O kliencie
Siepomaga.pl to największy w Polsce internetowy portal zbiórek pieniędzy na cele dobroczynne. Serwis istnieje już ponad 10 lat i jest prowadzony przez organizacje pożytku publicznego Fundację Siepomaga. Obecnie na portalu jest aktywnych ok. 5 tysięcy zbiórek. Od początku istnienia serwis pomógł osobom w potrzebie zebrać kwotę ponad 1,7 miliarda złotych. Wiele zakończonych sukcesem zbiórek to uratowane ludzkie życie dzięki bezinteresownej pomocy Pomagaczy skupionych wokół Siepomaga.pl
Platforma zdobyła zaufanie ludzi gotowych nieść pomoc dzięki temu, że każde zgłoszenie jest weryfikowane. Taki sposób funkcjonowania wymaga więcej wysiłku, ale eliminuje pole do nadużyć. Wpłacając darowiznę na zbiórkę Siepomaga zawsze masz pewność, że pieniądze trafią do pacjentów, którzy ich potrzebują.
Więcej na temat misji i funkcjonowania tej organizacji możesz usłyszeć w 15. odcinku podcastu FlyTalks, którego gościem był Michał Karnafel, Project Manager w Siepomaga.
Dlaczego Siepomagacze wybrali Google Workspace?
Na sprawne funkcjonowanie portalu i fundacji składa się praca kilkudziesięciu pracowników. Zespół koordynuje zbiórki, rozwija platformę i realizuje kampanie promocyjne, aby historie potrzebujących mogły dotrzeć do jak najszerszego grona potencjalnych darczyńców.
Praca biurowa w organizacji charytatywnej nie różni się tak bardzo od pracy w prywatnej firmie – wysyłanie maili, tworzenie plików i wygodne dzielenie się nimi z zespołem działa tak samo, niezależnie od celu. Siepomagacze chcą na co dzień korzystać z narzędzi optymalizujących ich wysiłek. Google Workspace okazało się idealnym rozwiązaniem ze względu na bezpieczeństwo, elastyczność aplikacji i dostęp do danych z dowolnego urządzenia.
Organizacje non-profit mogą korzystać z podstawowego wariantu Google Workspace zupełnie za darmo. Gdy potrzebują najbardziej zaawansowanych funkcji z pakietu Enterprise, to mogą liczyć na ponad 70-procentowe zniżki na każdą licencję dla pracownika.
Jak chmura pomaga pomagać?
Organizacja Siepomaga z pomocą FOTC założyła na potrzeby zespołu Siepomaga.pl ponad 100 kont Google Workspace Enterprise, aby umożliwić im współpracę i komunikację w chmurze.
Korzystamy z aplikacji Google w komunikacji zewnętrznej i wewnętrznej, wykorzystując skrzynki mailowe czy Dysk Google do przekazywania sobie informacji, plików graficznych, wymiany pomysłów, tworzenia wspólnych dokumentów. Dzięki temu dzielimy się pomysłami, które pozwalają optymalizować naszą pracę. Google Workspace to taki nasz core.
Dzięki chmurowym narzędziom Siepomaga mogło płynnie przejść w zdalny, a później hybrydowy styl współpracy, gdy pierwsza fala pandemii COVID-19 dotarła do Polski. Pracownicy zachowali pełną produktywność w realizowaniu charytatywnej misji organizacji. Osoby, dla których praca z domu była wyzwaniem przez niższe kompetencje technologiczne, zawsze mogły liczyć na pomoc innych pracowników. Dzięki wideokonferencjom z funkcją nagrywania spotkań łatwo jest wyjaśniać skomplikowane zagadnienia. Można pokazywać rozwiązania problemów w praktyce oraz udostępniać nagrania innym, by sprawnie dzielić się wiedzą wewnątrz organizacji.
Google Meet pozwolił nam zachować ciągłość pracy w trudnych sytuacjach. Przydawał się, gdy ktoś był mniej techniczny, miał pytania i potrzebował naszej pomocy, żeby u siebie w domu przygotować przestrzeń do pracy. Google Meet okazywał się zbawienny, jeśli chodzi o takie codzienne wsparcie.
Poza aplikacjami Google Siepomaga korzysta jeszcze z kilku innych chmurowych rozwiązań. Przykładowo, Zendesk wspiera efektywną obsługę zgłoszeń, a serwis do email marketingu pozwala wysyłać masowe mailingi z zestawieniami darowizn, które pomagacze mogą w PIT odliczyć od podatku. W całym tym ekosystemie powiązanych ze sobą usług Google Workspace pełni rolę dostawcy tożsamości – dzięki SSO pracownicy logują się do wielu serwisów przy pomocy służbowego konta Gmail.
Ochrona danych klasy enterprise
W usłudze Google Workspace Enterprise szczególnie przydatne są funkcje dotyczące ochrony danych osobowych, która dla Fundacji Siepomaga jest priorytetem. Administrator może wskazać region, w którym Google przetwarza dane oraz skonfigurować mechanizmy Data Loss Prevention umożliwiające śledzenie i zapobieganie wyciekom danych w czasie rzeczywistym. To jedne z najistotniejszych mechanizmów wspierających działania w obszarze ochrony danych i zgodności z RODO.
Bezpieczna archiwizacja wszystkich danych generowanych przez pracowników fundacji odbywa się w usłudze Google Vault. Administratorzy zwracają uwagę na to, że Vault działa niezwykle szybko i intuicyjnie, biorąc pod uwagę wolumen danych, które udostępnia.
Podczas wdrożenia wyższego planu fundacja Siepomaga skorzystała ze wsparcia FOTC.
Zespół FOTC odegrał kluczową rolę podczas migracji z planu non-profit na pakiet Enterprise. Mogliśmy na nich liczyć – począwszy od negocjacji umowy, poprzez przeprowadzenie procesu z Google i bezproblemową migrację, skończywszy na przedstawieniu nowych funkcji wyższego planu.