Po intensywnym roku, pełnym usprawnień wprowadzonych przez producenta do Google Workspace, grudzień przebiegał raczej spokojnie. Kilka nowości pojawiło się w takich aplikacjach jak Chat, Dokumenty czy Vault. Nie zabrakło też zmian podnoszących ogólne bezpieczeństwo oraz zwiększających uprawnienia administratorów.
Poniżej prezentujemy najważniejsze nowości, jakie ogłoszono w grudniu dla pakietu Google Workspace. Pamiętaj, że jeśli chcesz być zawsze na bieżąco z premierami, możesz dołączyć do naszej grupy na Facebooku. To przestrzeń, w której ludzie zainteresowani rozwiązaniami chmurowymi dzielą się ze sobą wiedzą i spostrzeżeniami. Z radością powitamy Cię jako nowego członka naszej społeczności.
Elementy zastępcze w Dokumentach Google
Innowacje wprowadzane do Google Workspace w ramach konceptu smart canvas pomagają użytkownikom podnieść swoją efektywność i usprawnić przepływy pracy w zespole. Niedawno w Dokumentach pojawił się specjalny rodzaj sztandarowej funkcji smart canvas, jaką są elementy inteligentne (smart chips), a mianowicie – elementy zastępcze.
Rozwiązanie to pozwala wstawić do tekstu element markujący osobę, datę, plik, wydarzenie czy miejsce, którego rzeczywista zawartość zostanie dopiero w przyszłości uzupełniona przez innego członka zespołu.
Kiedy ktoś najedzie kursorem na element zastępczy, otworzy się menu wyszukiwania zawierające wyniki przefiltrowane według typu elementu. Funkcja ta może okazać się szczególnie przydatna w tabelach czy w elementach składowych (również tych spersonalizowanych).
Inteligentne tworzenie wiadomości wspiera teraz rozwiązywanie równań matematycznych
Funkcja inteligentnego tworzenia wiadomości od lat dostępna jest w takich programach jak Dokumenty, Prezentacje, Arkusze czy Rysunki. W grudniu została ona wzbogacona o pomoc w rozwiązywaniu prostych równań matematycznych.
Teraz po wpisaniu w pliku równania matematycznego zakończonego znakiem =, w dokumencie, prezentacji, komentarzu arkusza lub na rysunku pojawią się szare sugestie tekstowe z jego rozwiązaniem.
Funkcja ta jest domyślnie włączona. Można ją jednak wyłączyć, wybierając w górnym menu zakładkę Narzędzia > Ustawienia i odznaczając opcję Pokaż sugestie Inteligentnego tworzenia wiadomości.
Chat
Ostatnie miesiące były czasem generalnej przebudowy Chatu Google. Proces ten był kontynuowany również w grudniu, kiedy to w aplikacji pojawiły się takie zmiany jak m.in. bardziej funkcjonalna strona z wynikami wyszukiwania, wyciszanie konwersacji, czy nowa aplikacja Chatu, jaką jest Bitbucket.
Wyciszanie rozmowy prowadzonej przez chat
Wyciszanie rozmów w Google Chat pomaga w ustalaniu priorytetów i zarządzaniu wiadomościami. Nowa funkcja pozwala zwiększyć koncentrację, wyeliminować czynniki rozpraszające i skupić się na najważniejszych rozmowach.
Wyciszone konwersacje nie będą wysyłać powiadomień push, nie będą wyświetlać się w zakładce Główna i zostaną przeniesione na dół danej sekcji Chatu. Oznaczenia nieprzeczytanych wiadomości będą pojawiać się przy wyciszonych rozmowach tylko wtedy, gdy ktoś bezpośrednio (za pomocą znaku @) wspomni w wiadomości Ciebie lub wszystkich uczestników konwersacji.
Bardziej funkcjonalna strona z wynikami wyszukiwania
W październiku 2023 strona wyszukiwania w Chacie została wzbogacona o możliwość sortowania wyników według ich trafności lub aktualności.
