Nowości w Google Workspace z kwietnia 2021

Kwiecień przyniósł dwie bardzo dobre informacje dla szkół korzystających z Google Workspace for Education. W konsoli nie zabrakło także nowości, które przydadzą się administratorom domen biznesowych, a wszyscy użytkownicy pracujący na co dzień w aplikacjach Google wkrótce zauważą ciekawe usprawnienia w Kalendarzu, Meet oraz na listach zadań.

Nowy layout i funkcje w Google Meet

W odpowiedzi na informację zwrotną od użytkowników Google ogłasza listę nowości w wyglądzie i funkcjonowaniu aplikacji Meet. 

Zmiany w podglądzie z własnej kamery:

• Przytrzymanie kursora nad swoim obrazem z kamery wyświetli dodatkowe opcje. Możesz zmienić sposób, w jaki wyświetlasz się w widoku aplikacji (w siatce lub nie), a także przesunąć, ukryć lub zmienić rozmiar okienka, by lepiej skupić się na rozmowie. 
• Podgląd z Twojej kamery będzie domyślnie pojawiał się w prawym dolnym rogu, aby więcej rozmówców mieściło się u góry, czyli na wysokości wzroku, gdy patrzysz w obiektyw.

Zmiany w oglądaniu i prezentowaniu:

• Osoba prezentująca zyska podgląd tego, co wyświetla się innym uczestnikom.
• Pojawi się opcja odpięcia udostępnianych treści od ekranu, by powiększyć okna rozmówców lub zobaczyć ich więcej równocześnie.
• Imiona i nazwiska uczestników będą zawsze widoczne, niezależnie od tego ile osób bierze udział w rozmowie.

Zmiany na dolnym pasku:

• Przyciski listy uczestników, czatu, załączników i innych aktywności zostaną przeniesione do prawego dolnego rogu okna Meet, aby zwiększyć przestrzeń widoku wideo i prezentacji.
• Wszystkie przyciski kontroli będą na trwałe umieszczone u dołu, a po najechaniu na nie kursorem pojawią się ich opisy.
• Przycisk do opuszczania spotkania zostanie znacznie odsunięty od tych, które kontrolują kamerę i mikrofon – pomoże to ograniczyć ryzyko niezamierzonego wyjścia z pokoju rozmowy.
• Dolny pasek będzie zawsze widoczny, ale nie zasłoni napisów ani widoków z kamery w dolnym rzędzie. 

Inne zmiany:

• Kafelek osoby, która mówi, będzie podświetlany niebieską obwódką.
• Przyciski wyciszania będą mniej widoczne, by zredukować rozproszenia.
• Gdy uczestników jest więcej niż miejsca na siatce, to dodatkowy kafelek pomoże Ci zawsze pamiętać, kto jeszcze bierze udział w rozmowie.

Jak szybko możesz się spodziewać powyższych zmian w Meet? To zależy od ustawień aktualizacji w domenie Twojej organizacji.

Firmy, które wybrały ścieżkę natychmiastowej aktualizacji, zauważą zmiany w ciągu 15 dni od 3 maja 2021. Natomiast wdrożenie w domenach, które korzystają z domyślnego ustawienia (czyli ścieżki zaplanowanej aktualizacji) rozpocznie się 17 maja.

Mapy Google w bocznym panelu szybkiego dostępu

Podczas planowania spotkań, wizyt i wydarzeń na następne dni w swoim Kalendarzu Google możesz jednym kliknięciem otworzyć panel boczny z Mapami Google. Dzięki temu będzie Ci łatwiej:

• Określić precyzyjną lokalizację nadchodzącego spotkania,
• Sprawdzić godziny otwarcia lokali oraz recenzje klientów,
• Zobaczyć zdjęcia wybranego miejsca, układ okolicznych ulic oraz wyznaczyć trasę, aby z większą dokładnością ocenić czas potrzebny na dotarcie do lokalizacji spotkania. 

Panel szybkiego dostępu do map ogranicza rozproszenia podczas tworzenia wydarzeń, bo eliminuje konieczność przełączania się między wieloma oknami przeglądarki. 

Raporty oryginalności analizują też prace archiwalne

Google Workspace for Education wyposaża nauczycieli w wygodne narzędzie antyplagiatowe, które porównuje prace uczniów z treścią milionów stron internetowych. Teraz raporty oryginalności wezmą pod uwagę nie tylko publiczne strony, ale także zawartość prywatnego repozytorium plików w domenie organizacji. Dzięki temu łatwiej będzie sprawdzić, czy uczniowie nie kopiują prac koleżanek i kolegów z innych klas lub starszych roczników. 

Ta funkcja jest już dostępna dla szkół i uczelni w domenach Google Workspace Education Plus i tych, które korzystają z Teaching and Learning Upgrade.

Szybsze dodawanie szczegółów na listach zadań

Dodawanie informacji do każdego zadania w panelu My Tasks stało się prostsze, bo nie wymaga już otwierania okienka dialogowego “Szczegóły”. Wszystkie dodatkowe notatki możesz wpisać bezpośrednio pod zadaniem na liście.  Ta niewielka zmiana przyspieszy opisywanie zadań oraz wyznaczanie terminów i w efekcie przyczyni się do lepszej organizacji codziennej pracy użytkowników Google Workspace.

