O kliencie
Packhelp to firma, która łączy przemysł opakowaniowy, nowoczesny design i zaawansowane techniki drukarskie, by m.in. pudełka, koperty czy torby nie były nudne. Firmy i klienci indywidualni mogą zamawiać spersonalizowane opakowania, które utrwalają pozytywny wizerunek ich marki w oczach klientów.
Packhelp dynamicznie się rozwija. Startup został założony w 2015 roku, a w 2016 roku do szóstki founderów dołączyli pierwsi pracownicy. Na początku 2018 roku zatrudnionych było 30 osób, a dziś jest ich już 170. Sukces pozwala firmie rok do roku podwajać liczebność zespołu i zdobywać nowe rynki.
Główne wyzwanie
Efektywna współpraca zdalna i stacjonarna w szybko rosnącej firmie.
W Packhelp nie ma danych, które nie byłyby przetwarzane w chmurze. Szacuję, że przynajmniej 90% bieżących, operacyjnych informacji jest w obiegu elektronicznym między innymi dzięki Google Workspace (dawniej G Suite).
Rozwiązanie problemu
Packhelp używa Google Workspace (dawniej G Suite) od samego początku działalności. W trakcie 5 lat sprawdzano inne rozwiązania, ale nigdy nie zapadła decyzja o wycofaniu się z G Suite, bo intuicyjność obsługi tych aplikacji nie ma sobie równych.
Usługi Google mogą być łatwo skalowane na dwóch płaszczyznach – horyzontalnej i wertykalnej. Na pierwszym etapie rozwoju Packhelp skalowało swoją instancję G Suite poziomo, czyli poprzez dodawanie licencji dla nowych pracowników, których szybko przybywało. Jednak gdy firma osiągnęła międzynarodową rozpoznawalność, zarząd zdecydował się na skalowanie pionowe – zmianę pakietu Business na wyższy. Ta decyzja sprawiła, że wszyscy pracownicy zyskali nieograniczoną przestrzeń na pliki w chmurze, a administratorzy mają większą kontrolę nad procesami przepływu i przechowywania kluczowych danych.
Rezultaty
Korzystamy z każdej pojedynczej opcji w Google Workspace – od aplikacji po możliwość rezerwowania sal w kalendarzu. To naprawdę bardzo dobre narzędzie, które było z nami od początku. Średnia wieku w Packhelp to 28 lat, więc niemal wszyscy pochodzą z młodych, nowoczesnych organizacji, gdzie rozwiązania ułatwiające networking są bardzo doceniane. Dlatego zdecydowaliśmy się na Google Workspace i nie rozważaliśmy żadnej innej opcji.
Organizacja czasu pracy w kalendarzu
Packhelp oferuje pracownikom elastyczny czas pracy. Ta ogromna wygoda dla zatrudnionych mogłaby być przeszkodą w codziennej współpracy, jednak udało się tego uniknąć dzięki Google Workspace. Kalendarz pomaga zapanować nad harmonogramem zespołu, bo pracownicy zaznaczają w nim luki na swój prywatny czas. Dobranie terminu spotkania jest proste, bo Kalendarz sam znajduje moment w ciągu dnia, który będzie odpowiadał wszystkim członkom zespołu. Zarządzanie salami z Google Calendar znacznie przyspiesza organizację spotkań. W warszawskim biurze Packhelp jest kilka sal konferencyjnych, więc podczas pracy stacjonarnej wszyscy chętnie korzystają z możliwości rezerwacji pomieszczeń.
Zdalna współpraca online
Największą zaletą aplikacji Google jest możliwość wspólnej edycji plików online. Na jednym pliku może pracować kilka osób, nie trzeba go wielokrotnie przesyłać i zawsze jest pod ręką na Dysku Google. Używamy tego na co dzień, aby aktualizować raporty, dokumentację, prezentacje czy ankiety, a funkcja przeglądania historii edycji i przywracania zmian niejednokrotnie zaoszczędza nam mnóstwo czasu.
Obecnie znaczna większość pracowników Packhelp jest z Polski, jednak wiele osób pracuje zdalnie. Packhelp podejmuje też współpracę z zagranicznymi pracownikami, a planowana na przyszły rok ekspansja na nowe rynki sprawi, że decentralizacja będzie postępowała. W czasie społecznej izolacji w biurze przebywa zaledwie kilka osób, ale wszyscy nadal efektywnie ze sobą współpracują i pomaga im w tym m.in. Google Workspace.
Elektroniczny obieg dokumentów i integracje
Choć Google Workspace może być autonomicznym zestawem aplikacji biurowych, to wiele firm, w tym Packhelp, używa go równocześnie z innymi usługami. Google Drive i edytory plików są podstawą przepływu informacji w firmie, ale ich funkcje też doskonale uzupełniają się ze specjalistycznymi narzędziami, których używają pracownicy.
Arkusze Google są z powodzeniem wykorzystywane w Packhelp do codziennych biurowych zadań, ale ogromne bazy danych gromadzone przez firmę są obsługiwane przy pomocy lokalnych programów.
Gmail jest dla pracowników Packhelp głównym narzędziem komunikacji z klientami i kandydatami, ale kanałem komunikacji wewnętrznej jest Slack. Zaawansowane filtry antyspamowe w Gmailu sprawiają, że ta poczta nie służy do masowej wysyłki maili, więc kampanie mailingowe są realizowane przy pomocy zewnętrznego programu.
Zarządzanie instancją Google Workspace
Zarządzanie kontami użytkowników i wszystkimi ustawieniami bezpieczeństwa w konsoli Google nie jest czasochłonne. W Packhelp zajmuje się tym osoba, która bez problemu łączy sprawy administracyjne z codziennymi obowiązkami kadrowymi. Wszystko to dzięki dobrze zoptymalizowanemu procesowi zatrudniania. Nowe osoby zaczynają pracę w grupach co dwa tygodnie, co umożliwia “hurtowe” tworzenie i konfigurację ich kont.
Jednak im więcej osób jest w firmie, tym więcej pracy wymaga dodawanie aliasów, kont czy konfiguracja grup. Packhelp rozważa zatrudnienie osoby, która przejmie wszystkie obowiązki administratora. W międzyczasie jednak zawsze mogą liczyć na pomoc specjalistów z FOTC – lokalnego partnera Google.
Współpraca z FOTC układa się bardzo dobrze. Duże znaczenie miał dla nas czas reakcji. Łatwiej, przyjemniej i szybciej jest wypracować porozumienie dotyczące usługi z lokalnym dostawcą, bo to jest człowiek z podobnego kręgu kulturowego, mówiący tym samym językiem i pracujący w podobnych godzinach.