W grudniu za tą zmianą podążyły kolejne:
- Chat podświetla teraz w wynikach wyszukiwania słowa kluczowe, które pasują do wyszukiwanej frazy. Podświetlone słowa mogą być tożsame z hasłem wpisanym w wyszukiwarce albo być jedynie z nim powiązane.
- Na stronie wyszukiwania wyświetlają się jedynie te fragmenty przesłanych wiadomości, w których występuje wyszukiwania fraza. Z pełną treścią zwróconych wyników możesz zapoznać się po kliknięciu w opcję Pokaż więcej.
Aplikacja Bitbucket for Google Chat
Bitbucket to oparte na Git narzędzie do tworzenia kodu i CI/CD, które zostało zoptymalizowane dla zespołów korzystających z Jiry firmy Atlassian. Kilka tygodni temu pojawiła się aplikacja Bitbucket dla Google Chat, która umożliwia otrzymywanie wiadomości o zdarzeniach w repozytoriach Bitbucket, a także wykonywanie szybkich działań, takich jak przeglądanie i zatwierdzanie pull requestów.
Dodatek do Chatu, o którym mowa powyżej, możesz pobrać z Google Workspace Marketplace i znajdziesz go tutaj: Bitbucket for Google Chat.
Powiadomienia dla użytkowników łamiących reguły DLP
Kolejna nowość ucieszy administratorów. Ogólnodostępna właśnie stała się testowana od kilku miesięcy funkcja wyświetlania użytkownikom spersonalizowanych wiadomości, kiedy Google Chat zablokuje lub przechwyci wysyłaną przez nich wiadomość z powodu obowiązujących reguł DLP.
Spersonalizowane powiadomienia dają administratorom możliwość dostarczenia użytkownikom szerszego kontekstu na temat tego, dlaczego zablokowano im możliwość wysyłania określonej wiadomości. Pozwalają też podpowiedzieć, co mogą zrobić, aby odblokować swoje konto. Za pośrednictwem tej funkcji możesz też wysłać użytkownikom linki do dodatkowych zasobów, takich jak na przykład wytyczne organizacji dotyczące postępowania z wrażliwymi danymi.
Eksportu plików podlinkowanych w wiadomościach Gmaila bezpośrednio w Vault
Od 8 grudnia administratorzy mogą bezpośrednio w Vault eksportować umieszczone na Dysku pliki, do których linki zostały przesłane Gmailem. Gdy administrator wybierze opcję eksportuj połączone pliki Dysku, Vault będzie szukał linków do Dysku umieszczonych w treści wiadomości eksportowanych z Gmaila. Jeśli takie linki zostaną odnalezione, program utworzy osobny eksport plików Dysku.
Dane te będzie można następnie znaleźć w odpowiednim eksporcie Gmaila, w zakładce Eksport. Powiązania pomiędzy danymi Gmaila i Dysku będzie można zaś zidentyfikować po nazwach plików i metadanych.
Google rozpoczyna proces wymuszania weryfikacji dwuetapowej dla wszystkich kont administratorów
Weryfikacja dwuetapowa (2SV) jest niezwykle ważnym środkiem bezpieczeństwa, który zmniejsza liczbę przejęć konta o ponad 50%. Jako że Google dba o bezpieczeństwo swoich użytkowników, firma podjęła decyzję o tym, aby wymuszać 2SV na wszystkich kontach administratorów.
Zmiana będzie stopniowo wdrażana od 23 grudnia 2023 r. Kiedy zacznie obowiązywać dla Twojej organizacji, otrzymasz następujące powiadomienia:
- 30 dni przed wdrożeniem w Twojej domenie superadministratorzy otrzymają wiadomości mailowe oraz powiadomienia w aplikacjach. Będą one informować o nadchodzącej zmianie oraz zachęcać do zweryfikowania kont administratorów w kontekście zabezpieczenia weryfikacją dwuetapową.