Google Vault uwzględnia aplikację Google Sites

Od teraz administratorzy mogą używać usługi Google Vault, by ustawić politykę retencji dla nowej wersji Google Sites oraz przeszukiwać i eksportować dane z tej aplikacji. Jeśli w swojej domenie przechowujesz już w Google Vault zawartość z Dysku Google, to pliki z witrynami zostaną teraz objęte przez te same zasady. Pojawi się także możliwość ustawienia reguł archiwizacji, które będą dotyczyły wyłącznie aplikacji Google Sites. 

Ta nowość obowiązuje w domenach Google Workspace Business Plus, Enterprise Essentials, Enterprise Standard, Enterprise Plus, Education Fundamentals, Education Plus i Nonprofits.

Zapisywanie szkicu odpowiedzi w Google Forms – testy beta dla szkół i uczelni

W przyszłym tygodniu ruszają testy nowej funkcji Google Forms – zapisywanie postępu wypełniania formularza w formie szkicu, do którego później można wracać. Dzięki temu rozwiązaniu nie trzeba będzie zaczynać wypełniania testów, ankiet czy quizów ponownie, jeśli pierwsze podejście zostanie przerwane, np. z powodu braku połączenia z internetem. Uzupełnione odpowiedzi będą przechowywane w pamięci aplikacji przez 30 dni od ostatniej edycji lub do momentu, gdy formularz zostanie ukończony. 

Pierwsze testy zostaną uruchomione wyłącznie dla domen Google Workspace for Education. Jeśli jesteś administratorem i chcesz wziąć udział w testach szkiców odpowiedzi Google Forms, to zgłoś swoją szkołę przez ten formularz. 

Odroczenie terminu wejścia w życie zmian zasad przechowywania plików

W listopadzie ubiegłego roku informowaliśmy na blogu o nadchodzących zmianach w zasadach przechowywania plików na Dysku Google. Nowy sposób wliczania plików do limitu pamięci w chmurze miał wejść w życie od 1 czerwca 2021. 

W tym miesiącu Google ogłosiło, że najważniejsza zmiana, czyli ta dotycząca wszystkich nowych plików Dokumentów, Arkuszy, Prezentacji, Google Drawings, Formularzy czy Jamboardów, zacznie obowiązywać dopiero od 1 lutego 2022. Oznacza to, że wszystko, co utworzymy w tych aplikacjach na służbowych kontach Google, nie będzie zajmowało miejsca na Dysku jeszcze przez następne dziewięć miesięcy! Po 1 lutego do limitu zaczną wliczać się tylko nowe pliki i te, które zostały zmodyfikowane – całe archiwum starszych plików nadal nie będzie zajmowało pojemności. 

To odroczenie wejścia w życie zmian dotyczy tylko kont Google Workspace. Dla osób korzystających z prywatnych kont Gmail pliki z aplikacji Google będę zajmować miejsce na Dysku już w czerwcu, zgodnie z pierwszym ogłoszeniem. 

Warto pamiętać, że 1 czerwca 2021 użytkowników Google Workspace wciąż czekają pewne zmiany. Do limitu Dysku zaczną wliczać się zdjęcia w wysokiej jakości przechowywane w Google Photos. 

Nowa strona główna Reguł w konsoli Admina

Ta nowość w konsoli Google ułatwi zarządzanie zasadami bezpieczeństwa wszystkim administratorom domen Google Worskpace. Co się zmieni? 

• Strona główna Reguł będzie dostępna dla wszystkich klientów Google Workspace.
• Połączenie podstron reguł i zasad bezpieczeństwa w jedną pomoże  szybciej odnajdywać odpowiednie ustawienia oraz dostosowywać je do potrzeb organizacji.
• W domenach Enterprise Standard i Enterprise Plus pojawią się szablony, które przyspieszą tworzenie podobnych, często występujących reguł. 
• Klienci Enterprise Plus zyskają też przycisk do analizowania reguł jednym kliknięciem.

Poziom dostępu zależny od kontekstu w aplikacjach desktopowych i mobilnych

Dostęp zależny od kontekstu (ang. context-aware access) to narzędzie do automatycznego nadawania użytkownikom uprawnień, jeśli spełnią pewne warunki. Przykładowo: pracownik zyska dostęp do służbowej skrzynki, tylko gdy skutecznie potwierdzi swoją tożsamość, korzysta z firmowej sieci, jego urządzenie spełnia wymagania bezpieczeństwa i jest w określonej lokalizacji. 

Teraz administratorzy mogą ustawić poziom dostępu zależny od kontekstu nie tylko w aplikacjach webowych, ale też mobilnych (np. Gmail na Android) oraz desktopowych (np. Dysk Google na komputerze). To da im więcej kontroli nat tym kto, gdzie i jak wykorzystuje dane organizacji przechowywane w chmurze.