Spis treści
W małych firmach wdrożenie nowego oprogramowania biurowego nie jest karkołomnym wyzwaniem. Zazwyczaj wystarczy zadbać o pomoc techniczną i zorganizować szkolenie dla zespołu. Jednak jak wymusić zmianę dotychczasowych przyzwyczajeń na grupie stu, pięciuset czy też kilku tysięcy pracowników? Z pomocą przychodzą specjaliści od zarządzania zmianą, czyli procesu, który kryje się za anglojęzyczną nazwą change management.
Change management – definicja
Zarządzanie zmianą (ang. change management) to zbiorcza nazwa wszystkich działań, które przygotowują zespoły na wprowadzenie istotnych zmian organizacyjnych. Ten zbiór procesów przewiduje, porządkuje i pokonuje wyzwania, z którymi firma zmierzy się podczas przejścia na nowe technologie.
Najłatwiej zrozumieć to zagadnienie na odpowiednim przykładzie.
FOTC specjalizuje się we wdrażaniu pakietu Google Workspace w firmach z wielu różnych branż i niezależnie od liczby pracowników. Standardowe wdrożenie przewiduje:
- Konsultacje w celu doboru najlepszej usługi,
- Migrację poczty ze starych skrzynek mailowych do Gmaila,
- Pomoc w konfiguracji ustawień konsoli administracyjnej i zabezpieczeń,
- Powdrożeniowe wsparcie techniczne,
- Ewentualne szkolenia dla użytkowników i administratorów systemu.
Przeczytaj na naszym blogu, jak wygląda podstawowy proces migracji z Microsoft 365 do Google Workspace.
Jednak punkty wymienione powyżej to tylko fragment długiej listy zadań, które składają się na proces zarządzania zmianą. Dla korporacji, które chcą dobrze przygotować się na wdrożenie Google Workspace i wzbudzić entuzjazm swoich pracowników, przygotowujemy także:
- Serię konsultacji i szkoleń, które przygotują osoby decyzyjne w firmie do podjęcia następnych kroków;
- Szczegółowy plan dopasowany do potrzeb organizacji, który składa się z czterech faz i dokładnej checklisty;
- Zespół wdrożeniowy, który składa się z przedstawicieli FOTC oraz osób odpowiadających za aspekty techniczne, promocyjne i społecznościowe z organizacji klienta;
- Kampanię informacyjną;
- Testy usługi w zamkniętym gronie;
- Dzień 0 – czyli moment uruchomienia usługi dla wszystkich użytkowników;
- Program ambasadorów, którzy będą wewnętrznymi liderami zmiany.
Dlaczego duże firmy powinny podejmować te działania ze wsparciem partnera Google Cloud?
Korzyści z zarządzania zmianą podczas wdrożenia Google Workspace:
- Change management skraca czas przejściowy, dzięki czemu zmiana nie zakłóca funkcjonowania firmy;
- Planowanie redukuje ryzyko związane z adopcją nowych rozwiązań – pomaga uniknąć wycieków danych, spowolnienia prac i zbędnej frustracji;
- Wczesne przezwyciężenie oporów i wątpliwości przełoży się na większe zadowolenie użytkowników;
- Monitorowanie postępów zmiany wraz z partnerem Google pozwala zawczasu wykryć potencjalne problemy i sprawnie im zapobiec;
- Zarządzanie zmianą angażuje pracowników wszystkich szczebli, a praca na rzecz wspólnego celu spaja kulturę organizacji.
- Szybsza adopcja chmurowego pakietu narzędzi biurowych Google ma szansę zwiększyć wydajność współpracy w zespołach.
Jak przystąpić do przygotowań?
Pierwszym krokiem do przeprowadzenia udanej zmiany jest zrozumienie dotychczasowych procesów zachodzących w organizacji. Wdrożenie Google Workspace to złożone, wielopoziomowe przedsięwzięcie. Dlatego tak ważne jest przedstawienie wspólnej wizji i celu, z którym wszyscy mogą się utożsamić. Planując poszczególne etapy wdrożenia, należy wziąć pod uwagę zarówno role poszczególnych jednostek, jak i wstępnie nakreśloną szeroką perspektywę.
