniami wynosi 100% (27 zł vs. 54 zł). 

Po podwyżce pakiet Business Starter w planie elastycznym będzie kosztował 32,40 zł, zaś pakiet Business Standard w planie rocznym – 54 zł. Jednak przy dokonaniu upgrade’u w FOTC oferujemy 20% zniżki na cały czas obowiązywania umowy: 

54 zł – 20% = 43,20 zł. 

W takiej sytuacji różnica w cenie między planami zaczyna wynosić już niecałe 11 zł (34%):

43,20 zł – 32,40 zł = 10,80 zł

Dodatkowo, przenosząc firmę z pakietu Business Starter do Business Standard jako partner możemy oferować umowę na dwa, a nawet trzy lata. Uzyskanie gwarancji ceny na 36 miesięcy przy stale rosnących kosztach oprogramowania dla wielu firm może być doskonałą okazją i szansą na ochronę swoich zasobów.

Zmiana waluty rozliczenia

To, że prowadzisz firmę w Polsce nie oznacza, że za Google Workspace musisz płacić w złotówkach. Do wyboru masz też inne waluty (na przykład dolary czy euro). Czasem zmiana waluty rozliczenia może doprowadzić do obniżenia rachunku.

Odwołując się do powyższego przykładu przejścia z pakietu Business Starter na Business Standard warto zauważyć, że różnica w cenie może być jeszcze mniejsza przy dokonaniu tej transakcji w euro. Przy czym umowę należy podpisać jeszcze przed podwyżką cen, gdyż w przypadku euro dotyczy ona zarówno planów elastycznych jak i rocznych.

Ale przyjrzyjmy się obliczeniom:

Osoby, które obecnie płacą za pakiet Business Starter 5,20 euro, po podwyżce za tę samą usługę zapłacą 6,90 euro (lub 5,75 euro po przejściu na plan roczny). 

Tym samym decydując się na upgrade do pakietu Business Standard jeszcze przed planowaną podwyżką, mogą zyskać tak niewielką różnicę w cenie jak 1,42 euro (dzięki 20% zniżce oferowanej przez FOTC):

10,40 € – 20% = 8,32 €

8,32 € – 6,9 € = 1,42 €

1,42 € x 4,75 =  6,75 zł

Co więcej, tu również możemy zapewnić Ci gwarancję ceny na 36 miesięcy.

Przeniesienie licencji na plan roczny

Jeśli chodzi o samo zatrzymanie wzrostu cen najprostszym rozwiązaniem jest zmiana swojego planu z elastycznego na roczny. Powinna ona nastąpić przed 11 kwietnia, a najlepiej – do końca marca (konieczny może być czas na przetworzenie umowy, a dodatkowo w 2023 roku na początek kwietnia przypada Wielkanoc).

Przypomnijmy, że w abonamencie na określony czas opłaty naliczane są miesięcznie, jednak wraz z początkiem umowy musisz podać liczbę licencji, z których będziesz korzystać. W trakcie obowiązywania umowy możesz dokupić licencje, ale nie możesz z nich zrezygnować (czyli nie możesz obniżyć kwoty miesięcznej opłaty – taka furtka pojawi się dopiero przy odnawianiu umowy).

Rozwiązanie to najlepiej sprawdzi się w firmach o ugruntowanej pozycji na rynku, które mają stałą liczbę pracowników i których nie dotyczą sezonowe zmiany kadrowe. 

Przeniesienie części użytkowników na niższy pakiet (plan elastyczny)

Jeśli w Twojej firmie liczba pracowników jest zmienna – w zależności od sezonu bądź liczby prowadzonych projektów – albo obawiasz się kilkunastomiesięcznego zobowiązania z innych powodów, mamy dla Ciebie alternatywę. Jako partner Google Cloud możemy przygotować dla Ciebie ofertę opartą na miksie pakietów. 

W praktyce wygląda to w taki sposób, że w obrębie każdej z edycji Google Workspace, członkowie Twojej organizacji mogą korzystać z różnych abonamentów. Inaczej mówiąc, pakiety można mieszać w ramach wersji Business (Starter, Standard, Plus) LUB w ramach wersji Enterprise (Standard oraz Plus).

Warto więc, abyś przyjrzał się potrzebom swojej organizacji i tak dobrał pakiety, aby praca w Twojego zespołu pozostała niezakłócona, a rachunki – niskie. Nasi specjaliści pomogą Ci ocenić, ile licencji możesz przenieść na niższy pakiet, aby odbyło się to bez szkody dla Twojej organizacji. 

Jeśli tylko część Twojego zespołu potrzebuje rozszerzonych funkcji aplikacji od Google, a reszta korzysta z nich jedynie w podstawowym zakresie, prawdopodobnie to rozwiązanie będzie dla Ciebie najlepsze. 

Przykładowo, posiadając 100 licencji Google Workspace Business Standard, możesz część zespołu przenieść do planu Business Starter. Oszczędności dzięki takiemu ruchowi mogą okazać się znaczące:

Okazuje się, że przenosząc 60 licencji do planu Business Starter w planie elastycznym możesz nie tylko ochronić firmę przed wzrostem ceny, ale nawet obniżyć koszty korzystania z licencji. A wszystko z zachowaniem pełnej swobody i możliwością natychmiastowej rezygnacji z niepotrzebnych kont. Zwróć też uwagę na to, że niepodejmowanie żadnych działań doprowadziłoby do wzrostu opłat za Google Workspace o 1080 zł miesięcznie.

Przeniesienie części użytkowników na niższy pakiet (połączenie planu rocznego i elastycznego)

W powyższej symulacji do Google Workspace Business Starter przeniesionych zostało aż 60% kont. Jeśli uważasz, że miks pakietów jest dla Ciebie dobrym rozwiązaniem, ale wolisz przenieść mniejszą część swoich licencji, możesz pójść o krok dalej. Mianowicie, po rozdzieleniu swoich licencji na dwa pakiety, w jednym możesz pozostać na planie elastycznym, a w drugim podpisać umowę na rok. Jeśli wolisz elastycznie zarządzać kontami w wyższym pakiecie – do planu rocznego przenosisz ten niższy. Zaś jeśli chcesz móc z łatwością zrezygnować z kont w tym niższym – robisz na odwrót. 

Przeniesienie do Google Workspace Enterprise Standard

Na koniec rozwiązanie dla firm, które zbliżają się do limitu 300 wykupionych kont, a co za tym idzie – niedługo będą zmuszone do przejścia do Google Workspace Enterprise Standard. Jak wspomnieliśmy na początku, ceny w tym  pakiecie zwiększą się zarówno w planie elastycznym jak i rocznym. 

Jednak jeśli dokonasz upgrade’u do końca marca 2023 roku, możesz podpisać umowę po obecnych cenach, a w wybranych przypadkach FOTC będzie mogło zaproponować Ci od 15% do 40% zniżki.

Zdaj się na doświadczenie partnera

W FOTC mamy pod opieką niemal 150 000 licencji Google Workspace. Oznacza to, że pomogliśmy już tysiącom firm dobrać pakiety i plany Google Workspace w taki sposób, aby najlepiej sprawdziły się w ich konkretnym przypadku. Powyższe przykłady to tylko kilka spośród setek możliwości konfiguracji tej usługi. Umów się na bezpłatną konsultację z naszym specjalistą i sprawdź, jakie rozwiązanie znajdzie dla Twojej firmy.