- Gdy zmiana zostanie wdrożona w Twojej domenie, wszyscy administratorzy przez kolejne 30 dni będą otrzymywać stosowne wiadomości po zalogowaniu się na swoich kontach. Jeśli w tym czasie nie ustawią oni 2SV, ich konta zostaną zablokowane. Aby je odblokować konieczne będzie przejście procedury opisanej na oficjalnej stronie pomocy dla administratorów.
Grupy dynamiczne mogą mieć teraz do 500 członków
Grupy dynamiczne są definiowane jako grupy, których członkostwo jest zarządzane automatycznie na podstawie określonych kryteriów, takich jak dział lub lokalizacja, do których przypisany został użytkownik. Kilka tygodni temu zwiększony został limit członków grupy dynamicznej ze 100 do 500 osób. Daje to administratorom większą elastyczność w tworzeniu takich grup i zmniejsza liczbę zadań, które wykonywać należy ręcznie.
Szyfrowanie po stronie klienta jako tryb domyślny dla nowych wiadomości e-mail, zdarzeń i plików
Administratorzy mogą teraz ustawić szyfrowanie po stronie klienta (CSE) jako domyślnie włączone dla:
- Nowo utworzonych wiadomości Gmail i wydarzeń Kalendarza Google.
- Nowo utworzonych plików Dokumentów, Arkuszy i Prezentacji Google.
- Plików nowo zapisanych na Dysku Google.
Funkcja ta będzie szczególnie przydatna w jednostkach organizacyjnych (OU), które regularnie obsługują poufne dane wymagające dodatkowego szyfrowania. Użytkownicy będą proszeni o natywne utworzenie obiektu CSE w każdej aplikacji. Oznacza to, że ich wiadomości e-mail, zdarzenia i pliki będą domyślnie szyfrowane za pomocą kluczy zarządzanych przez klienta. Co za tym idzie – Google nie będzie mieć do nich dostępu. Funkcja ta może pomóc organizacjom o wysokich potrzebach regulacyjnych lub suwerennościowych w wypełnieniu swoich zobowiązań prawnych.
Dodatkowy kontekst związany z naruszeniami reguł DLP
Administratorzy mogą teraz wyświetlać Fragmenty treści poufnych dla reguł DLP (data loss prevention). Dotyczy to zdarzeń DLP dla Dysku, Czatu i Chrome.
Po włączeniu tej funkcji fragmenty będą rejestrować treści, które naruszają DLP w narzędziu do analizy zagrożeń. Administratorzy będą mogli wykorzystać informacje zapisane we fragmencie, aby lepiej zidentyfikować rzeczywiste zagrożenia bezpieczeństwa i określić, czy zwrócono fałszywy wynik pozytywny. Na tej podstawie zdecydują o tym, jakie działania będą najbardziej adekwatne dla danego zdarzenia. Więcej informacji na ten temat znajdziesz w oficjalnej dokumentacji Google.
Pakiet SDK dodatków do Meet dostępny w programie testowania
W grudniu pakiet SDK dodatków do Google Meet stał się dostępny za pośrednictwem Programu testowania aktualizacji dla programistów (Google Workspace Developer Preview Program). Pakiet ten umożliwia programistom integrację aplikacji i przepływów pracy bezpośrednio z interfejsem Meet. Po ich udostępnieniu użytkownicy końcowi będą mogli instalować te aplikacje, a następnie korzystać z nich bez konieczności opuszczania Meet.
Istnieją dwa sposoby wyświetlania dodatków w Meet: na głównym ekranie spotkania lub w panelu bocznym. Aplikacje, które wyświetlają się na głównym ekranie, są centralnym punktem spotkania i dają użytkownikom możliwość współpracy na dodatkach podczas rozmowy. Panel boczny pozwala użytkownikom udostępniać dane czy przeprowadzać ankiety, a jednocześnie koncentrować się na dyskusji z pozostałymi uczestnikami spotkania.
Z możliwości stworzenia własnych dodatków do Meet skorzystali dotychczas tacy partnerzy Google jak Atlassian, Figma, Lucid, Miro, Read.ai czy Polly.ai.
Aby uzyskać dostęp do testowej wersji SDK, dołącz do Programu testowania aktualizacji dla programistów.