Trzy poziomy zmian, które należy uwzględnić:
1. Zmiany produktowe
Tym, co wszyscy zauważą w pierwszej kolejności, będzie pojawienie się nowych narzędzi. W zależności od stopnia otwartości na nowe doświadczenia pracownicy mogą podchodzić do nich z rezerwą, obojętnością lub entuzjazmem. Każdy użytkownik końcowy będzie musiał poświęcić czas na oswojenie się z interfejsem nowych aplikacji. Większość osób po kilku minutach poczuje się pewnie w obsłudze służbowej poczty Gmail, jednak bardziej wymagający użytkownicy mogą potrzebować praktycznych wskazówek, wsparcia czy treningów.
2. Zmiany w politykach
Razem z nowymi aplikacjami, chmura niesie za sobą wiele nowych możliwości. Zespół wdrożeniowy musi zdecydować, które funkcje Google Workspace można bezpiecznie uruchomić na początku, a które powinny być zastrzeżone ze względów bezpieczeństwa. Przykładowo, warto rozważyć:
- Czy użytkownicy od razu będą mogli logować się do służbowych kont na urządzeniach mobilnych?
- Czy pliki mogą być udostępniane poza organizację?
- Czy korzystanie z weryfikacji dwuetapowej i silnego hasła będzie dobrowolne, czy narzucone odgórnie?
3. Zmiany procesów
Najmniej namacalny poziom zmian to stopniowa metamorfoza procedur i przyzwyczajeń w społeczności pracowników. Warto tę progresję zaplanować i koordynować, jednak efekty nie będą widoczne natychmiast. Na przykład, jeśli dotąd korzystanie ze skrzynek współdzielonych i rezerwacji zasobów w kalendarzu nie było możliwe, to można spodziewać się, że minie trochę czasu, zanim to wejdzie ludziom w krew.
Czytaj też: Migracja poczty do Google Workspace
Change management – cztery fazy procesu
1. Alfa – planowanie i komunikacja
Na pierwszym etapie przygotowań do wdrożenia przeprowadzamy konsultacje z klientem. Po wstępnych ustaleniach wyznaczamy zespół opiekunów zmiany, tworzymy indywidualny harmonogram wdrożenia oraz rozpoczynamy kampanię informacyjną, która będzie stopniowo podsycać zaangażowanie społeczności pracowników. Asystent zarządzania zmianą z FOTC dostarczy wzory materiałów promocyjnych i stanie się zewnętrznym konsultantem, który będzie czuwał nad postępami wdrożenia.
2. Beta – zamknięte testy
W następnym kroku należy zaangażować zespół techniczny, który jako pierwszy przetestuje możlwości Google Workspace. We współpracy z FOTC rozpoczyna się także tworzenie kont użytkowników, migracja danych oraz konfiguracja konsoli administracyjnej. W międzyczasie odbywa się seria szkoleń dla przyszłych administratorów i grupy pracowników, którzy zostaną Ambasadorami zmiany. Zespół wdrożeniowy kontynuuje kampanię informacyjną i przygotowuje plan wsparcia, dzięki któremu żadne pytanie pracowników nie pozostanie bez odpowiedzi.
3. Gamma – oficjalna inauguracja
Pora na ostatnie poprawki i szczegółowy przegląd ustawień usługi. Opiekunowie kampanii przeprowadzają ankiety gotowości i rozpoczynają dystrybucję danych logowania wśród wszystkich pracowników, aby w dniu 0 wszystko było dopięte na ostatni guzik. “Dzień 0” to moment, w którym cała organizacja zaczyna korzystać z usługi.
4. Delta – wsparcie i kontrola postępów
Ostatnia faza change management polega na zbieraniu informacji zwrotnej od administratorów, użytkowników i Ambasadorów oraz na wdrażaniu kolejnych aplikacji (o ile nie wszystkie zostały udostępnione pracownikom od razu). Jeśli zachodzi taka potrzeba, to istnieje możliwość organizacji dodatkowych, praktycznych warsztatów.
Szczegółową listę zadań do wykonania w każdej z czterech powyższych faz dopasowujemy do struktury i wymagań organizacji klienta.
Potrzebujesz pomocy z zarządzaniem zmianą?
Jeśli czujesz, że Twoja firma jest gotowa na adopcję zestawu chmurowych narzędzi, które przyspieszą współpracę i usprawnią komunikację wewnętrzną, to skontaktuj się z przedstawicielami FOTC, by umówić się na bezpłatne konsultacje. Przedstawimy Ci korzyści z używania Google Workspace, które zauważają podobne firmy z Twojej branży i przygotujemy plan procesu change management dopasowany do indywidualnych potrzeb Twojej organizacji.
